集团公司人事档案管理制度
公司人事档案管理规定制度大全
公司人事档案管理规定制度大全一、总则人事档案是公司对员工进行记录和管理的一项重要工作,旨在确保档案的完整性、准确性和保密性。
为规范公司的人事档案管理工作,促进员工个人发展和公司运营的有序进行,制定本《公司人事档案管理规定制度大全》。
二、档案管理责任1. 公司人力资源部门负责人担任全公司人事档案负责人,负责档案管理工作的组织协调和监督。
2. 各部门负责人负责本部门内员工档案的归档、查阅和更新,并及时向人力资源部门报告档案相关事项。
3. 公司员工也有责任妥善保管个人档案,并及时向人力资源部门提供更新的个人信息。
三、档案的归档和分类1. 档案材料的归档应按照员工个人信息的完整性、保密性和可查询性原则。
应包括员工个人基本信息、合同协议、培训记录、员工考核、薪酬福利记录等内容。
2. 档案应按照员工姓名、工号、部门等信息进行分类和组织,方便查询和管理。
四、档案的存储和保管1. 档案应存放在封闭、防火、湿度适宜、安全可靠的场所,禁止将档案材料随意带离办公场所。
2. 档案室应有专门人员进行管理和保管,定期检查档案的完整性和状态,并做好档案的防火、防潮、防虫等工作。
3. 档案的电子存储应采取备份和加密措施,确保档案信息的安全性。
五、档案的查阅和调取1. 员工有权查阅自己的档案,但需提前预约,并在档案室的工作人员的监督下进行查阅。
2. 非员工本人的档案查阅需经过严格的审核和授权,并由档案室的工作人员在规定场所进行查阅。
3. 档案的调取应由人力资源部门或相关部门提出申请,经过审批后方可调取,并在调取后及时归还档案。
六、档案的保密和安全1. 档案室的工作人员需签署保密协议,并接受保密培训,严禁泄露和篡改档案信息。
2. 档案的复印和打印需经过授权,并有记录,严禁私自复印和打印档案材料。
3. 公司将对异常操作和违规行为进行调查和处理,涉及严重违纪的将给予相应的纪律处分。
七、档案的保管期限和销毁1. 员工离职后,档案将保留至其离职文件袋的保管期满后一年,期满后将销毁档案纸质和电子材料。
公司人事档案管理制度
公司人事档案管理制度第一章总则第一条为规范公司人事档案管理工作,确保人事档案的完整性、真实性、保密性和有效性,保障公司和员工的合法权益,特制定本管理制度。
第二条本管理制度适用于公司全体员工的人事档案管理工作。
第三条公司人事档案管理工作应遵循便利性、实用性、保密性和规范性原则。
第四条全体员工应自觉遵守本管理制度的规定,依法、规范、及时、准确地履行人事档案管理职责。
第二章人事档案的种类第五条公司人事档案包括基本档案、任职档案和退休档案。
1.基本档案是指员工在公司入职后,首次建立的、记录员工个人基本信息的档案,包括员工基本信息、家庭成员、教育经历、工作经历等。
2.任职档案是指员工在公司任职期间形成的记录员工工作情况和表现的档案,包括员工绩效考核、晋升晋级、处分记录等。
3.退休档案是指员工离退公司后形成的记录员工退休情况和享受待遇的档案,包括员工退休时间、退休工资、退休福利等。
第三章人事档案的管理第六条公司应设立专门的人事档案室,负责公司人事档案的管理工作,确保人事档案的安全、保密和完整性。
第七条公司应建立健全的人事档案管理制度和文件管理制度,明确人事档案的管理权限和流程,规范人事档案的存档、借阅和使用。
第八条公司应及时更新员工的人事档案,确保工作变动、奖惩等信息的及时记录和归档。
第九条公司应加强对人事档案的保密管理,严格控制档案的查阅权限,禁止未经许可的查阅和泄露人事档案信息。
第十条公司应建立档案条码或电子档案系统,方便对人事档案的管理和检索。
第四章人事档案的归档和销毁第十一条公司应设立人事档案的存档期限和销毁标准,根据相关法律法规和公司规定,明确人事档案的归档和销毁时限。
第十二条员工离职后,公司应及时将其人事档案进行归档处理,妥善保管并进行备份。
第十三条人事档案存档期限为员工离职后7年,满7年后应将人事档案进行销毁处理。
第五章附则第十四条本管理制度自颁布之日起实施,如有需要修改,须经公司领导同意后方可生效。
公司人事档案管理办法规章制度(5篇)
公司人事档案管理办法规章制度一、目的为了更有效的的员工人事档案进行妥善管理,有效的保守机密;同时为了维护人事档案的完整,防止材料损坏,便于高效、有序的利用档案资料,特制定本管理办法。
二、档案管理内容1、员工入职档案:个人简历、员工入职登记表、应聘人员登记表、面试记录及待遇核定事项审批、笔试试题、身份证复印件、学历学位证复印件、离职证明、各类合同及协议。
2、员工培训档案:培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员工外派培训合同、外出培训反馈表(证书原件)、员工培训统计表。
3、绩效管理档案:将员工绩效考核相关资料按月归类整理。
4、员工离职档案:员工离岗包括员工与公司解除(终止)劳动关系,死亡等情形。
三、档案相关规定1、基础管理1.1原则:分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。
1.2员工入职前,人力资源部对人事档案的真实性、有效性进行核查,如有虚假,可不予录用和解聘处理。
1.3对人事档案按入职时间分类归档,按在职人员、离职人员进行整理,并及时登记于《入职员工人事档案登记》(见附件一)《离职员工人事档案登记》(见附件二),并在档案前页填写各种人事资料的名称及对档案进行编号,人事档案原则上是永久保存。
1.4当在职员工的基本资料有变动时(如学历变动、身份证号码变动、个人技术职称变动、婚姻情况变动等),应及时将相关资料复印件交人力资源部归档,原件当场查验。
1.5调动和录用入公司的员工,应在办理手续前调阅档案。
在其报到新岗位前,对调入或新建立的档案都应登记。
1.6对员工进行考察、考核、培训、奖惩形成的材料要及时收集、整理保持档案的完整性,归档的材料必须认真鉴别,保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。
