如何做一名优秀的董事长秘书

目录

秘书的工作内容 2 名片的档案管理 3 档案管理的原则及常用方式 4 档案管理的方法 5 指令的接受与汇报 6 如何准备会议7 上司出差前的准备工作9 上司出差当中的工作处理: 11 上司出差回来后的工作处理12 陪上司出差应担负的职责12

秘书的工作内容

秘书的工作非常烦杂琐碎，公司所产生的任何事务性工作都可能会涉及，所以秘书需要非常细致和耐心。大致来说，秘书的工作包括以下几个方面：A辅助决策

当上司面对多个选择而犹豫不决时，秘书要为上司收集相关资料，帮助上司分析情况。

B调查研究

当上司接到一个新任务时，秘书应协助上司进行调查研究，掌握具体的第一手资料。

C收集信息

当今的社会已进入信息时代，秘书必须具备信息处理能力，及时、准确地收集所需要的信息。此外，还要善于运用网络收集信息。

D文书处理5

文书处理包括整理资料、撰写报告等等。一位优秀的秘书应该善于处理文书。

E会务准备

所谓会务准备既包括公司内部的会议准备，也包括对外的会议沟通，准备工作主要是进行业务汇报

F公关工作

公关工作包括沟通、社交、商务等方面，有时也要代表公司进行发言，或者代表主管或老板与媒体以及同行打交道，与他们建立良好的沟通渠道G档案管理

在高科技迅速发展的今天，我们已经摆脱了以前传统的档案管理方式，而是采用电脑来管理档案，所以秘书应该学会在传统化与电脑化之间取得平衡。

H工作日程安排

上司每天的工作日程一般都由秘书安排，秘书必须根据上司的时间以及事务的重要程度进行合理的安排，如上司今天到南京出差，明天在北京参加某个会议，秘书要把握好时间，留出往返的时间空档，保证上司能及时参加。

I查办工作

查办工作是指秘书对公司或部门提交的报告进行核实，或者对一些须要重视的传言进行证实。

J接待工作

当有客人或来访者的时候，秘书有责任做好接待工作，让来宾感受到自己受到礼遇，产生宾至如归的感觉。

K行政事务

行政事务管理包括所有档案的流程、生产线的流程、所有空间的管理，以及下对上、上对下的沟通与协调。

L保密工作

秘书要具备保密意识，公司任何事情都要保密，包括最要好的同事询问，也不能随便透露

名片的档案管理

名片虽然小，却是人们拓展人际关系的桥梁，所以要认真地收集好名片，作为秘书，还要替上司管理好名片，在上司需要的时候，能随时为他找到所需的名片

1．管理名片的工具

我们常常看到有些人把名片用橡皮圈圈起来，随意放在抽屉里，这样做容易造成名片的破损或丢失，我们应该利用专门的工具来存放名片。当名片的数量较少时，可以使用最常见的名片簿，当名片的数量较多时，可以使用名片箱，此外，还可以使用便携式的电子记事簿，把名片资料输入，随时可以查找。

2．名片的分类方法

对名片进行分类，可以有效地管理、查找名片。

3．名片的整理方法

对名片进行适当的整理，可以便于保存和查找名片。

A对于超大型的名片，应该将其仔细修剪成正常尺寸，或者用计算机另外打一张，也可缩小影印后再建档

B收到名片后，应在空白处记下见面日期、地点、谈话主题和重点、对方特

征、业务项目，便于以后回想

C对于长期中止联络的人的名片，可以将其过滤出来，放在固定的地方，或者丢弃，否则日积月累，名片会泛滥成灾。

D如果客户变更了地址、电话，秘书应主动向客户要张新名片，将旧名片更换掉，或者在名片上进行更正、补充。

档案管理的原则及常用方式

档案管理在现代社会扮演着越来越重要的角色，因为公司的资料越来越多，只有把这些资料进行整理、分类，在需要的时候才能随时找到相应的资料，而不至于翻箱倒柜，将大量时间浪费在查找资料上面

档案管理的基本原则档案管理包括收集整理、分类、建立检索三个步骤。收集整理是指快速且大量的收集整理相关资料；分类是指区分建档，避免累积档案；建立检索是指建立检索表，通过检索表可以迅速缩小检索范围，方便查找档案。常用的档案管理方式

1．抽屉式直立档案

所谓抽屉式就是立在地面上的分层的抽屉，这种方式能够将种类繁多的档案详细地分类，而且可以上锁，易于保密，并且使得档案不容易毁损。抽屉式的档案管理检索起来比较简便，因为抽屉里一般都有垂直的隔板，资料层层放进去，每部分资料上面都有一个突出的标志，对这些档案进行简要说明，图书馆里见到的检索书目就是典型的抽屉式直立档案。

2．开放式横向档案管理

所谓开放式就是我们在医院里常见到的档案管理方式，可能用木板，也可能用铁柜，把所有的资料一摞一摞的排列整齐，采用这种方式的基本条件是资料比较统一，如果有的资料夹很高，有的资料夹很矮，就会造成高的两边倒，矮的被挤到中间，寻找资料的时候如果用力不当，就会损坏资料。开放式的档案管理常常使用颜色管理，所谓颜色管理就是把公司各部门的档案用不同的颜色来表示，如红色的柜子属于会计部，蓝色的属于销售部等等。医院、户籍单位最常采用这种区分方法。

3．穿孔式活页夹穿孔式的

活页夹最大的优点就是易于保存资料，不必担心资料次序错乱或遗失。其缺

点是必须先对文件资料进行打孔作业，有孔资料需要改孔，有些档案、样品格式会被夹住，或被穿孔破坏，无法展现完整内容。这种方式一般用来保存重要的参考目录等。

4．档案盒档案盒的

一般规格是，宽315mm，高220mm，深100mm，这个标准现在全世界通用。这种档案盒的特点是能实现数据单元化、分类分盒放好，适合用来存放新产品开发企划书、资料影印文件、图片、惯用表格、常用记事本等资料。

5．金属文件夹

金属文件夹里面有一个弹簧片，可以很方便地拉起来，再扣下去，夹住资料。金属文件夹适合于开会的时候或者批阅资料的时候使用，可以随时取放资料，其缺点是不能存放太多的资料，而且容易脱落。

6．透明资料袋

透明资料袋一般被用来暂时保存文件资料，使得资料不会被弄湿、弄脏或弄丢，它的好处是方便拿取，因为透明，人们一眼就知道里面放的是什么资料。如果不是很重要的资料，都可以暂时用透明资料袋来保存。

档案管理的方法

档案管理要有具体的管制方法。有些档案一旦被借出，如果不能进行有效的管理，到最后就会无从查找，不了了之，造成档案的遗失或损坏，所以要设计完善的借出卡，在借出卡上详细地记录档案的借出日期、档名、借阅人姓名及归还日期等信息，将每个档案都落实到某个具体的人负责。

1．运用颜色管理运用颜色来区分不同的档案是一种直接有效的方法，通过这种方法可以一目了然地找到所需要的资料。在运用颜色管理的时候，有如下几个方面要注意：

A使用颜色区分时，颜色种类不宜太多，一般以红、蓝、黄、褐、绿五色为佳，中间色及粉嫩色容易造成混淆，要尽量少用。

B档案夹本身要用同一色系，一般不采用档案夹的颜色来区分档案，颜色太多，会使人眼花缭乱，不能区分。

C应该避免同时使用过于接近的颜色，比如青色、蓝色、紫蓝色等，颜色太