最新版公司视频会议管理办法

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2023年视频会议管理规定

2023年视频会议管理规定随着互联网技术的不断发展，视频会议已经成为一种普遍被使用的商务工具。

为了更好地管理视频会议的使用，有效提高会议的效率和安全性，2023年制定了一系列的视频会议管理规定。

一、视频会议使用权限管理1. 视频会议系统要求所有用户拥有唯一身份标识，并严格进行身份验证，确保只有授权人员可以使用系统。

2. 公司会议管理员负责给予各部门和员工相应的会议使用权限，并密切监控权限的使用情况，做好定期审计。

3. 对于外部人员的视频会议请求，需要经过内部人员的申请和批准方可进入会议室。

二、视频会议会议室管理1. 公司内部视频会议会议室要进行统一编号和分类，方便用户查找和预定。

2. 会议室预定需要提前至少1小时，并在会议开始前10分钟内确认人数，以便确认会议室的合适容量。

3. 每个会议室都要安装摄像头和麦克风，并保持良好的画面和音频质量。

4. 每个会议室都要保持整洁、灯光良好，以提供良好的视频会议环境。

三、视频会议设备管理1. 视频会议设备需要定期检查和维护，确保设备的正常运行。

2. 对于重要会议，可以配备技术人员进行设备确认和技术支持。

3. 会议设备的使用需要事先申请，并在使用完毕后进行归还和登记。

4. 确保会议设备的安全性，防止泄露公司敏感信息。

四、视频会议行为规范1. 参会人员需提前准备，并按时参加会议。

2. 在会议中要保持良好的礼貌和文明，不得言语攻击或人身攻击他人。

3. 不得在会议中散播不实信息或恶意干扰会议正常进行。

4. 会议期间不得录制或传播会议内容，除非事先得到相关人员的书面授权。

五、视频会议安全管理1. 视频会议系统应具备安全加密功能，保护会议内容不被非法获取。

2. 对于参加重要机密会议的人员，要求使用双重身份认证方式进入会议室。

3. 会议内容和记录要进行备份存储，并具备防止丢失或被篡改的措施。

4. 防止恶意软件或病毒攻击，定期升级和更新视频会议系统的安全防护软件。

六、视频会议纪要和记录管理1. 每场会议结束后，由会议主持人汇总会议纪要，并将纪要发送给参会人员和相关部门。

公司视频会议管理制度

公司视频会议管理制度一、总则1. 目的：确立视频会议的管理原则，提升会议效率，保障信息传递的准确性与时效性。

2. 范围：适用于公司所有部门及员工进行视频会议的组织、参与和管理。

3. 责任：信息技术部门负责视频会议系统的维护和技术支持，各部门负责人负责监督本部门员工的遵守情况。

二、会议准备1. 会议申请：需提前至少一天向信息技术部门提交会议申请，明确会议时间、参会人员名单、会议议题等关键信息。

2. 技术检查：信息技术部门应在会议开始前半小时完成设备检查和系统测试，确保音视频通讯畅通无阻。

3. 资料准备：主持人应提前准备好会议议程、相关资料和演示文稿，确保会议内容的丰富性和有效性。

三、会议进行1. 准时召开：所有参会人员应提前5分钟进入会议室，确保会议能够准时开始。

2. 会议纪律：参会人员应保持摄像头开启，注意仪容仪表，不得随意中断会议或离开。

3. 发言规则：遵循主持人引导，依次发言，确保会议讨论的秩序性和建设性。

4. 记录归档：指定专人负责会议记录，会后及时整理并归档，方便后续查阅和跟进。

四、会议结束1. 总结提炼：主持人应在会议结束前对讨论内容进行总结，明确下一步行动计划和责任分配。

2. 反馈机制：建立会议效果反馈机制，收集参会人员的意见和建议，不断优化视频会议流程。

五、安全管理1. 数据保护：确保会议内容的安全性，禁止无关人员获取会议资料和记录。

2. 系统更新：信息技术部门应定期对视频会议系统进行更新和维护，防止安全漏洞的产生。

六、违规处理1. 对于违反管理制度的行为，根据情节轻重，给予相应的警告或处罚。

2. 对于影响会议效率和质量的严重行为，将进行严肃处理，并在全公司范围内通报。

七、附则1. 本制度自发布之日起实施，由信息技术部门负责解释。

2. 随着公司的发展和实际需求的变化，本制度将不定期进行修订和完善。

视屏会议信息安全管理制度

第一章总则第一条为加强公司视频会议信息安全管理工作，确保视频会议系统安全稳定运行，防止信息泄露和安全事故发生，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司内部所有视频会议系统及其相关设备、软件和人员。

