大型会议会务工作流程

检查会议使用电脑、投影设备、音响 设备、网线等是否就绪 桌椅摆放；文具及资料摆放；横幅悬 挂；欢迎牌、指引牌、座位牌、茶水 、礼品是否到位
指引与会人员到会议地点参加会议
接待人员负责现场倒茶
与分行专业摄影人员沟通场景拍摄， 照片效果把关 用自备数码相机抓拍会场情况 录音笔录音，人员现场记录 若台下代表需发言，明确麦克风传递 负责人 恢复会场卫生、设备设施维护、是否 有物品遗漏 稿件撰写及照片整理 将稿件及照片发送至分行办公室，进 行宣传报道 会议后尽早整理会议纪要 经领导审阅后通过邮件发布
确定全程接送负责人，包括机场至酒 店、酒店接送至分行（或会场）、分 行（或会场）送回至酒店、酒店至机 场等安排
协助办理check in，询问酒店是否包 括早餐，通知前台设定叫醒服务，短 信通知用餐时间及地点；确定最迟退 房时点，协助办理check out，提醒是 否遗漏物品，帮助提送行李
提前到达用餐地点，检查是否已点菜 及准备酒水，用餐结束前通知接送人 员提前备好车辆，提前结账买单
餐饮
就餐形式、地 点确定
文具
文具准备及领 取
会场 摄影 回程安排
会议室预订
会场布置 摄影联系 自备数码相机 回程机票预订
礼品
礼品预订
会后活动安排
活动地点及人 数
接送
接送领导
领导接待工作
住宿
酒店入住及退 房
餐饮
用餐
设备 会场
设备就绪 检查会场情况
会议当天工作
会议指引 茶水
会议地点指引 茶水供给到位
会议当天工作
准备好笔、草稿纸、激光笔、录音笔 、代表证
投影、横幅、背景墙、欢迎牌、指引 牌、座位牌、茶水 桌椅摆放；文具摆放；横幅悬挂；欢 迎牌、指引牌、座位牌是否到位 与分行办公室联系摄影事宜 会议现场抓拍用 回程人员姓名、航班；联系航空公司 确认出票 提前确定赠送礼品样式及数量，或向 分行办公室采购
联系活动场所，车辆预订
将文件整理装入资料袋
发送邮件 联系酒店，确定房间类型及个数，询 问酒店是否包括早餐 确定接机人员名单、联络方式及航班 到达时间 预订车辆 分行用餐：填写用餐申请单并交食堂 人员、酒水准备 外面餐馆：餐馆预订、提前到现场踩 点、点菜、车辆预订、酒水准备
茶点：填写用餐申请单并交食堂人 员，通知汇勤人员安排茶点摆放处
摄影 会议记录 麦克风
摄影把关 现场抓拍 会议记录 麦克风传递
会场收拾 清洁整理会场
宣传报道
宣传资料准备 宣传报道发布
会议后期工作
会议纪要
纪要整理 邮件发布
会务费用结账 报销
后续工作跟进 会务工作总结
工作任务跟踪 管理
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
领导接待、会议会务工作流程清单
具体内容
责任人
时间节点 是否完成
根据会议形式及人数预订会议室
对会务期间发生的费用进行结账报销
组织相关会务人员进行工作总结，梳 理工作流程中出色之处及不足之处
针对会上确定的各项工作任务进行跟 踪管理
确定与会人员类别及邮件发送地址
明确列明会议各项议题及时间、形式 、发言人等
将具体人员分工填入此表
确定需提供协助服务的部门，明确责 任人
名称、时间、地点、人员，发文部 门，回执 确定与会人数、姓名、性别、职务、 联络方式
（内容同上） 电子版资料，包括会议议程、会议指 引、会议使用文档（Word/Excel/PPT 等） 确定会议用电脑，将所有需要展示的 资料储存到一定的文件夹，并告知相 关人员 列出打印清单及打印份数
环节 会议确认
领导接待、会议会务工作流程清单
工作模块
工作任务
会议名称
会议时间
会议地点 会议事由确定 会议室预订
与会人员
会议议程
准备会议
明确人员分工 确定协调部门
撰写通知 会议通知与反馈 确定参会人员
信息 整理通讯录
准备与收集
会议资料 住宿
储存
打印 装订 发放 酒店预订
会议前期工作
接机
接机
餐饮
就餐形式、地 点确定