文件记录控制的要求
体系管理中的文件控制和记录保存要点
体系管理中的文件控制和记录保存要点体系管理中的文件控制和记录保存是企业正常运作和持续改进的重要保障。
正确的文件控制和记录保存可以帮助企业提高工作效率，确保质量和安全，促进持续改进。
下面将从不同角度展开讨论体系管理中文件控制和记录保存的要点。
一、文件控制的重要性文件控制是体系管理中的基础工作，它涉及到文件的编写、审批、发布、分发、修订、废止等方方面面。
只有建立科学严谨的文件控制制度，才能确保所有工作按照规定程序进行，避免因文件混乱、过时等问题导致的混乱和失误。
二、文件编写的原则文件编写应当科学合理，内容准确清晰，格式规范统一。
在编写文件时，应遵循简洁明了的原则，避免出现冗长复杂的表述，确保读者能够准确理解文件内容。
三、文件审批的程序文件的审批过程应当严格按照规定程序进行，确保审批人有权有责、审批程序清晰明确。
审批人应该仔细审阅文件内容，对不符合要求的地方提出修改意见，保证文件质量。
四、文件发布和分发发布文件时，应确保所有相关人员都能够及时收到文件，并且确保他们能够理解文件的内容和要求。
分发文件时，应根据实际需要和风险情况进行分类、归档，确保文件信息的安全性和有效性。
五、文件修订与废止文件是会随着工作的变化不断进行修订和更新的，这就需要建立健全的修订机制。
修订时应注明修订日期、修订内容、理由等信息，并及时通知所有相关人员。
对于过时或无效的文件，应予以废止，并通知相关人员及时停止使用。
六、记录保存的重要性记录保存是企业运作的重要组成部分，也是体系管理的重要内容之一。
记录保存可以帮助企业追溯工作过程、判断责任和改进方法，同时也是对企业经营情况的一种展示和证明。
七、记录分类和整理记录保存时，应根据不同的内容和重要性进行分类和整理。
重要的记录应妥善保管，建立归档和检索制度，便于日后的查阅和利用。
八、记录保存的期限不同类型的记录保存期限有所不同，企业应根据法律法规和业务需要确定记录的保存期限。
对于过期的记录，应及时销毁或转存，以节省存储空间和维护成本。
测量过程中的文件记录要求
测量过程中的文件记录要求在各行各业的测量工作中，文件记录是不可或缺的一环。
正确、准确的文件记录可以确保测量结果可靠，有助于日后的数据分析和溯源。
本文将介绍测量过程中的文件记录要求，以确保测量工作的质量和准确性。
一、文件记录的重要性测量是一个繁琐而高风险的工作，准确度和可靠性是其核心要求。
文件记录在测量中占有重要地位，它不仅可以记录所测量物体的数据和信息，还可以记录实际测量中的不确定因素和测量条件。
这样一来，无论是日后的数据分析，还是错误排查和结果验证都能够建立在严密的文件记录基础上。
二、文件记录的要求1. 基本信息每份测量文件记录都应包含基本信息，其中包括但不限于：- 测量日期和时间- 测量地点- 测量人员和单位- 被测量物体或样品的基本信息基本信息的完整记录有助于追溯测量结果的来源，同时也为日后的数据统计和分析提供准确的依据。
2. 测量方法和仪器测量方法和仪器是影响测量准确性的关键因素。
因此，文件记录中应包含详细的测量方法和所使用的仪器设备清单。
对于仪器设备，应记录其型号、序列号以及校准信息。
对于测量方法，应包括测量步骤、测量原理以及操作要点。
3. 测量过程和条件测量过程和条件是衡量测量可靠性的重要指标。
记录测量过程和条件可以帮助日后还原测量环境，发现可能存在的影响测量结果的因素。
测量过程和条件的记录应包括但不限于：- 测量开始和结束时间- 测量环境的温度、湿度等条件- 与测量有关的环境变量，如光照强度、电磁干扰等- 测量中的影响因素，如屏蔽措施、修正方法等4. 测量数据和结果测量数据和结果是测量文件记录的核心内容。
准确、完整地记录测量数据和结果可以为日后的数据分析提供重要依据。
对于测量数据，应记录每次测量的数值，包括重复测量和平均值。
对于测量结果，应明确标注单位和误差范围。
5. 异常处理和质量控制在测量中，可能会出现测量偏差、异常情况等问题。
在文件记录中，应详细记录这些异常情况的处理过程和结果，包括偏差的原因分析、修正措施等。
文件记录管理制度规范
文件记录管理制度规范目录一、总则二、管理责任三、文件的分类、编号和命名规范四、文件的存储和备份规范五、文件的传递和传阅规范六、文件的借阅和归还规范七、文件的销毁和归档规范八、附则一、总则为规范文件管理工作，提高文件管理的效率和规范性，制定本规范。
本规范适用于本单位所有文件的管理工作。
二、管理责任1.单位领导是文件管理工作的第一责任人，要加强对文件管理工作的领导，确保文件管理工作的顺利进行。
2.文件管理员是文件管理的执行人员，要严格按照本规范的要求，认真负责地开展文件管理工作。
3.各部门负责人要加强对本部门文件管理工作的监督和检查，确保文件管理工作的规范性和有效性。
