采购跟单业务管理规定
采购订单使用管理制度
采购订单使用管理制度一、总则1.1 为规范和统一公司内部采购订单的发放和使用，提高采购工作效率和质量，保障公司利益，特制定本管理制度。
1.2 适用范围：本管理制度适用于公司内所有采购订单的发放和使用。
1.3 定义：采购订单指公司为购买特定商品或服务而向供应商发出的正式书面文件，包括订单号、供应商信息、商品或服务描述、数量、价格等内容。
二、采购订单的发放2.1 采购订单的发放应符合公司内部的采购流程，遵循审批制度。
2.2 采购订单的发放应由具有相关权限的采购人员完成，如有特殊情况需要其他人员代办，应经过书面授权。
2.3 采购订单的发放应在确认供应商信息、商品或服务描述、数量、价格等内容无误的前提下进行，确保一切向供应商明确。
2.4 采购订单的发放应及时，不得拖延或忽略，确保采购工作正常进行。
三、采购订单的使用3.1 供应商在收到采购订单后，应仔细核对订单内容，如有疑问或不明，应及时与采购人员联系确认；确认无误后，方可接受订单。
3.2 供应商接受订单后，应按照订单要求及时交付商品或服务，未经公司同意不得擅自更改订单内容。
3.3 采购人员在收到供应商的货物或服务后，应核对订单与实际情况是否一致，如有问题应及时解决。
3.4 任何未经公司同意的更改、撤销采购订单的行为均视为违规，应承担相应责任。
四、采购订单的管理4.1 所有采购订单应妥善保存，便于查阅和核对。
4.2 采购订单的保密性要求高，未经公司授权不得外泄或泄露采购订单信息。
4.3 采购订单的处理应按照公司规定的文件保管期限进行，过期的采购订单应及时销毁。
4.4 对于重要订单或涉及公司核心利益的订单，应加强管理，并建立档案备查。
五、违规处理5.1 对违反本管理制度的行为，公司将根据情节轻重进行处理，包括但不限于口头警告、书面警告、责令退还违规收益、暂停采购资格、解除劳动合同等。
5.2 对于故意违规或造成公司严重损失的行为，公司将保留追究法律责任的权利。
采购跟单员岗位职责
采购跟单员岗位职责采购跟单员是一个重要的职位，负责协调和监督采购流程，确保按照计划顺利进行。
下面是采购跟单员的主要职责：一、供应商管理1. 寻找并评估供应商：采购跟单员需要与供应商保持联系，了解他们的产品质量、价格和供货能力，并对其进行评估和筛选。
2. 与供应商协商合同条款：与供应商商讨合同细节，包括价格、交货期限、质量要求等，并确保合同条款符合公司的政策和标准。
3. 跟踪供应商的绩效：监督供应商的交货进度和产品质量，及时解决供应商可能存在的问题，并对供应商的表现进行评估。
二、采购计划执行1. 根据需求制定采购计划：根据公司的需求和市场状况，制定合理的采购计划，包括物料数量、采购时间以及采购预算等。
2. 与相关部门及时沟通：与市场部门、仓储部门等相关部门保持密切沟通，及时了解需求变化，并调整采购计划。
3. 处理采购订单：根据采购计划，与供应商沟通并下达采购订单，监督采购流程的顺利执行，确保及时交付所需物料。
三、物流协调1. 监控物流进程：与物流公司保持联系，跟踪货物的运输进程，确保货物按时到达。
2. 处理物流问题：解决物流中可能出现的问题，如延迟发货、货物破损等，并及时与相关部门沟通协调解决。
四、数据分析与报告1. 数据统计和分析：负责采购和供应商相关数据的收集、整理和分析，提供采购流程的数据支持和决策参考。
2. 编写报告：撰写采购相关的报告，包括采购进度报告、供应商评估报告等，并及时提交给领导层。
五、合规监督1. 遵守公司规章制度：严格遵守公司制定的采购政策和规定，确保采购过程的合规性和透明度。
2. 风险管理：识别和评估采购过程中的潜在风险，采取相应的措施进行防范和管理。
六、团队合作1. 与相关部门合作：与采购部门、质量控制部门、财务部门等内部部门保持密切合作，确保采购流程的顺畅进行。
2. 提供支持与协助：协助其他团队成员完成任务，提供必要的支持与协助。
总结：采购跟单员是负责协调和监督采购流程的重要角色，需要与供应商、内部团队和物流公司等密切合作。
物料采购跟单的要求
（二）物料采购方企业方面的原因
➢ 1.物料采购方的生产能力或技术能力调查不深入，出现 物料供应商选定失误；
➢ 2.物料采购方提供材料、零部件给生产方加工的供应延 迟，造成生产方下道工序加工耽误；
➢ 3.物料采购方与供应商沟通存在问题，物料采购单或者 指示联络事项阐述不清，指示联络不切实际，单方面指 定交货期，业务手续不全造成工作耽误；
（1）超过产能接单； （2）临时插入急单； （3）小批量订单需要合起来生产； （4）物料采购延误影响生产量的准确掌握 （5）不合格产品过多造成物料用料过多。
3．技术能 力方面
4．其他方 面原因
（1）超过本厂生产技术能力接单； （2）对新下单产品不熟悉； （3）机器设备故障率高。
（1）员工流动性大及员工待遇低对工 作的抵制情绪造成产能下降； （2）经营业绩不佳需要调整经营方向 。
物料采购跟单要求
1．适当的交货时间
2．适当的交货质量
外贸跟单员的工作内容
适当的交货时间是指企业所物料采 购的物料在规定的时间获得有效的 供应。它是外贸跟单员进行物料采 购跟单的中心任务。
