归档文件整理指南

《归档文件整理规则》操作指南

2000年12月26日，中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》正式颁布实施，这是我国机关档案工作改革的一项重大举措，提出了完全不同于传统立卷方法的“文件级”整理方法，“立卷”、“立卷归档”这些词，将被“归档文件整理”所代替，归档文件整理相比于过去运用“六个特征”的立卷方法，既简化了整理程序，具有较大的灵活性，又兼顾了计算机管理和手工管理两种管理方式，具有较普遍的适用性。

一、归档文件整理的组织

《归档文件整理规则》将归档文件整理概括为“将

归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程”。而为使归档文件整理工作能顺利开展并保证工作质量，各机关必须建立健全相应的规章制度，这些制度主要是《文件材料整理及归档办法》、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》、《不归档文件管理处置办法》。

1、《文件材料整理及归档办法》

建立这项制度的目的是明确归档文件的整理环节、整理方法、归档时限和质量要求，在制订时应具体包括以下内容：

（1）明确整理工作的环节。在一个立档单位内，归

档文件的整理工作是分散由各业务部门承担，还是集中由综合部门或档案部门来承担，应做到分工明确，落实到人。

（2）明确全宗及分类方案。在文件归档前，应确定分类方法和分类方案。某些情况比较复杂的机关，如两个机关合署办公、机关所属单位繁多等，还应确立立档单位和全宗。已确定的立档单位和分类方案应体现在制度中。

（3）确定整理方法。依据《规则》的规定，结合本单位实际情况，确定整理方法的具体要求，如件的确定、装订方式、排列方法、编号方法等。注意细化的要