材料须经审批盖章和本人签字的,应在盖章、签字后归档。
1.7员工离职档案每月清查,另外存档,档案保存原则上三年后方可销毁(高管及核心人员保留该员工离岗____年止)。
____人力资源部档案员要注意档案管理环境的清洁、整洁。
公司行政人事档案管理制度
一、总则第一条为加强公司行政人事档案管理,确保档案的完整、准确、安全,提高档案利用效率,特制定本制度。
第二条本制度适用于公司全体员工的人事档案管理。
第三条公司行政人事档案管理遵循以下原则:1. 完整性原则:确保档案内容的完整性,不得遗漏重要信息。
2. 准确性原则:档案记录必须真实、准确,不得有虚假信息。
3. 安全性原则:确保档案实体和电子档案的安全,防止丢失、损坏和泄密。
4. 保密性原则:对涉及员工隐私的档案信息,严格保密。
二、档案范围及分类第四条公司行政人事档案包括以下内容:1. 员工个人信息:姓名、性别、出生年月、籍贯、身份证号码等。
2. 教育背景:学历、专业、毕业院校等。
3. 工作经历:任职单位、岗位、工作年限等。
4. 职称、技能证书:职称评定、技能鉴定等。
5. 薪酬福利:工资、奖金、津贴、福利等。
6. 考核评价:年度考核、绩效考核等。
7. 奖惩情况:奖励、处罚、处分等。
8. 其他需要归档的材料。
第五条档案分类:1. 按照时间顺序分类:分为入职前、入职后、离职等类别。
2. 按照档案性质分类:分为基本档案、补充档案、临时档案等。
三、档案管理职责第六条公司行政人事部负责公司行政人事档案的管理工作,具体职责如下:1. 制定档案管理制度,组织实施档案管理工作。
2. 指导、监督各部门对档案的收集、整理、归档等工作。
3. 负责档案的接收、登记、归档、保管、借阅、销毁等工作。
4. 定期对档案进行清理、整理、归档,确保档案的完整、准确、安全。
5. 建立档案检索系统,方便查阅、利用档案。
第七条各部门负责对本部门员工的档案进行收集、整理、归档,具体职责如下:1. 收集员工入职、离职等相关材料,及时报送行政人事部。
2. 按照档案分类要求,对档案进行整理、归档。
3. 保管好本部门员工的档案,确保档案的完整、准确、安全。
四、档案利用与保管第八条档案利用:1. 员工本人凭身份证或工作证可查阅本人档案。
2. 公司领导、部门负责人等因工作需要,经行政人事部负责人批准,可查阅相关档案。
公司员工人事档案管理制度
第一章总则第一条为了规范公司人事档案管理工作,确保档案的完整性、真实性和保密性,提高档案管理效率,根据国家有关法律法规,结合公司实际情况,特制定本制度。
第二条本制度适用于公司全体员工的纸质档案和电子档案的管理工作。
第二章职责第三条公司行政人事部门是公司员工人事档案管理的归口管理部门,负责以下工作:1. 制定和实施人事档案管理制度;2. 负责人事档案的收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等工作;3. 对人事档案进行定期检查和维护,确保档案安全;4. 指导各部门做好人事档案管理工作。
第四条各部门应积极配合行政人事部门做好人事档案管理工作,确保人事档案的准确性和完整性。
第三章档案管理内容第五条人事档案管理内容包括:1. 员工基本信息:姓名、性别、出生日期、籍贯、民族、政治面貌、学历、学位、职称、健康状况等;2. 员工工作经历:工作单位、职务、工作时间、离职原因等;3. 员工教育背景:毕业院校、专业、学历、学位等;4. 员工培训记录:培训时间、培训内容、培训结果等;5. 员工奖惩记录:表彰、奖励、处分、考核结果等;6. 员工劳动合同及协议:劳动合同、保密协议、竞业禁止协议等;7. 员工离职手续:离职证明、离职原因、离职时间等;8. 其他需要归档的材料。
第四章档案管理原则第六条人事档案管理应遵循以下原则:1. 完整性原则:确保档案内容的完整,不得遗漏重要信息;2. 真实性原则:档案内容必须真实,不得篡改、伪造;3. 及时性原则:及时收集、整理、归档员工人事信息;4. 保密性原则:严格保护员工个人信息,防止泄露;5. 规范性原则:按照国家档案管理标准和公司规定进行档案管理。
第五章档案保管与利用第七条人事档案应按照国家档案管理标准和公司规定进行保管,确保档案安全。
第八条员工人事档案的借阅,需经本人或单位负责人同意,并填写借阅单。
借阅人需在规定时间内归还档案。
第九条员工人事档案的销毁,需按照国家档案管理标准和公司规定进行,并办理相关手续。
公司人事档案规章制度
公司人事档案规章制度第一章总则第一条为规范公司的人事档案管理,保障员工的合法权益,提高公司的管理效率,特制订本规章制度。
第二条公司的人事档案管理遵循法律法规和公司的内部规定,坚持公开、公正、公平的原则,依法保护员工的个人隐私信息。
第三条本规章制度适用于公司所有员工的人事档案管理工作,包括档案建立、档案保管、档案利用等方面。
第四条公司人事部门为公司各部门的人事档案管理负责,各部门负责人配合人事部门按照规定执行人事档案管理工作。
第二章人事档案的建立和归档第五条员工入职时,公司应当立即为其建立个人人事档案,包括个人基本信息、劳动合同、学历证书、职称证书、岗位变动等相关资料。
第六条员工的档案应当及时更新,特别是在员工发生变动时,如晋升、转岗、离职等,应当及时记录和归档相应资料。
第七条公司应当定期对员工的档案进行归档整理,确保档案的完整性和安全性,建立档案借阅和查阅制度。
第三章人事档案的保管和利用第八条公司应当建立完善的人事档案保管制度,确保档案的安全性和保密性,严格限制档案的查阅范围。
第九条员工可以随时申请查阅自己的档案,在查阅过程中应当遵守规定的程序和注意事项。
第十条公司可以根据需要利用员工的档案信息,但必须经过员工本人的同意,且不得违背法律法规或损害员工的合法权益。
