商务考察接待流程5.31

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商务考察接待流程

(2017年5月31日)

为树立赣州形象,扩大对外联系和交流,本着“热情礼貌、服务周到、规范有序、精准高效”的原则,制定本商务接待流程。

1.沟通对接。接到对方来函后,与对方联系人沟通,详细了解考察团来访时间、考察目的、行程安排、是否需要接站等内容,要重点了解来访商(协)会的背景资料以及领队、重点客商的姓名、职务等信息。属世界500强、中国500强行业龙头企业的另附企业简介。

2.拟定接待方案,根据对方的考察要求拟定具体行程安排并与对方沟通。接待方案要明确陪同市领导、市直部门领导及局对接科室和联络员。

3.办公室联系选定住宿地点和用餐地点,并与对接科室沟通完善接待方案。

4.局领导审定接待方案后,送市政府或市开放办行文下发。一般性接待方案,由市开放办下发,编[****年份]**号。重要客商的接待方案由市政府下发。

5.签发后的方案及时下发给相关市直单位或相关县(市、区)。

6.接站。由对接科室根据来客情况拟定接站安排,接站人员要主动联系对方并告知接站人员联系方式。接站车辆由办公室统一安排。

7.考察团入住。考察团成员集中入住时,对接科室和办公室均要安排人员在住宿地点接待。

8.对接科室和联络员根据接待方案拟定的行程安排,加强与各考察点联络员的联系,科学安排好考察路线和各地的食宿。

9.需要在市本级召开对接洽谈会或座谈会,对接科室要根据需要提出参加会议的市直单位名单,确定会议时间和地点并通知参会人员。需要市领导出席的会议,报市政府商贸处。

10.布置会场。摆放好座位牌并准备投资指南、重点招商项目册、招商引资政策文件汇编等宣传资料。

11.做好会议记录,主要记录拟投资的项目内容、客商要求、我方单位意见、领导确定的事项、参会人员名单和联系方式。会后,会议记录统一交招商服务科保存。

12.对洽谈的合作项目及事项进行归纳整理,需要跟进的项目及事项将对接责任分解到相关市直单位及县(市、区)。

13.信息报送。接待结束后,整理好相关信息材料和图片,形成微信等多媒体宣传稿件,经负责接待的领导审批后,1小时内报政策法规科,由政策法规科按要求进行推送或报送。

14.跟踪落实。根据客商与我方对接洽谈情况,进行后续跟踪调度,形成阶段性成果汇报材料,按要求报送相关领导和

部门。

注意事项:考察团食宿和用餐由办公室统一安排。原则上联系好住宿由客商自行结帐,对特别重要的客商需安排住宿的需报经局主要领导同意。客商如提出考察旅游景点的要求,不写开开放办或市政府下发的方案,由各县(市、区)自行确定。

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