4.全体员工要自觉遵守文件管理规范，做到按规定使用、传递、借阅和归还文件，共同维护文件管理的良好秩序。
三、文件的分类、编号和命名规范1.文件应根据其内容和用途进行分类，确保分类清晰、科学合理。
2.文件编号应采用统一的编制规则，编号要保持连续性和唯一性。
3.文件的命名应简明扼要，反映文件的内容和主题。
四、文件的存储和备份规范1.文件的存储应按照一定的顺序和分类放置，保持文件的整齐和便于查找。
2.重要文件要进行定期备份，备份资料要存放在安全可靠的地方，避免意外丢失。
五、文件的传递和传阅规范1.文件的传递要采用统一的方式和规范的流程，确保传递的准确性和及时性。
2.文件的传阅要按照规定的权限和程序进行，不得擅自传阅机密文件。
六、文件的借阅和归还规范1.文件的借阅要经过书面申请，经批准后方可借阅，借阅期限不得超过规定时间。
2.借阅后的文件要妥善保存，并按时归还，不得拖延。
七、文件的销毁和归档规范1.文件的销毁要按照规定的程序进行，确保文件的安全和完整。
2.文件的归档要有专门的归档管理人员进行，建立档案管理系统，做到查寻方便和快捷。
八、附则本规范自公布之日起生效，如有需要修改的地方，需经单位领导批准后方可修改并重新公布。
工程项目文件记录管理制度
工程项目文件记录管理制度一、总则为规范工程项目文件记录管理工作，确保工程项目文件记录的完整、准确、及时、安全，提高工程项目文件记录利用效率和管理水平，保障工程项目各部门之间信息的流通和共享，特制定本制度。
二、适用范围适用于公司内所有工程项目文件记录的管理和使用。
三、文件记录归档管理1. 文件记录的归档工作由公司指定的专人负责。
负责归档工作的人员应具备相关资质。
2. 文件记录应按照工程项目的进度和分类顺序进行归档，并严格按照文件管理要求进行整理，以便随时检索和使用。
3. 归档文件应定期进行整理，清理过期、重复、无用的文件记录，并及时将处理结果上报给领导。
4. 归档文件的存放位置应设置密封、防潮、防火的文件柜或文件箱内，并定期进行检查和维护。
5. 对于有安全保密要求的文件记录，应特别注意加强保密措施，确保不泄露给非相关人员。
四、文件记录的保管期限1. 普通工程项目文件记录的保管期限为5年，特殊工程项目文件记录的保管期限应根据实际情况确定。
2. 文件记录的保管期限到期后，应根据公司规定进行处理，涉及公司机密的文件记录应进行销毁，不得外泄。
3. 对于有参考价值的文件记录，可以在保管期限到期后转存到长期存储档案中，以备日后研究参考。
五、文件记录的检索和利用1. 文件记录的检索应遵循“先查简表、再查明细表”的原则，便于快速准确找到所需文件记录。
2. 对于需要借阅的文件记录，应填写借阅申请表，并在规定时间内归还，不得私自擅取、更改、销毁文件记录。
3. 对于经常使用的文件记录，可以将其扫描保存在电子设备中，方便随时使用和查阅。
4. 对于外部部门或者相关单位需要的文件记录，应在经领导批准后进行提供，不得私自泄露。
六、文件记录的备份和保护1. 对于重要的文件记录，应定期进行备份，并保存在不同地点以防止数据丢失。
2. 对于电子文件记录，应设置密码和权限管理，防止被非法窃取或篡改。
3. 对于纸质文件记录，应做好防潮、防火等保护措施，确保文件记录的完整性。
文件和记录管理制度
文件和记录管理制度一、目的本制度规定了文件和记录的分类、编制、审核、批准、发布、存档、更新、销毁等环节的管理职责和要求，以确保文件和记录的有效性、准确性和可追溯性。
二、适用范围本制度适用于公司及各部门在生产经营活动中编制、使用、存档的文件和记录。
三、职责1、文件管理（1）公司及各部门应明确文件管理的职责和分工，建立文件管理制度，确保文件的编制、审核、批准、发布、存档等环节的有效运作。
（2）公司及各部门应建立文件编码制度，确保文件的唯一性和可追溯性。
（3）文件的编制应遵循公司及各部门的相关规定，确保文件的规范性和准确性。
（4）文件的审核和批准应按照公司及各部门的职责和权限进行，确保文件的内容符合公司的规定和国家法律法规的要求。
（5）文件的发布和存档应按照公司及各部门的制度执行，确保文件的及时性和完整性。
2、记录管理（1）公司及各部门应明确记录管理的职责和分工，建立记录管理制度，确保记录的编制、审核、批准、存档等环节的有效运作。
（2）记录的编制应遵循公司及各部门的相关规定，确保记录的规范性和准确性。
（3）记录的审核和批准应按照公司及各部门的职责和权限进行，确保记录的内容真实、准确、完整。
（4）记录的存档应按照公司及各部门的制度执行，确保记录的长期保存和可追溯性。
四、工作程序1、文件编制（1）根据公司及各部门的需求，确定文件的编制范围和内容。
（2）按照公司的规定，准备文件编制所需的资料和依据。
（3）按照文件编制的规范和要求，进行文件的起草和编制。
