文件与记录管理程序
文件与记录控制程序
文件与记录控制程序摘要：文件与记录控制程序是一种用于管理和控制文件以及记录的软件程序。
它能够帮助组织有效地管理文件和记录，包括创建、存储、检索、更新和删除文件或记录。
本文将介绍文件与记录控制程序的基本概念、功能和特点，并探讨它在组织中的应用。
1. 引言文件与记录控制程序是现代组织不可或缺的一部分。
随着信息的爆炸式增长和不断涌现的新技术，组织需要一种高效的方式管理和控制文件和记录。
文件与记录控制程序提供了一种集中管理、保护和共享文件和记录的方法，使组织能够更好地进行信息管理和决策支持。
2. 基本概念文件与记录控制程序基于一些基本概念，包括文件、记录、目录、访问控制和版本控制等。
文件是组织中用于存储信息的基本单位。
一个文件可以包含一个或多个记录，每个记录包含一组相关的数据。
记录是文件中的一组相关数据，可以是文本、数字、图像等形式。
记录可以存储在文件中，并根据需要进行检索和更新。
目录是文件与记录控制程序中的一个重要组成部分，用于管理文件和记录的层次结构。
目录可以按照不同的方式组织文件和记录，例如根据主题、日期、作者等。
访问控制是文件与记录控制程序中的一个重要功能，它可以根据用户的权限限制对文件和记录的访问。
访问控制可以确保只有经过授权的用户才能访问和修改文件和记录。
版本控制是文件与记录控制程序中的另一个重要功能，它允许多个用户同时对文件和记录进行编辑和更新。
版本控制可以跟踪文件和记录的变更历史，并保留每个版本的备份。
这有助于用户了解文件和记录的修改情况，并在需要时恢复到以前的版本。
3. 功能文件与记录控制程序提供了一系列功能，以支持文件和记录的管理和控制。
以下是一些常见的功能：a. 文件创建和存储：文件与记录控制程序允许用户创建新的文件，并将其存储在适当的位置。
用户可以为文件指定名称、描述和其他属性。
b. 记录检索和更新：用户可以使用文件与记录控制程序快速检索和更新文件中的记录。
程序提供了各种检索和查询方式，使用户可以根据需要找到所需的记录。
试验室《程序文件》记录管理程序
试验室《程序文件》记录管理程序一、目的为了确保试验室的各项活动和结果能够得到准确、完整、可靠的记录，并能够有效地管理和利用这些记录，特制定本程序。
二、适用范围本程序适用于试验室所有与检测、校准、检验等活动相关的记录的产生、标识、收集、归档、存储、检索、查阅、保存和处置等过程。
三、职责1、试验室主任负责批准《程序文件》记录管理程序，并对记录管理工作进行监督和指导。
2、质量负责人负责组织制定和修订《程序文件》记录管理程序，并对记录的质量进行审核。
3、各检测/校准/检验人员负责按照规定的格式和要求填写原始记录，并对记录的真实性、准确性和完整性负责。
4、资料员负责对记录进行收集、整理、归档、存储和保管，并建立记录的索引和目录，以便于检索和查阅。
四、记录的分类1、质量记录内部审核和管理评审记录人员培训和考核记录仪器设备的校准、维护和维修记录标准物质的采购、验收和使用记录质量控制活动记录投诉和申诉处理记录2、技术记录检测/校准/检验的原始记录数据处理和计算记录报告和证书的副本方法验证和确认记录不确定度评定记录五、记录的格式和要求1、记录的格式应统一、规范，并经过审批和备案。
2、记录应使用黑色或蓝色墨水笔填写，字迹清晰、端正，不得涂改。
如确需修改，应在修改处划上两条横线，并在旁边注明修改内容、修改人姓名和修改日期。
3、记录应包含足够的信息，以能够重现检测/校准/检验过程和结果。
记录的内容应包括：样品名称、编号、规格、数量、来源、检测/校准/检验项目、方法、依据、环境条件、仪器设备名称、型号、编号、校准状态、使用参数、检测/校准/检验数据、计算过程、结果判定、检测/校准/检验人员签名、审核人员签名和日期等。
六、记录的标识1、每一份记录都应具有唯一的编号，编号规则应明确并易于识别。
2、记录应标明记录的名称、编号、页码、总页数和日期等信息。
七、记录的收集1、各检测/校准/检验人员应在工作完成后及时将原始记录交给资料员。
文件和记录控制程序文件
文件和记录控制程序文件一、目的为了确保公司的各项活动和业务能够得到有效的记录和管理，保证文件和记录的准确性、完整性、可用性和保密性，特制定本文件和记录控制程序。
二、适用范围本程序适用于公司内部所有与质量管理体系、环境管理体系、职业健康安全管理体系等相关的文件和记录的控制。
三、职责分工1、综合管理部门负责制定、修订和发布本程序文件，并监督其执行情况。
2、各部门负责本部门文件和记录的编制、审核、批准、发放、使用、保存和销毁等管理工作。
3、质量管理人员负责对质量管理体系相关的文件和记录进行审核和监督。
4、档案管理人员负责公司文件和记录的归档、保管和检索工作。
四、文件的分类1、管理性文件包括质量手册、程序文件、管理制度、工作流程等。
2、技术性文件包括产品标准、工艺文件、检验规范、操作规程等。
3、外来文件包括国家法律法规、行业标准、客户提供的文件等。
五、文件的编号和标识1、公司内部文件应按照统一的编号规则进行编号，确保文件的唯一性和可识别性。
2、文件的标识应包括文件名称、编号、版本号、生效日期等信息。
六、文件的编制、审核和批准1、文件的编制应遵循相关的法律法规、标准和公司的实际需求，确保文件的内容准确、清晰、完整。
2、文件编制完成后，应由相关部门负责人进行审核，审核其内容的合理性、有效性和符合性。
3、经过审核的文件，应由公司授权的人员进行批准，批准后方可正式发布和使用。
七、文件的发放和回收1、经批准的文件应由综合管理部门按照规定的范围进行发放，确保相关人员能够及时获得有效的文件。
2、文件发放时应填写《文件发放登记表》，记录文件的发放情况。