第四章人事档案的移交和销毁第十一条员工离职时,公司应当及时办理人事档案的移交手续,确保档案的完整性和准确性。
第十二条公司应当依法定期对档案进行清理和销毁,不得滞留无效资料或泄漏员工的隐私信息。
第五章人事档案的监督和检查第十三条公司应当定期对人事档案管理工作进行监督和检查,发现问题及时整改,确保规章制度的执行和档案管理的规范性。
第六章附则第十四条公司人事档案规章制度的解释权归公司人事部门所有,如有修改或补充,需经公司领导审批后方可实施。
第十五条本规章制度自发布之日起生效,具体细则由公司人事部门制定并与相关部门通知执行。
以上为公司人事档案规章制度的主要内容,希望全体员工严格遵守执行,共同维护公司的正常运作和员工的合法权益。
公司人事档案事管理制度
一、目的为确保公司人事档案的完整性、安全性,提高档案管理的效率和准确性,规范人事档案的使用,特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司全体员工的人事档案管理,包括但不限于员工入职、在职、离职等各个阶段产生的档案资料。
三、职责1. 人力资源部:- 负责制定和实施本制度;- 负责人事档案的收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等工作;- 定期对人事档案进行清理、检查和更新;- 对外提供人事档案查询服务。
2. 各部门:- 负责提供员工人事档案的相关资料;- 负责本部门员工人事档案的日常管理工作;- 配合人力资源部完成人事档案的收集、整理和归档工作。
3. 员工:- 主动配合人力资源部提供真实、完整的人事档案资料;- 依法使用和保管个人的人事档案。
四、档案管理要求1. 档案资料:- 人事档案资料应真实、准确、完整;- 严禁伪造、篡改、销毁档案资料。
2. 档案保管:- 人事档案应存放在安全、通风、防潮、防尘、防盗的档案室;- 严格执行档案查阅、借阅制度,未经批准,任何人不得擅自查阅、借阅档案。
3. 档案归档:- 档案资料应按照档案类别、时间顺序进行归档;- 档案归档时应填写《人事档案归档登记表》。
4. 档案销毁:- 人事档案的销毁应严格按照国家有关规定和公司内部规定执行;- 档案销毁前,应进行审核、登记,并报请公司领导批准。
五、档案使用1. 查阅:- 任何单位和个人查阅人事档案,必须填写《人事档案查阅申请表》;- 查阅人应出示有效证件,并说明查阅目的;- 查阅档案时,应遵守保密规定,不得泄露档案内容。
2. 借阅:- 任何单位和个人借阅人事档案,必须填写《人事档案借阅申请表》;- 借阅人应出示有效证件,并说明借阅目的;- 借阅档案时,应遵守保密规定,不得泄露档案内容;- 借阅期限一般为一周,如需延长,应重新办理借阅手续。
六、附则1. 本制度由人力资源部负责解释。
2. 本制度自发布之日起施行。
通过本制度的实施,旨在规范公司人事档案管理工作,提高档案管理的质量和效率,为公司发展提供有力保障。
公司人事档案管理制度
XXXX公司人事档案管理制度一、总则(一)为了规范集团的人事档案管理工作,加强对人事档案的收集、补充、鉴别、汇总整理、借阅、借用、转递、保管等工作流程的内部管理监控,维护集团人事档案的规范性和保密性,根据国家人事档案管理法律法规和集团档案管理制度等有关制度,结合集团人事档案管理工作实际,特制定本制度。
(二)本制度适用于集团系统内部人事档案管理工作。
二、档案管理人员工作职责(一)综合办公室安排专职管理人员,负责对人事档案的收集、补充、鉴别、整理、借用、借阅、转递、保管、规范等管理工作,原则上管理人员档案资料终身保存,普通员工档案至少保留两年;(二)集团人事档案管理人员工作职责:L严格遵守《中华人民共和国档案法》和保密制度,保护档案的安全,不得泄露档案内容,做好人事档案的安全保密、保护工作;2.根据集团公司人事档案工作具体情况,完善各项必要的规章制度,坚持原则,严格按照档案管理工作的各项规章制度办事;3.收集、鉴别和整理人事档案材料,办理人事档案的查阅、借阅和转递等工作。
及时登记人事职务、工资、职称等的变动情况,为有关部门提供人事档案信息;4•积极主动地去发现人事档案工作的新情况、新问题,并定期向部门领导请示报告工作;5.积极参加档案管理学习,提高业务水平和工作能力。
(三)未经允许,任何人不得借阅人事档案资料。
三、纸质资料管理(一)收集综合办公室档案专管员在收集人事档案资料时,要仔细核对资料信息,保证资料完整、真实、有效,资料收集齐全后须及时整理归档。
(二)整理1.人事档案分类人事档案纸质资料大致分为基础档案资料、辅助档案资料、离职档案资料三大类;其中基础档案资料和辅助档案资料属于在职期间的资料,离职档案资料是员工离职时需要办理的资料。
(1)基础档案资料入职基本资料资料,包括但不限于姓名、性别、部门、职位、岗位、出生年月、年龄、民族、籍贯、政治面貌、身份证号码、学历、专业、学位、家庭住址、联系电话、紧急联系人姓名地址单位联系电话、入职时间、项目经历、家庭情况,工作履历等;员工入职相关审批文件资料,包括但不限于入职审批表、员工薪酬说明书、新员工提供的以前工作成果文档(如需要)等;员工各类证件资料,包括但不限于身份证、毕业证、学位证、资格证、驾驶证、各种专业证书、比赛获奖证书等等;员工各类在职资料,包括但不限于转正申请书、试用期员工转正定级考核表、每年度工作总结等;(2)辅助档案资料①辅助档案资料是指除了基本资料以外的其他在职期间的档案资料,这部分档案资料会根据实际情况定期或不定期的更新。
公司人事档案管理制度
公司人事档案管理制度公司人事档案管理制度1一、目的为了对人事档案进行妥善保管,能有效地保守机密。
维护人事档案材料完整,防止材料损坏,规范人事档案的管理,特制定本制度。
二、范围本制度适用于对公司人事档案的执行管理。
三、职责3.1 人力资源部人事管理课负责人事档案的建立、归档、保存、定期检查核对、转递、保密、统计等工作。
3.2 人事档案管理:集团公司人事管理课(宁波地区)负责本地区所有分公司、直属部门的人事档案管理工作。
