采购与付款流程操作指引

采购与付款流程制度

一、适用范围

本制度适用于xxx(以下简称本公司）的所有通过采购部门（或者相关业务部门）采购的货物或服务的所有付款，包括但不限于购买存货、非存货（包括固定资产、备件、其他杂项货物、以及未创建物料数据的新物料）、外发加工服务、各种专业服务等的所有采购与付款。本制度不包括针对雇员的报销业务。这里的采购部门包括本公司的采购部门或者巴奥米特总部全球（或者地区）采购职能部门。

1，通过采购部门采购的业务：存货、非存货（包括固定资产、备件、其他杂项货物、以及未创建物料数据的新物料）、外发加工服务、一般的专业服务。一般的专业服务可以由采购部门和业务部门一起工作，确保公司最大努力地以较低成本获得较好服务。

2，直接由业务部门采购业务，不通过采购部门的：非常特殊的专业服务（例如财务审计服务，质量法规审计，人力资源服务等等）。由业务部门自己采购，但需要至少两到三家供应商提供的服务性价比分析。

二、采购需求（PR）

PR单按顺序印刷编号，一式四联（申请人一联，财务一联，仓库一联，采购一联）。内容包括申请部门，货物名称，规格型号，数量，估计单价，金额，需求原因，是否在预算内等等。针对非存货（包括固定资产，备件，杂项货物，以及还未创建物料数据的新物料）以及服务的采购，财务人员还需在PR单上分配会计科目编号。PR单据需经申请部门经理签字，转给工厂总监批准（根据批准权限，如果需要）。

（一）存货（BOM物料）：计划部门提交来自系统（Production version）运行的MRP物料采购需求报告并经签字确认后（视同PR单）转给采购部门。

（二）非存货（例如固定资产，备件，其他杂项货物，也包括未创建物料数据的新物料）：业务部门填制PR单据（包括由采购人员提供的估计单价。申请部门填制数量，需求原因，是否被预算等等），经业务部门经理批准后，呈工厂总监批准后再转给采购部门。（金额较大的资本性支出的PR单还需另附经批准的CAR，提交CAR给管理层批准时，需随附所需货物的价格（估价），质量比较分析表，并经采购部门和质量控制部门或者使用部门签字确认。CAR的批准权限参见美国总部发布的政策）

（三）产品生产过程中的外发加工服务：计划提交外发加工服务请求（视同PR单据）并注明外发原因报工厂总监批准（根据批准权限）后再转给采购部门。

（四）各种专业服务（填制PR单，例如人事招聘服务，品质方面审计或者财务审计等等方面的）：由业务部门寻找服务供应商并经过比较价格服务质量的分析（需签字，并附上有关支持文档）之后订立合同。

三、供应商数据（Vendor Master）

采购部门员工收到PR单后，开发供应商（如果需要，品质部门参加审核），后被初步认为合格，需填写供应商登记表（详见附件）需经过采购经理(或者业务部门经理)（如果必要，需品质部门审核同意）确认后，然后经财务审核批准通过。由财务指定人员两天内维护

输入系统，通过系统控制。对供应商数据的修改权限只限定特定的财务员工，在系统对供应商数据的敏感字段（例如公司名字，公司银行帐号等等）修改需经财务经理批准，并保持系统跟踪。

财务员工针对供应商数据在每月的基础上从系统中产生异常报告（exception report or change report），由采购部门（必要时品质部门参与）和财务部门进行审核，以早察觉辨别潜在的风险。由于系统局限，指定财务人员将定期(monthly)或不定期抽查系统数据是否匹配批准的纸质文档，并对检查结果无论是否有差异都将签字并经相关人员共同签字经财务经理批准归档。如果有差异，需要解释原因并注明更正行动，日期以及预防措施等签字归档。

四、采购订单(PO)或者合同(Contract)

采购部门收到上面所述采购需求后，下臵采购订单或者订立合同。下臵采购订单或者订立合同前，需另附货物或者服务的价格质量分析比较表（经采购部门和质量控制部门或使用部门或管理部门签字确认。第一次采购时需要该表，以后每年至少两次）。合同或采购订单需经采购经理（当不经过采购部门时，由业务部门经理）审核，财务经理或授权人员审核，工厂总监批准。

所有采购订单需通过ERP系统控制,（编号最好由系统按流水号自动控制）。在ERP系统中的采购订单更改或取消需经过财务部门授权人员以及其他授权人员（同PO批准权限）审核同意才可更改，并保持系统跟踪记录。国内人民币采购订单应注明是否含增值税，含多少增值税，供应商将开具什么样的发票；交货日期；以及付款条件（付款条件需考虑送货日期和发票日期等等）。如果属于进口采购，采购部门需一个订单的备份一个给进出口部门。

货物的外发加工服务也需要下臵采购订单。

特殊的杂项货物可以每月累计一次下PO给供应商。业务部门应尽最大努力做好计划，和采购部门一起工作，使用经济订购批量，努力避免零星采购。

特殊合同可以不入系统，但供应商数据需由采购部门（或者业务部门）填写并经批准然后由财务人员输入系统。

采购部门需保持并共享一个Excel的PR单LOG，包括下面字段如申请人，申请部门，需求类型（例如货物还是加工服务，还是各种专业服务等），需求原因，是否需要CAR, PO 单号等等。关于纸质批准（经买卖双方批准）的订单和随后采购人员录入系统的订单的匹配，采购人员也需要包括在这个LOG里面。

五、货物收货(Goods receipt)或者服务获得(Service obtained)的确认

货物：仓库收到供应商的货物后经品质部门检验后在系统入库。同时在系统收货单上盖章或签字确认，转给采购部门。固定资产的收货需采购人员通知资产管理部门和使用部门签字确认的资产验收单,资产管理部门和使用部门需要在两天内完成验收。

服务：1）外发产品加工服务：公司获得服务后，由计划部门确认服务已取得，并通知仓库在系统做“服务取得”动作，经计划部门和仓库部门在系统“收货单”上签字确认，转给采购部门；2）专业服务：由获得专业服务的部门填写服务已获得证明，在请求付款时和合同（或采购订单）以及发票转给财务

六、退货(Goods return)

不合格品：1）如果不合格品在收货时确认。采购部门需和品质部门，仓库沟通便于货