养成用邮件沟通的好习惯

养成用邮箱沟通的好习惯

•早上上班的第一件事情：

打开电脑→打开企业邮箱→查看、处理邮件•邮箱是工作的平台

使用好邮件，遵守一些邮件沟通规范和技巧，能大大提高你的工作效率

一、邮件作用

1. 使所有参与方对于所讨论的论题、事实根据和结论，以及达成的共

识一目了然，并保持跟进直至工作完成

2.能准确及时地记录事项进程、讨论内容以及行动细则，并充当了作为每个工作项目历史档案的功能

3. 充当意见不和、起争端时的证明。Email能帮人关注于事实而不是感受，或其他个性和工作风格上的差异，并以合理的方式解决意见不和以及争端

二、邮件格式

1. 邮件一定要注明标题

–通常人们会根据主题判断邮件的重要性

–标题应尽量写得具描述性，或是与内容相关的主旨大意

–一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以

便日后整理

2.如果不是经常交流的对象，记得写邮件抬头称呼对方，以示礼貌，

并引起主要收件人的关注

3. 结尾签名

–可以清楚的知道发件人信息

–Email末尾加上签名档：可包括姓名、职务、公司、电话、传真、

地址等信息，但信息不宜行数过多

–电子邮件签名是一个公司品牌形象的组成部分

正规公司在邮件签名（尤其是对外部联系的邮件）都有统一的格

式设计，这样体现了公司品牌形象，尤其是当多个人员或者多个

部门都需要与用户发生通信联系时，这种效应更加明显

三、邮件内容

1. 写电子邮件切忌长篇大论，应尽量简单明了地表达（Keep It Short and Simple）保持专业、一次邮件交待完整信息

Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确不要过两分钟之后再发“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感

2. 在语气方面，要尽量保持正式和尊敬，避免非相关主题性的言语，

勿让自己无心的言论变成他人嘲弄或攻击的话题

3.避免利用工作的电子邮箱发送私人邮件

4. 注意字体大小要适中、字体尽可能统一

–如果写英文邮件，特别注意不要全用大写

5. 如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件

–附件文件应按有意义的名字命名

–正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时

–如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用

四、沟通确认和反馈

1.对重要沟通事项，在发送邮件后最好电话提醒对方引起关注；或请对方确认收到Email

2.如果重要邮件发出去后石沉大海，不一定是对方不重视，尝试再次提醒

3. 转发敏感或者机密信息要小心谨慎，不要把内部消息转发给外部人

员或者未经授权的接收人

每个人都会遇到沟通无效的情况，没有有效的沟通，很多工作将寸步难行，希望以上分享可以让大家沟通更轻松，工作更上一层楼！也欢迎大家分享个人的工作沟通体会。