大型会议会务工作流程应用清单(可编辑修改word版)
会务工作程序及要求
会务工作程序及要求
一、会务基本流程
1、筹备会议：首先是确定需要召开会议的目的、时间、人员及其他
相关事宜，然后是筹备会议地点及其他必要的会议设施，及时发布会议通知，安排会议参会人的行程，完成其它筹备工作。
2、召开会议：主持会议时要注意会议的进度以及秩序，记录会议过
程并保存会议记录，同时要负责协调会议中出现的问题和纠纷。
3、会议安全：确保会议安全，落实会议安全预案，制定及落实安全
防范措施，包括现场安保人员、安检等。
4、会议后续工作：登记会议出席人员，归档会议资料等，及时处理
会议中产生的决议或其它事宜，并及时出具会议纪要，把会议决议落实到位；
二、会务工作要求
1、掌握会务工作的相关知识，掌握行政管理和服务管理的基本原则，熟练掌握各种会议室设备的操作；
2、能够根据会议室容纳人数、会议时间、会议地点等因素准确安排
会议，处理会务中可能出现的问题；
3、对参会人员有耐心热情的服务态度，熟悉具体会议流程，合理安
排会议时间；
4、能够准确把握会议主题，充分利用会议时间，避免出现舞弊的行为，做好会议记录，制作会议纪要；
大型会议会务工作流程清单
大型会议会务工作流程清单
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组织
人员上车联系车辆到位，
人带领人员上车
观看表演组织入座、
处理、组织出场
组织
人员返程车辆、人员到齐，全送达酒店
组织
人员上车联系车辆到位，人带领人员上车
参观一汽与一汽本次活动负
责人合作组织参观
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生产车间及园区
就餐地点指引带领与会人员到华天大酒店中餐厅就餐
组织
人员上车联系车辆到位，人带领人员上车
参观
一汽生产与一汽本次活动负
责人合作组织参观
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16 / 19
车间及园区
组织
返程
组织人员结束参观、安全送达逸夫楼会场 布置
闭幕
会场 设备、条幅、施座位牌等
摄
影、照相、
人员仍按第一天安
排
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会务工作流程
会务工作流程
一、会前准备:
1、了解掌握会议主（议）题、召开的时间、出席范围和人数，安排会议场所.
2、发布会议通知.通知内容主要包括主（议）题、时间、地点、出席范围和其它需要提醒的事项。通知的方式主要包括列入学校会议安排表、在校园网公布、电话通知、电子邮件通知和书面通知等，根据会议的需要采取一种或多种方式的通知。
及时向办公室负责人报告通知送达的情况和拟出席情况。
3、邀请领导嘉宾。如邀请上级领导及来宾与会，要提前制发邀请函并在会前汇总反馈情况报有关领导。根据需要，安排车辆接送事宜.
4、准备会议材料。会议材料主要指会议文件、与会人员胸卡、文件袋等涉会材料与物品。在会议召开之前，提交领导审定后付印。
5、落实会场布置。根据会议要求做好会场布置。主要包括：（1）主席台布置。包括主席台座次和席位牌、会议材料、话筒、花卉、茶水等。（2)会场环境。包括会标布置、盆花摆放、音响设备、灯光空调等必要时，安排就座区域分布.（3)落实服务人员。包括签到服务、材料分发服务、茶水服务和其它应急服务.
6、安排会议接待。根据会议需要，做好接站、住宿和返程票务安排等。大型会议要制作接送安排一览表、住宿安排一览表。根据会议安排，落实参观游览安排，及有关纪念品赠送工作.