外地分公司的员工人事档案管理由当地人事管理部门负责管理工作。
3.3 集团公司人力资源部为本制度的归口部门,负责指导监督各部门、分公司的人事档案管理工作、负责本制度的编制及落实执行工作。
3.4 集团公司企业委员会负责本制度的.审议及授权主管人签核,总裁负责本制度的批准执行。
四、人事档案管理的内容4.1 员工人事档案归档及管理:新员工入职时将《员工应聘申请表》及相关证件(毕业证书、身份证、各类技术认证证书)复印件提交人事管理课,人事管理课根据《员工应聘申请表》建立员工人事档案(内容包括:该员工的应聘、录用、劳动合同、考核、薪资、福利、奖惩、培训等相关资料)并及时归档。
归档的流程为首先对新的员工人事档案材料进行鉴别,其次按新员工的所在部门以及职务、性别等进行分类并确定其归档的具体位置并且在目录上补登新员工人事档案材料的名称及有关内容,最后将新员工的人事档案材料归档。
4.1.1确立两级档案管理制度:一级员工人事档案为员工入司随转的人事档案材料。
二级档案为员工入司以后的任职情况、培训情况、工资调整情况、学历及职称变化情况、历年考核情况及员工基本情况复印件备查材料等。
4.1.2员工人事档案自员工到岗之日建立,每人一份,按部门、职务归类。
员工终止/解除劳动关系时,应将该员工人事档案的材料归入公司离职员工人事档案类。
4.1.3员工合法终止/解除劳动合同时,由各相关部门负责人在《员工离职通知单》上签字,确认无遗留问题;员工相关档案调入单位时,人力资源部核对档案材料,密封该员工人事档案,连同开具的《档案材料转移单》及其它有关材料,转至调入单位并归档。
地产集团人事档案管理制度
第一章总则第一条为加强地产集团人事档案管理工作,确保人事档案的完整、准确、安全和有效利用,根据国家有关法律法规和公司实际情况,特制定本制度。
第二条本制度适用于地产集团及所属子公司的人事档案管理工作。
第三条人事档案是记录员工个人基本信息、工作经历、教育背景、培训经历、奖惩情况等的重要资料,是公司进行人力资源管理和决策的重要依据。
第二章管理原则第四条坚持真实性、完整性、准确性、安全性、保密性和可追溯性的原则。
第五条实行集中管理、分级负责、专人负责、定期检查、及时归档的管理制度。
第六条严格遵循档案法律法规,确保档案的合法性和合规性。
第三章管理职责第七条公司人力资源部负责制定和实施人事档案管理制度,对人事档案进行统一管理。
第八条各部门负责人应积极配合人力资源部做好人事档案管理工作,确保档案资料的准确性和完整性。
第九条人事档案管理员负责档案的收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等工作。
第四章档案收集与归档第十条新员工入职后,应在一个月内将个人档案资料提交给人事档案管理员。
第十一条员工调动、离职、退休等,应在一个月内将相关档案资料提交给人事档案管理员。
第十二条档案资料收集应包括但不限于以下内容:(一)身份证、户口本、学历证明、资格证书等证件复印件;(二)劳动合同、岗位说明书、绩效考核表等;(三)员工奖惩记录、培训记录、出差记录等;(四)其他与员工个人有关的资料。
第五章档案保管与使用第十三条人事档案管理员应定期对档案进行整理、分类、归档,确保档案的有序存放。
第十四条人事档案的保管应遵循以下要求:(一)档案室应保持清洁、干燥、通风,防止档案受潮、霉变、虫蛀;(二)档案柜应加锁,防止档案丢失、损坏;(三)档案管理员应定期对档案进行检查,确保档案安全。
第十五条档案借阅应遵循以下规定:(一)借阅人需填写借阅单,说明借阅目的、时间、用途等;(二)档案管理员对借阅申请进行审核,同意后办理借阅手续;(三)借阅人应爱护档案,不得擅自涂改、损坏或泄露档案内容;(四)借阅期限一般不超过三天,如需延长,需重新办理借阅手续。
某集团人事档案管理制度
第一章总则第一条为加强集团人事档案管理,确保人事档案的完整、准确、安全和有效利用,根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规,结合集团实际情况,特制定本制度。
第二条本制度适用于集团所有员工的人事档案管理,包括员工入职、离职、晋升、培训、考核等过程中的各类人事档案资料。
第三条人事档案管理应遵循以下原则:1. 完整性原则:确保人事档案资料的全面、真实、完整。
2. 准确性原则:确保人事档案资料的准确无误。
3. 安全性原则:确保人事档案资料的安全,防止丢失、损毁和泄露。
4. 有效性原则:确保人事档案资料的有效利用,为集团人力资源管理提供有力支持。
第二章管理机构与职责第四条集团人力资源部负责制定和实施人事档案管理制度,组织人事档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作。
第五条集团人力资源部设立人事档案室,负责具体的人事档案管理工作,包括:1. 收集、整理和归档人事档案资料。
2. 对人事档案资料进行分类、编号、编目。
3. 保管人事档案资料,确保其安全。
4. 提供人事档案资料的查询、借阅和利用服务。
第六条各部门负责人对本部门的人事档案资料负有管理责任,应做好以下工作:1. 及时收集和整理本部门员工的人事档案资料。
2. 确保人事档案资料的完整、准确和安全。
3. 按规定向人事档案室提交人事档案资料。
第三章管理内容与程序第七条人事档案资料包括以下内容:1. 员工个人基本信息。
2. 员工入职、离职、晋升、培训、考核等过程中的各类人事档案资料。
3. 员工奖惩、工资福利、社会保险等档案资料。
4. 其他与员工人事相关的资料。
第八条人事档案资料的收集与整理:1. 员工入职时,收集员工个人基本信息及相关资料。
2. 员工晋升、培训、考核等过程中,及时收集相关资料。
3. 员工离职时,整理离职手续及相关资料。
第九条人事档案资料的归档:1. 按照档案分类、编号、编目要求,将人事档案资料进行归档。
