大型会议会务工作流程清单.doc
大型会议会务工作流程清单excel模板
附：资料（参见上一行）
会议前期准 备
回执收集
环节
工作模块
确定参会人员信息 整理通讯录
工作任务
准备与收集
资料
会议前期准 备 住宿 接机
存储
印刷 打印 定
确定与会人数、姓名、性别、职务、联络方式
组织相关会务人员进行工作总结，梳理工作流程中出色之处及 不足之处
针对会上确定各项工作任务进行跟踪管理
程清单
责任人
时间节点
是否完成
责任人
时间节点
是否完成
责任人
时间节点
是否完成
责任人
时间节点
是否完成
责任人
时间节点
是否完成
工作任务 笔记本电脑使用协助
外面餐馆：餐馆预订、提前到现场踩点、点菜、车辆预订、酒 水准备 茶点：填写客餐申请单并交食堂人员，通知物业人员安排茶点 摆放处
具体内容
准备好笔、本、荧光笔、草稿纸、白板笔、白板纸、激光笔、 录音笔、代表证
投影、白板、横幅、背景墙、欢迎牌、指引牌、座位牌、茶水 桌椅摆放：文具摆放，横幅悬挂，欢迎牌、指引牌、座位牌是 否到位 与总办专业人员联系摄影事宜
会议现场抓怕用
回城人员姓名、航班，联系前台确认出票
若有需要，提前确定赠送礼品样式及数量，联系总办协助
联系活动场所，车辆预订
直接前往酒店报到
包括会议材料、代表证等
检查会议使用电脑、投影设备、音响设备、网线等是否就绪 桌椅摆放：文具及资料摆放，横幅悬挂，欢迎牌、指引牌、座 位牌、茶水、礼品是否到位 指引与会人员到会议地点参加会议
确定接机人员名单、联络方式及航班到达时间
会务会议工作流程清单
会议负责人
与会人员 会议议程 确定酒店
流程制定
制定流程 准备会议 明确人员分工
资料
准备与收集
会议通知
撰写通知
回执收集
确定参会人员信息 确定与会人数、姓名、性别、职务、联络方式 整理通讯录 与会人员通讯录和会务组人员通讯录 制定专人收集讲师的课件；如需要述职，提前收 集述职材料；会议签到表；人员通讯录；房间温 馨提示卡；会场指示牌；电子版资料，包括会议 议程、会议指引（外部）、回执、会议使用流程 （Word/Excel/PPT等） 确定会议用电脑，将所有需要展示的资料储存到 一定的文件夹，并告知相关人员；确定会议所需 的几台电脑，并制定专人保管 列出打印清单及打印份数 将文件整理装入资料袋，并准备笔和本 签到的时候发放到参会人员手中 联系酒店，确定房间类型及个数，安排人员住宿 的房间号，询问酒店是否包括早餐 确定到达时间，地点，人员姓名和电话 预订车辆和司机 公司食堂：填写客餐申请单并交食堂人员；注明 就餐人数，就餐性质
摄影把关 摄影 现场抓拍
检查会场情况 场内负责人 设备就绪
茶水
茶水供给到位
会中准备
会场收拾
清洁整理会场
提神饮料的准备
准备咖啡
水果 场外负责人 食品
紧急事件
专家会议指引 专家会议 麦克风 Nhomakorabea会议地点指引 会议记录 麦克风传递 就餐地点指引
指引与会人员到会议地点参加会议 录音笔录音，人员现场记录 若台下代表需发言，明确麦克风传递负责人 带领与会人员到制定地点就餐，提起和主持人沟 通，以整齐的队伍排列进入就餐地点。 会务组人员安排人员就餐，并确定有无饭菜不足 等现象；参与人员离开后，会务组人员用20-30分 钟轮班就餐。 会议后尽早整理会议纪要 经领导审阅后通过邮件发布
大型会议会务工作流程清单三张表
编写筹备方案 准备会议 明确责任分工 会 议 前 期 筹 备 确定协调单位 会议通知 与反馈 编发会议通知 反馈核实人数 准备和撰写 资料送审 会议资料 校对定稿 印刷装订 资料分发
环节 工作模块 宣传报道
工 作 任 务 编写通稿 音响话筒
