数字化加工流程及各流程描述

数字化加工流程及各流程描述

1档案接收

将档案从档案库房的排、架上，按档案分类顺序填单、下架、清点、排列装入有编号的档案箱内，形成档案下架清单，清楚记录档案号和箱号。保证加工过程中档案不离箱，同时做到档案防水、防压、运输安全，减少档案的破损和丢失。

对接收的档案按分类形成其电子/ 纸质目录，根据需要清点到盒（卷），不出现漏登记或重复登记。由法院和我方专人在出库移交清单上签字确认。

对下架接收的档案资料进行两人以上交叉核对、检查，与院方提供的电子/ 纸质的接收清单在我方的生产加工管理软件档案接收模块中进行比对，如有错误之处立即核查更正，并打印出勘误表请院方确认后再进行档案整理等工作。

我方考虑到院方提供的加工场地空间有限，采用定期分批接收，以便节省空间并可以保证加工现场加工工作的有序进行。

2标准的目录结构和文件夹的建立

按照院方所提供的案卷目录和文件目录数据库结构与着录要求，规范档案中的目录内容。包括档案目录的着录字段、字段长度和内容要求进行正确的着录和校对。

原则是以历史形成的档案整理顺序编排，并与档案实体保持一致。例如：文书档案目录结构：年度+资料分类+卷+件+页。

照片档案和实物档案目录结构：以历史形成的档案整理顺序编排，并与档案实体保持一致。

3建立目录数据库

主要建立案卷级目录数据库和文件级目录数据库，并通过专业技术把目录库与我方进行档案数字化加工的档案加工管理系统关联起来，从而提高档案数字化的工作效率。

4档案着录的工作细节

按原目录着录

按照国家档案局《档案着录规则》（DA/T18 ）和院方的要求（即上述案卷目录和文件级目录要求）进行着录，建立档案目录数据库。并将档案影像文件、档案条目信息、档案物理位置一一对应，形成方便管理查询的完整的电子档案。

自拟目录着录

按照国家档案局《档案着录规则》（DA/T18 ）和院的要求对无目录的档案进行分类、组件、组卷和拟定目录后再进行着录。

目录数据质量检查

采用人工校对或软件自动校对（一稿双录，人机校验）的方式，对目录数据库的建库质量进行检查。核对着录项目是否完整、着录内容是否规范、准确，发现不合格的数据应要求进行修改或重录。

一稿双录、人机校验

同一份档案的目录数据由两名不同的录入员分别录入，软件自动对两名不同的录入员的数据进行机器校验，当两者一致时跳过，若二者不一致时软件报警，并将这些项目标识出来（显红），且不让通过。软件提示：“数据不一致请确认”。随后进行人工校验，由校验员将软件标识出的不一致数据项目与档案原稿进行比对，将数据修改正确。

数据库数据格式检验

按照国家档案局《档案着录规则》（DA/T18）等的要求，结合院方实际需求和相关规则，规范档案中的目录内容。包括确定档案目录的着录项、字段长度和内容要求。如有错误或不规范的案卷题名、文件名（主题名、畐题名）、文号、正文、底稿、草稿、批示页、印章页、责任者、相对页码（起止页号）和绝对页码（页数）等，应进行校对和修改。

目录册的形成和打印

整理电子目录时，在电子文件夹和电子文件统一文件重命名后，形成按档案号统一命名的文件夹，同时形成档案的电子目录册（案卷目录、文件目录）。对形成档案的目录册（案卷目录、文件目录）和档案的全宗目录也可进行打印、排版、装订形成档案的纸制目录册。

5档案整理

档案实体记录

我方在整理时对档案进行排序、编页码、分件、拟标题和分类检查。在整理过程中同时记录档案的残、缺、漏、损页，并记录纸张的画幅大小和特性、档案的存储介质（照片、图表等）。导入院方提供的档案电子目录，对照档案原件进行补充录入和校对，并打印出勘误表让院方签字确认。对照院方提供的档案目录着录原件，对照档案原件的目录（手写/印刷体）进行分件、录入和校对，建立电子文档并保存，打印出勘误表让院方签字确认。