外贸跟单员不能只看重交货时间， 适当的交货质量是跟进工作的重点 之一。所谓适当的交货质量，是指 供应商所交的物料可以满足企业使 用要求。过低的质量要求是不容许 的，但过高的质量会导致成本提高， 削弱产品的竞争力，这同样不可取。
小知识： 物料质量达不到企业使用要求的严重后
果
1.导致企业内部花费大量的时间与精力去处理，增 加大量的管理费用；
2.会导致企业的重检、挑选上花费额外的时间与精 力，造成检验费用增加；
3.会导致生产线返工增多，降低生产效率； 4.会导致生产计划推迟，不能按时间客户交货，会 降低客户对企业的信任度； 5.会引起客户退货，导致企业蒙受严重损失，严重 的会丢失客户。
采购管理-订单跟踪制度规范
订单追踪制度规范1订单追踪工作规范第 1 条目的为了规范订单追踪工作，提升订单追踪成效，特拟订本规范。
第 2 条审批权限1. 采买总监及总经理负责审批元以上的订单办理工作。
2. 采买经理负责审批元以下的订单办理工作。
第2 章采买跟单整体要求第3 条追踪过程订单发出后，采买专员需要追踪整个过程直至收货入库。
第4 条追踪要求1.采买专员应达成公司规定的以及自购的订单追踪任务。
2.采买专员全面兼顾安排所负责的各个订单的追踪工作，不行遗漏。
第 5 条办理审批采买订单的撤消、违犯合同以及其余未规定办理规范的问题的办理方案应由有关权限审批人审批后方可履行。
第 6 条行为规范跟单员一定保持对供给商的尊敬，在跟单过程中一定注意自己的言行举止，自觉保护公司的优秀形象。
第 3 章订单追踪办理规范第 7 条订单分类汇总1.采买专员一定整理好所负责订单，将订单信息填入“订单信息汇总表”中，保证每一订单都可查问。
“订单信息汇总表”以下所示。
订单信息汇总表序号订单号供给商下单日期交货日期备注2.采买专员将负责的采买订单依照订单追踪类型分类，便于进行供给商分级追踪管理 ( 参照《供给商分级追踪管理制度》 ) 。
第 8 条订单履行状况追踪1.采买专员应追踪订单办理的整个过程。
2.采买专员依照公司《订单状态追踪管理制度》追踪采买订单。
第 9 条公司撤消采买订单的办理1.原则上，采买部不可以撤消订单。
如因公司内部某种原由，的确需要撤消已发出的订单，采买专员应依照领导审批权限向领导申请撤消订单。
2.关于公司一方面撤消订单或供给商可能提出撤消订单的问题，采买专员应依照以下程序办理。
(1)采买部早先提出有可能出现的问题及可行的解决方法，并由采买专员编制《××撤消订单办理方案》。
(2)采买经理或采买总监在权限内审批《××撤消订单办理方案》。
(3)采买专员履行《××撤消订单办理方案》。
采购部工作细则
采购部工作细则工作时间定为早上8:30至傍晚17:30，中午12:00至13:30为午休时间，在这段时间内应保持安静，不打扰他人正常生活。
每位员工需确保在上午9点开始在线工作，工作时间内仅允许使用一个QQ 账号（即工作QQ）进行业务沟通，严禁网上闲聊、看电影或玩游戏等活动。
违反规定者需负责打扫办公室一天，直至总监满意为止。
未经批准，不得留非本公司人员在办公室内，违者需负责清洁卫生间一天，并承担由此产生的一切后果。
若有亲属来访，需提前向公司申请。
午休后，员工必须在13:30前返回公司，否则若发生意外事件，公司不承担任何责任，一切后果由个人自负。
采购部员工若需外出，应向总监申请并获统筹安排，具体由总监根据业务情况决定。
外出时需填写出门条并得到总监签字，未经签字的出门行为将被视为旷工。
员工辞职应提前一个月提交书面请辞，并说明原因。
离职过程中，不得有任何损害公司利益的行为，违反者可能失去当月工资和奖金，且公司不承担任何费用。
所有办公和采购开支均需凭票报销。
原则上不鼓励乘坐出租车，公交车费用可凭票据实报实销。
紧急情况下，经请示后可由公司派车。
办公零星费用也需凭票据记账，票据上应注明经手人姓名，并事先得到总监同意。
每位员工都应保持个人座位整洁，每月至少清洁一次桌椅。
卫生间卫生同样重要，使用后务必冲洗马桶。
爱护公司财产，因个人行为导致的损坏需自行赔偿。
公司实行绩效导向的提成制度，初次下单提成0.01%，二次下单提成0.02%。
采购产品价格以出厂价为基础，若价格高于出厂价视为不合理，若销售因价格高导致无法销售，将视为未完成任务。
若采购产品出现失误或重大问题，导致错发或漏发产品，公司将根据实际损失的30%对责任人进行惩罚，并在当月工资中扣除。
员工需负责自己产品的更新，每月至少一次，并及时反馈公司网站信息的错误。
采购员下单后需进行跟单，特别是在下单后的第3天和交货期前的第3天。
出差前，需提交出差计划并获得部门总监或总经理的批准，出差费用在计划中明确列出，并经领导审批。
采购跟单业务管理程序文件
德信诚采购跟单业务管理程序1．0目的1．1规采购跟单业务及其相关环节的业务操作流程；1．2规库存物料变更及库存物料控制流程；1．3适应SCM系统业务操作方式。
2．0围2．1本规定适用于TCL空调器()采购部采购跟单主业务的控制管理。
3．0定义3．1长线物料：物料采购周期超过周滚动计划提前期；3．2短线物料：物料采购周期在周滚动计划提前期之；3．3采购周期：从下采购请购单至物料回厂之间的时间段。