具
体
内
容
责任部门
责任人
时限要求
是否完成
重要会议需要提前准备好新闻通稿、专版和专题片， 专人负责把关，统一报道主题和口径 根据讲话人数分配好话筒，重要领导提供双路话筒并 保证音响效果；有特殊需要的准备好有关歌曲、音乐 如需要应提前准备并调试好课件演示效果 检查会场空调及灯光是否能正常使用 安排制作会标，明确悬挂位置和到位时间；如需要其 它条幅需明确内容、悬挂位置，并提前到位 确定人数、排序，如有多排应提前确定前排就座领导 范围；有发言的会议要准备发言席及垫板 按领导排序正确摆放，要注意避免次序、姓名错误 根据与会领导人数确定好数量 按照领导要求在主席台摆放 根据参会人数提前准备好纪念品、会场用的笔、本、 稿纸以及房间里的水果、考察车上的水果拼盘、毛巾 、雨伞等必需品 代表会议要根据参会人员和工作人员情况，制作各类 证件，专人负责发放 大型会议人数较多要求分区域就座的，要提前安排制 作区域指示牌，并在显著位置安放，专人负责引领 签到人员、签到表、按参会人数确定提前入场时间 会议所需发放的纪念品、文件资料提前全部运送到 位，配合签到人员发放资料 按座次图进行会前、会中、会后三次督查，维持会场 秩序 确定领导进出路线，熟悉引领路线 专业人员操作，提前调试 具 体 内 容 责任部门 责任人 时限要求 是否完成
大型会议工作流程
环节 工作模块 工 作 任 务 会议名称 会 议 确 认 会议时间 会议事由 会议地点 出席人员 议题及主持人 会议议程 会议室预订 具 体 内 容 责任部门 责任人 时限要求 是否完成 明确会议名称及会标名称 明确会议召开时间及集合时间 根据参会人数和方式明确会议地点 明确出席领导、参会人员范围 会议主要议题及大会主持人 根据领导安排明确会议议程、发言人名单 根据参会人数确定会议室并安排领导休息室 编写详细筹备方案，成立会务筹备工作秘书处，下设 参观现场准备、会务工作、后勤接待、安全保卫、宣 传报道五个组，明确每个组的责任领导、责任人、工 作职责 各项准备工作责任到人，明确所需物品清单，备好工 作用车 确定需提供协助服务单位和部门，明确责任人 名称、时间、地点、人员，发文单位，签发 核准参会人数和出席领导人数、职务、排序、座次， 特别是有发言任务的单位和人员要落实好 根据会议主题，撰写会议所需相关材料，包括讲话、 主持词、会议议程、典型发言、决议决定等 所有文字材料及时送领导审阅审核 文稿校对准确无误，内容相关联的所有材料要由专人 负责把关，公文格式要正确 定稿材料提前印刷完成，交会务现场工作人员 领导用文稿提前送达领导本人或秘书，多份资料提前 装袋、分组,主席台上所用文件提前分装专人负责摆放
会议会务工作流程清单
会议名称会议时间会议地点会议室预订根据会议形式及人数预订会议室与会人员确定与会人员类别及邮件发送地址会议议程明确列明会议各项议题及时间、形式、主讲人等确定酒店根据与会人员的类别确定房间预订的类型，提前致电酒店人员做好准备范厂准备会议明确人员分工将具体人员分工填入此表资料准备与收集电子版资料，包括会议议程、会议指引（外部）、回执、会议使用文档初稿（Word/Excel/PPT 等）姚良会议通知撰写通知附：资料（参见上一行）确定参会人员信息确定与会人数、姓名、性别、职务、联络方式已完成整理通讯录（内容同上）AMY 准备与收集电子版资料，包括会议使用文档正式版、会务指引（内部）、通讯录、签到表姚良储存确定会议用电脑，将所有需要展示的资料储存到一定的文件夹，并告知相关人员小马印刷联系印刷厂，确定价格、印刷完成及送货时间AMY打印列出打印清单及打印份数AMY 