7、发布新闻信息。通知党委宣传部，做好新闻宣传工作安排。如有必要，安排专人做好会议记录，做好比那机会议简报的准备工作。
8、协调会务工作。重大会议或会务准备工作涉及多个单位和部门的，需要召开协调会,落实有关工作。会务协调一般要求明确工作目标、任务、期限；明确责任部门、责任人。协调会前,一般应提出工作分工预案。
会议会务工作流程清单Checklist.xls
会议名称会议时间会议地点会议室预订
根据会议形式及人数预订会议室与会人员确定与会人员类别及邮件发送地址会议议程明确列明会议各项议题及时间、形式、主讲人等
确定酒店
根据与会人员的类别确定房间预订的类型，提前致电酒店人员做好准备准备会议明确人员分工将具体人员分工填入此表资料准备与收集电子版资料，包括会议议程、会议指引（外部）、回执、会议使用文档初稿（Word/Excel/PPT 等）会议通知撰写通知
附：资料（参见上一行）
确定参会人员信息确定与会人数、姓名、性别、职务、联络方式整理通讯录（内容同上）
准备与收集
电子版资料，包括会议使用文档正式
版、会务指引（内部）、通讯录、签到表
储存
确定会议用电脑，将所有需要展示的资料储存到一定的文件夹，并告知相关人员
印刷联系印刷厂，确定价格、印刷完成及送货时间
打印列出打印清单及打印份数装订将文件整理装入资料袋发放
发送邮件
住宿酒店预订联系酒店，确定房间类型及个数，询问酒店是否包括早餐
确定接机人员名单、联络方式及航班到达时间预订车辆
公司食堂：填写客餐申请单并交食堂人员
外面餐馆：餐馆预订、提前到现场踩
点、点菜、车辆预订、酒水准备茶点：填写客餐申请单并交食堂人员，通知物业人员安排茶点摆放处
文具
文具准备及领
取
准备好笔、本、荧光笔、草稿纸、白
板笔、白板纸、激光笔、录音笔、代
表证会议室预订
投影、白板、横幅、背景墙、欢迎牌、指引牌、座位牌、茶水
会场布置
桌椅摆放；文具摆放；横幅悬挂；欢迎牌、指引牌、座位牌是否到位摄影联系
与总办专业人员联系摄影事宜自备数码相机会议现场抓拍用回程安排回程机票预订回程人员姓名、航班；联系前台确认出票
会议会务工作清单
带领与会人员到华天大酒店中餐厅就 餐
组织人员上车 联系车辆到位，负责人带领人员上车
参观一汽生产 车间及园区
与一汽本次活动负责人合作组织参观
组织返程
组织人员结束参观、安全送达逸夫楼 会场
布置闭幕会场 设备、条幅、桌椅设施座位牌等
摄影、照相、 茶水、会议记
人员仍按第一天安排
清洁整理会场
恢复会场卫生、设备设施维护、是否 有物品遗漏
就餐地点指引 带领与会人员到紫荆花酒店就餐
会议后期工作
宣传报道 会议纪要
后续工作跟进
宣传资料准备 稿件撰写及照片整理
宣传报道发布
将稿件及照片发送至总裁办企业文化 组，进行宣传报道
纪要整理
会议后尽早整理会议纪要
邮件发布
经领导审阅后通过邮件发布
会务费用结账 报销
对会务期间发生的费用进行结账报销
会务工作总结
1
现场抓拍
用自备数码相机抓拍会场情况
2
专家会议 会议记录
录音笔录音，人员现场记录
2
会议第一天工
作
【
麦克风
麦克风传递
若台下代表需发言，明确麦克风传递 负责人
1
11月11日】
会场收拾
清洁整理会场
恢复会场卫生、设备设施维护、是否 有物品遗漏
3
午餐
就餐地点指引 带领与会人员到紫荆花酒店就餐
大型会议会务活动工作流程清单表-整理版
会议名称会议时间会议地点会议室预订
根据会议形式及人数预订会议室与会人员
确定与会人员类别及邮件发送地址会议议程明确列明会议各项议题及时间、形式、主讲人等
确定酒店
根据与会人员的类别确定房间预订的类型，提前致电酒店人员做好准备准备会议明确人员分工将具体人员分工填入此表资料准备与收集电子版资料，包括会议议程、会议指引（外部）、回执、会议使用文档初稿（Word/Excel/PPT 等）会议通知撰写通知