第三条视频会议信息安全管理制度遵循以下原则：1. 预防为主，防治结合；2. 安全可靠，保障业务；3. 明确责任，强化监督。

第二章视频会议系统安全配置第四条视频会议系统应选择具有较高安全性能的厂商和产品，确保系统稳定性和安全性。

第五条视频会议系统应设置合理的用户权限和访问控制，防止未经授权的用户访问系统。

第六条视频会议系统应定期进行安全检查和漏洞扫描，及时修复系统漏洞。

第七条视频会议系统应启用加密传输，确保数据传输过程中的安全性。

第三章视频会议内容安全第八条视频会议内容应严格遵守国家法律法规和公司保密规定，不得泄露公司商业秘密、技术秘密和个人隐私。

第九条视频会议内容应提前进行审查，确保内容合法、合规。

第十条视频会议过程中，参会人员应自觉遵守会议纪律，不得随意传播、记录或复制会议内容。

第四章视频会议设备与网络安全第十一条视频会议设备应定期进行维护和保养，确保设备正常运行。

第十二条视频会议设备应放置在安全区域，防止设备丢失或损坏。

第十三条视频会议网络应选择安全可靠的运营商，确保网络传输速率和稳定性。

第十四条视频会议网络应设置防火墙和入侵检测系统，防止外部攻击和恶意软件入侵。

第五章人员安全管理第十五条视频会议管理人员应具备一定的信息安全意识和技能，负责视频会议系统的安全管理工作。

第十六条视频会议参会人员应自觉遵守信息安全规定，不得泄露会议内容。

第十七条视频会议管理人员应定期对参会人员进行信息安全培训，提高参会人员的信息安全意识。

第六章应急处理第十八条发生视频会议信息安全事件时，应立即启动应急预案，采取有效措施进行处置。

第十九条视频会议信息安全事件处置完毕后，应及时进行总结和分析，完善视频会议信息安全管理制度。

第七章附则第二十条本制度由公司信息安全管理部门负责解释。

集团公司视频会议管理办法

集团公司视频会议管理办法第一章总则第一条为进一步加强**（集团）有限公司（以下简称“集团公司”）视频会议管理，规范申请使用流程，保证视频会议效果，特制订本办法。

第二条本办法适用于集团公司本部通过上级单位视频会议系统和集团公司视频会议系统召开的各类会议。

第三条上级单位视频会议系统是指由市委市政府、市国资委等上级单位组建的视频会议系统，并在集团公司设置相应会议终端；集团公司视频会议系统是指由集团公司本部组建的视频会议系统。

第四条视频会议主要包括按照市委市政府、市国资委等上级单位要求**集团参加的视频会议、集团公司主办的内部视频会议、集团公司与外部单位召开的视频会议等。

第五条视频会议管理按照“统筹管理、分级负责”原则，明确集团本部、保障单位和各单位管理责任，并按照“谁主办、谁负责”的原则，由主办部室根据本办法要求，做好会议组织安排工作，确保视频会议组织流程，达到会议效果。

第二章职责分工及要求第六条集团公司党委综合办（以下简称“党委综合办”）- 1 -为集团公司本部视频会议的主管部室，主要负责视频会议统筹管理。

第七条技术及设备保障单位主要负责建立视频会议设备软件和硬件维护、保养、巡检等机制，配合主管部室制定视频会议系统相关标准，负责会前设备调试、会议期间保障等工作。

第八条会务服务保障单位主要负责集团公司视频会议室日常预定管理和会场服务保障等工作。

第九条集团公司各单位要结合实际情况设置视频会议室，配备视频会议终端设备及光纤专线网络，明确本单位视频会议主管部室和技术保障部室，设置专人进行管理。

第三章视频会议申请使用程序第十条参加上级单位组织的视频会议或组织集团公司视频会议，主办部室原则上应提前3个（含3个）以上工作日向会务服务保障单位预定视频会议室，并填报《集团公司视频会议申请表》（见附件1），打印并加盖部室章后向党委综合办报备，党委综合办接到《集团公司视频会议申请表》后做好登记，并根据情况做好有关协调。

第十一条主办部室申请后，应立即通知技术及设备保障单位和相关单位做好设备及会场准备工作。

视频会议室管理规定(4篇)