4．0职责4．1销计划部提供《XX年XX周滚动生产计划》；4．2海外中心计划科提供长线物料的滚动计划和出口机要货计划；4．3设计开发部编制标准BOM，技术工艺部根据标准BOM编制对应的制造BOM；4．4制造部生管课负责于SCM系统中编制周滚动计划、周包装作业计划、小批试制生产订单、生产计划更改；4．5制造部两器课负责于SCM系统中编制两器生产订单；4．6设计开发部提供小批试制通知单，由制造生管课录入SCM系统；4．7采购课采购员负责按采购流程进行采购作业及回料交期和数量的跟进；4．8采购课物控计划负责库存分析及控制、采购请购单的校对，并与销售部门沟通，作好长线物料及其它紧缺物料的备货控制；4．9制造部仓库管理课负责物料入库和出库作业管理；5．0 流程与规5．1 采购跟单业务操作流程与规 5．1.1长线物料采购业务规5．1.1.1销计划部须按规定时间提供下月度四周滚动计划，外销计划科须于每月的10号或之前提供下月度的紧缺长线物料（如压缩机等）滚动需求计划（N 月10号提供N+1月四周滚动计划）；5．1.1.2压缩机采购根据审批后的“年度生产大纲”、“四周滚动计划”按其相应的供货周期提前下达月需求采购订单，每月再根据“周包装计划”实际生产数量进行调整订购数量和交期；5．1.1.3铜管、铝箔、辅料根据“四周滚动计划”，由相关采购员于每月18号前下达下月的整月需求采购计划，物控计划校对、采购课长审核后，采购员根据采购计划下达手工采购订单，并每周根据“周包装计划”进行调整订购；5．1.2短线物料采购业务规5．1.2.1总装正常批次物料：制造部生管课须按“周包装计划”每周二12：00前在SCM 系统中下达第N+2周周包装作业计划，采购员于每周二22：00前根据SCM 系统采购建议下达请购单，经物控计划校对后下达采购订单，采购周期（包含提前期1天、检验周期1天和下单周期1天，共3天）需≥12天（示意图如下）；5．1.2.2两器物料：两器排程计划下达必须在生管课包装计划下达后第二天中午12：00前完成流程审核，两器排程若有变更必须于当天20：00前完成。
原材料采购跟单的含义和基本要求
原材料采购跟单的含义和基本要求原材料采购跟单的含义和基本要求原材料采购跟单是指跟踪和管理原材料采购流程的一种重要方式，包括采购计划、报价比较、合同签订、付款跟踪等多个环节，确保原材料采购全过程的有效执行。
在实际采购中，采购员应当按照既定的计划在规定时间内完成采购，跟单人员则需要对采购进展和结果进行跟踪和监督，减少采购过程中出现的问题和风险。
对于原材料采购跟单的基本要求，我们可以从以下几方面进行分析：一、严格按照计划执行原材料采购跟单首先需要严格按照采购计划的要求执行，采购员应当确保在规定时间内完成采购任务且内容与目标一致。
跟单人员则需要通过实时了解采购进展情况，调整采购计划，以确保计划顺利进行。
二、严格按照合同约定执行采购人员在签订采购合同时，应当明确并约定好交货时间、交货地点、质量标准、价格等相关事项。
跟单人员需要对合同的履行情况进行备注，作为采购人和供应商之间沟通的依据，防止出现任何不必要的纠纷。
三、积极开展对供应商的质量管理质量是采购过程中必须要考虑的因素之一。
跟单人员需要不断关注供应商的生产质量，与供应商开展沟通和协商，积极参与到供应商的质量管理工作中，与供应商实现协同共赢的目标。
四、严格控制采购成本原材料采购是企业成本的重要组成部分，对采购成本的控制也是跟单过程中的关键要求。
跟单人员需要通过多种方式，如定期数据分析、采购成本比较等方法，完善采购成本控制机制，保证采购过程的合理经济效益。
五、及时反馈和处理采购过程中的问题原材料采购过程中可能会出现种种问题和风险，对于这些问题和风险，跟单人员需要及时反馈和处理，积极协调各方面力量，解决问题。
反馈信息的及时与否，会对采购后续工作的顺利开展产生重要影响。
综上所述，原材料采购跟单是企业采购中非常重要的一项工作，涉及到采购的各个环节。
跟单人员应当秉持着全局责任意识，保证全过程的严谨有效执行，做好日常跟单、问题反馈以及数据分析等各项工作，为采购工作的规范化、科学化、标准化做出贡献。
采购管理-订单跟踪制度规范
订单跟踪制度规范1订单跟踪工作规范第1条目的为了规范订单跟踪工作，提高订单跟踪效果，特制定本规范。
第2条审批权限1.采购总监及总经理负责审批元以上的订单处理工作。
2.采购经理负责审批元以下的订单处理工作。
第2章采购跟单总体要求第3条跟踪过程订单发出后，采购专员需要跟踪整个过程直至收货入库。
第4条跟踪要求1.采购专员应完成企业规定的以及自购的订单跟踪任务。
2.采购专员全面统筹安排所负责的各个订单的跟踪工作，不可遗漏。
第5条处理审批采购订单的取消、违反合同以及其他未规定处理规范的问题的处理方案应由相关权限审批人审批后方可执行。
第6条行为规范跟单员必须保持对供应商的尊重，在跟单过程中必须注意自己的言行举止，自觉维护企业的良好形象。
第3章订单跟踪处理规范第7条订单分类汇总1.采购专员必须整理好所负责订单，将订单信息填入“订单信息汇总表”中，确保每一订单都可查询。
“订单信息汇总表”如下所示。
订单信息汇总表2.采购专员将负责的采购订单按照订单跟踪类别分类，便于进行供应商分级跟踪管理(参照《供应商分级跟踪管理制度》)。
第8条订单执行情况跟踪1.采购专员应跟踪订单处理的整个过程。
2.采购专员按照企业《订单状态跟踪管理制度》跟踪采购订单。
第9条企业取消采购订单的处理1.原则上，采购部不能取消订单。
如因企业内部某种原因，确实需要取消已发出的订单，采购专员应依据领导审批权限向领导申请取消订单。