3、当文件需要修订或作废时，应及时回收旧文件，并填写《文件回收登记表》。
八、文件的使用和保管1、使用者应妥善保管所使用的文件，不得随意涂改、损坏或丢失。
2、文件应存放在干燥、通风、安全的地方，便于查阅和使用。
九、文件的修订1、当文件的内容需要修订时，应由原编制部门提出修订申请，并填写《文件修订申请表》。
ISO9001文件和记录控制程序
ISO9001文件和记录控制程序ISO9001是国际标准化组织制定的一项质量管理体系标准，目的是帮助组织建立和维护高效的质量管理体系。
在ISO9001体系中，文件和记录控制程序是至关重要的一部分，它们对于确保组织的质量管理体系的有效性和持续改进起着重要的作用。
一、文件控制程序文件控制程序是指组织对于文件的创建、审查、批准、发布、分发、修改和废弃等过程进行管理的一套规定和流程。
文件控制程序的目的是确保组织内部的文件得到正确和一致的使用，以及保证文件的准确性和及时更新。
首先，文件控制程序要求组织对于所有的文件进行分类和编号，以便于管理和查找。
每个文件都应该有唯一的标识符，例如文件名、文件编号等。
这样可以避免文件混淆或丢失的情况发生。
其次，文件控制程序要求组织对于文件的创建、审查和批准过程进行规范。
在创建文件时，应该明确文件的目的、范围、内容和格式等要求。
在审查和批准过程中，应该确保文件的准确性和合规性。
只有经过审查和批准的文件才能够发布和使用。
然后，文件控制程序要求组织对于文件的发布和分发过程进行管理。
发布是指将文件正式引入到组织内部，并通知相关人员。
分发是指将文件传递给需要使用的人员。
在发布和分发过程中，应该确保文件的完整性和及时性。
最后，文件控制程序要求组织对于文件的修改和废弃过程进行管理。
当文件需要修改时，应该明确修改的原因和范围，并经过相应的审查和批准。
修改后的文件应该及时替换原有的文件，并通知相关人员。
当文件不再有效或过期时，应该及时废弃并通知相关人员。
二、记录控制程序记录控制程序是指组织对于记录的创建、保留、存储、检索和销毁等过程进行管理的一套规定和流程。
记录控制程序的目的是确保组织内部的记录得到正确和一致的使用，以及保证记录的准确性和可靠性。
首先，记录控制程序要求组织对于记录的创建过程进行规范。
在创建记录时，应该明确记录的内容、格式和要求。
记录应该准确、完整地反映相关的信息和数据。
记录的创建过程应该有相应的记录者和审核者，以确保记录的准确性和合规性。
MDSAP体系文件及记录管理控制程序
MDSAP体系文件及记录管理控制程序MDSAP体系文件及记录管理控制程序是指为了确保MDSAP（医疗器械单一审核计划）的顺利实施，方法和程序能够得到正确执行，所制定的一系列文件和记录管理控制程序。
以下是一个包含至少1200字的MDSAP体系文件及记录管理控制程序。
1.引言本程序的目的是确保所有与MDSAP相关的文件和记录能够被有效地管理、控制和评审。
这些文件和记录包括但不限于审核程序、审核报告、审核计划、审核结果、纠正措施和预防措施等。
2.文档控制2.1文档标识每个MDSAP相关文档和记录都必须有一个唯一的标识符，以便能够进行有效的跟踪和管理。
这些标识符应包括文档类型、编号、版本号、发布日期和生效日期等信息。
2.2文档批准和分发所有MDSAP相关文档和记录的批准和分发都必须经过相关部门或责任人的审核和批准。
一旦这些文档和记录被批准，它们将被分发到相关人员，确保他们能够及时获得最新的信息。
2.3文档变更控制任何对已批准的MDSAP相关文档和记录的修改都必须经过授权的人员进行，并通过记录修改的日期和版本号等信息进行正确标识。
所有变更都必须及时通知相关的人员，并确保旧版文档和记录被废弃或销毁。
3.记录管理3.1记录标识和保留所有与MDSAP相关的记录都必须有唯一的标识，并按照规定的保留期进行存储和管理。
这些记录包括但不限于审核报告、审查报告、纠正措施和预防措施记录等。
3.2记录访问和保密性只有授权的人员才能够访问和查看MDSAP相关的记录，并且必须遵守保密性要求。
这些记录不能被未经批准的人员复制、修改或泄露。
3.3记录备份和恢复为了防止意外丢失或损坏，所有MDSAP相关的记录都必须定期进行备份，并确保备份的有效存储和恢复能力。
4.文档和记录评审4.1审核计划和结果评审4.2纠正措施和预防措施评审对于发现的不符合项和非一致性，必须制定纠正措施和预防措施，并由相关部门或责任人进行评审，以确保这些措施能够正确实施和有效控制。
文件和记录控制管理程序
文件和记录控制管理程序一个完善的文件和记录控制管理程序应包含以下几个方面：1.文件分类和标识：文件和记录按照特定的分类标准进行归类和标识，以便于查找和访问。
常见的分类标准包括文件类型、部门分类、日期等。
2.文件创建和流程审批：文件的创建应有明确的流程和审批要求，确保文件的准确性和合规性。
流程和审批可以根据文件的重要性和敏感性进行不同的设置。
3.文件存储和保护：文件应有统一的存储位置和保护措施，以防止文件的丢失、损坏或未经授权的访问。
存储和保护措施可以包括实体文件柜、电子文件库、数据备份等。
4.文件访问和使用：文件的访问和使用应有明确的权限控制和操作规范。
只有经过授权的人员才能够访问和使用文件，并遵守规定的访问和使用规范。
5.文件保留和销毁：文件的保留时间和销毁方式应根据法规要求和组织的需要进行规定。
一些重要的文件可能需要长期保留，而一些过期或无效的文件则需要及时销毁，以降低信息泄露的风险。
6.文件审计和追踪：文件的审计和追踪可以帮助组织了解文件的使用情况和变更记录。
这对于监督文件的合规性和追溯文件的使用历史具有重要意义。