视频会议室管理规定第一章总则第一条为了规范视频会议室的使用，提高办公效率，促进信息共享和沟通，制定本规定。

第二条视频会议室管理规定适用于本机构内的所有视频会议室。

第三条视频会议室的使用原则是公平、公开、便捷、高效、安全。

第二章视频会议室的使用范围第四条视频会议室的使用范围包括项目会议、企业内部会议、部门会议、业务对接、培训等。

第五条使用视频会议室的领导、工作人员和参会人员必须具备一定的操作技能，并具备相应的设备和软件。

第六条为确保视频会议的顺利进行，使用视频会议室的人员应提前预约，预约期限不得少于24小时。

第三章视频会议室的使用流程第七条视频会议室的使用流程如下：1. 预约：使用人员需提前向会议室管理员预约视频会议室，包括时间、人数、设备需求等信息。

2. 安排：会议室管理员根据预约情况，安排视频会议室的使用时间和设备配置，并及时通知相关人员。

3. 配置：使用人员在使用前应检查设备和网络是否正常，并妥善设置会议平台和音视频设备。

4. 联接：使用人员应在预约时间前10分钟进入会议室，并及时与其他参会人员连接。

5. 会议：会议期间，各参会人员应按照会议议程进行讨论和演示，并将参会资料及时分享给其他人员。

6. 结束：会议结束后，使用人员应及时退出会议室，并检查设备是否关机，确保下一位使用人员正常使用。

第四章视频会议室的管理责任第八条视频会议室的管理责任主要由会议室管理员承担。

第九条会议室管理员的主要职责包括：1. 接受预约：接受使用人员的预约请求，并根据情况安排合理的使用时间和设备配置。

2. 设备维护：保证视频会议室的设备正常运行，并及时进行设备维修和更新。

3. 会议记录：记录视频会议的人员名单、会议议程、会议纪要等信息，并进行归档管理。

4. 问题处理：及时处理视频会议中出现的设备故障、网络问题和人员纠纷等各类问题。

5. 安全保密：负责视频会议室的安全管理和信息保密，并严格控制会议室的使用权限。

第十条使用视频会议室的人员应遵守以下规定：1. 遵守会议室预约规定，提前预约并按时使用，不得擅自占用和延长使用时间。

视频会议室管理规章制度

视频会议室管理规章制度第一章总则第一条为了规范视频会议室的管理，提高会议效率和质量，保障网络安全和信息保密，制定本规章制度。

第二条视频会议室是用于开展远程视频会议的场所，仅限于内部人员使用，禁止外部人员进入。

第三条视频会议室管理委员会是视频会议室的管理机构，主要负责视频会议室的日常管理和运营。

第二章视频会议室使用管理第四条视频会议室的使用时间为工作日的上午8:00至下午5:00，其他时间需提前申请并经审批才能使用。

第五条使用视频会议室时，需提前预约，预约时间不得超过2个小时，超时需重新申请。

第六条使用视频会议室时，应保持会议室整洁，离开时应将设备归位并按要求关闭设备。

第七条使用视频会议室时，不得损坏会议设备，如有损坏需赔偿。

第八条使用视频会议室时，需遵守会议室使用规定，不得发表违法违规的言论。

第九条使用视频会议室时，不得在会议室内进行私人活动，如有私人事务需处理，应离开会议室。

第十条使用视频会议室时，不得在会议室内吸烟、饮酒，不得带宠物进入。

第十一条使用视频会议室时，不得在会议室内放置易燃易爆物品。

第三章视频会议室安全管理第十二条视频会议室每年定期进行安全检查，发现问题及时整改。

第十三条视频会议室应配备安全监控设备，保障会议室安全。

第十四条视频会议室应制定火灾逃生预案，定期进行演练。

第十五条视频会议室内应配备急救设备，确保突发事件时能够有效处理。

第四章视频会议室信息保密管理第十六条使用视频会议室时，不得泄露公司机密信息，如有泄密行为将受到严厉处罚。

第十七条使用视频会议室时，不得将会议记录外传，如有非法传播行为将受到法律制裁。

第十八条使用视频会议室时，应注意保护个人信息安全，不得将个人信息泄露给他人。

第五章视频会议室违规处罚第十九条对于违反视频会议室管理规章制度的行为，管理委员会有权进行处罚，包括口头警告、书面警告、暂停使用视频会议室等处理措施。

第二十条对于严重违规行为，管理委员会有权向有关部门报告并进行处罚。

视频会议管理办法

视频会议管理办法第一章总则第一条为加强本单位视频会议系统管理，保障系统运行，提高系统利用效率，确保系统使用效果，特制定本办法。

第二条本单位信息管理部负责视频会议系统的管理，并做好会议电子数据资源的录制、存贮、发布、归档及保密工作。

第二章视频会议程序与操作规范第三条视频会议召开前1天，由本单位组织预联调。

各参会分会场应按会议通知要求，准时、全程参加会前的预联调测试。

系统联调主要进行主会场与分会场间的联网测试，音频、视频效果调试，多媒体资料传输共享调试等项目。

第四条视频会议召开当天，各会场系统管理员应在视频会议正式召开前1个半小时到达会场，打开视频会议系统设备，主动呼叫，按联调效果做好准备。

第五条视频会议召开前1小时，进行一次会前联调，由主会场系统管理员依次呼叫各分会场，测试主、分会场的网络通讯及音视频效果，确保会议声音、图像清晰稳定；分会场单位在视频会议召开前10分钟向主会场报告到会情况（可用网络通讯方式）；主会场在会议开始前3分钟关闭背景音乐及麦克风，并向全网发出预备通知。

第六条视频会议正式开始后，各会场应严格保证按调试时确定的配置要求开会，严禁在会议过程中随意改变配置参数。

会议中应按联调计划进行镜头、屏幕、话筒切换，并根据实际情况适当调节。

要随时关注视频会议各系统运行状态，确保会议正常进行。

第七条会议期间，系统管理员必须坚守岗位，保持通信畅通。

主会场系统管理员应根据会议需要，及时切换会场画面，了解各分会场的情况；各分会场应实时监控设备运行状况，随时与主会场保持联系，及时调整镜头和麦克风，确保视频会议效果。

第八条会议中如出现系统故障，应立即向主会场报告，不得擅离会场；系统管理员按应急预案尽快排除。

如果是掉线现象,重新呼叫；如果是视频终端故障，用软终端临时代替；如果是网络设备故障，用备板配件代替；如果是线路中断无法修复，经主会场同意，就近转入其它会场。

系统管理员应详细记录故障情况及处理措施。

第九条会议结束后，由主会场统一中断会议连接。

集团公司视频会议管理制度

集团公司视频会议管理制度集团公司视频会议管理制度一、概述为规范集团公司内部的视频会议管理，提高视频会议的效率和效果，订立本制度；本制度适用于集团公司内部的视频会议。

