好主管胜过好老板：优秀中层的15堂必修课_第13堂课 好主管这样管理时间： 提高工作效率,避免延长工作时间

主管最基本的任务目标是提高团队的工作效率。

这也是现代管理者必须具备的一个基本素质。

有些主管为了追求最大的产出，单纯地延长下属的工作时间，但业绩却是事倍功半。

而好主管则是在提高单位时间效率上下工夫，让下属少花时间，提高效率。

科学利用时间，做时间的主人
主管能否在千头万绪的管理工作中充分合理地使用自己有限的时间，是能否有效地实现领导职能，提高工作效能的重要因素。

时间对每个人来说都是公平的，时间对于主管来说是最宝贵的，有的主管只恨自己没有分身术，从而拥有更多的时间。

而好主管善于利用时间，成为时间的主人。

时间是决定主管工作效能的重要因素之一，主管如何有效地利用时间这一要素，使其利用时间的效能发挥到极致，这对主管和整个团队来说都是至关重要的。

美国管理学家德鲁克说："有效的管理者不是从他们的任务开始，而是从他们的时间开始。

"主管从事任何工作都需要时间，能否科学地管理、利用时间，反映出主管发挥时间效能的高低。

而主管时间效能的高低，不仅关系到个人的贡献的大小，还会直接影响到整个团队的贡献。

时间，对于负着重要责任的主管来说，真是太重要了，主管的任何决策、计划、组织、控制、监督、业务考核都需要时间。

因此，时间是主管的宝贵财富。

然而"时间危机"却困惑着很多主管。

作为一家跨国公司的中国区域的技术总监，李铮的工作直接或间接地受到公司员工的影响。

他总是忙得不可开交，他的工作好像从来没有干完过，以至于想找点时间来度假也非常困难。

"太忙了！"这几乎成了主管们的口头禅。

人们常用"日理万机"一词来形容他们的工作。

很多主管确实如此，工作一项接着一项，日程表排得满满的，总是觉得自己的时间不够用。

其实，主管能否在千头万绪的管理工作中充分合理地利用自己有限的时间，是能否有效地实现领导职能，提高工作效能的重要因素。

身为主管要想克服时间危机，必须学会科学地利用时间。

主管可以充分授权，按事情的重要程度来安排工作，这样可以在有限的时间内做更多重要的事情，使自己从"忙""乱"的状态中摆脱出来。

所谓的"时间危机"只是主管思想方法和工作方法的问题。

好主管让自己成为时间的主人。

当主管感觉时间不够用的时候，那他必然是没有找到管理时间的有效方法，时间长度是固定不变的，主管可以通过提高时间使用率，有效地利用"零碎"时间。

零碎时间是指那些没有连续性的时间，这样的时间往往被很多主管忽略。

这些时间虽然短，但是如果合理安排，日积月累也是相当可观的。

著名的数学家苏步青教授曾说过这样一段话：
"我把整段时间称为'整匹布'，把点滴时间称为'零星布'，做衣服的有整料固然好，整料不够就尽量把零星的用起来，天天二三十分钟，加起来，就能由短变长，派上大用场。