2. 归档资料应完整、准确、安全。
第十条人事档案资料的保管:1. 严格按照档案保管要求,对人事档案资料进行存放。
集团公司人事档案管理制度(试行版)
集团公司人事档案管理制度第一章总则第一条为了规范集团的人事档案管理工作,加强对人事档案的收集、补充、鉴别、汇总整理、借阅、借用、转递、保管等工作流程的内部管理监控,维护集团人事档案的规范性和保密性,根据国家人事档案管理法律法规和集团档案管理制度等有关制度,结合集团人事档案管理工作实际,特制定本制度。
第二条本制度适用于集团系统内部人事档案管理工作。
第三条本制度明确集团人力资源中心负责集团总部人事档案管理工作,对各地区公司、下属公司人事档案管理工作进行业务指导和检查,并自觉接受集团档案中心的业务指导、监督和检查。
第二章档案管理人员工作职责第四条集团人力资源中心设立人事档案室,安排专职管理人员,负责对人事档案的收集、补充、鉴别、整理、借用、借阅、转递、保管、规范等管理工作。
第五条集团人事档案管理人员工作职责:(一)严格遵守《中华人民共和国档案法》和保密制度,保护档案的安全,不得泄露档案内容,做好人事档案的安全保密、保护工作;(二)根据集团公司人事档案工作具体情况,完善各项必要的规章制度,坚持原则,严格按照档案管理工作的各项规章制度办事。
(三)收集、鉴别和整理人事档案材料,办理人事档案的查阅、借阅和转递等工作。
及时登记人事职务、工资、职称等的变动情况,为有关部门提供人事档案信息。
(四)积极主动地去发现人事档案工作的新情况,新问题,并定期向部门领导请示报告工作。
(五)积极参加档案管理学习,提高业务水平和工作能力。
第三章人事档案材料的收集、补充、鉴别、整理及归档第六条人事档案材料是公司管理中的基本信息材料,是搞好公司人事管理工作的重要基础。
材料收集要求及时、准确、保质、保量。
第七条收集及补充人事档案材料的渠道有以下几个方面:(一)在办理员工招聘、入职、培训、考核等事务的过程中收集的员工人事档案材料:(1)履历表及其他简历材料等。
(2)各种鉴定、各类考核、评价材料及毕业成绩单、学历、学位、职称证明等。
(3)政治历史审查材料及甄别复查材料,工龄更改材料等。
公司人事档案管理制度
公司人事档案管理制度1. 目的和背景为了规范公司的人事档案管理,确保公司人力资源的有效利用和保护员工的合法权益,制定本制度。
2. 适用范围本制度适用于公司所有部门和员工,包括全职员工、合同员工和临时员工。
3. 管理标准3.1 档案管理责任1.人力资源部负责公司人事档案的管理工作,包括档案的建立、归档、保管和销毁。
2.各部门负责自身员工的档案管理,协助人力资源部完成档案工作。
3.2 档案建立1.每位员工入职时,应填写《员工信息登记表》,并提供有效的身份证明、学历证明、职称证书等相关证件。
2.人力资源部应及时将员工的个人信息录入系统,并建立员工的电子和纸质档案。
3.3 档案归档1.档案应按照员工的姓名和工号进行归档,并标明归档日期。
2.纸质档案应存放在安全、防火、防潮的地方,电子档案应存放在受密码保护的系统中。
3.4 档案保管1.人力资源部门应对档案进行保管,并定期检查档案的完整性和安全性。
2.未经批准,任何员工不得私自查阅、复制或篡改他人的档案。
3.5 档案查询和使用1.员工有权查询和使用自己的档案,但需提前书面申请,并由上级经理批准。
2.档案查询和使用需在人力资源部的监督下进行,不得随意泄露他人档案信息。
3.6 档案销毁1.档案保管期限一般为员工离职后的5年,具体保管期限根据法律法规和公司规定确定。
2.超过保管期限的档案应及时销毁,并做好相应的记录。
3.7 档案安全措施1.档案室需设置门禁系统,并设有监控摄像头,确保只有授权人员能进入档案室。
2.纸质档案需定期备份或复制,以防意外丢失。
4. 考核标准4.1 档案完整性1.人力资源部门应定期审核员工档案的完整性,确保档案中包含员工的基本信息、身份证明、学历证明和职称证书等必要文件。
2.存在档案不完整或遗漏的情况,人力资源部门应及时补齐,并做好记录。
4.2 档案保密性1.所有人事档案应严格保密,任何员工不得泄露他人的档案信息。
2.档案查询和使用需严格按照程序进行,违反保密规定的将受到相应的处罚。
集团公司人事档案管理制度
集团公司人事档案管理制度一、制度目的本制度旨在规范集团公司人事档案管理的流程和方法,确保集团公司人事档案的完整性、真实性和保密性,加强人事管理,规范集团公司的行为,并为公司更好地开展日常工作提供有力的支持。
二、适用范围本制度适用于集团公司内的所有部门和员工,包括试用期、正式员工和离职员工。
三、制度内容1.人事档案的建立和管理(1)新员工加入集团公司后,由人事部门开具员工档案,并设置档案编号。
员工档案包括个人基本信息、入职材料、合同协议等。
(2)员工每年进行一次年度考核后,管理考核表和考核材料将存入员工档案中。
(3)员工辞职、退休或被解雇后,公司将在7个工作日之内完成员工档案的归档,档案内容应包括工作经历、培训记录、社会保险记录等信息。
员工在离职前应签署员工离职证明书并按照公司规定进行手续办理。
(4)对于敏感信息的员工,公司应根据相关规定归档其特定的信息,包括但不限于薪资水平、绩效表现、健康状况等敏感信息。
2.档案的保密(1)公司应根据相关规定,对员工档案内容进行保密。
员工档案应妥善保管,不得私自泄露或转移。
未经授权的人员不能查看、复制和摘抄员工档案。
(2)公司应制定安全保密措施,确保员工档案的安全。
公司应设置专人负责管理员工档案,并定期审核档案文件的进出情况。
(3)员工档案的转移应经过相关部门的批准,并确保信息的保密性。
3.档案的保存(1)员工档案应按照规定期限进行保存。
在保管期限内,员工档案应在专门的档案室内存储。
超过保管期限的员工档案应进行安全销毁。
(2)公司应根据相关法律法规制定档案保存的期限。
档案保存期限的规定应遵循最为严格的保管期限。