二、规范视频会议的召开1. 视频会议的召开应事先确定议程，主题明确。

2. 视频会议的召集人应在会议开始前一天通知与会人员，并将会议议程发至各参会人员邮箱。

3. 在视频会议开始前，召集人应提前10分钟时间进入会议室进行设备测试等相关准备工作。

4. 视频会议开始后，主持人应当引导会议议程的顺当进行，确保每项议程的讨论和决策得到充分的时间和机会。

三、会议流程和注意事项1. 会议室使用，电脑签到。

2. 主持人应当把握会议进程和指引议题讨论，有针对性地引导参会人员并适时做出有效的决策，尽量避开过长过多的与会时间。

如需延长时间，则应提示并征得与会人员的同意。

3. 会议内容限制：会议内容应当严格遵从会议议程，确保议程全部完成并寻求解决问题的实在方案。

不得利用视频会议进行商业宣扬、个人活动或其他非正式议题讨论等。

4. 与会人员的职责：与会人员应在会议期间认真倾听发言、积极参加讨论、供给各自的看法和建议，确保会议质量和决策效果的充分考虑和讨论。

5. 记录和记录保管：应有专门的记录员进行记录和整理，并保管相关文件和文件资料，并组织有关人员进行归档保存。

四、视频会议技术要求1. 视频会议技术应保持完善，确保互联网质量充分，充分保证视频会议的稳定和效果。

2. 召集人应对会议设备的设置和配置等进行充分测试和检查。

3. 在视频会议期间，如有不稳定的现象显现，应当适时通报并予以整改，确保正常的会议进行。

五、隐私和保密要求1. 保护与会人员的隐私，全部在视频会议过程中的信息和议题都应予以保密处理。

2. 视频会议的技术平台应当保密，而且不得被未经授权的第三方使用和保存。

六、制度的实施和监察1. 全部与会人员和工作人员都应当严格遵守本制度，确保视频会议的安全性和质量。

2. 监督人员应当对视频会议的流程和效果进行实时的跟踪和比对，发觉问题时应适时提出并予以整改。

视频会议室管理制度

视频会议室管理制度一、目的为了充分发挥视频会议室的功能，规范视频会议室的使用和管理，确保会议的顺利进行，提高工作效率，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于本公司内部及与外部合作单位使用视频会议室的所有人员。