（4）对编制的文件进行校对和审核，确保文件的准确性和规范性。
2、文件审核和批准（1）按照公司的规定，对编制的文件进行审核。
审核应包括内容、格式、语法等各方面。
文件和记录管理程序在任何组织或业务中，文件和记录管理都是至关重要的。
它们不仅包含了公司的关键信息，而且也是日常运营和决策制定的基础。
本文将探讨如何创建有效的文件和记录管理程序。
1.设定明确的目标和标准你需要明确文件和记录管理的目标和标准。
ISO9001文件和记录控制程序
ISO9001文件和记录控制程序ISO9001是国际标准化组织制定的一项质量管理体系标准，目的是帮助组织建立和维护高效的质量管理体系。
在ISO9001体系中，文件和记录控制程序是至关重要的一部分，它们对于确保组织的质量管理体系的有效性和持续改进起着重要的作用。
一、文件控制程序文件控制程序是指组织对于文件的创建、审查、批准、发布、分发、修改和废弃等过程进行管理的一套规定和流程。
文件控制程序的目的是确保组织内部的文件得到正确和一致的使用，以及保证文件的准确性和及时更新。
首先，文件控制程序要求组织对于所有的文件进行分类和编号，以便于管理和查找。
每个文件都应该有唯一的标识符，例如文件名、文件编号等。
这样可以避免文件混淆或丢失的情况发生。
其次，文件控制程序要求组织对于文件的创建、审查和批准过程进行规范。
在创建文件时，应该明确文件的目的、范围、内容和格式等要求。
在审查和批准过程中，应该确保文件的准确性和合规性。
只有经过审查和批准的文件才能够发布和使用。
然后，文件控制程序要求组织对于文件的发布和分发过程进行管理。
发布是指将文件正式引入到组织内部，并通知相关人员。
分发是指将文件传递给需要使用的人员。
在发布和分发过程中，应该确保文件的完整性和及时性。
最后，文件控制程序要求组织对于文件的修改和废弃过程进行管理。
当文件需要修改时，应该明确修改的原因和范围，并经过相应的审查和批准。
修改后的文件应该及时替换原有的文件，并通知相关人员。
当文件不再有效或过期时，应该及时废弃并通知相关人员。
二、记录控制程序记录控制程序是指组织对于记录的创建、保留、存储、检索和销毁等过程进行管理的一套规定和流程。
记录控制程序的目的是确保组织内部的记录得到正确和一致的使用，以及保证记录的准确性和可靠性。
首先，记录控制程序要求组织对于记录的创建过程进行规范。
在创建记录时，应该明确记录的内容、格式和要求。
记录应该准确、完整地反映相关的信息和数据。
记录的创建过程应该有相应的记录者和审核者，以确保记录的准确性和合规性。
部门文件、记录控制相关要求
部门文件、记录控制相关要求
文件控制：
1、文件收取：若代收一定要转交文件管理人登记，若需用文件办事，必须经文件管理人登记后再使用，用完及时返还。
2、文件阅办：及时返还，特别是受控文件。
3、文件发放：
1）公文：
部门发文：需要发文的人员在文件管理人处拿发文稿签，由发文人填写内容并会签，电子版文件发给文件管理人加红头及编号，文件管理人见签署后的发文稿签才进行发文。
最后完成会签的发文稿签和文件夹一起交文件管理人存档。
公司发文：若是发放制度，填写《文件会签审批单》，由文件管理人编号（审批单作为记录需编号），会签完成后复印，交文件管理人存档。
然后走正常发文程序。
其他文件：请向文件管理人拿发文稿签，由发文人填写签字后，与文件电子版一起交综合部。
2）体系文件发文：《文件会签审批单》（同上需编号）→管理体系文件发文单（自行填写）→交综合部
综上，文件管理人必须经手部门收发文相关工作，并保存相关记
录。
记录控制：
1）记录的产生：凡是文件要求产生的记录都应予以编号，编号由文件管理人控制。
2）使用完毕后由文件管理人归档。
若是需要交给综合部的（例如《文件变更审批单》，《文件会签审文批单》）应复印一份留底。
借阅：
1）内部人员借阅需告知，并及时返还。
（按编号放回原处）2）不得随意将体系文件和记录借给别人或者复印，必须由文件管理人登记借阅台账。
iatf16949质量管理体系文件控制的基本要求
iatf16949质量管理体系文件控制的基本要求《IATF 16949质量管理体系文件控制的基本要求》序在当今全球化的竞争市场中，企业如何确保产品和服务的质量和一致性，一直是企业管理者和质量管理人员面临的首要问题。
作为一种国际标准，IATF 16949质量管理体系是全球汽车行业供应链中的核心标准，要求企业确保产品和服务质量、提高客户满意度等方面具有持续改进的能力。
在这篇文章中，我将详细探讨IATF 16949质量管理体系文件控制的基本要求，以及我个人对这一主题的理解和观点。
一、文档控制的基本概念1. 文档定义在IATF 16949质量管理体系中，文档不仅包括书面文件，还包括电子文档、图纸、数据等各种形式的信息载体。
这些文档对于管理系统的有效运作至关重要，因为它们记录了组织的政策、流程、程序、规范和其他相关信息。