7.文件培训和意识：组织应定期开展文件管理培训和意识宣传活动，提高员工对文件管理的重要性和技能的认识，以确保文件管理程序的有效实施和遵守。
1.提高组织效率：通过合理分类和标识文件，可以更快速地查找和访问所需信息，从而提高办公效率。
2.提升信息安全：通过设定权限和访问控制，可以防止未经授权的人员访问和使用文件，提高信息安全性。
3.降低风险和成本：通过规范文件流程审批和文件保留销毁，可以降低信息泄露的风险，并减少不必要的存储和管理成本。
4.提升组织形象：一个良好的文件和记录控制管理程序可以提升组织的形象和信誉，增强利益相关方对组织的信任。
综上所述，文件和记录控制管理程序对于任何组织来说，都是一项重要的管理工作。
通过建立和实施这样的程序，可以更好地管理和控制文件和记录，提高组织的工作效率、信息安全性和形象，降低风险和成本。
文件和记录管理控制程序
文件和记录管理控制程序文件和记录管理控制程序是一种计算机软件，用于管理和维护组织内的各种文件和记录。
随着企业和机构的信息化程度不断提高，文件和记录数量的增加使得简单的手动管理已经无法满足需求。
文件和记录管理控制程序通过电子化的方式，对文件和记录进行管理，提高了工作效率和管理水平。
1.文件存储和分类：通过文件和记录管理控制程序，用户可以将不同类型的文件和记录进行分类存储。
例如，可以按照部门、项目、时间等不同维度进行分类，方便用户查找和管理。
2.文件检索和：在文件和记录管理控制程序中，用户可以通过关键字或条件对文件和记录进行检索和。
通过高效的和检索功能，用户可以快速找到所需的文件和记录，提高工作效率。
3.文件版本控制：在工作中，文件的版本管理非常重要。
文件和记录管理控制程序可以对文件进行版本管理，保留不同版本的文件信息，方便用户对文件进行比较和回溯。
同时，用户也可以通过程序锁定文件，避免多人同时修改同一个文件而引发的冲突。
4.权限管理和安全性：文件和记录管理控制程序可以对文件和记录的访问权限进行管理。
通过设定合适的用户权限，可以确保文件和记录的安全性，防止未授权的用户访问和修改文件。
同时，程序还可以详细记录用户的操作日志，方便管理者对文件的使用情况进行监控和审计。
5.文件共享和协作：文件和记录管理控制程序可以实现多用户共享和协作。
用户可以通过程序共享文件给其他用户，方便多人协同办公。
程序还可以提供评论、审批等功能，方便用户之间的沟通和交流。
6.数据备份和恢复：文件和记录管理控制程序通常会自动进行数据备份，避免由于机器故障或数据丢失等原因导致文件和记录的丢失。
在需要时，用户可以通过程序进行数据恢复，保证数据的完整性和可靠性。
文件和记录管理控制程序的应用领域非常广泛，包括政府部门、企事业单位、学校、医院等各种组织和机构。
通过使用文件和记录管理控制程序，可以提高工作效率，减少纸质文件的使用和存储成本，同时提供更安全和可靠的文件管理解决方案。
文件与记录管理程序
文件与记录管理程序在任何组织或企业中，文件与记录管理都是至关重要的环节。
它们不仅承载着企业的历史和当前活动，而且是未来决策和规划的基础。
本文将探讨文件与记录管理的程序，以及为何其对于组织的成功至关重要。
一、文件与记录管理的重要性1、法律法规遵守：文件和记录管理是遵守各种国家和地方法律法规的基础。
例如，财务记录需要符合税务法规，而健康和安全记录需要符合工作场所安全法规。
2、决策支持：文件和记录包含的信息可以为决策制定提供宝贵的数据。
例如，销售记录可以显示产品的销售趋势，从而为新产品开发和营销策略提供依据。
3、审计追踪：文件和记录是审计和财务审查的基础。
它们提供了交易活动的完整记录，使得审计员可以验证交易的准确性和合规性。
4、改进机会：通过对文件和记录的分析，可以发现流程中的瓶颈和问题，从而为改进和优化提供机会。
二、文件与记录管理程序1、文件分类与标识：根据文件的重要性和性质，对文件进行分类和标识。
这有助于在需要时快速找到关键文件。
2、文件存储与备份：采用适当的存储介质和方法来存储文件，并确保备份的安全性和可用性。
3、文件访问控制：为防止未经授权的访问，应对文件进行访问控制。
只有经过授权的人员才能访问敏感文件。
4、文件销毁与归档：定期对过期或不再需要的文件进行销毁，以保护敏感信息不被泄露。
同时，将重要文件归档以供未来参考。
5、记录管理：确保记录的准确性和完整性，遵循适当的记录保留政策，以避免数据丢失或不当修改。
6、电子文件安全：对于电子文件，应采取额外的安全措施，如加密和防火墙，以防止数据泄露和未经授权的访问。
7、培训与意识提升：定期为员工提供培训，提高他们对文件和记录管理的意识和技能。
8、定期审计：定期对文件和记录管理程序进行审计，以发现潜在的问题并采取纠正措施。
9、持续改进：根据审计结果和市场变化，不断优化文件和记录管理程序。
三、结论有效的文件与记录管理对于组织的成功至关重要。
它不仅有助于遵守法律法规，还能为决策提供支持，同时为审计提供追踪途径。
IATF16949-文件和记录控制程序
IATF16949-文件和记录控制程序IATF16949 文件和记录控制程序在当今竞争激烈的汽车行业中，质量管理体系的有效运行对于企业的成功至关重要。
IATF16949 作为汽车行业质量管理的国际标准，其中文件和记录控制程序是确保质量管理体系有效运行和持续改进的关键环节。
文件和记录控制程序的目的在于确保与质量管理体系相关的文件和记录得到有效的管理和控制，以保证其准确性、完整性、可用性和可追溯性。
这不仅有助于提高工作效率，降低错误率，还能为企业的决策提供可靠的依据。
首先，让我们来谈谈文件的控制。
文件的分类是文件控制的基础。
一般来说，文件可以分为质量手册、程序文件、作业指导书、技术规范以及外来文件等。
质量手册是整个质量管理体系的纲领性文件，它阐述了企业的质量方针、目标以及质量管理体系的总体框架。