三、职责分工（一）行政部门1、负责视频会议室的日常管理和维护工作，包括设备的检查、清洁、保养等。

2、协调安排视频会议室的使用时间，确保合理分配资源。

3、负责视频会议设备的操作培训和技术支持。

（二）使用部门1、提前向行政部门申请使用视频会议室，并按照规定的流程办理相关手续。

2、遵守视频会议室的使用规定，爱护设备和设施，保持会议室的整洁和卫生。

3、会议结束后，关闭所有设备，整理好会议室。

四、会议室预定（一）预定流程1、使用部门应至少提前_____小时填写《视频会议室使用申请表》，注明会议时间、参会人数、会议主题等信息。

2、将申请表提交给行政部门，由行政部门进行审核和安排。

3、行政部门在收到申请表后的_____小时内给予回复，确认会议室的预定情况。

（二）预定原则1、先申请先使用原则，若两个或多个部门同时申请同一时间段，按照重要性和紧急程度进行协调安排。

2、每次预定时间原则上不超过_____小时，如有特殊情况需延长，应提前向行政部门说明并获得批准。

五、设备管理（一）设备清单视频会议室配备了以下设备：高清摄像头、投影仪、音响系统、麦克风、视频会议终端、电脑等。

（二）设备维护1、行政部门应定期对设备进行检查和维护，确保设备处于良好的运行状态。

2、发现设备故障应及时联系专业维修人员进行维修，并做好维修记录。

3、对于易损设备和配件，应储备一定数量的备用件，以保证设备的正常使用。

（三）设备操作1、使用部门应指定专人负责设备的操作，操作人员应提前接受行政部门的培训，熟悉设备的使用方法和操作流程。

2、在使用设备前，操作人员应检查设备是否正常，如有异常应及时通知行政部门。

3、严格按照设备的操作说明进行操作，不得随意更改设备的设置和参数。

安全生产视频会管理制度

安全生产视频会管理制度安全生产是企业运营过程中的重要环节，为了确保员工的生命安全和财产安全，企业必须制定和执行科学合理的安全生产管理制度。

下面将从安全生产视频会的管理制度方面进行阐述，不含首先、其次、另外、总之，最后等分段语句。

一、视频会议的组织和安排1. 视频会议的组织人员应当是企业安全生产管理部门的负责人，确保具备相关专业知识和丰富的工作经验。

2. 在企业内部建立完善的视频会议管理机制，确保会议的质量和效果。

3. 组织人员应提前制定会议的议程和目标，明确会议的主题和要求。

4. 确定会议的时间和地点，确保参会人员的充分准备和到场。

二、视频会议的参会人员1. 安全生产视频会议的参会人员应当包括企业安全生产管理部门的相关负责人，以及从事与安全生产相关工作的员工。

2. 参会人员应当具备相关的专业知识和技能，能够积极参与讨论和决策。

三、视频会议的内容和形式1. 视频会议的内容应当包括企业的安全生产工作情况报告、事故分析和原因查找、安全生产目标制定、安全措施的落实等方面。

2. 会议可以采用现场演示的方式，结合图片、图表等形式进行展示，增加会议的可视化效果。

3. 会议的讨论和决策应当基于事实和数据，确保科学决策和合理安排。

四、视频会议的记录和归档1. 视频会议应当有专门的记录人员负责进行记录和整理。

2. 记录应当包括会议的日期、时间、地点、参会人员名单等基本信息。

3. 记录人员应当根据会议的内容和讨论，将重要的决策和事项做出详细的记录和说明。

五、视频会议的跟进和评估1. 在视频会议结束后，应当及时跟进会议中确定的各项工作，确保措施的有效实施。

2. 安全生产管理部门应当定期对视频会议的效果进行评估，对会议中存在的问题和不足进行总结和改进。

六、视频会议的宣传和推广1. 安全生产视频会议的内容应当及时向企业内部的所有员工宣传和推广，提高员工的安全意识和参与度。

2. 可以通过传统媒体、企业内部网络和移动通讯设备等渠道进行宣传，确保全员知晓和参与。

视频会议管理规定范本

视频会议管理规定范本第一章总则第一条为了规范公司内部视频会议的组织和管理，提高会议的效率和质量，减少会议时间的浪费，提升员工的工作效能，特制定本管理规定。

第二条视频会议是指通过网络技术和设备，在不同地点间进行视像和声音传输，实现远程沟通的会议形式。

第三条本管理规定适用于公司内部的所有视频会议活动。

第四条视频会议的目标是提高会议的效率和质量，提升沟通和协作的效能，节约时间和资源成本。

第五条视频会议应遵循公平、公正、公开的原则，确保会议内容的保密和安全。

第二章组织管理第六条本公司设立视频会议管理部门负责视频会议的组织和管理工作。

第七条视频会议管理部门的职责包括：1. 组织视频会议的策划和安排；2. 安排会议的时间和地点；3. 配置会议所需的设备和技术支持；4. 确保会议的畅通和顺利进行；5. 统计和分析会议的数据和反馈意见；6. 完善视频会议管理制度。