2. 文档控制的重要性文档控制是指对文档的创建、批准、发布、修改、撤销和存档等过程进行严格管理和控制。
它的目的是确保组织内外人员能够在正确的时间获取最新的文档，并避免使用已经过时或无效的文档，从而保证质量管理体系的稳定和持续改进。
二、IATF 16949质量管理体系文件控制的基本要求1. 文档记录的编制和控制根据IATF 16949标准的要求，组织应该建立文档控制程序，并对质量手册、程序文件、工艺文件、作业指导书等各种文档进行记录编制和控制。
对于每一份文档，都应该确定相关的责任人，确保文档的准确性、合规性和可用性。
2. 文档版本的控制和变更管理IATF 16949质量管理体系要求组织对文档版本进行严格的控制和管理，包括标识、审批、存储、检索和撤销等方面。
还需要建立变更管理程序，对文档的任何变更进行记录、审查和批准，确保变更后的文档能够及时有效地推广和使用。
3. 文档传达和可用性IATF 16949标准要求组织确保文档的传达和可用性，包括向相关人员传达文档的变更、提供合适的培训以及保证文档的在需要时能够被快速找到和使用等方面。
文件控制程序的基本要求 记录控制程序
文件控制程序的基本要求记录控制程序**医疗科技有限公司程序文件记录控制程序文件编号：HLK-QP-02 版本：A.0 生效日期：分发号：编制：审核：批准：日期：日期：日期：**医疗科技有限公司程序文件文件编号 HLK--QP-02 版号 A.0 记录控制程序页次 1/2 生效日期 1.目的对记录进行控制，为保证产品质量符合规定要求、质量管理体系有效运行、产品、服务、活动的可追溯性及采取的纠正、预防和改进措施提供证据。
2.范围适用于质量管理体系运行产生的所有记录，包括外来记录（如供应商提供的原材料检验报告，计量检定报告等）的控制。
3.职责 3.1综合部负责汇总各部门质量记录编写《质量记录一览表》，保存本公司各类记录的样本。
3.2各部门负责对本部门的质量记录进行整理、归档。
4.定义记录：指为已完成的活动或达到的结果提供客观证据的文件，它为证明满足质量要求的程度或质量体系要素运行的有效性提供客观证据，同时也为证实、可追溯性以及已采取的纠正和预防措施提供客观证据。
5.工作程序 5.1 记录的产生按质量手册职责的分配、程序文件以及三阶文件的要求，各部门产生相应质量记录。
由各部门根据《文件管理程序》中的规定对质量记录进行编号，以便于检索。
5.2 记录的填写 5.2.1记录填写要及时，内容需正确完整，字迹应清晰，能准确识别，签名要签全名。
5.2.2记录不可随意更改、涂抹，如发现数据填写错误，要用划线的方法进行更正，并签名、注上日期。
5.3 记录的收集、标识和归档 5.3.1各部门应及时收集汇总各类记录，保持顺序号或日期、页码的连续以便于 **医疗科技有限公司程序文件文件编号 HLK-QP-02 版号 A.0 质量记录控制程序页次 2/2 生效日期检索。
5.3.2 记录的归档方式应便于存取与查阅，一般以本册、文件夹、活页夹等方式保存。
5.3.3 保存质量记录的本册、文件夹、活页夹或其他文具应标识记录的名称，一般情况下各部门应每月对记录整理一次，装订成集，在文具的封面或侧面注明部门、记录名称及月份，每年进行一次总的归档，在文件夹或其他设施上注明部门、记录名称及年份 5.4 记录的保存 5.4.1 记录在各部门应有专人保管、标识明确、分类清楚、便于存取检索，保管者对其完整性进行检查。
文件和记录控制管理程序
文件和记录控制管理程序一个完善的文件和记录控制管理程序应包含以下几个方面：1.文件分类和标识：文件和记录按照特定的分类标准进行归类和标识，以便于查找和访问。
常见的分类标准包括文件类型、部门分类、日期等。
2.文件创建和流程审批：文件的创建应有明确的流程和审批要求，确保文件的准确性和合规性。
流程和审批可以根据文件的重要性和敏感性进行不同的设置。
3.文件存储和保护：文件应有统一的存储位置和保护措施，以防止文件的丢失、损坏或未经授权的访问。
存储和保护措施可以包括实体文件柜、电子文件库、数据备份等。
4.文件访问和使用：文件的访问和使用应有明确的权限控制和操作规范。
只有经过授权的人员才能够访问和使用文件，并遵守规定的访问和使用规范。
5.文件保留和销毁：文件的保留时间和销毁方式应根据法规要求和组织的需要进行规定。
一些重要的文件可能需要长期保留，而一些过期或无效的文件则需要及时销毁，以降低信息泄露的风险。
6.文件审计和追踪：文件的审计和追踪可以帮助组织了解文件的使用情况和变更记录。
这对于监督文件的合规性和追溯文件的使用历史具有重要意义。
7.文件培训和意识：组织应定期开展文件管理培训和意识宣传活动，提高员工对文件管理的重要性和技能的认识，以确保文件管理程序的有效实施和遵守。