程序文件则是对质量手册的进一步细化，规定了各项质量管理活动的流程和职责。
作业指导书则为具体的操作提供了详细的指导，确保每个环节都能按照标准进行。
技术规范则包含了产品的技术要求和相关标准。
外来文件可能包括客户提供的图纸、标准以及法律法规等。
对于文件的编制，需要明确责任人和编制要求。
文件应清晰、准确地表达其意图，语言简洁易懂，避免产生歧义。
在文件的审核和批准环节，应确保相关的专业人员和管理人员参与，以保证文件的合理性和有效性。
审核的重点包括文件的内容是否符合标准要求、是否与其他文件协调一致以及是否具有可操作性等。
批准则意味着文件正式生效，可以在企业内部使用。
文件的发放和回收也是至关重要的环节。
发放应确保相关人员能够及时获得有效的文件，同时要做好发放记录，以便追溯。
当文件需要修订时，应明确修订的流程和要求。
修订后的文件要经过重新审核和批准，并及时回收旧版文件，以防止误用。
接下来，我们再看看记录的控制。
记录是质量管理体系运行的证据，它可以证明各项活动是否按照规定的要求进行。
记录的范围非常广泛，包括检验报告、测试数据、培训记录、审核报告等等。
文件和记录管理控制程序文件
文件和记录管理控制程序文件在当今的组织运营中，文件和记录的有效管理至关重要。
它们不仅是组织决策的依据，也是追溯历史活动、证明合规性的重要证据。
为了确保文件和记录的准确性、完整性、可用性和安全性，制定一套科学合理的管理控制程序文件是必不可少的。
一、目的本文件和记录管理控制程序的目的在于建立一套规范的流程和制度，以有效地管理组织内的各类文件和记录，确保其能够满足组织的运营需求、法规要求以及质量标准。
二、适用范围本程序适用于组织内所有部门和活动中产生的文件和记录，包括但不限于行政管理文件、业务文件、财务文件、质量控制记录、客户信息记录等。
三、职责分工（一）文件和记录管理部门负责制定、修订和监督本程序的执行，统筹文件和记录的分类、编号、存储和检索系统的建立与维护。
（二）各部门负责本部门文件和记录的生成、收集、整理、归档和定期审查。
确保所产生的文件和记录符合规定的格式和内容要求，并按照规定的时间和流程进行移交和处理。
四、文件分类与编号（一）分类根据文件和记录的性质、用途和所属业务领域进行分类，例如可分为行政类、业务类、财务类、人力资源类等。
（二）编号为每一类文件和记录分配唯一的编号，编号规则应清晰明确，易于识别和检索。
编号可以包含分类代码、日期、流水号等元素，以确保唯一性和可追溯性。
五、文件和记录的生成（一）格式要求制定统一的文件格式规范，包括字体、字号、行距、页边距等，确保文件的外观整洁、规范。
（二）内容要求文件和记录的内容应准确、清晰、完整，能够真实反映相关业务活动的情况。
避免使用模糊、含混或易产生歧义的语言。
（三）审批流程文件在发布前应经过适当的审批，审批人员应根据其职责和权限对文件的内容、格式和合规性进行审查，确保文件的质量和有效性。
六、文件和记录的存储（一）物理存储选择合适的存储设施，如文件柜、档案室等，确保存储环境安全、干燥、通风，并具备防火、防潮、防虫等措施。
（二）电子存储建立电子文档管理系统，对电子文件和记录进行分类存储，并定期进行备份，防止数据丢失。
文件和记录管理控制程序
文件和记录管理控制程序
文件和记录管理控制程序的主要作用是管理和控制不同类型的文件和
记录，包括文档、电子邮件、数据库记录、图像和音频文件等。
它可以通
过创建文件和记录的索引、目录和分类来组织和管理这些文件和记录，使
其更容易被找到和访问。
1.存储和保护：程序可以将文件和记录存储在安全的位置，通过访问
权限来保护敏感信息，防止未经授权的访问和修改。
2.检索和访问：程序可以通过关键字、日期、类型等条件进行高效的
检索和访问，使用户能够快速找到所需的文件和记录。
3.版本控制：程序可以跟踪和记录文件和记录的变更历史，包括修改、删除和添加等操作，以确保数据的完整性和一致性。
5.自动化流程：程序可以自动化文件和记录管理的流程，包括文件的
创建、审批、分发和归档等，减少人工操作和提高工作效率。
6.数据分析和报告：程序可以分析文件和记录的数据，生成各种报表
和图表，帮助用户更好地了解数据和做出决策。
7.备份和恢复：程序可以定期备份文件和记录的数据，并提供灾难恢
复和紧急响应功能，确保数据的安全性和可靠性。
8.审计和合规性：程序可以跟踪和记录用户对文件和记录的操作，包
括查看、修改和删除等，以便进行审计和合规性检查。
总之，文件和记录管理控制程序是一种重要的管理工具，可以帮助组
织和管理大量的文件和记录，提供方便和高效的查询和访问方法，确保文
件和记录的安全性和保密性。
通过使用文件和记录管理控制程序，组织可以实现更好的文件和记录管理，提高工作效率和质量，减少风险和成本。
文件及记录控制程序
修 订 日 期修 订 记 录修 订 内 容 页 次版 本受控文件章制 定 核 准 审 核 XXX 光电有限公司文件及记录控制程序文件编号 文件版本 生效日期 页 码QP-01 A/0 2022-6-6 1/10页码2/10一：目的对公司现有的管理体系文件、记录及组织知识进行控制，以保证各使用场所的文件为最新版本之有效文件；确保对各类管理体系运行的记录进行有效的控制，以清晰反映管理体系之运作状况，并能为管理体系的追溯或者改进提供依据。
二：范围本程序合用于所有的管理体系有关的文件、记录及组织知识的控制管理。
三：定义3.1 受控文件：指授权、更改及发放都受控制的文件，包括以下几大类：a.体系文件：包括各质量手册、程叙文件、工作指引、检验标准、工作记录等。
b.外来标准类文件：包括国家、行业标准、法律、法规等标准类资料。