第八条视频会议的组织者应提前制定会议的议程和目标，并在会议开始前向与会人员发送相关资料和准备事项。

第九条视频会议的组织者应根据会议的目标和规模，确定与会人员的范围和名单，并提前发送邀请函和参会确认。

第十条与会人员应在会议开始前准备好会议所需的设备和材料，并按时参会。

第十一条会议的组织者应确保会议场地的环境和设备的正常运行，提供必要的技术支持和维护。

第三章会议要领第十二条视频会议的议程应明确会议的主题、目标和流程，确定每项议程的时间安排。

第十三条会议的发言人应准备好发言内容，确保言之有序、简明扼要。

第十四条与会人员应遵守会议纪律，不得打断他人发言，不得在会议中进行无关的讨论和个人攻击。

第十五条会议的记录应详细记录会议的内容、决定和行动项，确保会议后有清晰的备忘和参考。

第十六条会议的参与人员可通过聊天功能提出问题和意见，发言人可根据需要邀请参与人员发表意见。

第十七条会议的主持人应控制会议的时间，保证会议按时结束，并及时总结和对下一步的工作进行安排。

第四章会议技术第十八条视频会议的参与人员应掌握基本的会议技术，包括使用视频会议软件、摄像头、麦克风等设备。

视频会议的规章制度

视频会议的规章制度第一章总则第一条为了规范和优化视频会议的组织和管理，确保会议顺利进行，制定本规章制度。

第二条规章制度适用于本公司内所有视频会议的组织和管理。

第三条本规章制度遵循公平、公正、合理、便捷的原则。

第四条视频会议主要用于公司内部会议、培训、沟通等工作活动。

第五条参与视频会议的人员应当遵守公司的相关规定，并承担相应的责任。

第六条视频会议的组织者应当尽力保证会议的顺利进行，并保护会议信息的安全。

第七条参与视频会议的人员应当保护会议信息的机密性，不得外泄或传播会议内容。

第八条视频会议的参与者应当尊重他人，保持礼貌和文明，不得发表不当言论或言行不检。

第九条未经许可，参与视频会议的人员不得记录、拍摄或传播会议内容。

第十条本规章制度生效后，所有视频会议的组织和管理均按照本规章制度进行。

第二章视频会议的组织和管理第十一条视频会议的组织者应当提前确定会议的时间、地点、议程和参会人员。

第十二条参与视频会议的人员应当按时参加会议，保持通讯畅通。

第十三条视频会议的组织者应当保证会议设备的正常运作和通讯畅通，确保会议的顺利进行。

第十四条参与视频会议的人员应当主动提出建议和意见，促进会议的高效进行。

第十五条视频会议的组织者应当及时总结会议内容，形成会议纪要，并将纪要发送给参会人员。

第十六条参与视频会议的人员应当妥善保存会议纪要，做好会议内容的记录和整理。

第十七条视频会议结束后，应当及时进行会议反馈，总结会议效果，提供改进建议。

第三章视频会议的注意事项第十八条视频会议期间，参与人员应当保持会议安静，切勿喧哗或嘈杂。

第十九条视频会议期间，参与人员应当避免私下交谈或做其他事务，专心参与会议。

第二十条参与视频会议的人员应当尊重组织者和主持人，听从指挥和安排。

第二十一条视频会议期间，未经组织者和主持人许可，参与人员不得擅自离开会议。

第二十二条参与视频会议的人员应当避免使用手机、电脑等设备，集中精神参与会议。

第二十三条参与视频会议的人员应当遵守会议纪要，认真履行会议决议，按时完成任务。

视频会议室管理规章制度

视频会议室管理规章制度第一条总则为加强视频会议室的管理，确保会议设施的正常运行，提高会议室的使用效率，根据公司实际情况，制定本规章制度。

本规章制度适用于公司视频会议室的使用、管理和维护。

第二条管理职责1. 行政部门负责视频会议室的日常管理工作，包括会议室的预约、使用、维护和清洁等工作。

2. 信息技术部门负责视频会议室设备的技术支持和维护工作，确保设备的正常运行。

第三条使用规定1. 视频会议室主要用于公司内部会议、远程沟通、培训等活动，不得用于其他非工作性质的活动。

2. 使用会议室前，需提前向行政部门提出申请，填写会议室使用申请表，并注明会议主题、时间、参与人数等信息。

3. 行政部门根据申请情况统筹安排会议室使用时间，并提前通知信息技术部门做好技术支持准备。

第四条会议纪律1. 会议开始前，使用人应确保会议室内的设备处于关闭状态，不得随意操作会议室设备。

2. 会议期间，请保持会议室安静，禁止大声喧哗，不得随意离开会议室。

3. 会议结束后，使用人应关闭会议室内的设备，并确保会议室的整洁。

第五条设备维护1. 信息技术部门应定期对视频会议室设备进行维护和检查，确保设备的正常运行。

2. 任何部门和个人不得私自拆卸、改动会议室设备，如有需要，应向信息技术部门提出申请。

3. 发现会议室设备故障，应及时向信息技术部门报告，并由信息技术部门负责修复。

第六条清洁卫生1. 使用会议室的部门负责会议室的清洁工作，确保会议室的卫生和整洁。

2. 会议结束后，使用人应将会议室内的垃圾清理干净，并整理好会议室的座椅等物品。

第七条违规处理1. 违反本规章制度的，由行政部门进行批评教育，并视情节严重程度进行相应的处罚。

2. 损坏会议室设备的，应照价赔偿，并视情节严重程度进行相应的处罚。

第八条附则1. 本规章制度自发布之日起生效。

2. 本规章制度的解释权归公司行政部门所有。

以上规章制度旨在保障视频会议室的正常运行和使用，希望大家严格遵守，共同维护公司的会议环境。

集团公司视频会议管理办法

集团公司视频会议管理办法一、引言随着信息技术的快速发展和企业规模的扩大，视频会议作为一种高效且灵活的沟通工具，在集团公司的管理中扮演着越来越重要的角色。

为了更好地协调各分子公司之间的工作，提高沟通效率，本文将介绍集团公司视频会议的管理办法。

二、会议召开1. 会议人员的确定：在召开视频会议之前，应确定参与会议的人员名单，并通知相关人员准时参加会议。

同时，在确定会议人员时，要充分考虑各部门的需求和意见，力求形成一个全面、具有代表性的参会团队。

2. 会议议程的制定：会议议程是会议的指导文档，应提前制定并发送给参会人员。

议程中应包括会议主题、讨论议题、每个议题的时间分配以及预计的会议结束时间等内容，以便参会人员有充足的准备时间。

3. 会议设备的准备：为了保证视频会议的顺利进行，必须提前检查会议所需的设备，包括视频会议终端、摄像头、耳麦等。

如果需要，还应提前测试设备的连接和音视频质量，以确保会议期间的顺畅通信。

三、会议进行1. 会议开始前的准备：会议开始前，会议主持人应与会会议控制人员之间进行设备连接测试，确保各项设备正常运行。

同时，还应检查网络连接是否稳定，并做好充分的会前准备工作，例如检查音视频质量、核对参会名单等。

2. 会议纪律的维护：视频会议是一种虚拟的沟通形式，为了保证会议的高效进行，参会人员需遵守一定的会议纪律。

例如，在他人发言时要保持安静，不得随意中断；在发言时要简明扼要、言之有物，避免无关的废话等。

3. 会议记录与总结：为了更好地记录会议的内容和决策结果，应委派一名秘书或记录人员进行会议记录。

会议记录应包括会议的时间、地点、参会人员、会议议程、讨论的主要内容、决策结果以及下一步的行动计划等。

在会议结束后，应将会议记录及时发送给所有参会人员，并保存备查。

四、会议评估与改进1. 会议评估：在每次视频会议结束后，应进行会议效果的评估。

可以采用问卷调查、讨论会议优点和不足之处等方式，搜集参会人员的反馈意见，以便不断改进和提升视频会议的质量。

2023年视频会议管理规定

2023年视频会议管理规定____年视频会议管理规定第一章总则第一条规定目的为了规范和管理视频会议的使用，提高会议效率和安全性，保障会议成果的有效传递和应用，特制定本管理规定。