附：资料（参见上一行）
确定参会人员信息确定与会人数、姓名、性别、职务、联络方式整理通讯录（内容同上）
准备与收集
电子版资料，包括会议使用文档正式
版、会务指引（内部）、通讯录、签到表
储存
确定会议用电脑，将所有需要展示的资料储存到一定的文件夹，并告知相关人员
印刷联系印刷厂，确定价格、印刷完成及送货时间
打印列出打印清单及打印份数装订将文件整理装入资料袋发放
发送邮件
住宿酒店预订联系酒店，确定房间类型及个数，询问酒店是否包括早餐
确定接机人员名单、联络方式及航班到达时间预订车辆
公司食堂：填写客餐申请单并交食堂人员
外面餐馆：餐馆预订、提前到现场踩
点、点菜、车辆预订、酒水准备茶点：填写客餐申请单并交食堂人员，通知物业人员安排茶点摆放处
文具
文具准备及领
取
准备好笔、本、荧光笔、草稿纸、白
板笔、白板纸、激光笔、录音笔、代
表证会议室预订
投影、白板、横幅、背景墙、欢迎牌、指引牌、座位牌、茶水
会场布置
桌椅摆放；文具摆放；横幅悬挂；欢迎牌、指引牌、座位牌是否到位摄影联系
与总办专业人员联系摄影事宜自备数码相机会议现场抓拍用回程安排回程机票预订回程人员姓名、航班；联系前台确认出票
会务工作流程
• 11、准备会议文件资料
• 12、安排食住行 • （1）会议的餐厅和住宿应尽量选择离会场 较近的地方。 • （2）预定会议住宿 • 确认到会人员数量—选择住宿地点 （应综合考虑价格、地理位置、安全性、 环境、设施等）--确认预定 • （3）其他注意事项：会议住宿的房间安排 • （参照《培训教程》p23）
• 在签到表上签名。（签到表应事前制作， 其内容应包括姓名、单位、职务、到会时 间、签名栏） • 小型会议或公司内部会议，秘书可自行在 名单上批划。 • 有条件的重要大型会议可采用电子签到卡。
• 注意：秘书应根据签到名单及时统计到会 人数，发现未到会的及时电话联系。
3、做好借用物品和代保管物品的登 记工作
2、完成会议签到和引导工作
• —门前迎接（引领与会者到签到处） • —会议签到和引导（核实与会者身份、发 放会议证件和文件，把重要来宾引领到会 场） • —耐心解答与会人员的询问。 • —安排合影（主人居中，主人右侧为上， 引导参会者按照其身份按一定顺序排列） • —引领会议领导进入会场
签到的方式
• 1、会议文件清退的程序 （1）向会议主席团或主持人汇报发文情况， 提出清退文件资料建议。 （2）待主席团或主持人批准后，下发收退文 件资料目录，并做好必要的解释工作。 （3）会议结束后进行清退，清退要逐份清点、 登记，发现丢失应查明原因，及时向领导 汇报。
会务工作的流程
会务工作的流程
（一）会务工作的一般流程包括：
①拟订会议内容——②提出会议方案——③呈报审批——④召开会务准备协调会——⑤下发会议通知——⑥进行会务准备——⑦组织会议召开——⑧整理会议资料——⑨下发会议文件——⑩收集材料归档。
（二）会务工作的详细流程包括：
1.材料准备：
①安排会议议题、议程、程序——②准备会议材料（主报告、讲话、发言/经验材料、主持词、会议须知/指南等，材料打印校对装订）——③制发会议通知（包括会议内容、参加人员、开会时间地点、会期、报到时间地点等）——④收集确定名单（单位职务、姓名、性别、生活习俗、人数、往返车船、飞机时间、会议人员分组、按会议人头制作证件：出席证、代表证、列席证、工作证）；
2.会场准备：
包括：会标、坐席形状、座次安排、音响效果、录像摄影、照明通信、茶水烟盘、花卉布置、会场卫生等；
3.后勤保障准备：
