集团公司人事档案管理制度

集团公司人事档案管理制度

第一章总则

第一条为了规范集团的人事档案管理工作，加强对人事档案的收集、补充、鉴别、汇总整理、借阅、借用、转递、保管等工作流程的内部管理监控，维护集团人事档案的规范性和保密性，根据国家人事档案管理法律法规和集团档案管理制度等有关制度，结合集团人事档案管理工作实际，特制定本制度。

第二条本制度适用于集团系统内部人事档案管理工作。

第三条本制度明确集团人力资源中心负责集团总部人事档案管理工作，对各地区公司、下属公司人事档案管理工作进行业务指导和检查，并自觉接受集团档案中心的业务指导、监督和检查。

第二章档案管理人员工作职责

第四条集团人力资源中心设立人事档案室，安排专职管理人员，负责对人事档案的收集、补充、鉴别、整理、借用、借阅、转递、保管、规范等管理工作。

第五条集团人事档案管理人员工作职责：

（一）严格遵守《中华人民共和国档案法》和保密制度，保护档案的安全，不得泄露档案内容，做好人事档案的安全保密、保护工作；

（二）根据集团公司人事档案工作具体情况，完善各项必要的规章制度，坚持原则，严格按照档案管理工作的各项规章制度办事。

（三）收集、鉴别和整理人事档案材料，办理人事档案的查阅、借阅和转递等工作。及时登记人事职务、工资、职称等的变动情况，为有关部门提供人事档案信息。

（四）积极主动地去发现人事档案工作的新情况，新问题，并定期向部门领导请示报告工作。

（五）积极参加档案管理学习，提高业务水平和工作能力。

第三章人事档案材料的收集、补充、鉴别、整理及归档第六条人事档案材料是公司管理中的基本信息材料，是搞好公司人事管理工作的重要基础。材料收集要求及时、准确、保质、保量。

第七条收集及补充人事档案材料的渠道有以下几个方面：

（一）在办理员工招聘、入职、培训、考核等事务的过程中收集的员工人事档案材料：

(1) 履历表及其他简历材料等。

(2) 各种鉴定、各类考核、评价材料及毕业成绩单、学历、学位、职称证明等。

(3) 政治历史审查材料及甄别复查材料，工龄更改材料等。

(4) 参加中国共产党和共青团的材料。

(5) 各种奖励及先进事迹材料。

(6) 处分、撤销处分和甄别复查材料。

(7) 任免呈报表，确定或晋升技术职务审批表，出国人员审批表，调整工资审批表，工资级别登记表，退休、退职审批表等。

(8) 其他可供组织参考材料，如本人的思想、工作、学习总结检查等。

（二）在办理员工薪资变动、岗位变动、奖惩、离职等事务的过程中收集员工的岗位、工资、奖惩材料；

（三）在办理员工的技术职称评定、考试等事务的过程中收集员工的技术业务材料；

（四）直接向员工收集及补充其个人材料；

（五）通过查阅、核对公司各类文件收集和补充人事档案材料。

第八条发生员工入职、离职、岗位变动、工资变动、奖惩等各类人事变动事项时，人力资源中心必须立即进行整理汇总并归档，经汇总整理后的材料必须做到准确无误，不得拖延、遗漏。

第九条材料整理汇总及归档的程序如下：

（一）对材料进行鉴别，判断其是否符合要求；

（二）对材料进行分类，按类别进行整理；

（三）对材料进行汇总，制作相应的汇总统计表，并在汇总统计表上注明统计时间、制表人、审核人，然后将汇总表交部门负责人审核；

（四）对汇总统计表进行备份；

（五）将档案材料归档入库；

（六）在有关目录上补登材料名称及其相关内容。

第十条人事档案分类与编目规则，根据国家人事档案规范管理办法，按集团xx地司档字[20xx]第002号文中有关人事档案条款参照执行。人事档案分为在职人事档案和离职人事档案。人事档案编目规则如下：

（一）在职人事档案编目规则

（1）人事档案类目录代字为G；

（2）一级属类为1（在职人事档案）；

（3）目录顺序号以10年为单位，给定目录序号。如1998-20xx目录序号为1，20xx-2017目录序号为2，依次类推。

（4）卷宗号为四位自然排序的阿拉伯数字组成, 卷宗号出现空位时可循环利用；

（5）人事档案目录标识：

G 1 .1 —0001

案卷号（如：-0001）

目录顺序号

一级属类

人事档案类目录代字

（二）离职人事档案编目规则

（1）人事档案类目录代字为G；

（2）一级属类为2（离职人事档案）；

（3）目录顺序号以10年为单位，给定目录序号。如1998-20xx目录序号为1，20xx-2017目录序号为2，依次类推。

（4）卷宗号为八位阿拉伯数字组成，前四位由年月组成，后四位以年为周期按流水号排序组成；

（5）人事档案目录标识：

G 2 .1 —08040001

案卷号（如：-08040001）

目录顺序号

一级属类

人事档案类目录代字

第四章人事档案材料查阅与借用

第十一条因工作需要，各部门负责人可直接申请查阅本部门员工人事档案；但申请查阅非本部门员工人事档案，或借用本部门员工人事档案，或其他特殊情况的，须经人力资源中心主管领导审批同意后，方可查阅或借用。

第十二条查阅和借用人事档案，应遵守下列制度：

(一) 任何人不得查阅或借用本人及亲属的档案。

(二) 查阅档案者，必须填写查阅内容，查阅日期逐项进行登记。

(三) 查阅档案，必须严格遵守集团档案管理制度和集团保密制度，严禁在档案卷内涂改，圈划及撤换档案材料，不得向无关人员泄漏被查档案内容，违者应追究相关责任。

(四) 查阅档案时，不得抄录复印档案内容，如特殊情况，须经人力资源中心同意后方可抄录。

（五）人事档案借用时应做相应纪录，限期归还，逾期未还的，按集团档案管理制度有关制度处理。

第五章人事档案材料转递

第十三条转递制度是关于档案材料转移投递的制度，转递工作包括：

（一）转递各类汇总统计信息；

（二）因员工工作调动而转递员工的个人档案材料。转递档案材料必须经部门负责人批准。

第十四条转递人事信息材料的程序：

（一）根据转递要求检查核对相关的汇总统计表及相关材料，确认汇总统计表中的信息属最新信息而且完整无误；

（二）把需要转递的汇总统计表及相关材料呈部门负责人审核、审批；

（三）填写《人事信息材料转递登记表》并注明其保密要求后，把部门负责人审批后的汇总统计表及相关材料转递给有关单位，并由对方在《人事信息材料转递登记表》上签收。

第十五条转递员工个人档案材料的程序：

（一）取出应转走的档案；

（二）在档案底帐上注销；

（三）填写《转递人事档案材料通知单》；

（四）按发文要求包装、密封、盖章、转递。

第十六条转递档案应遵守下列制度：