第二条规定适用范围本规定适用于所有使用视频会议进行组织和开展业务活动的单位、部门和个人。

第三条规定基本原则视频会议的组织和开展应遵循公平、公正、公开的原则，确保会议信息的保密性和安全性，并提高会议的效率和质量。

第四条规定定义1. 视频会议：利用视频通信技术进行远程交流和协作的会议形式。

2. 主办单位：会议组织者或主持人所属的单位或部门。

3. 参会单位：参加视频会议的单位或部门。

4. 参会人员：被邀请或允许参加视频会议的个人。

第二章会议组织第五条会议主持人1. 主办单位应指定合适的会议主持人，负责会议的组织和主持。

2. 会议主持人应具备良好的沟通和协调能力，熟悉视频会议的操作和技术。

第六条会议邀请1. 主办单位应提前确定会议时间、议题和参会人员，并向参会人员发出邀请函。

2. 参会人员应按时登录会议平台，并遵守会议纪律。

第七条会议议程1. 主办单位应制定详细的会议议程，包括议题、时间、讨论方式等。

2. 参会人员应在会议前熟悉议程，并做好相关准备工作。

第八条会议资料1. 主办单位应提供会议所需的资料和文件，并在会前发送给参会人员。

2. 参会人员应仔细阅读相关资料，并提前准备好相应的意见和建议。

第九条会议技术支持1. 主办单位应提供稳定可靠的视频会议平台和设备，并保障其正常运行。

2. 会议主持人或技术支持人员应及时解决会议中出现的技术问题和故障。

第三章会议开展第十条会议准备1. 参会人员应提前测试会议平台和设备，确保其正常使用。

2. 参会人员应保证网络连接的稳定和流畅，避免影响会议的进行。

第十一条会议纪律1. 参会人员应按时参会，并保持良好的会议纪律和行为规范。

2. 不得随意中断他人发言，不得发布与会议无关的内容。

第十二条会议记录1. 会议主持人或秘书应进行会议记录，并及时整理和发送给参会人员。

XX公司视频会议管理办法

XX公司视频会议管理办法（试行）XX制度〔20XX〕XX号第一章总则第一条为加强XX公司视频会议管理，保障视频会议系统规范有序、安全稳定运行，确保会议质量和效果，制定本办法。

第二条视频会议的方式。

主要是利用互联网连接，使用视频会议系统技术而实现的会议方式。

第三条视频会议主会场设在项目经理部二楼会议室，分会场为各分部。

1.4视频会议管理责任部门为工程部，其主要职责是：1.4.1负责管理和维护视频会议设备；1.4.2负责视频会议的统筹安排；1.4.3负责视频会议前的有关调试准备工作；1.4.4负责视频会议系统的运行日志登记工作，确保视频会议系统的正常运行；1.4.5负责视频会议的记录，整理会议纪要；1.4.6负责督办视频会议决定事项的落实工作；1.4.7负责协调其他视频会议的有关工作。