填写纸质档案数字化加工过程交接登记表单，详细记录档案整理后每份文件的起始页号和页数。

我方在整理时对档案进行排序、编页码、分件、拟标题和分类检查。在整理过程中同时记录档案的编研特性和法律文书特性。对档案的存储介质（照片等）、领导批示页、印章页给予记录、分件和分类。

档案修复（可视档案实际情况选择此项工作）

档案整理前要对破损严重的档案进行修复，档案修复的具体技术要求如下:

1）修复工作要求按照《档案修裱技术规范》（DA/T25-2000）进行操作。

2）修复过程中需要拆卷的档案，要在确保档案原件安全的基础上，严格按照档案拆卷流程和技术要求进行，要求资料能够还原。应区分对待不同规格和不同纸质的档案。

3）平整档案应根据原件的具体情况进行锤平或压平，不得损坏档案，不得破坏数据记录。

4）档案的裁切要严格保持档案的原貌，不可将档案幅面裁小，更不能裁伤字迹。切口要求整齐，裁切短边，应一刀完成，裁切长边，可分数刀完成，但各刀口应联接平直，无接刀痕迹。整卷裁切的档案，要求刀口上下垂直，不得出现坡度。

5）档案的装订应视原件的具体情况进行线装、包背装或精装。装订必须在确保档案安全的前提下进行，不得遮挡任何记录。装订后的资料要求牢固、美观。

6）在档案修裱过程中，档案不能再次受损。要进行仔细地观察和分析研究，使裱糊的资料恢复在原来的部位上。

7）档案裱糊所采用的纸张和裱糊剂要求是安全的，同时要能确保档案的长期安全存放。

扫描前整理

根据档案管理情况，按下述步骤对档案进行适当整理，并视需要做出标识，确保档案数字化质量。

1）页面修整：破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理（压平或熨平等）后再进行扫描。

2）对于装订成册、不便拆装的档案做好档案的登记和记录，以便扫描时直接用加工方专业的不拆卷扫描仪直接扫描。计算机自动生成档案页码。

3）整理电子目录时，在电子文件夹和电子文件统一文件重命名后，形成按档案号统一命名的文件夹，同时形成档案的目录册（案卷目录、文件目录）和档案的全宗目录。

4）在院方要求下，可以对形成档案的目录册（案卷目录、文件目录）和档案的全宗目录进行打印、排版、装订形成档案的纸制目录册。

5）根据院方需要可以形成院方库存档案各种目录册的同时形成库存档案的财产帐和统计台帐。

6）通过档案加工管理软件，根据档案资料的整理和电子目录的建库形成电子文件夹和扫描任务单。

档案整理过程中注意的细节

由编页码、档案拆分及标记、创建加工任务三部分组成。

1）档案排序、编页码

档案排序：根据院方的档案资料分类对档案进行排序的校验工作，核对档案的资料顺序和记录档案的物理状况（纸张状况、照片页、图表页），包括资料的缺、残、漏、损、重、页码混乱等状况，建立电子/纸质档案资料分类接收清单和出库登记本。

编页码原则：以卷为扫描最小文件夹单位，每卷按页编页码。即对每个需要扫描页以每卷文件为单位，页码都是从“ 1”幵始，依次编码，页码写于每页文件的正面的右下角，反面的左下角。确保页码位置统一、整齐。此工序可保证加工中档案顺序一致，并方便质检人员质检图像及保证档案原件完整归还。每件文件的相对页码顺序在扫描后的看图详细着录中由计算机扫描系统自动给出。

2）档案拆分及标记

档案拆分原则：在数字化加工全流程中，为避免档案的错、舌L、丢、毁，档案盒内的资