大型处方药推广会议详细工作指引

☯推广会议详细工作指引

会议主席和讲者

☺选择大会主席及讲者

一、主席、讲者人选原则：

1.主席人选的举办地原则：一般区域会议应从当地请主席。以下情况可选择异地主席

1）对当地有特殊影响力的异地专家，可考虑做主席或联合主席；

2）当地专家无法或难以选择出公认的学科带头人，或专家矛盾难以协调；

3）中华医学会等全国专科学术年会之卫星会；

4）公司组织的全国目标医生会议；

5）公司组织的国外会议或国外参会；

2.主席、讲者匹配原则：

1）主席在学术地位、资历、影响力等方面要略高于讲者；

2）主席与讲者性格特点、人际关系良好，无不良合作记录；

3）主席与讲者的学术观点、派别、研究方向无明显冲突；

4）确认两者的配合可以平衡当地各专家，切忌褒贬；

3.主席、讲者在位原则：

1）优先邀请现任专家做主席或讲者；

2）仍有现实影响力的专家如：院士，可作为掌控局面的备选；

4.主席、讲者与产品关联度原则：

选择与产品治疗领域相关度高的专家做主席和讲者；

6、讲者本地、外地原则：

在邀请两名以上讲者时，尽量安排一个本地讲者、一个外地讲者，以增强会议的交流气氛。并遵循以上金字塔结构。

二、主席、讲者人选信息渠道：

1.公司产品专家资料库；

2.本人或通过当地市场、销售的同事向拟参会的医生了解；

3.参考同专业其他产品会议，及专业会议和杂志；

☺主席、讲者身份

取得主席、讲者的最新有效名片，以名片信息为准比较可靠，必要时可与本人确认。

☺主席、讲者沟通

与主席、讲者正式沟通前，应首先复习一下公司产品专家资料库中的相关专家资料。对不熟悉的专家尤其如此，最好同时和熟悉该专家的同事或他人详细了解清楚。了解专家是否是少数民族或外宾，其相关风俗或饮食的特殊要求及翻译配备；对于外籍专家的沟通很大程度上要与翻译沟通好；掌握专家的下列信息对你更好地理清拜访思路和制定拜访前计划十分有帮助：专家的学术倾向、派别、专业特长、发表学术论文、研究方向及进展水平、最近研究方向和进展、学会和社会职务、学会会议活动中的角色、地位、兴趣爱好、人际关系、重要纪念日期、作息常规、与公司的合作记录和对各药厂的态度、支持程度等信息技能等。

一、90沟通日：

1.要点：即正式邀请专家作为大会主席或讲者之日与主席或讲者的第一次沟通。主席或讲

者候选人一般都是业内著名专家，日程非常繁忙。应在会议基本确定后的第一时

间尽早联系主席和讲者`，以便进一步协调公司、主席、讲者三方的时间（有时还

有合作方如学会），准确确定会议日期。一般从充分和礼貌考虑，应在会前90天

以上，但具体还要根据会议的情况和性质决定。如；有些两年或每年一次的中华

医学会专科年会的厂家卫星会，由于大专家几乎都会参加年会，并且会担任各个

时段的主席或讲者，有的厂家会在本届会议结束后，马上与一些专家口头预定下

一届卫星会的主席或讲者，然后随时间临近再一步一步的跟进。这种情况下邀请

专家作为大会主席或讲者提前的时间就一定要多于90天。而有些公司自己组织的

大会，举办时间可能不在该专科医生国内外的会议高峰期，专家们的时间可能比

较从容，这种情况下，可能会前60天也能请到满意的专家。总之，90天是一般情

况，要以能请到满意的专家为准。但切忌会前一个月以内，临时请专家，专家会

感觉是去当“替补”，很不礼貌。

2.沟通指引：

1）确定接受邀请，做为主席或讲者；

2）向主席通报拟请讲者和向讲者通报拟请主席，征得认同；

3）尽量确定会议确切日期。由于涉及主席、讲者（可能不止一人）和公司及合作方等多个方面，有必要请对方允许在一定的时间之内，有细微的调整，并承诺

自己将尽快与各方协调后，将进展在第一时间向专家汇报；

4）通报会议议程，沟通会议主题，讲者讲题，征得认同；

5）征求主席、讲者对会议安排的意见和建议，记录；

6）与讲者讨论讲稿大纲的具体包括的内容，记录；

7）告诉讲者，“我会尽快将和您今天讨论的大纲制作成幻灯片，再与您沟通”

