(整理)Excel表信息管理规范.

Excel表信息管理规范

Excel表目前是比较强大的表格管理系统，在信息处理中既方便又快捷，而且功能强大。但是不规范的管理也可能给信息处理造成混乱。我们是信息处理很强的企业，需要规范管理信息，就需要先规范管理表格填写。造成不规范的原因主要有：设置不合理、使用不规范、基础功能不了解、填写不严谨等。下面就我们公司目前的需要情况提出一些建议，希望规范我们的信息管理，提升公司员工合理快捷使用信息的能力。

一、界面设置：

由于电脑显示界面的限制，有必要先对界面设置做出规范。

1、设置电脑显示界面的目的，是使界面更科学合理并符合我们的操作习惯，达到快捷操作和一目了然。快捷操作就能提高工作效率，能改善我们的工作质量。一目了然就是一眼就能看清楚，看明白，减少操作程序，减少误操作，方便操作。

2、设置Excel显示界面为完整Excel工作界面，即一目界面。就是工作项目设置不要过多。一目界面的好处是管理清晰、快捷、方便，提高信息处理的速度。

我们公司根据信息管理的实际情况，建议设置成8项：区域、姓名及职务、电话、通讯地址、邮编、备注、录入日期和更改日期等8项。这样的设置信息项目顺序也方便打印，后面的备注、录入日期和更新日期在打印时就可以略去不打印。

下面逐项说明：

区域：此列下面只需要填入省、市、区县及其它区域。我们现在的做法是设置小型区域板块管理，比方“保定区县”都集中在一起填写，省市主要负责人集中填写等。区域填写要填写完整的区域，比如，“让胡路区”不要“让区”。

姓名及职务：填写姓名和职务，用空格区分或单括号“（”隔开。

电话：每一列只填写一个电话号码，如果此项要填写办公固定电话、传真电话、家庭固定电话和手机，它们的顺序是：办公电话、传真电话、家庭电话、手机。家庭电话和传真电话要在后面标注“家”、“传”。由于办公电话是最常用的电话信息，可以不标注，一般都会被认为是办公电话。

要求：每一列只允许填写一个电话号码，如果有分机号码要置于主机号码后面。手机号码必须填写在最后。这样要求的好处是在使用这些号码时减少出错的可能。如果只有一个号码，也不要预留行列，以后可以使用添加行列的方式添加。

通讯地址：要填写详细。分省的列表可以不写省名，直接在此列下填写该区域名称，可以节省空间资源。比如辽宁省丹东市东港市***路****号，就直接填写东港市***路***号，可以省去“辽宁省丹东市”（但是填写信封时要详细地址，不能省略）。

邮编：我国目前的邮政管理中区县以上区域是使用机器识别邮政编码的方式来分拣邮件，请填写详细的邮编，否则在邮件投寄中就会出现错误信息。

备注：此列填写简要的很重要的信息备注，方便使用信息时注意。如果有大量的信息需要注意或有多条的信息要备注，请使用“插入批注”功能。

录入日期：填写录入日期的作用很重要，这能让信息使用者清楚的对信息做出判断。

更新日期：信息会经常保持更新，最新的更新会让使用者清楚是知道信息的价值。

3、这样设置的好处是信息管理清晰，减少失误。

二、要合理使用列距和行距。

一般以8项能够在一个界面内显示为主。电话单列（像上图绥化行中的“于海波”的电话，手机号码就要单列一行，这样既清晰又缩短空间使用。），特别长的地址要使用小号字体等，都可以使界面管理更合理（像上图的齐齐哈尔市行中的信息管理就采用小型字体）。

三、其它相关要求：

1、字体：宋体。

2、字体颜色使用：认为重要的部分或条目可以加黑或其它颜色。但一张表格最多不要使用超过三种颜色的字体。

3、利用好“插入批注”：相对较多的信息可以使用这个工具，此工具可以加注几万字的信息。

4、职务填写：要填写现在的职务，曾经做过的最高职务要使用“插入批注”备注信息。

有人会身兼多职，此处要填写与本信息表有关的职务，其它职务要使用“插入批注”备注信息或使用后面备注栏标注。

5、可以在表中划分区域标注小标题：比如“吉首市区县”，可以使用变色字体提醒使用者注意。

四、录入和更新时间管理。

信息都有时效性，旧的信息和过时的信息要及时更新或删除，以免给信息使用者带来假象或困惑，耽误别人的时间。

1、新的信息在录入时一定要标注录入时间，标准格式为：12.08.10（表示录入时间是2012年8月10日）。

2、更新日期管理格式同上。

不及时的更新信息或数据是很危险的，它会使工作徒劳无功、低效率且产生错误的信息，使工作混乱而无头绪，甚至影响工作者本身的心理。由于人脑的记忆限制和人员流动性，不及时更新信息都会造成信息管理的混乱性。