安排会议食宿

1．了解情况
我们在前面讲过，制定接待计划之前，就要了解来访团体的情况，这对安排餐饮、住宿有很重要的作用。在这方面需要了解的内容有：客人中有否信仰伊斯兰教的，饮食方面是否有特别忌讳的，客人的身份、性别、年龄、是否带家属等。
2．确定餐饮、住宿、用车标准
在接待规格确定下来以后，根据公司的规定确定餐饮、住宿、用车标准，秘书不可擅自提高或降低接待标准，如果客人一方提出了特别要求，只要在公司的规定范围内，就要尽量满足他们的要求。如果客人的要求是超标的，秘书必须向上司汇报，由上司作出决定。
3．预订餐厅、住宿房间
（1）接待来访团体，接风和送行需要正式的宴请，其他时间的可以简单一些。正式宴请时要注意：
1）时间和地点事先确定。正式宴请的时间以晚上居多。地点以中高档餐厅为佳，应该是包间。首先要根据主人、主宾身份确定地点的档次。再根据宴请事由、规模确定地点的大小，人少的话就不需要预订过大的地方，要特别注意环境的优雅、安静。如果主宾或客人中有大部分人是信仰伊斯兰教的，那么就应该在清真餐厅定餐。如果只是个别来宾信仰伊斯兰教，可以事先跟餐厅提出单作一份清真餐。一定得是清真餐，而不是普通的素食。
2）宴请的人员事先确定。主宾和主人当然是确定的，其余的陪客也是事先就定下的，一般不应无故缺席或换人。正式宴请不像便宴、酒会可以不排席位，多一人少一人问题不大。
3）宴请的桌次、座次事先确定。次序体现了地位、身份的尊卑不同，正式宴请时，主客双方都应该按照事先安排的桌次、座次入座。
4）菜单事先确定。商务活动中的正式宴请最好事先确定菜单。临时点菜有时会出现菜肴搭配不合理、不合口的情况，会冲淡宴请的郑重其事的色彩。菜单确定好后，要请上司过目，看有无更改后再定下来。如果能把菜单印出来，每个客人一份，一方面更显郑重，另一方面也是很好的纪念。但是千万不要把价钱也一起印上去。
5）发请柬。正式宴会要发请柬，而便宴可以口头邀请。
（2）预订住宿房间
为客人选择住宿宾馆要考虑几个方面：一是交通是否方便；二是档次是否合适；三是环境是否安静优雅。秘书可以同时选几所各具特色的宾馆，让上司定夺。应该选择熟悉的宾馆，因为对其服务质量等各方面比较了解，不会出大问题。而且作为老客户还可以享受一些优惠。住宿房间一般是主宾安排套间，朝向、楼层要好；一般人员安排标准间，

有时可以是两人一间。
4．根据对
方要求调整方案
上述内容也是接待方案中的一部分，草拟好之后要给客人发过去，征求意见。如果客人提出意见，只要不违反公司的规定。就要尽量满足，调整方案。但是在调整前后，秘书都要向上司汇报，征求上司的意见。



　安排会议食宿

1、会议餐饮的常识

(1) 食宿安排的原则是让代表吃好、住好而又不浪费。

(2) 大体上是一个标准，要适当照顾少数民族代表和年老体弱者，照顾南北不同口味。

(3) 秘书人员应提前到现场布置并检查组织工作的落实情况，应事先将座位卡及菜单摆上。

(4) 席位的通知除在请柬上注明外，还可在宴会上陈列宴会简图。

2、会议住宿的常识：

(1)要提前编制分配方案;

(2)长者、尊者、领导要适当照顾。

(3)具体安排住宿时，要根据与会人员职务、年龄、健康状况、性别和房间条件综合考虑，统筹安排。

(4)有时还要考虑地区集中，便于讨论。

(5)不同标准 的房间要作出合理 分配，一般是根据房间的不同规格并结合代表具体情况列出住宿表。

(6)报经有关领导审定后，按表分配住宿，做到有条不紊。

3、安排会议餐饮：

(1)根据会议的经费和人员情况决定会议餐饮的标准。

(2)就餐方式可根据会议的规模和性质来确定，提倡自助餐制和分餐制。

(3)事先与提供餐饮的单位确定餐饮的时间和地点。

(4)事先设计和确定就餐的凭证。

(5)要与饭店一起确定菜单，饮食要干净、卫生、美味可口、品种多。

(6)事先准备好干净的饮食用具。

(7)给因开会或服务工作误了用餐的人员预留饭菜。

(8)做好饮水、饮料的供应。

4、安排会议住宿

安排会议住宿方式的最简单方法是由与会者自己安排住宿。

5、会议餐饮的类型和标准：正式宴会、便宴、酒会、茶会、工作餐等。

6、会议房间的分配




安排什么样的酒店旅馆，一般都要根据其个人的喜好和习惯来决定。有的喜欢住清静优雅的小旅馆，不被人打扰；有的喜欢住富丽堂皇的高级饭店，这是一种身份的象征；有的喜欢住单人房间，单独行动；有的则喜欢两人合居一室，遇事有商量。

如果公务旅行的地方是第一次去，在那里有自己的子公司或事务所的话，就请他们为自己联系安排住处，这样既省心又省力。如果没有，可以请当地旅游部门介绍，或者自己联系正规、有信誉的旅馆。

此外，联系住宿时，还要根据领导在单位

的级别和地位以及他所能享有的住宿条件来安排。


秘书可以咨询公司旅行部或外面的旅行社，他们会根据要求，帮助预订旅馆并提出建议。同时，还可以通过地图和旅行手册来获取旅馆的信息。如果领导不熟悉所往城市，也没有指定旅馆，就可以翻阅当地的旅行指南，从中选择。根据旅行指南提供的联系方式，与旅馆直接联系，得知旅馆的确切方位、到机场的距离，以及收费标准、是否有打折等信息，这些初步调查可以为你的领导节省一笔开支。

公司旅行部或外面的旅行社可以帮秘书办好旅馆预订，秘书还可以通过合适的软件，利用网络进入旅行服务机构。有些大型酒店有免费电话800，可以提供国内的预订服务；有些航空公司既提供飞机票预订服务，也提供旅馆预订服务。秘书可以充分利用这些途径。