2.对于企业单方面取消订单或供应商可能提出取消订单的问题，采购专员应按照以下程序处理。
(1)采购部预先提出有可能出现的问题及可行的解决方法，并由采购专员编制《××取消订单处理方案》。
(2)采购经理或采购总监在权限内审批《××取消订单处理方案》。
(3)采购专员执行《××取消订单处理方案》。
3.依照合同规定取消订单的，采购专员无需请领导审批。
采购专员应将合法取消订单的证明依据汇总整理并存档。
原材料采购跟单方法
原材料采购跟单方法原材料采购跟单方法跟单员需要在预定的交货期开始前数天提醒供应商，一方面给供应商适当的压力;另一方面可及时掌握供应商能否按期交货或能否交够所需数量等情况的第一手资料，从而尽快采取相应措施。
催单的目的是使供应商在必要的时候送达所采购的原材料(零部件)，以使企业的经营成本降低。
(一)催单的'方法催单的方法主要有按采购单跟催和定期跟催两种。
1.按采购单跟催按采购单预定的进料日期提前一定时间进行跟催。
通常采用以下方法：(1)联单法。
将采购单按日期顺序排列好，提前一定时间进行跟催。
(2)统计法。
将采购单统计成报表，提前一定时间进行跟催。
(3)跟催箱法。
制作一个30个格子的跟催箱，将采购单依照日期顺序放入跟催箱中，每天跟催相应采购单。
以上方法的目的是保证跟单员不因工作繁忙而遗漏重要事项。
(4)计算机提醒法。
利用微软Outlook系统中的日历安排计划功能，将每月需要办理的催单事项，输入日历，每天上班开机，打开OuTL00K系统，它会自动提醒跟单员当天需要办理的事项。
2.定期跟催于每周固定时间，将要跟催的采购单整理好，打印成报表定期统一跟催。
(二)催单的规划1.一般监控倘若采购的原材料为一般性、非重要性的商品，则仅作一般的监控即可，通常仅需注意是否能按规定的期限收到检验报表，有时可用电话查询实际进度。
2.预定进度管理时间对于较重大的业务，跟单员可在采购单或采购合同中明确规定，供应商应编制预定进程表。
3.生产企业实地考察对于重要原材料(零部件)的采购，除要求供应商按期递送进度表外，跟单员还可以实地前往供应商生产企业进行实地考察。
此项考察，应在采购单内明确约定，必要时可派专人驻厂监督。
(三)催单的工作要点跟单员要进行有效的催单，必须要做好交货管理的事前规划、事中执行与事后考核。
具体如下：1.事前规划。
具体包括：(1)确定交货日期及数量;(2)了解供应商生产设备利用率;(3)供应商提供生产计划表或交货日程表;(4)提高供应商的原材料及生产管理;(5)准备替代来源。
跟单员工作管理制度
跟单员工作管理制度跟单员工作管理制度第一条跟单业务种类公司的跟单工作主要分为三大类：订单跟单、样板跟单和外购跟单。
第二条跟单流程管理公司的跟单流程主要包括：接单、订单评审、下单、生产跟进、发货寄样、辅助收款等。
（一）接单跟单员接到客户的正式书面订单，若订单为传真件，也可视为下单依据，先行下单；无书面订单时，跟单员需请示后再做决定。
（二）订单审核跟单员接到客户的订单后，应积极主动了解客户的详细需求，并记录，并将订单相关信息呈报经理，经理审核后通知跟单员下单；跟单员要充分了解产品的生产周期，并跟客户沟通协商，定下合理的交货期，为车间备料生产赢取时间。
（三）下单跟单员将审核后客户的订单信息录入电脑，由刘雅庆归类汇总整理，统一下单到计划员处，由计划员根据实际情况进行安排。
（四）生产跟进1、跟单员负责对生产进度跟进：（1）跟单员每天至少上、下午各一次去生产现场了解所负责订单的生产情况。
（2）跟单员每天下班前必须到车间确认当天出货的货物是否已经发出，并将实际情况及时汇报经理。
（3）跟单员对发现生产进度有可能影响交货完成的情况，要做好记录，并与生产部门积极协调，协调解决不了的，要上报经理，由经理组织协调，若经理仍协调不了的.，上报梁总组织协调。
各层级的协调工作均以解决问题为导向，各相关部门应积极配合跟单工作。
（4）跟单员如发现生产进度的滞后将影响到按期交货且确因客户原因无法解决，除记录上报经理外，同时应通报业务员或客户，积极寻求解决办法。
2、跟单员负责对产品质量进行跟进：（1）跟单员在生产跟进中发现产品质量达不到客户要求时，要做好记录，并与生产、质量等相关部门积极协调，协调解决不了的，要上报经理，由经理组织协调，若经理仍协调不了的，上报梁总组织协调。
各层级的协调工作均以解决问题为导向，各相关部门应积极配合跟单工作。
（2）跟单员如发现质量问题将影响到按要求按期交货且确因客户原因无法解决，除记录上报经理外，同时通报业务员或客户，积极寻求解决办法。
采购程序管理规定范文
采购程序管理规定范文一、引言本次采购程序管理规定旨在规范和优化组织的采购过程，并确保采购活动的公平、公正和透明。
本规定适用于所有采购活动，包括物资采购、服务采购和工程采购等。
为了有效管理采购过程，减少潜在风险和损失，达到最佳采购成本与质量的平衡，特制定本采购程序管理规定。
二、采购需求确定在采购需求确定阶段，采购部门应充分了解业务部门的实际需求，并与之进行沟通，明确需求的性质、数量、质量要求以及交付时间等。
采购需求应以书面形式记录，并由相关部门进行确认。
三、采购准备工作在采购准备工作阶段，采购部门应根据采购需求，进行市场调研和供应商评审工作，以获取合适的供应商信息。