装订将文件整理装入资料袋AMY发放发送邮件住宿酒店预订联系酒店，确定房间类型及个数，询问酒店是否包括早餐AMY预定确认AMY 始程回程金都（预定会议室、费用拟定）范厂外面餐馆：餐馆预订、提前到现场踩点、点菜、车辆预订、酒水准备茶点：填写客餐申请单并交食堂人员，通知物业人员安排茶点摆放处文具文具准备及领取准备好笔、本、荧光笔、草稿纸、白板笔、白板纸、激光笔、录音笔、代表证AMY/小马会议室预订投影、白板、横幅、背景墙、欢迎牌、指引牌、座位牌、茶水AMY会场布置桌椅摆放；文具摆放；横幅悬挂；欢迎牌、指引牌、座位牌是否到位姚良摄影联系与总办专业人员联系摄影事宜黄永飞自备数码相机会议现场抓拍用礼品(茶叶）会议礼品预订若有需要，提前确定赠送礼品样式及数量雷总会后活动安排活动地点及人数联系活动场所，车辆预订待定横幅欢迎各位领导莅临时尚货架参观指导确认尺寸、制作、安装范厂会后活动安排活动地点及人数联系活动场所，车辆预订待定会议确认会议前期准备就餐形式、地点确定会场确认行程(大巴）摄影会议事由确定回执收集资料车辆餐饮14:00起行设备设备就绪检查会议使用电脑、投影设备、音响设备、网线等是否就绪AMY/小马会场检查会场情况桌椅摆放；文具及资料摆放；横幅悬挂；欢迎牌、指引牌、座位牌、茶水、礼品是否到位AMY/小马到达指引（木工厂）会议地点指引指引与会人员到会议地点参加会议姚良15:00电脑与网络笔记本电脑使用协助查看会场中携带笔记本人数，是否需要充电器，网线等,通知酒店管理接待人员协助姚良茶水茶水供给到位接待人员负责现场倒茶或饮水机到位AMY 摄影把关与总办专业摄影人员沟通场景拍摄，照片效果把关黄永飞现场抓拍用自备数码相机抓拍会场情况厂部专家会议会议记录录音笔录音，人员现场记录AMY麦克风麦克风传递若台下代表需发言，明确麦克风传递负责人小马会场收拾清洁整理会场恢复会场卫生、设备设施维护、是否有物品遗漏AMY/小马/厂里车辆18:00晚宴就餐地点指引带领与会人员到就餐点18：00-19：30回程待定会议后期工作宣传资料准备稿件撰写及照片整理姚良宣传报道发布各销售纪要整理会议后尽早整理会议纪要AMY 邮件发布经领导审阅后通过邮件发布各销售会务费用结账报销对会务期间发生的费用进行结账报销月会务工作总结组织相关会务人员进行工作总结，梳理工作流程中出色之处及不足之处雷总工作任务跟踪管理针对会上确定的各项工作任务进行跟踪管理月会议摄影会议11月28日后续工作跟进16：00-18：00客户：13:50集合：统一展场，展位集中，定点上车（各销售经理落实客户到位）统筹小组：13：00到达会议地点（金都酒店）-自检1、琶洲会展 — 木工厂 — 茶歇 — 五金厂 — 坐谈会 -- 晚宴 – 回程2、14:00起行 — 15:00 — 15:30 — 16:00 — 16:10 -- 18:30 – 20：00宣传报道会议纪要。
【会议管理】大型会议流程清单
大型会议会务工作流程清单
序号
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 资料 会议确认 会议事由确 定
环节
工作模块
工作任务
会议名称 会议时间 会议地点 与会人员 会议议程 会议室预定 确定酒店
具体内容
责任人 时间节点 联系电话 是否完成
备注