包括：文件装袋、房间分配、伙食标准（菜谱）、食品卫生、就餐桌次、用车安排、医疗保健、文娱活动等；
4.会间服务：
依次包括：签到接待、安排会场、分发文件、协助控制会议议程、记录录音、摄影照相、编写简报、会议宣传、会场采暖降温、端茶倒水、食宿和医疗保健、返程票务、文娱活动等；
5.会议善后：
包括：会议文件（登记）清退、送别与会人员、暂住人员安排、会议文件归档、印发会议纪要或会议文件、会议财务结算、会务工作总结等。
会务工作流程清单表
时限要求
是否完成
1、现场会：（1）要根据会议主题，提前确定好考察项目，准备好参观现场。每个考察点要有生产场面和项目效果图
解决好现场脏乱差臭、凹凸不平等问题，抓好考察点绿化、美化、亮化、净化工作，确保整洁、整齐；及时上报参观
点简介，落实参观线路；制作悬挂好横幅，门口摆放宣传牌。（2）要做好“一对一”接待。对省领导及省直部门、兄弟县市的与会代
作职责 各项准备工作责任到人，明确所需物品清单，备好工
作用车 确定需提供协助服务单位和部门，明确责任人
名称、时间、地点、人员，发文单位，签发 核准参会人数和出席领导人数、职务、排序、座次，
特别是有发言任务的单位和人员要落实好 根据会议主题，撰写会议所需相关材料，包括讲话、
主持词、会议议程、典型发言、决议决定等 所有文字材料及时送领导审阅审核
责任部门 责任人 时限要求 是否完成 责任部门 责任人 时限要求 是否完成
会议设备
电脑及投影 空调及灯光
会标、条幅
会 议 前 会议物品 期 筹 备
主席台桌椅 席位牌
热水水杯湿巾 鲜花、绿植
用品
证件
人员分工
环节 工作模块
会
议
前 期
人员分工
筹
备
区域指示牌 签到
资料纪念品发放
督查及秩序 领导引领 音响操作 工作任务 记者摄影 服务员 播音员 会议记录 礼仪志愿者 安保人员
会务工作清单
茶水 注意温度 接待人员负责现场倒茶或饮水机到位；专人负责领导席和讲师的茶水
会场 收拾
清洁整理 会场
恢复会场卫生、设备设施维护、是否有物品遗漏
茶歇 准备咖啡、小点心、水果等，注意通道安全和垃圾处置 场外
紧急事件 准备好断电、断网、空调故障等应急处置
存档 资料
留存记录
指定专人做好文字、影像记录，会后整理存档
收集
整理通讯 录
与会人员通讯录和会务组人员通讯录
准备与收 指定专人收集讲师的课件；会议签到表、问卷、通讯录、指示牌；房间温馨提示 集 卡；外部播放展示版资料，包括议程、指引、流程等
讲话稿 根据需要准备好各类讲话稿，会前与讲话人员沟通定稿
资料
储存 打印
确定会议用电脑，并指定专人管理，将所有要展示的资料储存到固定的文件夹， 并告知相关人员；确保会议电子资料版本与电脑匹配
制定详细的会议流程，标明时间点，注意事项等，并明确责任人和会务组人员
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准备 会议
明确人员 分工
将具体人员分工填入此表
会议 通知
撰写通知
针对不同类别人员制作通知，包括纸质版、word版、PDF版、微信推送版、网站 发布版等
回执
确定参会 人员信息
确定与会人数、姓名、性别、职务、联络方式
发布 经领导审阅后发布给指定人员和部门
会务工作流程
会务工作流程
一、会前准备：
1、了解掌握会议主（议）题、召开的时间、出席范围和人数，安排会议场所。
2、发布会议通知。通知内容主要包括主（议）题、时间、地点、出席范围和其它需要提醒的事项。通知的方式主要包括列入学校会议安排表、在校园网公布、电话通知、电子邮件通知和书面通知等，根据会议的需要采取一种或多种方式的通知。
及时向办公室负责人报告通知送达的情况和拟出席情况。