招标文件和合同草案也需在此阶段制定完成。
四、供应商选择在供应商选择阶段，采购部门应根据市场调研结果和业务部门的要求，择优选择合适的供应商。
供应商选择应本着公平、公正和透明的原则，遵循评标准则进行。
五、招标与议价在招标与议价阶段，采购部门应根据需求的具体情况，选择适合的采购方式。
对于较大规模或较高价值的采购项目，应采取招标方式进行；对于较小规模或较低价值的采购项目，可采取议价方式进行。
六、合同签订在合同签订阶段，采购部门应与选定的供应商进行合同谈判，并最终签订合同。
采购合同应明确约定双方的权利和义务，包括货物或服务的品种、数量、质量、价格、交货时间、付款方式等。
七、履约管理在履约管理阶段，采购部门应监督和管理供应商的履约情况，确保供应商按时按量履行合同义务。
采购部门应建立履约考核机制，对供应商的履约情况进行评估，如发现供应商存在履约问题，应采取相应措施予以纠正。
八、采购过程监督与评估在采购过程监督与评估阶段，组织应建立严格的监督制度，监控采购过程的合规性和效率。
通过对采购活动的跟踪和评估，发现问题和不足，及时进行改进和优化。
九、采购相关档案管理在采购过程中，采购部门应完善采购相关档案的管理，包括采购计划、采购文件、合同、履约情况等。
采购档案应按照规定的时间和方式进行归档，并保留相应的备份，以备查询和审计之需。
采购跟单工作内容和职责
采购跟单工作内容和职责以采购跟单工作内容和职责为标题，我们将介绍一下采购跟单员的工作内容和职责。
一、工作内容1. 供应商选择与评估：采购跟单员负责寻找潜在的供应商，并对其进行评估，包括对供应商的信誉、质量管理体系、交货能力等方面进行调查和评估，以确保选择到可靠的供应商。
2. 采购计划制定：采购跟单员根据企业的需求和市场状况，制定采购计划，包括采购数量、采购时间、采购价格等，以确保企业能够按时、按量地获取所需物资。
3. 合同谈判与签订：采购跟单员负责与供应商进行合同谈判，并最终与供应商签订采购合同。
在谈判过程中，采购跟单员需要对合同条款进行详细审查，以确保合同的合法性和公平性。
4. 供应商管理与协调：采购跟单员需要与供应商进行日常沟通和协调工作，包括订单确认、货物跟踪、交货时间安排等。
同时，采购跟单员还需要对供应商的供货能力和供货质量进行监督和评估。
5. 物流协调与跟踪：采购跟单员负责协调和跟踪货物的物流运输过程，包括货物的装运、运输方式的选择、运费的谈判等。
在物流过程中，采购跟单员需要与物流公司、仓库等相关方进行沟通和协调。
6. 质量控制与验收：采购跟单员需要对采购的货物进行质量控制和验收。
在货物到达后，采购跟单员会对货物进行检验，确保其符合质量标准和规定，并及时处理质量问题。
二、职责1. 了解市场状况：采购跟单员需要对市场状况进行持续的了解和分析，包括物资价格变动、供应商情况等，以便及时调整采购计划和供应商选择。
2. 谈判能力：采购跟单员需要具备良好的谈判能力，能够与供应商进行有效的沟通和合同谈判，以获得较好的采购条件和合作关系。
3. 供应链管理：采购跟单员需要对供应链进行有效管理，包括与供应商、物流公司、仓库等相关方进行协调和沟通，以确保供应链的顺畅和效率。
4. 问题解决能力：采购跟单员需要具备较强的问题解决能力，能够及时处理采购过程中出现的问题和纠纷，保证采购工作的顺利进行。
5. 数据分析与报告编制：采购跟单员需要进行数据分析，包括采购成本、供应商绩效等方面的数据，以便为企业的决策提供参考。
市场采购订单管理制度
市场采购订单管理制度一、总则为加强公司市场采购工作的管理，提升采购效率，确保采购过程合规、规范、高效，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司所有涉及市场采购的部门和人员。
三、采购流程1. 采购需求确定：各部门根据实际需求提出采购申请，明确采购物品或服务的种类、数量、规格、质量要求、交付时间等信息，并填写采购申请单。
2. 采购审批：采购申请经相应级别主管审批后，方可进入采购环节。
审批流程需确保合规、规范。
3. 询价比价：采购人员根据采购需求，与供应商联系，获取报价。
在比较各供应商的报价和质量等要素后，选择合适的供应商。
采购人员应保证公平竞争，选择最优供应商。
4. 签订合同：确定供应商后，签订正式合同，明确双方的权利义务、价格、交货时间等内容。
合同要求明确、具有法律效力。
5. 采购实施：供应商履行合同，交付物品或完成服务。
6. 验收入库：收到交付物品后，对其进行验收，确保符合合同要求后，入库。
7. 结算付款：对供应商提交的发票进行核对，确认无误后，按照合同约定时间和金额进行付款。
四、采购人员职责1. 负责制定采购计划，并及时更新。
2. 负责供应商的选择、评估、谈判和管理。
3. 负责与供应商签订合同，确保合同的履行。
4. 负责跟踪采购过程，保障采购任务按时按质完成。
5. 对采购过程进行监督和检查，确保合规、规范。
6. 负责制定和执行采购风险管理措施。
7. 其他相关工作。
五、管理措施1. 建立完善的采购管理制度和流程，确保采购过程规范有序。
2. 定期组织采购培训，提升采购人员的专业素养和管理能力。
3. 建立供应商档案，对供应商进行定期评估和管理。
4. 建立健全的质量监控和风险管理机制，及时解决问题。