8）一定要由公司自己的人（通常是产品经理）制作幻灯片，不要让讲者自己做，因为那样做你承担的风险会很大，并且会失控！

9）告诉主席，“我会将会议安排的进展和与讲者的沟通情况随时汇报给您”

3.跟进拜访或通讯跟进：在随后的两周内保持每人两次以上的跟进拜访或通讯跟进（电话、

短信、email），沟通会议安排及讲者或主席沟通情况。异地主席或讲者不能每次出

差拜访，可以通过通讯跟进，最好事先得到专家的认同和谅解，比如可以在将要

结束拜访时说；“由于我的base在xx市，如需要及时与您沟通时希望能借助电话

和email，能否让我了解哪个时间段？打哪个号码或是发短信？您会比较方便？”

4、将选定的主席、讲者的姓名、身份及90沟通日的日期、拜访结果填入工作索引。

二、60沟通日：

1、要点：1）引导主席和讲者逐步进入角色，使会议按照设想的目的进行；

2）确认会议时间、议程及各项安排；

3）了解主席和讲者学术观点，讨论提问与解答；

2、沟通指引：

1）正式将会议的时间确定，最好请专家将此日期记录在其日程安排表内；

2）就议程安排顺序、发言时间、讨论时间等达成一致；

3）了解主席对产品主要学术观点的支持度，讨论可能会遇到的提问及解答要点。

4）与讲者首次沟通片子内容，重点了解讲者对全部观点的接受和支持度；讨论可能会遇到的提问及解答要点。

5）如果你在会议讨论时安排了病历发言，不要直接告诉主席和讲者是你安排的。

可以说“我的销售同事告诉我，有些有用药经验的参会医生可能会在讨论时提

一些问题并分享一些他们的感受，我会进一步了解一下具体问题汇报给您。”

6）与主席沟通不要带整套片子，而是仅准备几张要点，将观点讲清楚即可；

7）与讲者沟通要带完整片子，不必每张都过，将重点的内容拿出来讨论；

8）告诉主席和讲者“我会将今天与您确定的内容，包括讲者/主席对提问的一些准备，以及从医院反馈来的问题，再整理出来下次拿给您，以便您主持时参考。

3、跟进拜访或通讯跟进：保持适当的沟通频率和渠道通报情况。

4、将60沟通日的日期、拜访结果填入工作索引。

三、30沟通日：

1、要点：1）与主席和讲者就会议的细节进行沟通；

2）使主席和讲者能够体会和设想会议的实际状态或效果；

3）与主席和讲者充分交流学术观点，以达成共识；

2、沟通指引：

1）与主席简单回顾前次拜访所述学术观点，取得认同并表达希望主席予以强调的观点或治疗方法（在主席发言稿中也要强调）；

2）对主席发言稿的三个部分即：开场白、提问及解答要点、总结要点进行具体讨论，达成一致；

3）带修改后的完整片子与讲者沟通，过每一张片子，明确表达希望讲者予以强调的观点或治疗方法，得到承诺；根据前次沟通情况做以下处理：

对已接受并支持观点的讲者，将片子解释清楚，确认他已经理解即可；

对比较中立的，没有完全赞同或否定的部分，最好能探询出其真实需求或顾虑，

通过FAB特别是益处满足之，并确认其已接受；

最后对部分内容/观点赞同，对部分还有顾虑的讲者，把焦点转移到总体

利益上，并重提先前已接受的利益以淡化缺点并确认其已接受，4）注意片子的数量与讲者讲课风格和控制技巧是否能符合议程时间上的要求，是否有必要增减；

5）讨论提问及解答要点，表达希望讲者予以强调的观点或治疗方法；