1.提高组织效率：通过合理分类和标识文件，可以更快速地查找和访问所需信息，从而提高办公效率。
2.提升信息安全：通过设定权限和访问控制，可以防止未经授权的人员访问和使用文件，提高信息安全性。
3.降低风险和成本：通过规范文件流程审批和文件保留销毁，可以降低信息泄露的风险，并减少不必要的存储和管理成本。
4.提升组织形象：一个良好的文件和记录控制管理程序可以提升组织的形象和信誉，增强利益相关方对组织的信任。
综上所述，文件和记录控制管理程序对于任何组织来说，都是一项重要的管理工作。
通过建立和实施这样的程序，可以更好地管理和控制文件和记录，提高组织的工作效率、信息安全性和形象，降低风险和成本。
工程文件记录管理制度
工程文件记录管理制度一、总则为确保工程项目文件记录的完整性、准确性、及时性和可追溯性，规范和统一文件记录管理工作，提高工程管理效率，保障工程项目的顺利进行，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司所有工程项目的文件记录管理工作，包括但不限于项目文件的备份、归档、管理、迁移等环节。
三、文件记录管理的原则1、合规性原则：严格遵守国家法律法规和公司规章制度，确保文件记录管理工作合规。
2、完整性原则：保证文件记录的完整性，不得删除、篡改、遗漏文件内容。
3、准确性原则：准确记录项目各阶段的工程文件信息，确保文件内容真实、准确。
4、及时性原则：对项目文件记录及时更新、整理、备份和归档，确保信息的及时传递和查询。
5、保密性原则：严格保护工程文件的保密性，未经授权不得向外部披露相关信息。
6、责任原则：明确文件记录管理的责任人，建立责任追究机制，确保文件管理工作顺利进行。
四、文件记录管理的内容1、文件记录的分类按照项目进度和内容的不同，将文件记录分为立项阶段文件、设计阶段文件、施工阶段文件、验收阶段文件和竣工阶段文件等。
2、文件记录的命名规范文件记录应按照统一的命名规范进行命名，包括项目名称、文件类别、时间等信息，确保文件命名清晰明了。
3、文件记录的归档管理对项目文件进行按年按阶段分类归档管理，建立档案目录和索引卡，方便文件的查找和管理。
4、文件记录的备份与迁移定期对项目文件进行备份，确保文件数据的安全性，同时可以进行文件迁移，将过期的文件移交至档案室进行长期保存。
5、文件记录的保密管理对于涉密性文件要设置权限，确保只有授权人员可以查看和使用相关信息，避免信息泄露。
6、文件记录的验收与审查对文件记录管理工作进行定期验收与审查，发现问题及时整改，确保文件管理工作的有效性和规范性。
五、文件记录管理的责任1、项目经理负责全面领导项目文件记录管理工作，制定项目文件记录管理的实施方案和工作计划。
2、项目部门负责人负责组织、协调和监督项目文件记录管理工作，确保文件记录管理的顺利进行。
文件控制管理要求及应注意事项
文件和记录控制管理要求及应注意事项文件包括四个层次：•第一层次：管理手册（包括方针和目标）；•第二层次：管理体系程序文件；•第三层次：管理体系支持性文件（包括与管理体系有关的内外部各类管理性和技术性文件、法律法规、标准规范、操作规程、作业指导书、技术交底、图纸等）；•第四层次：记录。
记录是一种特殊类型的文件。
文件的审批要求•《文件控制程序》中规定：文件在发布前应进行审核（必要时进行评审）和批准，以确保文件是充分与适宜的。
各类文件的审核与批准权限为：•《管理手册》由管理者代表审核，公司总经理批准。
•《程序文件》由各业务主管部门领导审核，公司分管领导批准。
•技术文件由业务主管部门负责人审核，公司总工程师批准。
•其它文件由业务主管部门负责人审核，公司分管领导批准。
《文件控制程序》对标识的要求：•公司《管理手册》、《程序文件》在文件封面和每页的页眉处标明版本、修订状态和生效日期。
公司内部发放纸制《管理手册》、《程序文件》在封面加盖“受控”印章。
•以公司名义制发的文件，以加盖公司行政公章的通知及其文号（由发文字号、年号和流水号组成）作为识别有效性的标志。
•以部门、基层单位名义制发的文件，以加盖本部门、本单位公章或有审批人签字作为有效性的标志，文件编号由制发部门、基层单位自行确定。
•外来文件以原文件的编号作为标识，若转发应按公司内部文件编号。
•作废文件如需保留时，在显要位置标明“作废留用”或“作废保留资料”字样。
文件的收、发及阅办在《文件控制程序》 4.5 中规定如下：•总经理办公室负责对接收的外来文件进行登记、报批、传阅、催办和归档保管。
基层单位接收的(顾客、监理等与基层单位之间)外来文件由基层单位负责登记、阅办和保管。
•以公司名义制发的文件，由总经理办公室负责统一发放；各部门、基层单位制发的文件，由相应制发部门、单位负责发放，并填写发放记录。
•各部门发放的操作规程、法律法规、规范标准，由各部门填写“文件领用登记表”。
文件记录控制程序.