c.外来技术文件：包括客户技术文件、客户样板、供方规格书类资料。
3.2 受控文件：文件分发后有任何修订或者文件取销，文控将跟进该文件。
受控文件盖有红色“受控文件章”的印章。
3.3 非受控 (参考) 文件：作为参考目的而使用的文件；文件经分发后，有任何修订版本或者文件取销，文控将不跟进该文件，非受控文件盖有红色“参考文件章”的印章。
3.4 受控文件原稿：授权者亲笔签名的文件。
3.5 知识：通过学习、实践或者探索所获得的认识、判定或者技能。
四：职责4.1 文控公司受控文件的格式审核、登记、发放、作废、更改、回收等工作。
整理公司受控文件目录及知识清单并协调各部门核对各类文件版本。
公司各类文件格式的保存。
4.2 文件接收部门文件接收时，负责签收确认，负责将作废或者过期的文件交还文控中心，以确保所使用的文件为最新有效状态。
受控文件的归档及维护，以便不损坏、不丢失及方便查找。
4.3 文件的编制/审批权限文件名称编制人员审核人员批准人员质量手册文控管理者代表总经理程叙文件各相关部门负责人管理者代表总经理标准、规范、作业指导书各相关部门人员部门负责人管理者代表记录表格使用部门/ 部门负责人五：文件管理流程流程5.1文件格式确定5.2文件编制5.3文件评审及批准5.4文件归档5.5文件发放5.6参考文件发放流程说明1、文控负责制订文件 (各类文件) 格式要求，如：文件封面、版面、字体、字号、公司LOGO 等等。
文件及记录控制程序
文件及记录控制程序在任何组织或企业中，文件及记录的有效控制都是至关重要的。
它们不仅是信息传递的重要载体，更是决策制定、工作执行和追溯历史的重要依据。
为了确保文件及记录的准确性、完整性、可用性和安全性，建立一套科学合理的控制程序是必不可少的。
一、文件及记录的分类首先，我们需要对文件及记录进行清晰的分类。
这可以根据其性质、用途、产生部门等因素来划分。
1、管理性文件：包括规章制度、工作流程、岗位职责等，用于规范组织的运营和管理。
2、技术性文件：如产品规格、工艺标准、检验规范等，与组织的技术活动相关。
3、合同文件：涵盖与外部合作伙伴签订的各类合同。
4、记录文件：包括会议纪要、工作报表、检验报告、客户投诉处理记录等，用于反映工作的实际执行情况。
二、文件及记录的编号与标识为了便于管理和查找，每一份文件及记录都应赋予唯一的编号和明确的标识。
编号规则应简单易懂、具有逻辑性，并能体现文件的类别和顺序。
标识可以包括文件的名称、版本号、生效日期等关键信息。
例如，管理性文件可以用“GLXX”开头，技术性文件用“JSXX”开头，合同文件用“HTXX”开头，记录文件用“JLXX”开头，其中“XX”为具体的流水编号。
三、文件及记录的编制与审核文件及记录的编制应遵循相关的法律法规、标准规范和组织的实际需求。
编制人员应具备相应的专业知识和经验，确保文件及记录的内容准确、清晰、完整。
在编制完成后，需要经过严格的审核程序。
审核人员应审查文件及记录的内容是否符合规定要求，是否存在错误或遗漏，是否与其他相关文件协调一致。
审核人员可以包括部门负责人、专业技术人员、法律合规人员等。
四、文件及记录的批准与发布经过审核的文件及记录，需要经过适当的批准程序才能正式发布。
批准人员应具有相应的权限和职责，确保文件及记录的合法性和有效性。
文件及记录的发布应确保相关人员能够及时获取。
可以通过内部网络、文件共享平台、纸质分发等方式进行发布，并建立发布记录，包括发布的日期、接收部门和人员等信息。
文件和记录管理控制程序文件
文件和记录管理控制程序文件一、目的为了确保公司的文件和记录得到有效的管理和控制，保证其准确性、完整性、可用性和保密性，特制定本程序文件。
二、适用范围本程序文件适用于公司内部所有文件和记录的管理，包括但不限于质量体系文件、技术文件、管理文件、合同文件、财务文件、人事文件等，以及与产品和服务相关的记录，如检验记录、生产记录、客户投诉记录等。
三、职责分工1、文控中心负责制定和修订文件和记录管理的相关制度和流程。
负责公司文件的编号、登记、发放、回收、销毁等管理工作。
负责建立和维护文件和记录的管理台账。
2、各部门负责本部门文件和记录的编制、审核、批准和归档工作。
负责按照规定的流程和要求使用和管理本部门的文件和记录。
四、文件的分类1、按性质分类管理性文件：包括公司的规章制度、工作流程、岗位职责等。
技术性文件：包括产品标准、工艺规程、检验规范等。
外来文件：包括国家法律法规、行业标准、客户提供的文件等。
2、按控制程度分类受控文件：需要对其更改进行控制的文件，如质量手册、程序文件等。
非受控文件：不需要对其更改进行控制的文件，如宣传资料、参考书籍等。
五、文件的编号1、编号原则唯一性：每个文件都应有唯一的编号，以便识别和管理。
系统性：编号应体现文件的分类和层次关系，便于查找和检索。
可扩展性：编号应预留一定的扩展空间，以适应公司业务的发展和文件数量的增加。
2、编号规则管理性文件编号：公司代码部门代码文件类别代码流水号技术性文件编号：公司代码技术类别代码流水号外来文件编号：外来文件来源代码流水号六、文件的编制、审核和批准1、文件的编制文件应由具备相应专业知识和经验的人员负责编制。
编制人员应根据公司的实际情况和业务需求，确保文件的内容准确、清晰、完整、可操作。
2、文件的审核文件编制完成后，应由相关部门的负责人进行审核。
审核人员应重点审核文件的合法性、合规性、协调性、有效性等方面。
3、文件的批准审核通过的文件，应由公司的高层领导进行批准。
26文件与记录管理程序
文件与记录管理程序1.目的定义并明确受控文件的承认、发行、修改的程序，实现并保持用最新版本的质量文件（包括外来质量文件）来构成质量管理体系。