"
既然时间是有限的，那么，主管就要珍惜分分秒秒，不仅利用好整块的时间，还要用好"边角料"。

主管通常会在上午9~12时和下午13~17时，集中精力做主要的工作。

但工作中难免出现状态不佳的时候，主管可以停下来休息一下，用这段时间做一些轻松的工作。

人终究不是机器，机器尚需要维护，人也需要在工作间隙休息一下。

对于很多老板来说，也提倡下属在工作的过程中，稍作休息，调整状态，这些时间都是"边角料"。

比如，主管可以为自己泡一杯咖啡，想一下自己怎样安排工作，有没有什么工作遗漏，这些不会占用主管太多精力。

主管有效地利用时间的"边角料"，是不会给自己造成工作负担的。

利用零散时间的目的是为了帮助提高整块时间的工作效率。

如果主管利用了零碎的时间把那些零碎的工作处理完了，当然可以更从容地处理更重要的事情。

"时间危机"并非是主管的天然伴侣，时间是否真的不够用，主要看你是否会科学地支配时间。

一些工作繁重的主管，精于安排，巧于计划，却能够将工作安排得井井有条。

相反，不少主管在错误的思想方法和工作方法的指导下，不得不面对"时间危机"。

"时间就是金钱，效率就是生命"，这应该成为主管的座右铭。

主管解决时间危机的最好方法就是确定正确的运筹时间的思想方法和工作方法，也就是说主管要努力提高时间的使用效率，即时效。

主管应该重视单位时间里所做的工作量的大小，重视每分每秒的价值。

如果主管想要提高在单位时间里所做的工作量，可以利用零碎时间作补充和辅助。

提高时效，就等于提高工作效率，对于主管来说具有重要意义。

它不仅可以把主管从日常工作中的"时间危机"中解脱出来，而且还可以使主管有闲暇时间，多思考工作，在科学决策上多下工夫，还可以使主管在工作中创新，从而开拓新局面。

充分利用分分秒秒，高效能地完成工作
美国著名经济管理学教授彼得·F.德鲁克认为："管理者工作的有效性不是从他们的任务开始，而是从掌握时间开始。

"所以，有效的管理最显著的特点之一，就在于把握时间。

伏尔泰问："世界上，什么东西是最长而又是最短的；最快的而又是最慢的；最能分割的又是最广大的；最不受重视的又是最受惋惜的；没有它，什么事情都做不成；它使一切渺小的东西归于消灭，使一切伟大的东西生命不绝？"
这就是时间。

