视频会议系统运行及维护管理办法

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煤业集团有限公司

视频会议系统运行及维护管理办法

第一章总则

第一条为了加强煤业集团有限公司（以下简称“煤业”）视频会议系统（以下简称“视频会议系统”）的运行管理和日常维护，确保系统的正常使用和稳定运行，特制定本办法。

第二条视频会议系统中，煤业各单位均为中国集团公司（以下简称“集团公司”）视频会议系统的客户端，均通过网络统一访问集团公司视频系统服务器。视频会议系统的管理归属于集团公司信息中心。煤业信息中心负责视频会议系统的使用、维护及与煤业各单位之间的调试等工作，并协助集团公司信息中心进行技术协调。

第三条视频会议系统指在集团公司广域网上组建的视频会议系统，包括煤业本部和煤业各单位的视频终端、音响系统、调控系统和视频会议室的相关设备。

第四条视频会议系统的运行维护，是指协助集团公司信息中心做好包括支撑视频会议系统的集团公司广域网络设备、硬件VPN设备、VPN软件方面的相关维护工作。

第二章会前系统准备

第五条重大视频会议之前，煤业信息中心和视频会议发起部门共同负责视频会议系统的统一联调，各单位视频会议负责部门要加强与煤业的联系与配合，

各负其责，密切协作，保障视频会议系统的稳定运行。

第六条各会场视频终端设备的放置位置应相对固定；信道链路、IP地址和视频终端的技术参数不得擅自更改，设备要保证良好接地，要采取措施避免开会期间出现掉电、掉网现象。

第七条在背景、光线较好的位置摆放终端设备，不要逆光，镜头附近应该无强光源，确定好终端摆放的位置。终端与输出设备的音量输出都调节到适中，切忌将某声音范围设置到最大。

第八条各单位尽量不要使用全向麦克，把麦克风放在固定的地方，麦克风与发言者的距离约为0.3米左右，用平常普通说话的声音讲话即可，且远离音箱，防止自激现象的发生。

第九条煤业召开月度例会等重要视频会议需要与各单位交互沟通时，各单位必须在煤业通知发布后立即对本地视频会议系统进行测试（包括可以访问视频服务器、本地图像、声音效果，网络稳定性等）。在正式开会前半个小时与煤业本部对视频会议系统进行测试和联调；在召开日例会时，各单位必须提前二十分钟检查各自视频会议系统和环境状况。一切正常后，系统和环境处于就绪状态。

第三章会议系统值机

第十条各单位视频会议系统要配备专人负责，并且配备一台视频会议专用服务器。

第十一条为确保参会公司可提供给视频会议的信道带宽和质量，对于目前使用软VPN的公司，如果没有条件连接到集团公司广域网，必须购置集团公司要求配备的天融信硬VPN设备。在条件允许的情况下可在必要时限制本地网络上的其他服务。

第十二条因视频系统设备或网络故障无法加入会议，或者系统接入后对整个会议系统有较大干扰，若开会前半小时仍不能解决问题，则该会场须上报并且服从煤业会议发起部门安排处理，以保证整个视频会议的质量。

第十三条月度例会等重大会议期间，技术人员应提前半小时处于就绪值机状态，不得擅自离开岗位，不得擅自关闭系统；如设备出现故障，应尽快排除，确保系统始终处于正常工作状态。

第十四条会议结束后，各分会场技术人员不要急于离开会场，在视频会议中存在问题的单位进行总结汇报后，各公司再终止会议并将所有与视频会议有关的设备电源关闭后离开。

第四章日常维护

第十五条视频会议系统各会场技术人员要加强日常维护，确保系统始终处于随时开机可用的良好状态。

第十六条视频会议系统定期进行系统开机例行检查，并填写《视频会议系统检查记录表》（附表）。

第十七条各会场技术人员应建立会议系统设备维护和系统使用运行档案，做好视频会议系统运行、定期检测和故障排除记录。

第十八条各会场技术人员要及时排除系统设备发生的故障。设备损坏的，要及时向主管部门书面报告，并进行更换或维修。

第五章附则

第十九条本规定由信息中心负责解释。

第二十条本办法自发布之日起试行。2006年12月28日颁发的《煤业集团有限公司视频会议系统运行与维护管理办法（试行）》（煤业燃[2006]443号）同时废止。

附表：视频会议系统检查记录表

附表：

视频会议系统检查记录表

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