文件整理与归档方法

件材料归档办法》
■ 国家档案局2006年12月18日公布并施行的《机关文件材料归档范围和
文书档案保管期阴规定》
■国家档案局2012年12月17日发布，2013年2月1日起施
行的《企业文件材料归档范围和档案保管期限的规定》
■中办、国办颁发的《电子文件管理办法》
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口 文件整理与归档的方法 ／ 导语 · 2 · ■ 档案是国家和社会历史的真实面貌，是被“浓缩了的世界”; ■ 档案作为积累"人类文化遗产和“世界记忆工程”的重要组成部分，保 存着各种"本源性的信息"； ■ 档案工作是一项永恒的事业，档案工作是一种科学文化活动， ■ 档案工作是档案工作者一种神圣的使命—— 犹如古罗马门神雅努斯的 两面像：既要注视过去，成为历史的守护神，又要警示未来，成为新 时代国家建设的开拓者。
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口 档案工作概述 ／ 档案概念 · 2 ·
1、档案是直接源于社会实践活动的原始记录，其行为主体是机关、组
织或个人。
2、档案是由文书等信息转化而来的，没有文书，也就没有档案。因此
说;“文书是档案的前身，档案是文书的归宿；今天的档案就是昨天
的文书，今天的文书就是明天的档案”；
3、文书转化为档案的条件：
永久
1.4
企业合并、分立、改制、上市、破产、解散或其他变更 公司形式等过程中形成的文件材料
永久
口 档案工作概述 ／保管期限 · 3 ·
××集团公司档案保管期限表
续页
序号 2 2.1 2.2 2.2.1 2.2.2
归档范 围
保管期限
本企业董事会、监事会、股东会构成及变更等方面的文 件材料
本企业董事会、监事会、股东会构成及变更文件材料， 发起人协议
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口 本章研究内容的基本框架
档案工作概述 档案利用方式
文件整理与归档 电子档案管理
第一节 档案工作概述
口本节讨论的主要内容 档案的概念
档案的类型 档案工作的内容
档案性质和作用 档案工作基本原则和要求
档案的保管期限 档案的保管环境的要求
一、档案的概念
口 档案工作概述 ／ 档案概念 · 1 · 一、档案的概念 根据档案法，就一般组织而言我们对档案的概念做如下表述： ■ 档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的，办理完毕 的，有价值的，作为历史记录保存起来的，以备查考或作为凭 证的文字、图表、声像等文书和信息材料的统称。 ■ 这个定义表达了四个方面的内容：
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第二节 文件整理与归档
口 文件整理与归档 ／ 导语 · 1 · ■文件整理与归档是文书处理工作的最后一个环节，也是档案工作的第一
个重要关口。 ■也就是说，文件归整工作上承文书处理下启档案管理，是档案工作的前
提和基础。 ■对确保档案的完整、系统、安全、有效，便于存储、保管和利用具有至
关重要》为依据，重点讨论
准确与否的主要标准，是确定本单位归档范围和保管期限的依据。 ■《档案保管期限表》一般有三种形式：一是四项表格式，即标题、
序号、条款名称、保管期限；二是五项表格式，即标题、序号、条 款名称、保管期限、附注、说明；三是文稿式。对于“定期”保管 的档案，一般都应明确“标时”例如30年、10年等（例见下表）。
3 公司党员代表大会的通知、报告、换届选举结果、决议、 永久 纪要
4 上级党组织对本公司领导任免的通知、决议等文件
永久
责任 部门
党 委 办 公 室
5 公司党委关于表彰先进的通知、决定、公司党委及个人 永久 受上级表彰的通知、申请材料
口 归整步骤和方法／ 编制类目 . 4 .