文件记录控制程序【摘要】文件记录是组织中重要的信息资产，确保文件的安全、准确和可访问性对于组织的日常运营至关重要。
为了有效地管理和控制文件记录，一个高效的文件记录控制程序是必不可少的。
本文将介绍文件记录控制程序的定义、目标、重要性以及如何建立和维护一个有效的文件记录控制程序。
【定义】文件记录控制程序是指为了确保文件记录的安全和准确性而制定的一系列规定、流程和控制措施的集合。
它涵盖了文件记录的创建、存储、访问、保护和销毁等方面，以确保文件记录的完整性、可用性和保密性。
【目标】文件记录控制程序的主要目标是确保文件记录的完整性、准确性和可用性，同时保护文件记录的机密性。
具体包括以下几个方面：1. 创建准确的文件记录：通过制定文件记录的规范和标准，确保文件记录的质量和准确性，避免错误或冗余的文件记录的产生。
2. 安全存储文件记录：建立安全的存储设施，包括电子存储和纸质存储，以确保文件记录不会遭到破坏、丢失或被未授权人员访问。
3. 确保文件记录的可访问性：建立适当的访问控制措施，确保合适的人员能够在需要时快速地访问到文件记录，同时避免未授权的访问。
4. 文件记录的保护和备份：制定文件记录的保护措施，包括加密、防病毒扫描和定期备份等，以应对安全威胁和灾难。
5. 文件记录的销毁：建立合规的文件记录销毁程序，确保不再需要的文件记录能够在适当的时候被安全地销毁，以防止未经授权的访问和泄露。
【重要性】文件记录控制程序的重要性不可忽视，以下是几个方面的重要性：1. 合规性要求：许多行业都有相关的合规性要求，要求组织必须建立有效的文件记录控制程序来确保合规性。
例如，金融行业要求建立良好的文件记录控制程序，以符合监管机构的要求。
2. 信息安全保护：文件记录中可能包含组织的重要信息和机密信息，如客户数据、财务记录等。
有效的文件记录控制程序可以保护这些信息不被未授权的人员访问，降低信息泄露的风险。
3. 高效的工作流程：一个良好的文件记录控制程序可以帮助组织建立高效的工作流程。
文件与记录控制程序
文件与记录控制程序一、概述文件与记录控制程序是指为了确保组织内部文件和记录的有效管理、使用和保护而制定的一套规范和流程。
该程序旨在确保文件和记录的完整性、可追溯性和安全性，以便支持组织的运营、决策和监督。
二、目的文件与记录控制程序的目的是：1. 确保文件和记录的准确性和可靠性，以支持组织的运营和决策。
2. 确保文件和记录的完整性和可追溯性，以满足法律法规和相关标准的要求。
3. 确保文件和记录的安全性，以防止未经授权的访问、修改或者丢失。
4. 提供文件和记录的有效管理和使用的指导和流程。
三、适合范围文件与记录控制程序适合于组织内所有的文件和记录，包括但不限于：1. 内部文件：包括组织的政策、流程、规范、工作指南等。
2. 外部文件：包括组织与外部实体的合同、协议、报告等。
3. 内部记录：包括组织的会议记要、工作报告、项目发展等。
4. 外部记录：包括组织的客户数据、供应商数据、财务数据等。
四、文件与记录控制流程文件与记录控制程序的流程如下：1. 文件和记录的创建：a. 根据需要，确定文件和记录的类型、格式和内容。
b. 由相关部门或者人员负责创建文件和记录，并确保其准确性和完整性。
c. 文件和记录的创建应遵循相关的规范和流程。
2. 文件和记录的标识和分类：a. 对于每一个文件和记录，应进行标识和分类，以便于管理和检索。
b. 标识和分类应基于文件和记录的内容、类型、重要性等因素。
3. 文件和记录的存储和保护：a. 文件和记录应存储在安全、可靠的介质中，如服务器、云存储等。
b. 对于重要和敏感的文件和记录，应设置访问权限，限制未经授权的访问。
c. 定期进行文件和记录的备份，以防止数据丢失。
4. 文件和记录的访问和使用：a. 对于需要访问和使用文件和记录的人员，应进行授权和培训。
b. 访问和使用文件和记录的操作应记录，以便追溯和审计。
5. 文件和记录的修改和变更：a. 对于需要修改和变更的文件和记录，应进行审批和记录。
文件控制程序的基本要求记录控制程序
文件控制程序的基本要求记录控制程序
文件控制程序的基本要求包括以下几个方面：
1. 文件存储管理：能够对文件进行存储管理，包括文件创建、文件打开、文件关闭、文件读取、文件写入、文件删除等操作。
还需要支持文件的命名和路径管理，确保文件能够被正确地定位和访问。
2. 文件权限管理：能够定义和管理文件的读取和写入权限。
程序应该能够对文件进行权限控制，只允许有权限的用户对文件进行读取和写入操作。
3. 文件备份和恢复：能够对文件进行备份和恢复操作。
程序应该能够定期对文件进行备份，以防止文件丢失或损坏。
同时，当文件丢失或损坏时，程序应该能够通过恢复操作将文件恢复到原来的状态。
4. 文件版本管理：能够对文件进行版本管理。
程序应该能够追踪文件的修改记录，并能够在需要时恢复到之前的版本。