(3)员工档案应在公司合理的安排下,以妥善的方式进行电子化和备份。
4.员工档案查询和使用(1)员工可以向人事部门申请查阅自己的员工档案,查阅应经过相关部门的批准,并在规定时间内查阅、借阅员工档案。
(2)员工档案的使用应遵循公司的人事管理规定,并确保使用行为符合相关法律法规。
公司人事档案管理办法规章制度范文(二篇)
公司人事档案管理办法规章制度范文一、目的与依据为规范公司人事档案的管理,确保人事档案的完整、安全和可查询性,提高公司人事管理的效率和质量,根据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规,制定本办法。
二、适用范围本办法适用于公司内所有人事档案的管理,包括员工入职、调动、离职等各类人事变动的档案管理。
三、管理责任1. 公司人力资源部门负责人负责全面的人事档案管理工作,包括档案的整理、归档、存储和销毁等。
2. 各部门负责人负责本部门员工的人事档案管理,并确保档案的及时更新和准确完整。
四、档案存储与归档1. 人事档案存储的形式可以是纸质档案、电子档案或两者结合,根据具体情况进行选择。
2. 纸质档案应按照员工姓名、工号、部门等信息进行分类存储,并标明存放位置和责任人。
3. 电子档案应建立统一的命名规范和文件夹管理制度,确保档案的统一性和可检索性。
4. 所有人事档案必须通过授权的渠道进行存储和归档,未经许可禁止私自复制、转移档案。
五、档案的更新与维护1. 员工入职时,应按照规定的程序提交相关入职材料,包括身份证复印件、学历证明、就业协议等,并及时归档。
2. 员工调动、晋升等人事变动时,应及时更新档案中的信息,并保留原始材料以备查阅。
3. 员工离职时,应进行离职手续,并按照规定的程序进行档案的整理和归档工作。
4. 所有的档案更新和维护必须由专人负责,并确保及时性和准确性。
六、档案安全与保密1. 人事档案必须妥善保管,严禁私自带离档案房间或移交给其他人员,确保档案的完整性和安全性。
2. 纸质档案应存放在安全的档案柜中,电子档案应有专用的存储设备,并设置密码保护和权限管理。
3. 涉密档案应按照国家的相关规定和公司的保密制度进行管理,确保档案的机密性和保密性。
七、档案查询与利用1. 员工有权查阅自己的档案,提出合理的请求,并经过授权后进行查阅。
2. 其他人员查询档案时,应提出申请并说明查询的目的和理由,并经过授权后进行查阅。
水务集团人事档案管理制度
第一章总则第一条为加强水务集团人事档案管理工作,确保人事档案的完整、准确、安全和有效利用,依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规,结合集团实际情况,特制定本制度。
第二条本制度适用于水务集团及所属各单位的人事档案管理工作。
第三条人事档案是记录员工个人基本情况、工作经历、教育背景、业绩成果、奖惩情况等信息的载体,是集团人力资源管理和员工个人发展的重要依据。
第二章档案管理职责第四条集团人力资源部负责整个人事档案的管理工作,具体职责如下:1. 制定和完善人事档案管理制度;2. 组织开展人事档案的收集、整理、归档、保管和利用工作;3. 负责人事档案的鉴定、销毁和保密工作;4. 对下属单位的人事档案管理工作进行监督和指导。
第五条各单位人事部门负责本单位人事档案的具体管理工作,具体职责如下:1. 负责本单位员工人事档案的收集、整理、归档、保管和利用;2. 定期向集团人力资源部报送人事档案管理情况;3. 参与人事档案的鉴定、销毁和保密工作。
第三章档案收集与归档第六条新员工入职时,各单位人事部门应收集以下材料:1. 身份证、学历证书、资格证书等证件复印件;2. 填写完整的人事档案登记表;3. 其他相关证明材料。
第七条员工调动、晋升、退休等事项发生时,各单位人事部门应及时更新人事档案,并按以下要求归档:1. 按照档案类别和顺序排列;2. 使用统一格式的档案袋和档案盒;3. 对档案材料进行编号、登记。
第四章档案保管与利用第八条人事档案实行集中保管,由集团人力资源部指定的专人负责。
第九条人事档案的保管应符合以下要求:1. 档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫等条件;2. 档案材料应分类存放,便于查阅和利用;3. 档案管理人员应定期对档案进行检查、清理和消毒。
第十条人事档案的利用应遵循以下原则:1. 依法合规,保障员工合法权益;2. 严格控制档案的借阅范围和用途;3. 借阅档案应办理借阅手续,并按时归还。
第五章档案鉴定与销毁第十一条集团人力资源部应定期对人事档案进行鉴定,对失去保存价值的档案予以销毁。
(完整)人事档案管理制度
公司人事档案管理制度集团公司人事档案管理制度第一条为了规范人事档案的管理和利用,为人力资源管理工作提供有效的信息依据,特制订本制度.第二条集团公司员工档案实行分级管理由集团公司人力资源中心引进的员工的档案一律由集团人力资源中心统一管理。
(一)原始档案:员工入司时随转的人事档案材料,员工转正后调入公司管理。
(二)新建档案:员工入司以后的任职情况、培训情况、工资调整、学历、职称变化、历年考核等情况及员工基本情况复印件备查材料。
(三)电子档案:员工的姓名、年龄、婚姻状况、身份证号、家庭住址、户籍所在地、毕业学校、学历、专业、职称、工作经历、岗位、职务、合同期限等情况通过电子信息系统的形式所形成的记录。
经集团人力资源中心授权自行招聘的各分(子)公司引进的员工的档案由各分(子)公司人资科管理.第三条人事档案由各公司、部门总经理分管或指导,该公司、部门人事负责人具体负责操作和管理,并对档案的完整性、真实性和准确性负责。
集团公司人力资源中心全权负责对各公司、部门人事档案的监督考核。
二、人事档案的建立第四条新建人事档案收集范围由人力资源部门直接形成的材料:(一)各种履历表、登记表、面试评价表、个人经历材料及求职原始材料。