5. 强化内部协作，加强不同部门之间的沟通和合作。
6. 定期开展采购效益评估和考核，优化采购管理方式，提高采购效率。
六、违规责任对违反采购管理规定行为的人员，视情节轻重给予批评教育、警告、记过、记大过、降职或解除劳动合同等处理。
公司业务订单管理制度
公司业务订单管理制度一、总则为规范公司业务订单处理流程，保证服务质量和效率，特制定本管理制度。
本制度适用于公司所有涉及客户订单处理的业务环节。
二、订单接收1. 所有订单必须通过公司指定的官方渠道进行接收，包括但不限于官方网站、电子邮件、电话等方式。
2. 接收订单后，需立即对订单信息进行确认，确保订单内容无误。
3. 对于特殊或紧急订单，应优先处理并及时通知相关部门。
三、订单审核1. 订单接收后，应由负责部门对订单进行初步审核，确认产品规格、数量、价格等信息无误。
2. 对于大额订单或有特殊要求的订单，需提交至上级管理层进行复审。
3. 审核过程中发现问题应及时与客户沟通，明确需求后再进行下一步操作。
四、订单处理1. 审核通过的订单应迅速转入生产或采购流程，确保按时完成。
2. 订单处理过程中，应定期更新订单状态，保持与客户的沟通。
3. 如遇特殊情况导致订单无法按时完成，应及时通知客户并协商解决方案。
五、订单变更与取消1. 客户在订单执行过程中提出变更或取消请求，应根据公司政策和实际情况进行处理。
2. 变更订单可能影响交货期和成本，需与客户明确变更内容和新的交付时间。
3. 取消订单应考虑已产生的成本和损失，合理收取取消费用或与客户协商补偿方案。
六、质量控制1. 所有订单产品在交付前必须经过严格的质量检验。
2. 确保产品质量符合客户要求及行业标准，避免因质量问题导致退货或赔偿。
七、物流发货1. 根据订单要求选择合适的物流方式，确保产品安全、准时送达。
2. 提供完善的物流跟踪服务，让客户随时掌握货物动态。
3. 发货前应再次确认收货地址和联系方式，避免物流错误。
八、售后服务1. 建立客户反馈机制，及时收集并处理客户的意见和建议。
2. 对于产品问题提供明确的售后服务政策，包括退换货、维修等。
3. 定期回访客户，了解产品使用情况，提升客户满意度。
九、附则1. 本制度自发布之日起实施，由公司管理层负责解释和修订。
2. 各部门应根据本制度制定具体的操作流程和工作指南。
采购管理制度
物资采购管理制度一.目的为了规范物资采购管理，降低采购成本，建立健全物资采购管理制度，结合公司实际情况，特制定本制度。
二.适用范围本制度适用于公司所有物资计划的提报、审计、采购、合同履行等环节。
三、职责：（一）、采购部长负责采购日常管理工作、采购订单的审查及供应商的开发、组织评审等供应商的管理工作。
（二）、采购主管负责现金物料采购和原材料的询价比价、订单确认、交期跟踪、供应商的管理。
（三）、采购跟单员负责五金件、铸造件的订单下达、交期跟踪和订单归档等工作。
（四）、仓管员负责汇总和审核各部门的请购单，依据安全库存情况，生成T6请购单交采购部。
（五）、分管领导负责价格审批和合格供应商审批。
（六）、各部门负责根据需求提出物料申请，经审批后传递到仓库汇总。
（七）、品管部负责生产性采购物料的检验和合格判定。
四、管理规定（一）、采购管理分为：采购计划管理、采购过程管理、供应商管理三个方面。
（二）、采购物料的分类按照采购物料是否为日常用料，可以把采购物料分为两类：常规物料：企业日常经营活动所必须的生产原料和消耗物料，包括：产品组成的部件或附件；可作为配件或附件直接出售的物料；办公用品；劳保用品；刀具刃具等等低值易耗品。
非常规物料：非企业的日常经营所消耗的物料，往往具有使用周期长、价值高、一次性等特性。
比如：生产设备、检验设备、企业活动用品、临时性工作任务等物料需求。
1、采购计划管理物资采购计划管理流程图：2、设置安全库存物料的日常请购①实行安全库存管理的物料统一由仓管员根据安全库存管理制度规定产生请购需求，直接生成T6《请购单》，补足安全库存。
②物料安全库存的设定限额，由仓库依据物料申领情况编制，仓储主管审核后，报分管副总审批。
3、不设置安全库存的日常请购 4、物料需求的产生①制造部根据生产计划编制物料需求清单，属于没有安全库存或者超出安全库存的物料，制造部需要填写《请购单》，制造部申购部门 归口管理领导 采购仓管员长审核后传递至仓库。
采购跟单工作内容和职责
采购跟单工作内容和职责
采购跟单的工作内容主要包括：
1.协助采购员进行采购订单的跟进，包括订单的下达、确认、跟踪和催收等。
2.负责采购订单的录入、整理和归档工作，确保订单信息的准确性和完整性。
3.协助采购员进行供应商的选择、评估和谈判，确保供应商的质量、价格和服务等方面符合公司的要求。
4.跟进供应商的生产进度和交货时间，确保供应商能够按时交货。
5.协助采购员进行质量问题的处理，包括质量问题的反馈、退货和索赔等。
6.协助采购员进行采购合同的签订和管理，确保合同内容的准确性和合法性。
7.协助采购员进行采购数据的统计和分析，为公司的采购决策提供数据支持。
采购跟单的职责包括：
1.负责采购订单的跟进和管理，确保订单的进度和交货时间符合公司的要求。
2.协助采购员进行供应商的选择、评估和谈判，确保供应商的质量、价格和服务等方面符合公司的要求。
3.负责采购合同的管理和执行，确保合同内容的准确性和合法性。