保证妥善管理质量纪录，为实现可追溯及纠正预防提供客观证据。
2.适用范围该程序适用于对所有部门承认、发行、修订质量文件（如质量手册、程序文件、指导文件、外来文件等，以下简称“文件”），及质量要求的记录（以下简称“记录”）的管理。
3.定义公司的质量文件体系如下：3.1 质量手册：为符合ISO/TS16949的规定要求对吴江跃进的质量管理体系作出规定的文件，它是公司最高层的纲领性文件。
3.2 程序文件：质量系统要项所含的各项程序,主要为规定某项活动或过程所进行的途径及其过程间的相互关系。
如文件控制程序、管理评审程序等。
3.3 指导文件：各部门的作业指导书、作业标准、使用手册、技术文件、检验标准与规范等，凡在过程中须使用的阐明要求的文件均属指导文件。
3.4 质量记录：检验记录、测试记录／报告、训练记录等阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。
3.5 外来文件：外来文件是指在吴江跃进以外发行的文件中有关质量管理的文件，如与产品相关的法律法规、ISO标准、客户提供的资料（图纸、包装、资料）等。
4.职责4.1技质科总体上负责维持各部门按相应程序进行文件的承认、发行和修改工作。
4.2各部门负责具体实施承认、修改各自的文件。
相应的记录由各部门发行、保管。
5.程序5.1质量文件的必要条件公司内部做成质量文件必须规定：文件名称、文件编号、修改日、制作·审核·批准、页（Page 分页数of总页数）、首页的改定。
5.2文件及记录的编号及作成5.2.1部门名称代号：总经理：GM 供销科：GX 技质科：JZ 财务科：CW 生产科：SC5.2.2文件及记录的编号及审批权限5.2.3如果文件及记录制作为该部门最高责任者或其它无审核者时，则审核者可略去，用划线表示。
5.3文件制作后的审议、承认、发行和更改5.3.1 文件在制作后,必须首先到文管核对编号及文件格式。
程序文件一文件和记录管理程序
程序文件一文件和记录管理程序程序文件一：文件和记录管理程序在当今的工作环境中，文件和记录的有效管理对于组织的高效运作和合规性至关重要。
一个完善的文件和记录管理程序能够确保信息的准确、完整、及时和安全，为决策提供可靠的依据，并有助于追溯和审计。
一、文件和记录的定义与分类首先，我们需要明确文件和记录的定义。
文件是指为了特定目的而创建、收集、整理和保存的各种信息载体，包括但不限于政策、程序、手册、报告、合同等。
记录则是对活动、事件或结果的客观记载，例如会议纪要、工作表单、检验报告、客户投诉处理记录等。
文件和记录可以根据其性质、用途、保存期限等进行分类。
常见的分类方式包括按照业务部门、文件类型（如行政文件、技术文件、财务文件等）、机密程度（如公开、内部、机密等）以及保存期限（如短期、长期、永久）。
二、文件和记录的创建与审批文件和记录的创建应当遵循一定的规范和流程。
创建者需要明确文件或记录的目的、内容和格式，并确保所包含的信息准确、清晰、完整。
在创建过程中，应参考相关的法律法规、行业标准和组织内部的规定。
文件创建完成后，需要经过适当的审批流程。
审批人员应具备相应的权限和专业知识，对文件的内容、格式、合规性等进行审核。
审批通过的文件才能正式发布和使用。
对于记录，应在活动进行的同时如实进行记录，不得事后补记或篡改。
三、文件和记录的存储与保管文件和记录的存储应当安全、有序，并便于查找和检索。
可以采用纸质档案、电子文档库、数据库等方式进行存储。
纸质文件应当存放在防火、防潮、防虫蛀的档案柜中，并按照分类进行编号和归档。
电子文件则需要存储在稳定可靠的服务器或存储设备中，并定期进行备份，以防止数据丢失。
保管文件和记录的环境应当受到严格控制，只有授权人员能够访问和查阅。
同时，要建立相应的访问权限管理制度，明确不同人员的访问级别和操作权限。
四、文件和记录的检索与使用为了提高文件和记录的利用效率，需要建立有效的检索系统。
可以通过索引、目录、关键词等方式，让使用者能够快速准确地找到所需的文件或记录。
文件控制程序及记录控制程序
文件控制程序及记录控制程序1.文件创建和命名：文件控制程序允许用户创建新的文件，并为每个文件分配一个唯一的名称。
这些名称通常由用户指定，并遵循一些命名规则，以确保文件命名的一致性和易于识别。
2.文件存储和管理：文件控制程序负责将文件存储在磁盘或其他存储介质上，并管理这些文件的物理结构。
它可以将文件组织为目录和子目录，以便用户可以更轻松地查找和组织文件。
3.文件访问和共享：文件控制程序提供了一些方式，让用户可以访问和共享文件。
它可以允许用户根据其访问权限对文件进行读写操作，并控制多用户同时访问同一文件时数据的一致性。
4.文件保护和安全性：文件控制程序通常提供了一些安全措施，以保护文件的机密性和完整性。
例如，它可以使用访问权限和密码来限制对一些文件的访问，以防止未经授权的用户对文件进行篡改或删除。
5.文件恢复和备份：文件控制程序可以提供一些手段来防止文件丢失或损坏。
它可以定期备份文件，使用户可以在文件损坏或丢失时恢复其数据。
记录控制程序是一种用于管理和控制计算机中各种记录的软件程序。
它类似于文件控制程序，但主要用于管理结构化数据，如数据库中的表记录。
记录控制程序通常具有以下主要功能：1.记录的创建和更新：记录控制程序允许用户创建新的记录，并根据需要更新现有的记录。
它可以检查记录的格式和完整性，并确保记录的一致性和准确性。
2.记录的存储和管理：记录控制程序负责将记录存储在数据库或其他数据存储介质中，并管理这些记录的物理结构。
它可以按照一些规则和标准对记录进行组织，以便用户可以更轻松地查找和访问记录。
3.记录的访问和共享：记录控制程序提供了一些方式，让用户可以访问和共享记录。