求职原始材料包括:报名登记表、照片、面试记录、身份证和毕业证复印件、肝功能、乙肝两对半和胸透检验单(要求员工在进公司之前须到公司指定的医院进行体检,且出具的体检证明须真实有效)等材料。
(二)职务任免申请表、行政职务任免材料、晋升技术职称(学位等)审批材料。
(三)工资调整审批表。
(四)鉴定书、鉴定表以及其它各种鉴定材料。
(五)考核、考勤或其它类材料。
(六)有关培训学习经历及成绩、学历情况等材料。
(七)各种处分、处罚材料和通报批评等材料。
(八)有关接收、调配、解聘等情况记录材料。
(九)各种重要的个人申请、承诺、聘用合同(协议)、保险等材料.(十)各种岗位责任书、竞聘、施政方案等。
通过其它渠道形成的材料:(一)各类组织成员或代表以及各种先进模范或受奖励材料。
公司内部人事档案管理制度
第一章总则第一条为规范公司人事档案管理工作,确保人事档案的完整、安全、准确和有效利用,依据国家相关法律法规及公司章程,特制定本制度。
第二条本制度适用于公司全体员工的人事档案管理,包括员工个人简历、学历证书、职称证书、劳动合同、绩效考核、奖惩记录等。
第三条人事档案管理应遵循以下原则:1. 实事求是,客观公正;2. 安全保密,确保档案安全;3. 规范操作,提高管理效率;4. 依法管理,维护员工权益。
第二章管理体制第四条公司设立人事档案管理部门,负责公司人事档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作。
第五条人事档案管理部门应配备专职或兼职档案管理人员,负责档案的日常管理工作。
第六条各部门应积极配合人事档案管理部门的工作,及时提供相关档案材料。
第三章管理内容第七条人事档案的收集:1. 员工入职时,应提交个人简历、学历证书、职称证书等材料;2. 员工在工作期间,应定期更新档案信息,包括劳动合同、绩效考核、奖惩记录等;3. 员工离职时,应提交离职证明、工作总结等材料。
第八条人事档案的整理:1. 按照档案材料的内容、时间顺序进行分类、编目、排列;2. 对档案材料进行鉴定、剔除,确保档案的完整性;3. 对破损、霉变、虫蛀的档案材料进行修复、复制。
第九条人事档案的归档:1. 按照档案材料的性质、类别、时间顺序进行归档;2. 档案归档前,应进行审核、签字确认;3. 档案归档后,应建立档案目录,方便查阅。
第十条人事档案的保管:1. 档案库房应保持通风、干燥、清洁,防止档案霉变、虫蛀;2. 档案管理人员应定期检查档案保管情况,确保档案安全;3. 档案管理人员应妥善保管档案钥匙,防止档案丢失。
第十一条人事档案的利用:1. 严格审批档案借阅手续,确保档案安全;2. 借阅档案时,应填写借阅单,注明借阅目的、期限;3. 借阅档案后,应及时归还,并保持档案整洁。
第四章附则第十二条本制度由公司人事档案管理部门负责解释。
第十三条本制度自发布之日起施行。
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集团公司人事档案管理制度
第一章总则
第一条为了规范集团的人事档案管理工作,加强对人事档案的收集、补充、鉴别、汇总整理、借阅、借用、转递、保管等工作流程的内部管理监控,维护集团人事档案的规范性和保密性,根据国家人事档案管理法律法规和集团档案管理制度等有关制度,结合集团人事档案管理工作实际,特制定本制度。
第二条本制度适用于集团系统内部人事档案管理工作。
第三条本制度明确集团人力资源中心负责集团总部人事档案管理工作,对各地区公司、下属公司人事档案管理工作进行业务指导和检查,并自觉接受集团档案中心的业务指导、监督和检查。
第二章档案管理人员工作职责
第四条集团人力资源中心设立人事档案室,安排专职管理人员,负责对人事档案的收集、补充、鉴别、整理、借用、借阅、转递、保管、规范等管理工作。
第五条集团人事档案管理人员工作职责:
(一)严格遵守《中华人民共和国档案法》和保密制度,保护档案的安全,不得泄露档案内容,做好人事档案的安全保密、保护工作;
(二)根据集团公司人事档案工作具体情况,完善各项必要的规章制度,坚持原则,严格按照档案管理工作的各项规章制度办事。
(三)收集、鉴别和整理人事档案材料,办理人事档案的查阅、借阅和转递等工作。
及时登记人事职务、工资、职称等的变动情况,为有关部门提供人事档案信息。
(四)积极主动地去发现人事档案工作的新情况,新问题,并定期向部门领导请示报告工作。
(五)积极参加档案管理学习,提高业务水平和工作能力。
第三章人事档案材料的收集、补充、鉴别、整理及归档第六条人事档案材料是公司管理中的基本信息材料,是搞好公司人事管理工作的重要基础。
材料收集要求及时、准确、保质、保量。
第七条收集及补充人事档案材料的渠道有以下几个方面:
(一)在办理员工招聘、入职、培训、考核等事务的过程中收集的员工人事档案材料:
(1) 履历表及其他简历材料等。
(2) 各种鉴定、各类考核、评价材料及毕业成绩单、学历、学位、职称证明等。
(3) 政治历史审查材料及甄别复查材料,工龄更改材料等。
(4) 参加中国共产党和共青团的材料。
(5) 各种奖励及先进事迹材料。
(6) 处分、撤销处分和甄别复查材料。
(7) 任免呈报表,确定或晋升技术职务审批表,出国人员审批表,调整工资审批表,工资级别登记表,退休、退职审批表等。
(8) 其他可供组织参考材料,如本人的思想、工作、学习总结检查等。
(二)在办理员工薪资变动、岗位变动、奖惩、离职等事务的过程中收集员工的岗位、工资、奖惩材料;
(三)在办理员工的技术职称评定、考试等事务的过程中收集员工的技术业务材料;
(四)直接向员工收集及补充其个人材料;
(五)通过查阅、核对公司各类文件收集和补充人事档案材料。
第八条发生员工入职、离职、岗位变动、工资变动、奖惩等各类人事变动事项时,人力资源中心必须立即进行整理汇总并归档,经汇总整理后的材料必须做到准确无误,不得拖延、遗漏。
第九条材料整理汇总及归档的程序如下:
(一)对材料进行鉴别,判断其是否符合要求;