确定与会人员类别及邮件发送地址 明确列明会议各项议题及时间、形式、主讲人等 根据会议形式及人数预定会议室 根据与会人员的类别确定房间预定的类型，提前致电酒店人员做好 准备 将具体人员分工填到此表 议指引（外部）、回执、会议使用文档初稿（word\excel\ppt） 附：资料（参见上一行） 确定与会人数、姓名、性别、职务、联络方式等 同上内容 电子版资料、包括会议使用文档正式版、会务指引（内部）、通讯 录、签到表 确定会议用电脑、将所有需要展示的资料储存到指定的文件夹，并 告知相关人员 联系印刷厂，确定价格、印刷完成及送货时间 列出打印清单及打印份数 将文件整理装订后装入资料袋 发送电子邮件
会议会务工作流程清单
需酒店准备的提前对接好，自己准备的及时安排。
会前音乐激昂，会中舒缓、活泼，会后轻松愉悦。可根据会议类 型具体定音乐风格。
摄影安排 根据需要，自备相机拍摄或请专业机构拍摄
是否安排合影，合影位置、座次提前确定。
会议礼品预订 若有需要，提前确定赠送礼品样式及数量，按时送达。
礼品选择考虑参会人员、意义、适用性。
通状况。
制定会议预算 整理各项花费，制定预算表，报领导审批。根据需要提前借款。
明确人员分工 制定会务组具体人员分工。
根据人员工作具体情况安排分工表。
撰写会议通知
会议时间、地点、参会人员、会议内容、会议要求、会务安排、会 议议程等。
将会议相关内容依次说明清楚，确保通知到每个人。
会议回执收集，确 定参会人员信息、
至少提前1小时到场确认。
会议地点指引 指引领导到指定地点就坐参会，其他人员尽会场入口处放置签到台、签到表，依次签到。
至少半小时到会场门口指引签到，未到人员打电话确认。
笔记本电脑使用协 查看会场中携带笔记本人数，是否需要充电器，网线等,通知会场
助
服务员协助。
组织相关会务人员进行工作总结，梳理工作流程中出色之处及不足 之处
会议布置工作跟进 针对会上确定的各项工作任务进行跟进。
整理通讯录。
确定与会人数、姓名、性别、职务、联络方式，制作签到表、通讯 录。
房间确定 制定住宿表，确定房型及数量后，告知酒店。
根据层级安排房型、考虑参与人员的习惯安排具体房间，考虑房 间是否需要摆放茶歇、放置欢迎辞。
机票、车票、车辆 安排
根据参会人员需求，订好车票，安排合适车辆接送。
快餐：确定标准及人数，筛选口碑较好的商家。
大型会议会务工作流程清单
大型会议会务工作流程清单
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组织
人员上车联系车辆到位，
人带领人员上车
观看表演组织入座、
处理、组织出场
组织
人员返程车辆、人员到齐，全送达酒店
组织
人员上车联系车辆到位，人带领人员上车
参观一汽与一汽本次活动负
责人合作组织参观
14 / 19
生产车间及园区
就餐地点指引带领与会人员到华天大酒店中餐厅就餐
组织
人员上车联系车辆到位，人带领人员上车
参观
一汽生产与一汽本次活动负
责人合作组织参观
15 / 19
16 / 19
车间及园区
组织
返程
组织人员结束参观、安全送达逸夫楼会场 布置
闭幕
会场 设备、条幅、施座位牌等
摄
影、照相、
人员仍按第一天安
排
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18 / 19
19 / 19。
大型会议会务工作流程
大型会议会务工作流程一、前期准备1. 策划会议会议前期策划非常重要，需要根据会议主题、规模、时间等因素确定会议的场地、参会人员、议程、嘉宾、财务预算等。
此时需要与各相关单位合作，制定详细的策划方案。
2. 确定场馆场馆是会议成功的关键因素之一。
选择场馆时需要考虑到场馆的容纳人数、交通便捷程度、场馆硬件设施等多方面因素，并且需要提前与场馆方沟通并签订合同。
3. 预算计划预算计划是一个完整的财务预算，需要考虑到各项开支，例如场馆租金、餐饮、礼品、设备租赁、人员费用等。