它可以允许用户根据其访问权限对记录进行读写操作，并控制多用户同时访问同一记录时数据的一致性。
4.记录的保护和安全性：记录控制程序通常提供了一些安全措施，以保护记录的机密性和完整性。
例如，它可以使用访问权限和加密技术来限制对一些记录的访问，以防止未经授权的用户对记录进行篡改或删除。
ISO27001-2022程序文件之记录管理程序
##有限公司信息安全管理体系文件程序文件汇编###-ISMS-0000-2023密级内部公开受控状态受控分发号01版本A/0编制：## 审核：## 批准：######-##-##发布 ####-##-##实施修改履历2、记录管理程序###-ISMS-0002-20231 目的为正确实施记录的标识、贮存、保护、保存期限和处置,以提供产品符合规定要求和信息安全管理体系有效运行的证据,实现其可追溯性和信息安全改进,特制订本程序。
2 范围适用于对信息安全管理体系所有记录的管理。
3 职责3.1综合部是记录的归口管理部门，负责信息安全管理体系记录的管理与控制。
3.2 相关部门负责主管业务范围内信息安全管理体系记录的编制、收集、保管和使用等工作。
4 程序4.1 记录的范围，包括所有与公司信息安全管理体系有关的记录及相关方的记录。
4.2 综合部根据程序文件的要求及各部门具体实施的需要，适当考虑现有记录的情况编制《记录一览表》。
4.3 记录的格式由使用部门设计，综合部统一审核，对管理内容相同的，力求统一。
4.4 所有记录均应编号标识，记录的编号如下：JL □□□□--□□记录顺序号文件类别和文件顺序号信息安全管理记录代号4.5记录的密级分类按《商业秘密管理程序》规定进行，涉密信息应将密级标识在记录上。
4.6 记录的填写必须实事求是，字迹清晰，按规定的份数及时传递，如发现错误应重新填写，不能随意涂改。
4.7 记录持有部门每月底对记录进行收集、整理，放在适当场所贮存，以防止破损丢失，且应便予存取和查阅。
4.8综合部根据记录的重要情况，规定各类记录的保存期限，并记入《记录一览表》。
如顾客有要求的，由顾客在合同中提出保存期限。
4.9 因工作需要借阅记录的，由借阅人提出申请，经得保管部门负责人同意方可借阅，借阅者在借阅期内，应妥善保管，并按期归还，如合同有规定，有关的记录应提供给顾客。
4.10 到期作废的记录，由持有部门填写《记录销毁记录》，综合部统一销毁。
文件和记录管理控制程序
1 目的为了规范品质文件，使供方及客户之资料，以及其它外部文件得到有效控制，防止使用失效和作废的各类文件，以保证在需要的场合能及时获得最新最正确的文件。
2 适用范围2.1 公司各部门管理文件的编制、管制方法。
2.2 供方及客户文件（如技术图纸、测试报告、使用说明书等）的控制方法。
2.3 其它外来文件（如适用的法律、法规、行业标准、客户提供的图纸、技术资料等）。
2.4 确保对质量策划和运行所必要的外来文件得到识别，并控制其分发。
2.5 适用于本公司质量管理所要求的所有文件、记录的管理和控制3 定义注释3.1 受控文件：凡是直接影响产品质量的文件、资料、程序文件。
3.2 非受控文件：不影响产品质量的文件或资料，如各类参考资料。
3.3 文件：3.3.1质量方针：由组织的最高管理者正式发布的该组织总的质量宗旨和方向3.3.2质量目标：在质量方面所追求的目的。
3.3.3质量手册：质量管理的纲领性文件，它概括了本公司质量管理的构成及要素（过程）。
3.3.4程序文件：直接支撑质量手册的主要文件，是对各部门运作过程及质量要求的具体说明。
3.3.5作业指导书：它从程序文件中引申出来，详细叙述各部门运作过程及操作规程，它是程序文件的支持性内容。
3.4 记录：凡是质量管理运行中的记录、报告及与产品相关的质量数据均属于记录范围。
4 职责4.1 总经理或董事长：批准公司的质量方针/目标、质量手册、程序文件。
4.2 管理者代表：负责制定质量手册及相关程序文件。
4.3 各职能部门：负责编写相应的程序文件、作业指导书及相关表格，及时签收和保存受控文件、记录，并将已失效的受控文件、记录退回品管部。
4.4 品管部负责公司文件编号、审核，负责公司记录表单的印刷、存档、发放和管理。
4.5 管理部：负责本公司外来文件、公司受控文件的整体控制，填写《公司文件清单》即受控文件的打印、分发、原版文件、外来文件的保存等。
4.6 管理部负责空白表单、记录的管理。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
文件与记录管理程序
1、目的
通过对管理体系文件的严格控制管理，确保其文件使用的有效性、保管和更改的规定。
并对质量记录其完整性、准确性、清晰、保管等予以控制。
以证明产品质量满足规定要求、管理体系有效运行，并为实现可追溯性、证实作用以及采取纠正和预防措施提供依据。
2、适用范围
适用于本公司所有管理体系文件及相关资料记录的管理与控制。
3、职责与权限
3.1 ISO文控中心负责公司管理体系文件的收集、分类编号、整理、存档保管、发放及与管理和
控制有关的其他工作。
3.2 各部门负责本部门在用文件的管理和控制。
4、程序内容
4.1 管理体系文件的分类、编制、审核、审批按下列规定执行：
4.2 管理体系文件的编号、归口、分类、
4.2.1 公司编制的各级管理体系文件均由文控中心归口、分类并统一编号，其文件编号规定
4.2.2 文件受控分类
管理体系文件分为受控原版、受控副本、非受控副本：
1) 受控原版是不须加盖受控文件印章，由文控中心保存，仅作为复制用途。
2）受控副本为受控原版的复印件，其上加盖红色“受控本”印章发放，作为公司内使用的合法文件，公司内不允许使用“受控本”变黑的非法复印文件，以确保文件更