3、邀请领导嘉宾。如邀请上级领导及来宾与会，要提前制发邀请函并在会前汇总反馈情况报有关领导。根据需要，安排车辆接送事宜。
4、准备会议材料。会议材料主要指会议文件、与会人员胸卡、文件袋等涉会材料与物品。在会议召开之前，提交领导审定后付印。
5、落实会场布置。根据会议要求做好会场布置。主要包括：（1）主席台布置。包括主席台座次和席位牌、会议材料、话筒、花卉、茶水等。（2）会场环境。包括会标布置、盆花摆放、音响设备、灯光空调等必要时，安排就座区域分布。（3）落实服务人员。包括签到服务、材料分发服务、茶水服务和其它应急服务。
6、安排会议接待。根据会议需要，做好接站、住宿和返程票务安排等。大型会议要制作接送安排一览表、住宿安排一览表。根据会议安排，落实参观游览安排，及有关纪念品赠送工作。
7、发布新闻信息。通知党委宣传部，做好新闻宣传工作安排。如有必要，安排专人做好会议记录，做好比那机会议简报的准备工作。
8、协调会务工作。重大会议或会务准备工作涉及多个单位和部门的，需要召开协调会，落实有关工作。会务协调一般要求明确工作目标、任务、期限；明确责任部门、责任人。协调会前，一般应提出工作分工预案。
会议服务清单
会场 会场布置 摄影 回程安排 礼品 会后活动安排 人员报到 摄影联系
自备数码相机 会议现场抓拍用 回程机票预订 会议礼品预订
活动地点及人 联系活动场所，车辆预订 数 人员报到 资料发放 直接前往酒店报到 包括会议材料、代表证等
大型会议会务工作流程清单
环节 工作模块 设备 会场 专家会议指引 工作任务 设备就绪 具体内容 责任人 3 6:30--8:00 3 4 8:20-8:40 时间节点 是否完成 检查会议使用电脑、投影设备、音响设 备、网线等是否就绪 桌椅摆放；文具及资料摆放；横幅悬 检查会场情况 挂；欢迎牌、指引牌、座位牌、茶水、 礼品是否到位 会议地点指引 指引与会人员到会议地点参加会议 查看会场中携带笔记本人数，是否需要 笔记本电脑使 充电器，网线等,通知物业管理处接待 用协助 人员协助 茶水供给到位 接待人员负责现场倒茶或饮水机到位 摄影把关 现场抓拍 专家会议 会议第一天工 作 【 11月11日】 麦克风 会场收拾 午餐 会议记录 麦克风传递 清洁整理会场 与总办专业摄影人员沟通场景拍摄，照 片效果把关 用自备数码相机抓拍会场情况 录音笔录音，人员现场记录 若台下代表需发言，明确麦克风传递负 责人 恢复会场卫生、设备设施维护、是否有 物品遗漏
电脑与网络 茶水 摄影
1 1 1 2 2 1 3 11:40-12:00 4 11:40-12:00 4 12:40-13:10 4 13:20-13:40 8 14:00-17:00 3 17:10-17:40 4 17:10-17:30 19:00-19:20 5 20:00-22:00 22:10-22:30 7:50-8:10 8:30-11:00 11:00-11:20 12:30-12:40 13:00-14:30 14:50-15:20 14:00-15:00 16:00-17:00 17:10-17:30 17:10-17:30 9:00-11:30
会务工作流程
会务工作流程
一、会前准备：
1、了解掌握会议主（议）题、召开的时间、出席范围和人数，安排会议场所。
2、发布会议通知。通知内容主要包括主（议）题、时间、地点、出席范围和其它需要提醒的事项。通知的方式主要包括列入学校会议安排表、在校园网公布、电话通知、电子邮件通知和书面通知等，根据会议的需要采取一种或多种方式的通知。
及时向办公室负责人报告通知送达的情况和拟出席情况。
3、邀请领导嘉宾。如邀请上级领导及来宾与会，要提前制发邀请函并在会前汇总反馈情况报有关领导。根据需要，安排车辆接送事宜。