每个人的生命都是有限的，但是能在有限的生命中充分利用好自己的时间，就可以让自己活得精彩。

另一方面，人们必须认识到一小时并不等于60分钟的工作效率，大部分人都只是利用了其中的几分钟而已。

所以，那些想延长自己生命的人们，应该把时间当做一种资源、资本，充分利用分分秒秒，这就在无形中延长了自己生命的有效性。

世界上所有伟大发明创造的价值就在于提高效率，从而延长人类的生命。

比如，瓦特的蒸汽机，亨利·福特的汽车流水线等等。

在今天这个竞争激烈的商场，谁能够提高工作效率，谁就占得了先机，而充分利用时间又是一个必须懂得的技巧。

美国著名经济管理学教授彼得·F.德鲁克认为："管理者工作的有效性不是从他们的任务开始，而是从掌握时间开始。

"所以，有效的管理最显著的特点之一，就在于把握时间。

为什么有的主管可以从容不迫地，高效能地完成每天的工作，而有的主管忙来忙去，必须通过加班才可以完成工作。

这涉及了一个时间与效率的因果联系问题。

那么，主管应该如何有效地利用时间，让效率来延长自己的生命长度呢？
（1）工作要有计划性。

主管在工作之前，应该花上几分钟的时间，确定自己每天的工作目标。

做事有计划性是一个很好的习惯，可以保证工作的有序性，即使因为突发事件被打断，也可以轻松地回归到原来的工作上去。

伯利恒钢铁公司总裁舒瓦普请效率专家利进行企业诊断，总裁介绍说：我们知道自己的目标，但不知怎样更好地执行计划。

利说可以在10分钟内给他一样东西，这东西能把公司的业绩提高至少50%。

利递给总裁一张空白纸条，让他在纸上写下第二天要做的6件最重要的事。

总裁写完内容后，利让他在纸条上用数字标明每件事对总裁及公司的重要性次序。

利接着说："现在把这张纸放进口袋。

明天早晨第一件事是把纸条拿出来，做第一项。

不要看其他的，只看第一项。

着手办第一件事，直到完成为止。

然后用同样的方法对待第二项，第三项......直至你下班为止。

如果你只做完第五件事，那不要紧。

你总是做着最重要的事。

"
整个会见历时不过半个小时。

几个星期后，利收到一张2.5万美元的支票和一封信。

舒瓦普在信上说，从钱的观点看，那是他一生中最有价值的一课。

工作计划和工作时间、工作目标具有相辅相成的关系。

按照计划完成自己设定的小目标，让自己清楚地知道现在与未来的大目标有多远。

在计划和目标的督促下，主管要对自己有所承诺和激励。

所以，要想提高工作效率，必须有计划地工作，管理好自己的时间。

（2）对自己有个了解，工作效率最高的时候来处理最重要的工作。

谁的大脑也不可能整天都保持着兴奋的思考状态，既然如此，不如统筹做事。

很多主管工作很努力，但却用的是蛮力。

有的时候，主管要学会"不钓小鱼钓鲸鱼"的原则。

如果主管抓了100条小鱼，所拥有的不过是满满一桶鱼，但如果多动头脑，在抓住了一条鲸鱼之后，也许还有机会去抓一些小鱼。

（3）作为主管不要被"紧急事情"牵着鼻子走。

身为一名主管遇到问题不能慌乱，只有自己能够冷静下来，下属才能够安心。

工作中一些紧急的事情不一定是重要的工作，重要的事情不一定紧急。

有的主管总是把自己弄得像没头的苍蝇一样乱撞，浪费了宝贵的时间不说，还有可能使整个团队做了很多无用功。

主管要善于抓"关键"的问题，才能够达到事半功倍的效果。

时间对每个人是公平的，谁也没有资格批评时间。

主管觉得时间匆匆流走，是因为他们没有有效地利用自己的时间。

只有当你珍惜每一分每一秒的时候，你才会觉得时间放慢了脚步。

那些还在抱怨时间过得太快，很多事情还没有来得及完成的主管，应该检讨一下自己对时间的管理能力。

庄子说过："生非我所求，死非我所愿，但生死之间的岁月却唯我所用。

"一个人控制不了自己的生和死，但可以控制属于自己的那段最宝贵的生命之旅。

一个人不能够延长自己的时间，但可以提高效率，别人用50年才实现的人生目标，可能你只需要10年就已经实现了。

给下属设定一个劳动定额，有效地监督下属的工作进度
主管为了便于管理，应该规定下属在单位时间内的工作量。

这种做法是提高效率的保证，达到事半功倍的效果。

单位时间的工作量等同于劳动定额的概念。

劳动定额是指在一定的生产和技术条件下，生产合格的单位产品或工作量应该消耗的劳动量（一般用劳动或工作时间来表示）标准或在单位时间内生产产品或完成工作量的标准。

单位时间的工作量的高低蕴涵着生产效益和劳动合理运用的标准，反映的是员工劳动生产率的先进水平，不仅体现了劳动与产品的关系，还体现了劳动配备与组织的关系，它还是计算完成单位合格产品或单位工程量所需人工的依据。

主管为了便于管理，应该规定下属在单位时间内的工作量。

这种做法是提高效率的保证，达到事半功倍的效果。

主管在给下属规定单位时间工作量的同时，就是一个了解下属工作能力，制订工作计划的过程。

首先，规定的工作量应该是下属有可能实现的，不能严重脱离现实。

不现实的规定对下属来说只是不能承受的压力，对主管来说也是无意义的安排。

如果是一些惰性比较强的下属，单位时间应该具体一些，让下属明白他每分每秒需要做的工作是什么，下一时刻需要做的是什么。

有效的时间计划与合理的工作目标是提高工作效率的重要保证。

主管规定出下属在多长时间内完成多少工作，等于是把一个大的任务分解为若干个小任务。

这种管理方法可以让下属的工作变得井然有序，从容不迫。

而且，从小的方面入手，会发现看似困难的任务不那么有难度了。

身为一个主管，既要有控制全局的能力，又要有观察细节的眼力。

如果一个主管想提高团队的工作效率，需要先关心每一位下属的工作效率。

看一看谁是平均线以下的水平，这个人就是需要改善工作的人。

主管给这位下属规定了单位时间的工作量，便于监督下属的工作状况，较之前是进步还是退步。

关于时间管理的帕金森法则认为，很多时候工作在最终期限到来前是不可能被完成的。

这一法则的提出依赖人与生俱来的惰性和对最后期限的潜意识发挥作用。

通常，人们会下意识地根据完成时限的远近把工作分为三六九等，完成时限越近，人们对某项工作的关注度越高、投入的精力越大。

所以，迫近最后期限的工作，会促使人们挖掘自身的潜能，调动一切资源保证任务按期完成；而那些完成时限较远或可以被无限期推迟的工作往往被束之高阁。

关于惰性，萧伯纳曾说过："懒惰就像一把锁，锁住了知识的仓库，使你的精力变得匮乏"。

比如，你希望下属这周把工作完成，但是结果是拖拖拉拉，效率低下。

明明一个星期可以完成的工作，非要两个星期才做完。

很多时候下属表现欠佳，就是因为惰性作祟。

每一个人或多或少会有些惰性，关键是如何去克服它，身为主管有义务去监督下属的工作。

而帕金森法则给了主管们这样一个启示：为避免下属拖拉、克服惰性，应该为工作设置尽可能短的完成时限，通过时间的压力保持工作的动力，确保每一项工作都能在第一时间完成，以便争取主动；对于那些对未来起重要作用的长远目标和长远规划，主管可以对其进行合理分解，细化为在每一阶段可完成的小目标，并设定严格的时限，以避免这些重要而不紧急的任务在日常工作中被忽视，出现平时不烧香、临时抱佛脚的被动局面。