新时能够从发放或使用场所撤出失效或作废的文件。
3）非受控副本为受控原版的复印件，其上加盖红色本公司名印章作为提供给客户或公司以外的人员使用的合法文件。
公司内部不允许使用加盖红色本公司印章名的体系
受控文件。
4.2.3 文件版次规定
为确保公司管理体系文件的有效性能够得到控制，对其采用版次来控制最新有效版次。
版次采用“A”+第几次版本,文件经过一次修改后进行换版，版本号增高一位（如：
A0首次发行版本、A1第一次修改、A...n第n次修改
4.3 文件的发放与记录
4.3.1 文控中心根据质量手册、程序文件、质量记录制定并及时登录《受控文件总表》；根
据质量记录表格制定并及时登录《质量记录总表》，确保各部门使用最新有效的文件。
根据统一分发号加盖红色“受控”印章发放，收件人应当场核对页数，页码和分发号
无误后，在《文件发放与回收记录》上签收。
4.3.2用部门的体系文件破损或遗失时，须填写《文件领用申请表》经管理者代表批准补发。
破损文件及时交还文控中心，遗失文件须追究相关人员责任。
4.3.3 非发放范围人员需领用文件时，须填写《文件领用申请表》经该文件的批准人同意后，
按本节第4.4.1条办理手续。
4.3.4 质量记录空白表格的发放由文控中心根据《质量记录总表》发放质量记录空白表格，
不需要加盖蓝色“受控本”印章，接收人在表格原件背面签字，作为发放记录(注:文
控中心只控制质量记录空白表格的格式、编号和版次)。
4.4 文件的更改
4.4.1 文件发放后，如需要更改时，应由申请人填写《文件更改申请表》说明理由，更改后
的文件一般由其原审批部门/人审批，如因某种特殊原因必须指定其他部门/人审批时，
该部门/人应获得审批所需依据的背景资料，以保证修改之适宜性。
4.4.2 文件更改批准后，由文控中心按《文件发放与回收记录》的名单发放修改后的文件，
并收回作废的旧文件。
同时在文件修改记录中注明更改申请单号、修改号、修改条款、
修改人、修改日期等事项，明确现行的修改状况，对修改状况进行控制。
4.4.3 文件可按下列情况更改，更改人应签名。
1)、在打错的字、词、数据、字母、标点处画一条由左向右的斜线，在原错字上写出
正确的字。
2)、多余的子、词等用线划去。
3)、用＾符号在漏字、漏句的位置作标记，并在标记下面写上漏写的字。
4)、每页文件不能超过四处涂改，超过四处，由文控中心统一换页处理。
4.4.4 凡经文控中心更改的文件由文控专员及时登录《文件更改申请表》做好更改记录，并
注明更改状态和更改生效日期。
4.5 文件的保管和借阅
4.5.1 管理体系文件的受控原版由文控中心负责统一归档保管。
管理体系文件的受控副本由
各部门指定人员负责保管。
4.5.2 计划、合同、清单、临时通知类作业指导书原件由编制部门负责统一归档保管,副本由
各部门负责保管。
4.5.3 外来文件原件由使用部门负责统一归档保管，文控中心负责登记。
4.5.4 如有外来人员或公司内部员工需要暂时借阅某种管理体系文件，应到文控中心或相关
部门办理借阅和归还手续，并填写《文件借阅登记表》。
对于原版不可外借。
4.6 文件的废弃
4.6.1 有必要(法律效用或积累知识)保留的已作废管理体系文件原版，由文控中心或相关部
门统一保管，其上应加盖“作废”印章，由文控中心负责人及时销毁。
4.6.2 已作废的管理体系文件副本及公司作废的相关文件或记录，若“作废”印章与“受控
本”或其它印章同时存在，以“作废”章为准。
4.6.3 为节省资源，作废文件的背面可用于打印质量记录或管理体系文件。
4.7 外来文件的归口与管理
4.7.1 公司对国际、国家、部级、行业、地方的标准、法律法规等外来文件，根据需要统一
交与文控中心归口、分类,由文控负责人跟进登录《外来文件记录表》。
外来文件的编
号采用发文单位的原编号，对于发文单位无编号的外来文件则采用‘组织代码+流水号’
加盖红色“外来文件授控”章，其分发控制按本程序第4.3条执行.
4.7.2 文控中心对有更新要求的外来文件应每年跟踪一次最新有效版次，以及时获取、更新
和发放最新版本的外来文件，确保公司使用的外来文件作为最新有效版次。
4.8 质量记录的管理
4.8.1质量记录要求真实填写、字迹清晰、项目填写齐全、文字表达言简意赅。
用钢笔或圆珠
笔填写，颜色为蓝、黑色。
4.8.2各部门负责管辖范围内质量记录的定期收集、分类编号、归档保管和查阅处理。
部门主
管为本部门归档质量记录的保存负责人。
4.8.3 质量记录保存应有专柜，环境须注意防潮、防火、防虫、防鼠以及防止丢失。
4.8.4因工作需要非本部门的公司人员查阅本部门质量记录须经部门主管批准，非本公司人员
查阅质量记录须经管理者代表批准。
4.8.5 质量记录保存期满后由保存部门负责销毁。
4.9 质量记录在使用过程中如不能满足于当前工作需要，可对其进行修改。
4.9.1 表单部分更改：只要能达到更加真实、准确、及时记录当前所发生的信息或问题。
（说
明:不可同一时间两种表单混用）
4.9.2 表单更新：对于表单完全不能及时、准确、真实记录当前所发生的信息或问题即可更
新。
4.9.3 表单增加或删减：对于现有部分表单无法记录当前所需要之信息，可以删去此种表单，
如果需要记现有信息，而现有表单无法反映，可以另外增加表单。
4.10 印章管理
4.10.1 与文件和资料的管理有关的印章，由文控中心统一保管、控制。
4.10.2 印章如有遗失重新刻制时，应有与原印章相区别特征，由文控中心在涉及范围内通报。
5、相关文件
(无)
6、相关记录
6.1《受控文件总表》
6.2《质量记录总表》
6.3《文件发放与回收记录》
6.4《文件更改申请表》
《外文件表》
6.5来记录。