还需要支持文件的版本比较，以便用户能够查看文件的修改历史。
5. 文件索引管理：能够对文件进行索引和搜索。
程序应该能够建立文件的索引，以便用户能够快速地搜索和定位到需要的文件。
还需要支持文件的标签和分类管理，以便用户能够更方便地组织和管理文件。
总之，文件控制程序的基本要求是能够对文件进行存储、权限、备份、恢复、版本和索引管理，以提供有效的文件管理和控制功能。
公司文件记录管理制度
公司文件记录管理制度第一章总则第一条为规范公司文件的存储、管理和使用，提高公司文件管理的规范性和效率，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内所有单位和人员，在公司内的文件的存储、管理和使用过程中必须遵守本制度的规定。
第三条公司文件包括纸质文件、电子文件、光盘文件等形式的文件。
文件的管理是公司的重要工作之一，公司的各个部门都应当加强文件管理，防止文件的丢失、损坏和泄露。
第四条公司应当建立健全文件管理系统，设立专门的文件管理部门，负责公司文件的统一管理。
第二章文件的分类和归档第五条公司文件应当按照文件的内容、性质和用途分类，制定文件分类标准，并明确各类文件的归属和责任人。
第六条公司文件应当按照一定的规范和程序进行归档，制定文件归档标准，确保文件的归档能够便于查阅和管理。
第七条公司文件的归档应当按照时间顺序进行，定期清理和整理文件，将不必要的文件予以销毁或者归档。
第八条公司文件的归档应当保证文件的完整性和真实性，避免篡改和丢失的情况发生。
第三章文件的存储和保管第九条公司文件的存储应当选择防火、防潮、防尘和防盗的环境，确保文件的安全和完整。
第十条公司文件的存储应当按照一定的标准和规范进行，避免存放混乱和堆积的情况发生。
第十一条公司文件的保管应当严格按照管理权限进行，避免文件的泄露和不当使用。
第十二条公司文件的保管部门应当建立文件管理的权限和责任制度，确保文件的机密级别和重要性能够得到保障。
第四章文件的利用和保密第十三条公司文件的利用应当按照公司的规定和程序进行，遵守文件的保密规定，谨慎使用文件。
第十四条公司文件的保密级别应当按照一定的标准和程序进行划分，对不同级别的文件实行不同的保密措施。
第十五条公司文件的利用应当遵守国家的法律法规和公司的规定，禁止将文件用于非法目的。
第十六条公司文件的保密责任人应当负责监督和控制文件的使用，定期对文件的使用情况进行检查。
第五章文件的销毁和借阅第十七条公司文件的销毁应当按照一定的程序和规范进行，禁止未经批准的私自销毁文件。
记录、文件管理要求
记录、文件管理要求目的：为了对已完成的质量活动结果提供客观证据,证明本公司的产品生产过程和质量管理体系运行符合质量体系规定要求,特制定本程序。
范围：本程序适用于产品质量形成全过程的记录及质量管理体系运行的记录控制。
1、所有的质量记录样表均应进行编号，其编号的方法按公司规定要求编写。
2、质量记录的使用（填写）、更改2.1质量记录的填写应及时、真实、准确、完整、字迹清晰规范，不得随意涂改。
填写应能清楚地证明过程或产品满足规定要求的程序。
2.2不需填写的内容，说明理由，或在该栏内划单杠线，不允许留有空白栏。
2.3凡签名或签章栏均应由当事人签名或加盖印章。
2.4 因笔误出现错误若需更改时，应使用杠改的方法更改，并在更改处加盖更改者的图章或签名并注明更改者的日期。
不得使用涂改液。
3、质量记录的收集、贮存、保护3.1负责人按照本程序文件的规定，指定专人负责质量记录的收集、贮存和管理。
3.2 负责人对质量记录应提供适宜的环境，做到通风、干燥、防火、易检索，防止文件变质、损坏和丢失。
4、质量记录的归档和检索质量记录管理人员应对已归档的质量记录按规定进行分类、标识、编目、建帐、归档、贮存和管理，以便于存取、查阅和检索。
5、质量记录的销毁各部门对超过保存期的或其他情况需要销毁的质量记录应及时撤出，质量记录管理人员填写《文件作废申请单》，经批准后销毁。
6、质量记录的保存期限6.1在每种程序文件和其他作业性的文件中对相关记录的保存期已作出了规定，按其相关文件规定执行。
质量记录的保存期限一般分为：短期（1年）；一般期限（2～3年）；长期（3年以上）。
7、质量记录的查阅、复印7.1 本公司有关人员需查阅质量记录时，应按相关规定执行。
7.2当合同规定需求时，经质检部同意后复印，在商定的时间内随产品交付提供质量记录复印件给顾客。
8、记录（表样）的更改控制根据需要可对记录表样进行更改，使之更为适用，更改过的新的记录表样应及时报管理部备份存档。
文件控制及记录控制中的注意事项
文件控制及记录控制中的注意事项在管理和维护文件控制及记录控制过程中，有一些重要的注意事项需要我们注意。
本文将就这些注意事项进行详细阐述，以便帮助读者更好地理解和应用文件控制及记录控制的原则。