主管规定下属单位时间的工作量就是在贯彻帕金森法则。

简单地说，主管给下属设定一个劳动定额，有效地监督下属的工作进度。

标准制定之后，下属就会有一种时间的紧迫感。

这种紧迫感会产生一种压力，产生一种自我约束。

主管通过规定下属单位时间的工作量来实现下属对工作的自律，远比整天督促着下属应该如何工作更有效。

提高工作效率需要一个过程。

如果一个曾经效率低的下属通过一段时间的努力，能够顺利地完成规定的任务量，说明下属自身能力也在不断地提高。

这如同老师对学生布置作业，开始的时候，学生很吃力地完成作业，甚至产生了抵触情绪，但是在老师的监督和帮助下，通过自己的努力可以顺利完成功课，这就是一种提高。

这种提高对于下属个人来说是一小步，但是从整个团队来讲每个人一小步，整个团队将会迈进一大步，工作效率自然可以提高。

这是一种有效的评估下属工作表现的方式。

主管可以根据下属的表现，进一步做出赏罚的举动。

这种管理方法还可以让下属的工作更加有序，即使主管有一天不在办公室，下属还是可以按部就班地做好自己的事情。

合理安排工作是提高效率的保证
时间是主管最重要的资源。

主管的管理，说到底就是对时间的管理。

而时间管理能力则是主管必须具备的基本素质，也是提高工作效率的基础。

150年前哲学家乔纳森·斯威夫特，曾经说过这样一句话："如果某人能使只长一根草的地方生长两根草，他就有理由被称为比沉思默想的哲学家或形而上学体系的缔造者更有用的人。

"在今天的职场，斯威夫特所说的这种人就是那些管理者。

如今在很多高管手里，少量的资本投入之后可以收到几十亿，甚至几百亿的资金；一栋厂棚、十几名员工可以渐渐变成一个拥有几万名员工的跨国公司来。

能够提高效率和创造价值是所有主管追求的一个目标。

如乔纳森·斯威夫特所说从一根草长出两根草，就必须充分利用种子、土壤、阳光、空气、养分、温度和水等资源及其优化组合。

企业也一样，主管们要使几万元能变成几百万、上千万，就必须充分利用金融、人才、物资、社会环境等资源及其优化组合。

但对主管来说，有一项重要的资源不可忽视，这就是--时间。

时间是主管最重要的资源。

主管的管理，说到底就是对时间的管理。

而时间管理能力则是主管必须具备的基本素质，也是提高工作效率的基础。

有的主管每天忙个不停，焦头烂额，但是工作并没有什么改善，而有的主管工作的时候有条不紊，从来没有耽误工作的进度。

时间是最公平的，每个人的一天都只有24小时，但为什么工作效率会有区别呢？原因就在于主管如何利用所拥有的24小时，甚至说是8小时的工作时间。

所有主管都强调工作效率，但是许多主管为提高效率采用了很多笨方法。

有的主管每天都是忙忙碌碌的，似乎每天都有着做不完的工作，同时还要求下属也加班，不惜牺牲休息的时间，但是他的工作进度并没有提前完成，还弄得下属有很多不满情绪。

好主管能够掌握良好的工作方法，而不是延长工作时间。

主管是一个部门的领头羊，提高工作效率、改善工作质量当然应该是自上而下地开展。

遇到工作做不完，部门工作效率低的情况，有责任的主管会从自己身上找原因，不会把责任全都推卸给下属。

一个部门的工作效率高低和主管的管理有着直接的关系。

主管想通过延长工作时间来提高效率，显然是一个高投入低回报的笨方法。

帕累托法则认为，在企业中80%的销售额来自于20%的项目和重要客户。

具体到时间管理领域是指大约80%的时间去做那最重要的20%的事情，把时间和精力放在最重要的事情上，就能用更少的时间做更多的事。

在主管的工作中，事实上是由20%的关键工作在发挥80%的效能。

大智有所不虑，大巧有所不为。

一天24小时，不多不少。

工作中应避免将时间花在琐碎的问题上，因为就算你花了80％的时间，你也只能取得20％的成效，出色地完成无关紧要的工作是最浪费时间的。

合理安排工作是提高效率的保证。

主管安排工作应该按工作的轻重缓急安排时间，可以把工作分为重要且紧急、重要不紧急、不重要紧急和不重要不紧急。

主管要有计划地列出当天需要完成的工作，然后按照紧急程度一一着手解决。

这样的安排是非常必要而且有效的。

很多主管整天非常忙碌，看似因为需要完成的工作太多，实际上是因为时间安排上的问题。

这样的主管常会来什么事做什么工作，到头来发现，忙碌了一天，被琐事围得团团转，正儿八经的重要事却耽搁下了。

好主管能够有效地管理时间，合理地安排自己在什么时间做什么工作。

主管在管理时间的时候，要给自己留一个空当。

身为主管常需要处理各种各样的突发状况，这些都是不可预料的。

一旦发生这样的事情，必须马上处理，所以在安排工作的时候给自己留出一点的空闲时间来专门应对这样的问题。

提前留一点时间的好处，不耽误原定工作，不影响工作效率，最大限度地避免延长工作时间。

比如，当遇到突发事件不得不立即处理时，如果你已将重要工作处理完毕，那么在之后的时间中就可以游刃有余了。

一个企业主管的时间是极其宝贵的，如何充分利用有限的时间创造更大的价值，是每一位主管要深思熟虑的事情，也是直接影响着整个团队工作效率的问题。

主管要有统筹全局的谋略，合理利用工作时间。

那些整天陷于小事琐事，抱怨时间不够用的主管，应该好好反省一下自己的时间管理了。