2.视频会议系统的使用2.1视频会议的申请。

原则上提前3天由责任管理部门向综合部书面申请，由综合部统一安排。

2.2视频会议的内容和时间安排由会议主办部门统一安排。

2.3参加视频会议人员由会议主办部门或单位确定和通知。

2.4严格会议纪律，执行会议前后点名制度。

由会议主持人向各分会场点名，确保参会人员到会。

各分会场设立会议签到簿，所属各分部综合部负责，并指定专门负责人进行管理。

2.5参加会议的人员，应排坐整齐，保持会场安静，将手机调至静音或振动，不得无故随意走动，影响会议视频效果。

3.视频会议系统的日常管理3.1视频会议是项目经理部一种重要的生产和管理方式，是解决问题的会议。

3.2每日交班视频会议为固定会议时间，不再另行通知。

其他会议综合部每次会前通过OA的方式发布视频会议通知，并做好主会场的视频会议设备的调试工作，确保视频会议正常召开。

3.3各单位综合部负责人为所在地区各分会场总召集人，各分会场所在地单位负责人为各分会场视频会议召集人。

各单位综合部要指定专人负责所在地的视频会议相关设备的管理和保养。

3.4视频会议有关决定事项由综合部收集反馈落实情况，并及时向项目经理报告。

视频会议管理制度

视频会议管理制度第一部分：导言一、为有效管理视频会议，方便各部门协调工作，提高工作效率，特制定本制度。

二、本制度适用于公司内各部门的视频会议，具体包括但不限于日常会议、项目会议、部门会议等。

三、视频会议管理应遵循“公开、公平、高效、规范”的原则，确保会议的顺利进行。

第二部分：视频会议流程一、会议发起1. 会议的发起应提前确定时间、地点、主题、议程等内容，通过公司内部通讯工具或邮件发送会议邀请。

2. 会议邀请内容应清晰明了，包括会议时间、会议链接、会议议程、会议目的和参会人员名单等。

3. 会议发起人应对会议内容进行详细说明，确保参会人员了解会议的重要性和议程内容。

二、会议准备1. 参会人员务必提前测试视频设备的连接情况，以免会议开始时出现连接问题而耽误时间。

2. 会议组织人员应提前确认会议室设备的正常运转，并准备好会议所需的资料、文件等。

3. 会议主持人应提前了解与会人员的背景和参会意愿，构思会议主题和议程。

三、会议进行1. 会议时间一到，主持人应按照议程主持会议，确保会议顺利进行。

2. 参会人员应遵守会议纪律，不得随意离开会议室或进行无关议题的讨论。

3. 会议中如遇到技术故障或其他问题，应尽快协调解决，以免影响会议的进行。

四、会后整理1. 会议结束后，主持人应及时整理会议记录和决议，发送给与会人员和相关部门。

2. 参会人员应对会议内容进行总结和反思，提出建议和改进意见，以便下次会议更加高效。

3. 会议组织人员应对会议进行评估，总结会议经验，为下次会议的改进提供参考。

第三部分：视频会议管理要求一、参会人员的要求1. 参会人员应准时参加会议，不得拖延时间或迟到。

2. 参会人员应尊重主持人，遵守会议纪律，不得擅自打断或干扰会议进行。

3. 参会人员应积极参与讨论和提出建议，共同推动会议的顺利进行。

二、主持人的要求1. 主持人应熟悉会议议程和相关资料，确保会议内容的安排合理和严谨。

2. 主持人应掌握会议技巧和沟通能力，确保会议的效果和效率。

公司视频会议管理办法

蒙西华中铁路股份有限公司视频会议系统管理暂行办法第一章总则第一条为规范蒙西华中铁路股份有限公司视频会议系统（以下简称：系统）的管理，确保会议系统的正常有效运行，充分发挥其作用，特制定本办法。

第二条系统可以为公司总部和蒙陕、晋豫、湖北、湘赣四个指挥部以及其他相关参建单位召开远程多方视频会议、远程培训、临时工作会议、远程调度指挥等提供支持。

第三条视频会议是提高工作效率，适应节约、便利办公要求的有效方式，公司总部和指挥部应积极利用系统召开会议、组织讲座和培训等，充分发挥其效能。

公司所属单位要充分将系统纳入蒙华铁路公司管理体系，要充分利用好会议系统提升公司管理质量。

第二章职责分工第四条公司总部职责（一）公司综合部负责系统使用的宏观管理调控，是系统使用的审批、安排和协调部门。

（二）公司综合部负责系统的技术支持，定期进行设备有效使用的日常巡查，做好记录。

（三）公司综合部负责系统的软硬件升级工作。

（四）公司综合部制订视频会议系统应用的应急处理办法并负责组织落实。

第五条指挥部职责（一）负责指挥部系统设备的管理和日常维护。

（二）负责指挥部系统的操作。

（三）配合公司总部会议做好系统联调工作，做好会议保障工作。

第六条其他参建单位职责（一）负责本单位系统设备的管理和日常维护。

（二）负责本单位系统的操作。

（三）配合公司总部或指挥部做好系统联调工作，做好会议保障工作。

第三章会议管理第七条会议审批。

（一）公司总部各部门召开视频会议，需经公司综合部审批后方可召开。

（二）指挥部召开视频会议，需报公司综合部信息办，由公司综合部信息办确认后方可召开。

审批流程，按以下程序办理：会议发起部门或指挥部通过内部协同办公网的“会议管理”提前2个以上工作日预订视频会议，并提供会议名称、时间、模式、参会单位等有关信息。

得到确认后，会议发起部门或指挥部应提前1个以上工作日将会议通知告知公司综合部信息办。

第八条会前准备注意事项：（一）各参会单位在接到会议通知后，应在“公司会议管理平台”中查询系统联调时间安排及有关要求，准时参加联调。

视频会议与远程工作管理制度

视频会议与远程工作管理制度1. 规章制度目的和背景本规章制度旨在规范和管理公司内的视频会议和远程工作，以提高协作效率、降低本钱，并确保工作的顺利进行。

随着科技的发展和全球化的进程，视频会议和远程工作已成为一种常见的工作方式，为了保证团队间的沟通和协作效果，有必需订立本规章制度。

2. 视频会议管理2.1 视频会议申请和布置2.1.1 公司员工如需组织视频会议，应提前填写视频会议申请表，包含会议主题、参会人员、会议时间和所需设备等信息，并提交给相关部门负责人审批。

2.1.2 视频会议申请需提前至少48小时提交，以便相关人员有充分的准备时间。

2.1.3 审批通过后，相关部门负责人会协调IT部门进行会议资源的布置和预留。

2.2 视频会议流程和要求2.2.1 会议召集人应提前发送会议通知，并在通知中包含会议连接信息、会议议程和相关资料，以便参会人员做好会议前的准备。

2.2.2 参会人员应定时参加会议，如因特殊原因确实无法参加，应提前通知会议召集人。

2.2.3 参会人员应保持良好的会议纪律，遵守会议规定的议程和时间。

2.3 视频会议技术支持2.3.1 IT部门负责视频会议系统的维护和技术支持，如遇到技术问题，可随时联系IT部门进行解决。

2.3.2 参会人员在使用视频会议系统时，应熟识基本的操作和功能，如有需要，可通过IT部门供应的培训料子进行学习。

3. 远程工作管理3.1 远程工作申请和审批3.1.1 公司员工如需申请远程工作，应提前填写远程工作申请表，包含工作日期、工作时间、工作内容等信息，并提交给直接上级审批。

3.1.2 远程工作申请需提前至少3个工作日提交，以便上级领导有充分的时间进行审批和布置。

3.1.3 上级领导对于远程工作申请有权进行批准或拒绝，并应及时告知申请人。

3.2 远程工作流程和要求3.2.1 远程工作人员应定时按量完成工作任务，确保工作质量和进度。

3.2.2 远程工作人员应保持良好的沟通和协作，随时与团队成员保持联系，并及时回应工作相关事宜。