一项重要的注意事项是避免输出http地址。
在文件控制及记录控制中，我们通常会涉及到一些网络资源或网页链接，但为了遵守隐私保护和信息安全的原则，不应当在文件中直接输出http地址。
相反，我们可以使用文字描述或者引用文献的方式来提供相关信息，以确保文件的安全性和保密性。
第二个注意事项是不要输出公式。
在某些科学研究或技术领域中，公式是非常重要的表达方式。
然而，在文件控制及记录控制中，我们应当避免直接输出公式，因为公式可能涉及到一些专利或商业机密，直接公开可能导致信息泄露。
为了避免这种情况，我们可以使用文字描述、图表或者示意图的方式来表达公式的含义和应用。
第三个注意事项是避免内容重复。
在文件控制及记录控制中，我们应当尽量避免在不同的文件或记录中重复相同的内容。
这样可以减少文件冗余和信息重复的问题，提高文件的整体效率和可读性。
如果有必要，在文件中可以引用其他文件或记录的相关内容，以提供更详细的信息。
为了保持整体格式的规范整洁，我们可以使用恰当的段落和标题来组织文件的结构。
例如，可以使用标题来引导读者阅读不同部分的内容，使用段落来分隔不同的主题或观点。
这样可以使文件更易于阅读和理解，提高信息传达的效果。
在文件控制及记录控制中，我们应当避免使用图片链接。
虽然图片可以提供直观的信息和视觉效果，但在一些情况下，图片链接可能会受到网络环境或设备限制，导致无法正常显示或加载。
为了确保文件的可读性和可访问性，我们应当尽量使用文字描述或者其他替代方式来表达图片的内容和意义。
我们应当避免使用“如图所示”这样的描述。
这种描述方式可能导致信息的不准确或模糊，因为读者无法直接了解到具体的图像内容。
为了确保信息的准确性和明确性，我们应当使用文字描述或者其他明确的表达方式来阐述相关观点或内容。
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文件记录控制要求
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1目的
文件控制记录是为了证明公司相关记录符合ISO9001：2015质量管理体系的实施要求，对相关记录按要求进行控制，以提供证明本公司质量体系有效运行的客观适时依据，并提升质量管理体系运行水平，增强公司竞争力。
2范围
适用于为证明本公司产品实现和提升服务符合体系要求的所有过程及体系运行的记录。
3职责
3.1相关部门搜集整理、保存本部门的表单、记录以及相关信息。
3.2质管部为表单及记录管理部门。
4工作程序
4.1表单制定、审批、编号和修改
4.1.1记录所使用的表单，由使用部门进行编制，经业务部门领导审批后空白表单由质管部按《文件控制程序》对空白表单进行编号，并登记在《文件控制清单》中，一年发布一次，由总经理进行批准。
4.1.2记录表单的审批、修改必须执行《文件控制程序》的有关规定。
4.2记录使用和保存
4.2.1相关的记录第一责任人应按《文件记录控制要求》的要求，
做好有关的记录，保证记录清晰。
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4.2.2记录完成后，由相应业务部门收集、整理，按月装订成册，并由相应职能部门保存。
4.3记录要求
4.3.1各项记录应完整、清晰、真实，不得随意涂改。
4.3.2如因填写错误要修改记录内容，应采用一条直线划去错误内容，并在直线的右上方填写正确内容，并由修改人员在修改处签章，并注明修改日期。
4.4记录的归档与查阅
4.4.1各职能部门应将记录分类归档，建档时应按记录日期和表单号顺序排列。
并在资料夹或档案袋的封面标示记录的名称。
4.4.2记录的查阅分现场查阅和借阅二种形式
a.除公司例行检查或内、外部审核外，各部门现场查阅记录时应经受查阅部门分管领导批准，应填写《借阅登记表》登记备案。
b.有关部门相互借阅或复制记录时，借阅部门应确保所借资料的完整和清洁。
4.5.1各职能部门负责管理记录，防止记录散失、损坏。
纸质记录应存放于通风干燥的场所，保存方式应以便于存取和检索。
4.6保存期
各种记录的保存期限由相关职能部门根据实际情况订立，通常为3年。
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4.7记录的销毁
记录保存期满或其他特殊原因需要销毁时，由责任部门填写《文件销毁审批记录》交分管领导审核批准，并由质管部监督或部门同时两名员工在场时实施销毁。
4.9质管部不定期检查记录的使用和管理情况，对职能部门记录执行情况进行监督并督促改进。
5相关文件
5.1《文件记录控制要求》
6表单
6.1《文件销毁审批记录》
6.2《借阅登记表》
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