此时需要根据预算计划制定预算报告，并向会议组织者报送相关报告。
二、会议准备1. 会前宣传为了吸引更多的人参加会议，需要对会议进行宣传。
此时需要通过各种方式进行宣传，例如通过媒体宣传、名片、宣传单等方式，向目标受众传达会议的时间、地点、主题等信息。
2. 物资准备物资准备是会议准备的重点之一，需要考虑到会议所需的各种物品，例如会议资料、签到表、餐具、音响设备等。
此时需要提前将这些物品准备好，并做好相应物品的记录和编号等工作。
3. 确定议程议程的制定需要考虑到会议的时间、地点、参会人员等因素，制定议程时需要与各部门协调，确定会议的时间表和议程方案，并将议程与会议组织者进行核实和确认。
4. 人员安排人员安排是会议准备工作中不可忽视的因素之一。
人员安排需要根据会议宣传、物资准备、议程确定等多个因素确定，需与各部门提前沟通，确定好各个区域的人员和职责。
5. 安全保障安全保障是会议准备的必备之一，需要考虑到会场安全、参会人员身体健康等问题。
此时需要提前与安保人员、医护人员等相关人员进行沟通，并做好安保、医疗等措施。
三、会议执行1. 会前检查会前检查是确保会议顺利进行的重要步骤之一。
此时需要对会议现场进行安全性、物资配置等方面的检查，避免会议中出现任何安全问题或设备故障等。
2. 人员引导在会议现场，需要安排专业的人员进行指引参会人员到达指定场所，并引导参会人员完成了签到、领取资料、餐饮等信息。
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会务工作总结
组织相关会务人员进行工作总结,梳理工作流程中出色之处及不足之处
工作任务跟踪管理
针对会上确定的各项工作任务进行跟踪管理
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参观一汽
组织人员上车
联系车辆到位,负责人带领人员上车
7:50-8:10
参观一汽生产车间及园区
与一汽本次活动负责人合作组织参观
8:30-11:00
午餐
就餐地点指引
带领与会人员到华天大酒店中餐厅就餐
11:00-11:20
参观伪满皇宫
组织人员上车
联系车辆到位,负责人带领人员上车
12:30-12:40
参观一汽生产车间及园区
电子版资料,包括会议使用文档正式版、会务指引（内部）、通讯录、签到表
储存
确定会议用电脑,将所有需要展示的资料储存到一定的文件夹,并告知相关人员
印刷
联系印刷厂,确定价格、印刷完成及送货时间
打印
列出打印清单及打印份数
装订
将文件整理装入资料袋
发放
发送邮件
住宿
酒店预订
联系酒店,确定房间类型及个数,询问酒店是否包括早餐
3
专家会议指引
会议地点指引
指引与会人员到会议地点参加会议
4
8:20-8:40
电脑与网络
笔记本电脑使用协助
查看会场中携带笔记本人数,是否需要充电器,网线等,通知物业管理处接待人员协助
1
9:00-11:30
茶水
茶水供给到位
接待人员负责现场倒茶或饮水机到位
1
摄影
摄影把关
与总办专业摄影人员沟通场景拍摄,照片效果把关
接机
接机
确定接机人员名单、联络方式及航班到达时间
预订车辆
餐饮
就餐形式、地点确定
公司食堂：填写客餐申请单并交食堂人员
外面餐馆：餐馆预订、提前到现场踩点、点菜、车辆预订、酒水准备
茶点：填写客餐申请单并交食堂人员,通知物业人员安排茶点摆放处
文具
文具准备及领取
准备好笔、本、荧光笔、草稿纸、白板笔、白板纸、激光笔、录音笔、代表证
1
现场抓拍
用自备数码相机抓拍会场情况
2
专家会议
会议记录
录音笔录音,人员现场记录
2
麦克风
麦克风传递