(二)对材料进行分类,按类别进行整理;
(三)对材料进行汇总,制作相应的汇总统计表,并在汇总统计表上注明统计时间、制表人、审核人,然后将汇总表交部门负责人审核;
(四)对汇总统计表进行备份;
(五)将档案材料归档入库;
(六)在有关目录上补登材料名称及其相关内容。
第十条人事档案分类与编目规则,根据国家人事档案规范管理办法,按集团xx地司档字[20xx]第002号文中有关人事档案条款参照执行。
人事档案分为在职人事档案和离职人事档案。
人事档案编目规则如下:
(一)在职人事档案编目规则
(1)人事档案类目录代字为G;
(2)一级属类为1(在职人事档案);
(3)目录顺序号以10年为单位,给定目录序号。
如1998-20xx目录序号为1,20xx-2017目录序号为2,依次类推。
(4)卷宗号为四位自然排序的阿拉伯数字组成, 卷宗号出现空位时可循环利用;
(5)人事档案目录标识:
G 1 .1 —0001
案卷号(如:-0001)
目录顺序号
一级属类
人事档案类目录代字
(二)离职人事档案编目规则
(1)人事档案类目录代字为G;
(2)一级属类为2(离职人事档案);
(3)目录顺序号以10年为单位,给定目录序号。
如1998-20xx目录序号为1,20xx-2017目录序号为2,依次类推。
(4)卷宗号为八位阿拉伯数字组成,前四位由年月组成,后四位以年为周期按流水号排序组成;
(5)人事档案目录标识:
G 2 .1 —08040001
案卷号(如:-08040001)
目录顺序号
一级属类
人事档案类目录代字
第四章人事档案材料查阅与借用
第十一条因工作需要,各部门负责人可直接申请查阅本部门员工人事档案;但申请查阅非本部门员工人事档案,或借用本部门员工人事档案,或其他特殊情况的,须经人力资源中心主管领导审批同意后,方可查阅或借用。
第十二条查阅和借用人事档案,应遵守下列制度:
(一) 任何人不得查阅或借用本人及亲属的档案。
(二) 查阅档案者,必须填写查阅内容,查阅日期逐项进行登记。
(三) 查阅档案,必须严格遵守集团档案管理制度和集团保密制度,严禁在档案卷内涂改,圈划及撤换档案材料,不得向无关人员泄漏被查档案内容,违者应追究相关责任。
(四) 查阅档案时,不得抄录复印档案内容,如特殊情况,须经人力资源中心同意后方可抄录。
(五)人事档案借用时应做相应纪录,限期归还,逾期未还的,按集团档案管理制度有关制度处理。
第五章人事档案材料转递
第十三条转递制度是关于档案材料转移投递的制度,转递工作包括:
(一)转递各类汇总统计信息;
(二)因员工工作调动而转递员工的个人档案材料。
转递档案材料必须经部门负责人批准。
第十四条转递人事信息材料的程序:
(一)根据转递要求检查核对相关的汇总统计表及相关材料,确认汇总统计表中的信息属最新信息而且完整无误;
(二)把需要转递的汇总统计表及相关材料呈部门负责人审核、审批;
(三)填写《人事信息材料转递登记表》并注明其保密要求后,把部门负责人审批后的汇总统计表及相关材料转递给有关单位,并由对方在《人事信息材料转递登记表》上签收。
第十五条转递员工个人档案材料的程序:
(一)取出应转走的档案;
(二)在档案底帐上注销;
(三)填写《转递人事档案材料通知单》;
(四)按发文要求包装、密封、盖章、转递。
第十六条转递档案应遵守下列制度:
(一) 档案材料在转递过程中须注意保密,应通过机要交通、邮寄或本人自带(自带的,必须用袋装好后密封、盖章)。
(二) 档案转出要及时追收回执,以防档案丢失。
(三) 收到外单位的档案,要及时核对,核对无误差后,在回执上签名盖章后退回回执。
(四)凡归档的材料,均应经过认真的鉴别;归档的材料,必须手续完备,完整无缺;属于需经组织审查盖章和本人签字的,应盖章签字后才能归档。
(五)凡归档材料应做到分类准确,编目清楚,目录排列合理,标题完整,装订整齐,字迹清楚。
第六章人事档案材料保管及统计
第十七条检查与核对是保证人事档案材料完整、安全的重要手段。
检查的内容包括对材料本身进行检查(如查看有无霉烂、虫蛀等现象),以及对人事档案保管环境进行检查(如查看环境是否干燥、有无存放错误等、是否已上锁等。
)第十八条检查核对至少要每月要进行一次,在下列情况下要立即进行检查核对并进行处理:
(一)突发事件之后,如被盗、遗失或水灾、火灾之后;
(二)对某些档案发生疑问时,如:不能确定某份材料是否遗失;
(三)发现材料遭到损害之后,如发现材料发霉、发现虫蛀等。
(四) 对所管理的人事档案必须逐人登记注册;核对档案时应注意档案的分类、编目、序号,发现编错或放错位置纠正;每装卸要按登记册全面检查一次档案,发现漏缺档案查找。
(五) 任何人不得私自保存他人的档案材料,对私自保存他人档案材料拒不交出者,应追究其责任。
(六) 要不断研究和改进档案的管理方法和技术,逐步实现档案管理的科学化。
第十九条人事档案保管、保密要求
(一)设专人负责档案的保管,配备必要的存档设备;
(二)档案室有必要的防火、防潮器材;
(三)档案柜应保持清洁,不得存放无关物品;
(四)任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合;
(五)无关人员不得进入档案室查找档案。
(六)做好防火、防水、防盗工作。
第二十条人事档案统计要求
(一)建立档案材料增减、变更、借阅、保管及管理人员变动情况统计;
(二)每月底对档案管理工作进行检查核对核实;
(三)当即记录人事档案信息材料的收集补充情况;
(四)当即记录档案材料的借阅情况;
(五)人事档案管理人员发生变动时,要记录人员变动情况。
第七章附则
第二十一条人事档案信息化工作按照集团公司的信息化管理要求统一安排,统一部署。
第二十二条人事档案的鉴定和销毁按集团档案管理制度有关制度执行。
第二十三条本制度由集团人力资源中心负责解释,集团档案中心负责监督
执行。
第二十四条其前与此制度不一致的地方,以本制度为准。
本制度从发文之
日起执行。