类号：2
归档类目表格式 ××公司200×年文件归档目表
六、档案的保管期限
■ 国家档案局1987年12月4日颁布的 《机关档案保管期限的规定》将档案
保管期限分为永久、长期、短期三种。长期保管期限为16至50年；短期
保管期限为1至15年。
■ 国家档案局2006年12月18日公布并施行的《机关文件材料归档范围和文
书档案保管期阴规定》将档案保管期限界定为永久、定期两种，定期 一般
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口 档案工作概述／基本内容 · 2 ·
□ 档案工作的基本内容
□收集 □鉴定
□整理 □保管
□统计
□利用
五、档案工作的基本原则和要求
口 档案工作概述 ／基本原则 · 1 · 六、档案工作的基本原则、要求与目的 （一）档案工作的基本原则 ■ 集中统一管理是档案工作最基本的原则。 ■ 维护档案的完整与安全，是档案工作的基本要求。 ■ 提供和便于利用，是档案工作的根本目的。
类目名称：行政管理类（XZ）
条款号
条
款名称
1 上级针对本公司行政管理的综合性文件
保管 期限
30年
责任 单位
2 本企业中长期规划、纲要、重要的经营决策文件材料
永久 综 合
3 本企业年度计划、任务目标、总结、统计文件材料
永久 办 公
4 本企业半年、季度、月份等计划、总结、统计文件材料 10年 室
5 本企业、所属控股企业的经营目标责任书、业绩考核评 30年 价文件材料
各位朋友 下午好！
浅谈文件整理与归档的方法
——兼谈档案保管 利用 电子档案
吴士健
2014·06·08
口 文件整理与归档的方法 ／ 导语
口 讨论、研究本题的主要依据
■ 国家档案局2000年12月6日发布的《归档文件整理规则》。
■2004年国家档案局 国家经贸委 国家计委发布的《企业档案管理规定》
■2004年国家档案局 国务院国有资产监督管理委员会发布《国有企业文
■ 办理完毕的；
■ 有查考和利用价值的；
■ 按照一定的规律整理和保存起来的。
4、档案是以备查考或作为凭证的文字、图表、声像等 文书和信息材料的统称。
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二、档案的类型
文书档案 档
案
科技档案
的
类
性
专门档案
电子档案
口档案工作概述 ／ 档案类型 · 1 ·
二、档案的类型与划分 （一）文书档案 ■文书档案是指由党政机关、企事业单位，社会团体，以及其他
下面几个问题：
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口 本节讨论内容
确定档案保管期限 编制归档文件类目 归档文件整理的相关概念 文书整理与归档的步骤和方法
一、确定档案保管期限
口 档案工作概述 ／保管期限 · 1 ·
一、确定档案保管期限 ■为了准确划分档案价值，各单位都应根据国家档案保管期限的规定，
结合本单位实际，制定本单位的《档案保管期限表》。 ■ 保管期限的划分是档案鉴定工作的主要任务；是衡量价值鉴定质量
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口 档案工作概述 ／具体要求 · 2 · 六、档案工作的基本原则和要求 （二）档案工作的具体要求 ■ 完整，指档案收集要完整，没有疏漏； ■ 安全，指保证档案物质安全和内容安全； ■ 有效，即能够有效地利用，充分发挥档案的作用。
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六、档案保管期限
口 档案工作概述 ／保管期限 · 1 ·
社会组织等，在实施管理和社会实践活动中形成的文件转化而 成的档案材料。例如： ■上述机关和组织在其活动中形成的文件，诸如命令、决议、决 定、请示、批复、报告、通知和其他文书等，办理完毕的，并 归档保存起来的即为文书档案。
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口 档案工作概述 ／ 档案类型 · 2 ·
二、档案的类型与换房 （二）科技档案 ■ 科技档案也称技术档案，是指记述与反映基本建设、生产技术和科 学研究等活动的、有价值的，并按照相关制度作为真实的历史记录
保管期限 附 注 说 明
1
××××××××××××××
×× ×× ××
1.1 ××××××××××××××
×× ×× ××
1.2 ××××××××××××××
×× ×× ××
二、编制归档类目
口 归整步骤和方法／ 编制类目 . 1 . 口 编制归档类目，即编制或修订新一年度文件归档计划 （一）归档类目的含义 ■ 归档类目是单位档案室和文书处理部门， ■ 根据本单位工作活动和文件材料的形成规律， ■ 对新一年度可能形成的文件材料，按照归档的要求和方法 ■ 预先拟制或修订的下一年度归档文件的类目表，又称归档条
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档案类型
文书档案
科技档案
专门档案
电子档案
基科设产 建研备品 档档档档 案案案案
人会工税 事计商务 档档档档 案案案案
等
专教书艺
利学稿术
档档档档
案案案案
声新司审 像闻法计 档档档档 案案案案
等
业务档案
三、档案的性质和作用
口 档案工作概述 ／ 性质作用 · 1 ·
三、档案的性质和作用
■ 档案的性质可以表现在多方面，但其最本质的属性是原始记录性。 ■ 档案是党和国家宝贵的历史文化财富，是国家科学文化事业的组成
部分。
■ 档案的作用主要表现在三个方面： 1、查考依据作用。
2、历史凭证作用。 3、现实工作和科学研究的基础作用。
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四、档案工作的基本内容
口 档案工作概述 ／基本内容 · 1 · 五、档案工作的主要内容 ■ 档案工作的内容主要有六项，即档案的收集、整理、鉴定、保管、统 计和提供利用。 ■ 这六项工作通常也称为“六个环节”，“六项业务”或“六项任务”。 ■ 档案工作的六项内容相互衔接，互为作用，相为因果，是统一的有机 整体。
负责整理归档的部门。 如下表：
DA·GZ
口 归整步骤和方法／ 编制类目 . 3 .
类号：1
归档类目表格式 ××公司200×年文件归档目表
类目名称：党群工作（DQ）
条款号
条
款名称
1 上级党组织召开的党务工作会议的通知、纪要、报告、 决议等文件