若台下代表需发言,明确麦克风传递负责人
1
会场收拾
清洁整理会场
恢复会场卫生、设备设施维护、是否有物品遗漏
3
11:40-12:00
午餐
就餐地点指引
带领与会人员到紫荆花酒店就餐
4
11:40-12:00
会场、设备准备
会场
会议室预订
投影、白板、横幅、背景墙、欢迎牌、指引牌、座位牌、茶水
会场布置
桌椅摆放；文具摆放；横幅悬挂；欢迎牌、指引牌、座位牌是否到位
摄影
摄影联系
与总办专业人员联系摄影事宜
自备数码相机
会议现场抓拍用
回程安排
回程机票预订
回程人员姓名、航班；联系前台确认出票
礼品
会议礼品预订
若有需要,提前确定赠送礼品样式及数量,联系总办叶穗芬协助
17:10-17:30
闭幕晚宴
就餐地点指引
带领与会人员到紫荆花酒店就餐
17:10-17:30
会议后期工作
宣传报道
宣传资料准备
稿件撰写及照片整理
宣传报道发布
将稿件及照片发送至总裁办企业文化组,进行宣传报道
会议纪要
纪要整理
会议后尽早整理会议纪要
邮件发布
经领导审阅后通过邮件发布
后续工作跟进
会务费用结账报销
招待宴会
就餐地点指引
带领与会人员到紫荆花酒店就餐
4
17:10-17:30
观看二人转表演
组织人员上车
联系车辆到位,负责人带领人员上车
5
19:00-19:20
观看表演
组织入座、紧急情况处理、组织出场
20:00-22:00
组织人员返程
车辆、人员到齐,安全送达酒店
22:10-22:30
会议第二天工作【11月12日】
会后活动安排
活动地点及人数
联系活动场所,车辆预订
人员报到
人员报到
直接前往酒店报到
资料发放
包括会议材料、代表证等
会议第一天工作【11月11日】
设备
设备就绪
检查会议使用电脑、投影设备、音响设备、网线Байду номын сангаас是否就绪
3
6:30--8:00
会场
检查会场情况
桌椅摆放；文具及资料摆放；横幅悬挂；欢迎牌、指引牌、座位牌、茶水、礼品是否到位
会议前期准备
准备会议
明确人员分工
将具体人员分工填入此表
资料
准备与收集
电子版资料,包括会议议程、会议指引（外部）、回执、会议使用文档初稿（Word/Excel/PPT等）
会议通知
撰写通知
附：资料（参见上一行）
回执收集
确定参会人员信息
确定与会人数、姓名、性别、职务、联络方式
整理通讯录
（内容同上）
资料
准备与收集
与一汽本次活动负责人合作组织参观
13:00-14:30
组织返程
组织人员结束参观、安全送达逸夫楼会场
14:50-15:20
会议闭幕活动
布置闭幕会场
设备、条幅、桌椅设施座位牌等
14:00-15:00
摄影、照相、茶水、会议记录
人员仍按第一天安排
16:00-17:00
会场收拾
清洁整理会场
恢复会场卫生、设备设施维护、是否有物品遗漏
设备就绪、会场状况
设备复查,会场布置
4
12:40-13:10
经理会议指引
会议地点指引
指引与会人员到逸夫楼516参加会议
4
13:20-13:40
电脑与网络、茶水、摄影、会议记录、麦克风
会议过程开展
同上午会议过程
8
14:00-17:00
会场收拾
清洁整理会场
恢复会场卫生、设备设施维护、是否有物品遗漏
3
17:10-17:40
大型会议会务工作流程清单
环节
工作模块
工作任务
具体内容
责任人
时间节点
是否完成
会议确认
会议事由确定
会议名称
会议时间
会议地点
会议室预订
根据会议形式及人数预订会议室
与会人员
确定与会人员类别及邮件发送地址
会议议程
明确列明会议各项议题及时间、形式、主讲人等
确定酒店
根据与会人员的类别确定房间预订的类型,提前致电酒店人员做好准备