4.协助采购员进行质量问题的处理，确保公司的产品质量和信誉。
5.协助采购员进行采购数据的统计和分析，为公司的采购决策提供数据支持。
6.维护好与供应商的关系，建立良好的沟通渠道，确保供应商能够及时提供所需产品和服务。
7.遵守公司的采购流程和规定，确保采购工作的规范性和合法性。
总之，采购跟单是采购流程中重要的一环，需要熟悉采购流程、了解供应商情况、善于沟通协调，并且具有责任心和团队合作精神。
采购跟单员岗位职责
采购跟单员岗位职责采购跟单员是一种重要的职位，其在供应链管理中起着关键的角色。
采购跟单员负责与供应商和其他相关方沟通，确保按时交付所需产品，同时保证产品的质量和符合企业的需求。
以下是采购跟单员岗位的职责和要求：1. 采购计划编制与执行采购跟单员负责分析和评估产品需求，并编制采购计划。
他们需要与销售和其他部门进行沟通，了解各类产品的需求及数量。
采购跟单员还需与供应商合作，确保按时交付所需产品，并协调以解决可能的延误或紧急情况。
2. 供应商管理与评估采购跟单员负责与供应商建立和维护良好的合作关系。
他们需要与供应商进行谈判，并与其签订合同，确保合同条款和价格的有效执行。
采购跟单员还需进行供应商的定期评估，以确保供应商的稳定性和质量。
3. 采购订单管理与跟踪采购跟单员负责处理采购订单，并确保订单的正确和及时执行。
他们需要跟踪订单的生产进度，以及货物的运输和交付情况。
在整个过程中，采购跟单员需要与供应商、物流公司和其他相关方进行协调和沟通，解决可能出现的问题或调整订单。
4. 产品质量控制采购跟单员需要确保所购买的产品符合企业的质量标准和要求。
他们需要参与并监督产品的质量检查和验收过程，确保产品的合格和符合规定。
如果有质量问题，采购跟单员需要及时与供应商沟通，并采取适当的措施解决问题，以保证产品质量和客户满意度。
5. 数据分析和报告采购跟单员负责收集、分析和整理与采购相关的数据，并及时向管理层提供报告。
他们需要根据数据和报告提供建议和改进意见，以优化采购流程和提高效率。
采购跟单员还需确保相关文件的归档和整理，以备查证和审计之用。
在应聘采购跟单员时，以下是一些重要的要求：1. 熟悉采购流程和供应链管理：候选人需要具有扎实的专业知识和理解，了解采购流程和供应链管理的基本原理。
2. 良好的沟通和协调能力：采购跟单员需要与供应商、销售和其他相关方进行沟通和协调，因此需要具备优秀的沟通和协调能力。
3. 细致和谨慎：采购跟单员需要对细节和数据非常关注，确保订单的准确性和产品的质量。
采购跟单制度管理制度
采购跟单制度管理制度第一章总则第一条目的和依据为了规范和管理采购跟单工作，保障采购环节的高效运作，本制度制定。
本制度的制定依据有：《采购法》、《合同法》等有关法律法规，以及公司采购管理的要求和实际情况。
第二条适用范围本制度适用于本公司的采购部门和与采购工作相关的其他部门和人员。
第二章职责和权限第三条采购部门的职责和权限采购部门是负责采购活动的专门部门，主要职责包括但不限于以下几个方面：1.负责制定和实施采购计划；2.协调各部门的采购需求，并进行采购方案的评估和优化；3.配合合同部门进行合同的签订和履行；4.监督供应商的履约情况，确保供应商按照合同要求提供产品或服务；5.负责采购文件的归档和存储，建立健全采购档案。
第四条其他部门和人员的职责和权限除了采购部门，其他部门和相关人员在采购跟单工作中也有一定的职责和权限：1.需求部门负责提供采购需求的详细信息和相关材料；2.合同部门负责协助采购部门进行合同签订和履行；3.财务部门负责支付采购款项；4.供应商负责按照合同要求履行供货义务；5.采购人员负责跟进采购进度，协调内外部沟通。
第三章采购跟单程序和要求第五条采购跟单的程序1.采购需求确定：采购部门根据需求部门提供的采购需求，评估采购的实际需求和可行性，确定采购计划。
2.供应商选择：制定采购方案，明确供应商的选择标准和程序，通过公开招标、邀请招标或询价等方式确定供应商。
3.合同签订和履行：采购部门与供应商签订合同，并对合同的履行进行跟踪和监督，确保供应商按合同要求提供产品或服务。
4.收货验收和付款：采购部门负责对供应商提供的产品或服务进行验收，验收合格后通知财务部门支付采购款项。
第六条采购跟单的要求1.采购计划的编制应合理、科学，并经过上级部门的审批。
2.采购活动应遵循公开、公平、公正的原则进行，采购文件应详细、准确地记录采购过程。
3.采购合同应明确、具体，合同的签订和变更必须符合法律法规的要求。
4.收货验收应按照合同要求进行，对不合格品应及时进行处理，确保采购的产品或服务的质量。
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TCL空调器(中山)有限公司体系文件
管理规定
文件名称: 采购跟单业务管理规定
文件编号: TX-C.05.01
版本: A
页码: 第1页共 7页
生效日期: 2005年12月01日
本文件为TCL空调器（中山）有限公司所有，未经许可任何人不得翻印,纸介文件在盖上红色受控印章后方为有效！
文件修订、批准页修订记录：
1．0目的
1．1规范采购跟单业务及其相关环节的业务操作流程；
1．2规范库存物料变更及库存物料控制流程；
1．3适应SCM系统业务操作方式。