4、准备会议材料。会议材料主要指会议文件、与会人员胸卡、文件袋等涉会材料与物品。在会议召开之前，提交领导审定后付印。
5、落实会场布置。根据会议要求做好会场布置。主要包括：（1）主席台布置。包括主席台座次和席位牌、会议材料、话筒、花卉、茶水等。（2）会场环境。包括会标布置、盆花摆放、音响设备、灯光空调等必要时，安排就座区域分布。（3）落实服务人员。包括签到服务、材料分发服务、茶水服务和其它应急服务。
6、安排会议接待。根据会议需要，做好接站、住宿和返程票务安排等。大型会议要制作接送安排一览表、住宿安排一览表。根据会议安排，落实参观游览安排，及有关纪念品赠送工作。
7、发布新闻信息。通知党委宣传部，做好新闻宣传工作安排。如有必要，安排专人做好会议记录，做好比那机会议简报的准备工作。
8、协调会务工作。重大会议或会务准备工作涉及多个单位和部门的，需要召开协调会，落实有关工作。会务协调一般要求明确工作目标、任务、期限；明确责任部门、责任人。协调会前，一般应提出工作分工预案。
大型会议会务工作流程
大型会议会务工作流程
1.确定会议目标和主题
在开始筹备工作之前，首先需要确定会议的目标和主题。这将有助于指导后续的会务工作，并确保会议的内容和议程与目标一致。
2.成立组织委员会
为了有效地组织大型会议，需要成立一个组织委员会或工作组。委员会由各个部门的代表组成，包括财务部门、市场营销部门、会议策划部门等。委员会的主要职责是负责协调和监督所有会务工作。
3.制定预算
在会务工作的前期阶段，需要制定一个详细的会议预算。预算应包括各种费用，如场地租用、餐饮费用、会议资料制作费用等。制定预算的过程中需要充分考虑会议的规模和目标，并做好费用的合理分配。
4.确定会议日期和地点
在确定会议日期和地点时，需要考虑到参会者的方便以及会议场地的容量。一般而言，会议日期应提前几个月确定，并尽早预订会议场地。
5.确定参会人员
根据会议的目标和主题，确定参会人员的范围和数量。这些参会人员可能包括内部员工、合作伙伴、演讲嘉宾等。确定参会人员后，需及时发送邀请函，并妥善处理各种报名和注册事宜。
6.确定会议议程
制定会议议程是一项关键任务，需要综合考虑会议的主题和目标，确
保每个议程环节都有明确的目标和时间安排。议程应包括开幕式、主题演讲、分组讨论、闭幕式等环节。
7.筹备会议资料和设备
在会议前，需要准备各种会议资料和设备，如会议背景资料、演讲稿、会议手册、展示板等。此外，还需要检查和测试各种会议设备，如投影仪、音响设备、电脑等，确保其正常运行。
8.筹备会议场地和餐饮
在会议前，需要进行场地布置和准备餐饮。会议场地的布置应符合会
议的主题和目标，并提供舒适和便利的环境。餐饮方面，需要提供丰富的
承办大型国际会议流程
承办大型国际会议流程
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会议准备工作明细表
会议准备工作明细表
1. 确定会议主题和目的
2. 制定会议议程
3. 确定参会人员名单
4. 发送会议邀请函并确认参会人员
5. 确定会议地点和时间
6. 确定会议所需设备和材料
7. 预订会议室并安排座位
8. 委派会议主持人和记录员
9. 分发会议议程和相关资料给与会人员
10. 安排饮食和茶歇
11. 确保会议设备和网络连接的正常运作
12. 确保会议室的清洁和整齐
13. 提前测试投影仪、音响系统等设备
14. 确认与会人员的交通和住宿安排
15. 安排会前和会后的行政工作，如签到、记录总结等
16. 确保会议纪要及时发布和归档
17. 关注会议期间可能出现的问题并及时解决
18. 提前准备好会议期间可能需要的备用材料和设备