2．0范围
2．1本规定适用于TCL空调器(中山)有限公司采购部采购跟单主业务的控制管理。
3．0定义
3．1长线物料：物料采购周期超过周滚动计划提前期；
3．2短线物料：物料采购周期在周滚动计划提前期之内；
3．3采购周期：从下采购请购单至物料回厂之间的时间段。
4．0职责
4．1内销计划部提供《XX年XX周滚动生产计划》；
4．2海外中心计划科提供长线物料的滚动计划和出口机要货计划；
4．3设计开发部编制标准BOM，技术工艺部根据标准BOM编制对应的制造BOM；
4．4制造部生管课负责于SCM系统中编制周滚动计划、周包装作业计划、小批试制生产订单、生产计划更改；
4．5制造部两器课负责于SCM系统中编制两器生产订单；
4．6设计开发部提供小批试制通知单，由制造生管课录入SCM系统；
4．7采购课采购员负责按采购流程进行采购作业及回料交期和数量的跟进；
4．8采购课物控计划负责库存分析及控制、采购请购单的校对，并与销售部门沟通，作好长线物料及其它紧缺物料的备货控制；
4．9制造部仓库管理课负责物料入库和出库作业管理；
5．0流程与规范
5．1采购跟单业务操作流程与规范
5．1.1长线物料采购业务规范
5．1.1.1内销计划部须按规定时间提供下月度四周滚动计划，外销计划科须于每月的10号或之前提供下月度的紧缺长线物料（如压缩机等）滚动需求计划（N月10号提供
N+1月四周滚动计划）；
5．1.1.2压缩机采购根据审批后的“年度生产大纲”、“四周滚动计划”按其相应的供货周
期提前下达月需求采购订单，每月再根据“周包装计划”实际生产数量进行调整订购数量和交期；
5．1.1.3铜管、铝箔、辅料根据“四周滚动计划”，由相关采购员于每月18号前下达下月
的整月需求采购计划，物控计划校对、采购课长审核后，采购员根据采购计划下达手工采购订单，并每周根据“周包装计划”进行调整订购；
5．1.2短线物料采购业务规范
5．1.2.1总装正常批次物料：制造部生管课须按“周包装计划”每周二12：00前在SCM
系统中下达第N+2周周包装作业计划，采购员于每周二22：00前根据SCM 系统采购建议下达请购单，经物控计划校对后下达采购订单，采购周期（包含提前期1天、检验周期1天和下单周期1天，共3天）需≥12天（示意图如下）；
5．1.2.2两器物料：两器排程计划下达必须在生管课包装计划下达后第二天中午12：00前完 成流程审核，两器排程若有变更必须于当天20：00前完成。
总装物料的回料期为9
天，即比包装计划提前二天回料；对两器物料，端板回料期为5天，其余两器物料 回料期为6天；
5．1.2.3小批试制物料：制造部生管课根据设计开发部《小批试制通知单》直接录入SCM 系 统，生产时间按采购会签时间给定；
5．1.2.4提前备货物料：因采购环境的变动，造成短线物料采购周期超出周滚动计划提前期 由采购员根据周滚动计划或出口机要货计划的机型编制相应物料的备货计划，格式见 备货通知表格1-1，物控计划员根据物料属性和相关预测数据信息校对备料计划 ； 5．1.2.5补充条例：
5．1.2.5.1返包机/包修机的物料申购按照《物料申购管理规定》相关要求进行处理； 5．1.2.5.2 因各种原因需补订物料的，具体申购要求见《物料申购管理规定》；
5．1.2.5.3 采购请购量计算公式为：订量=批量*单量*（1+损耗百分率）+安全库存（A ）-
≥12天
总装物料采购周期
在途量-可用库存，但结果须大于等于最小订购量（Min）和小于等于最大订购量（Max）；
5．1.2.5.4 SCM系统中的“安全库存量”由制造部提出，采购部会签后维护到系统，“最小订购量”、通用物料“采购批量”由采购部各采购员提出申请，采购部物控计划校
对审批后维护到系统；
5．1.2.5.5正常物料请购单直接由物控计划员校对后生效，采购订单须经采购课课长批准生效，物料采购变更订单须采购课课长审批生效。
5．1.2.5.6物料供应异常情况，需及时填写反馈，格式见物料信息反馈单表格1-2，制造部生管课会签后根据确认后的交货期调整相应生产计划，供应链管理课会签作为考核
供应商依据。
5．2物料控制流程和规范
5．2.1因设计、工艺变更造成的制品，由技术部门给出相应处理方案，因计划变更造成制品由计划部门负责在后续计划中协调处理，制造部物控员做好记录和跟踪，每月发出一
份制品统计表；
5．2.2制造部物控员根据“变更通知单”中的设计处理方案和库存对变更所造的制品给出处理意见，仓库根据制品处理意见对制品进行处理。
对于报废、呆滞、用于特定机型或
批次当中的物料首先必须做相应的移位处理，即货位的相关移动。
5．2.3合格状态物料，因变更或其它某种原因致使不能使用，设计开发部或技术工艺部必须通过“变更通知单”或技术、工艺通知单对库存进行处理和说明。
仓库管理课进行相
应的移货位处理，采购员根据技术文件进行补采购作业；
5．2.4采购部物控计划负责对以上各点操作进行跟踪、监控。
6．0工作流程图
7．0相关数据及表格
7．1备货通知表1-1
7．2物料信息反馈单1-2
TCL空调器（中山）有限公司
采购备货通知单
供货厂家：
通知日期：
编制：审核：批准：
物料信息反馈单
8．0相关术语
8．1周滚动生产计划；
8．2周包装计划；
8．3出口机要货计划；
8．4冻结货位；
8．5可用货位。