采购与付款流程财务制度

深圳市京弘全科技有限公司

采购付款流程

1.目的：

为加强规范公司采购与付款业务流程，加强采购相关业务的管理，保证公司资产的安全，特制定本制度。

2.适用范围：

适用于公司的除费用现金报销外的所有付款，包括但不限于购买材料、低值易耗品、固定资产、费用和服务的所有采购与付款。

3.采购业务流程说明：

3.1采购业务流程图：

（二）业务流程分类说明：

（1）材料采购：

第一步：下定单：釆购PO经部门经理批准后下给供应商。

第二步：收货：供应商将货物按时送到IQC，IQC在二个工作日内完成点货、检验。如合格收下货物，不合格由质量部在二个工作日内开MRB会义并取得不合格供应商处理单，并在ERP中出单据交财务，并由釆购在二个工作日内与供应商协商后退回供应商，并通知财务。

第三步：收发票：

第四步：请款：国内采购业务IQC收齐所有单据后填写请款单，经部门经理、财务经理批准，按规定要总经理批准的还要经总经理批准。进口采购业务由报关完成以上请款。

第五步：财务审核付款：

（2）低值易耗品、固定资产采购：

第一步：请购：按公司规定走釆购流程，部门经理应控制是否超过预算。

第二步：下定单：同上

第三步：收货验收：IQC收货,请购人领货并验收并领货。

第四步：收发票：同上

第五步：请款：釆购按(1)请款

第六步：财务审核付款

一、具体业务的票据操作指南：

（一）材料采购：分为国内采购业务、进口采购业务。

（1）国内采购业务：

要求单据：PO、收货单（对方送货单）、发票、请款单。

（a）要求请款单供应商名称或代码与发票和PO上的完全一致。（b）要求发票上的每个原料的数量与送货单上的一致、且不得高于PO上的数量。

（c）要求发票上的每个原料的单价与PO上的一致或低于PO单价。如果PO约定的付款条件和付款方式请款单应与其一致、总金额与发票一致或低于发票。请款人认为以上有差异的应在请款时说明,如不说明的视为同意。

（2）进口采购业务：

要求单据：PO、收货单（对方送货单）、发票、报关单、请款单。

具体要求适用国内采购业务要求，拆定单不得低于报关单所列金额，如高于报关单金额可以填二张请款单一张按报关单金额，另一张用于补付无报关单等特殊情况的付款。

（二）固定资产采购：

业务流程使用单据：使用单位必须提供请购单PR、CEAR（二千美元及以上的）。具体参见我司《固定资产管理办法》

业务流程：请购、批准、采购下定单、收货、领货（验收）。

要求与材料一致，对于单位物品含税价格在二千元以下的要求取得增值税发票（在同等价格条件下）。

比材料采购多二张单据。请购单，领货固定资产验收单：

（三）低值易耗品及费用：

1、低值易耗品及有实物形态的费用：

业务流程使用单据：使用单位必须提供请购单PR、PO、发票、收货记录、领用及验收人签字。

业务流程：请购、批准、采购下定单、收货、领用及验收。

要求与材料一致，对于单位物品含税价格在二千元以下的要求取得增值税发票（在同等价格条件下）。

比材料采购多二张单据。请购单，领货单：

2、无实物形态的费用或服务：

流程特别要求：费用或服务使用单位在合同约定的供应商义务完成后，到IQC填写领货单，并在领货单填写供应商完成合同约定的服务的内容和时间，并签字后，IQC给予做收货记录并将ERP收货号填写上。

二、对单据的要求：（对于不符合要求的单据将退回）

1、PO：

（1）要求与ERP中的各项内容一致、项目齐全。

（2）编号不得重复。

（3）增加ERP供应商编码。

（4）要求请款时交给财务的PO是在ERP中最新的，如手工PO 有修改或增加请在修改处请采购经理签字批准。

2、收货单或对方送货单：要求原件，并写实收数量、收货号（与

ERP一致）有收货人签名和日期。如有涂改主管签字确认。

3、发票：

(1)增值税专用发票：

釆购审核内容：开票日期至请款日不得超过80天；要求审核数量。

财务审核内容：

审核“购货单位名称”必须为本公司名称全称、“地址、电话”、“税务登记号”，“开户行及账号”等项目填写必须正确。

应同时取得发票联（第二联）及抵扣联（第三联），并是否为运用防伪税控系统开具的专用发票，各联均加盖销货单位发票专用章或财务专用章，字轨号码一致，字迹清楚，不得涂改，各项目填写齐全、正确无误，票面金额与实际支付的金额相符，两联的内容和金额一致；

不同商品或劳务名称应分别填写，汇总金额开立的发票及抵扣凭证应有“销货清单”作为发票附件，商品名称应与入库单相符；

“数量”、“单价”、“金额”、“税率”、“税额”、“合计”、“价税合计”各栏计算是否正确，“价税合计”中的大小写金额是否相符；

符合其他增值税专用发票的管理规定。

(2)普通发票：

釆购审核内容：日期为实际发生日，注意是否遵照规定不跨年度使

用；并审核发票的开具日期是否超过该发票规定的使用时限；

财务审核内容：

发票应为发票联，套印有发票监制章、加盖销货单位发票专用章或财务专用章，字迹清楚，不得涂改，各项目填写齐全、正确无误，票面金额与实际支付的金额相符；

不同商品或劳务名称应分别填写，汇总金额开立的发票及抵扣凭证应有“销货清单”作为发票附件，商品名称应与入库单相符；

“数量”、“单价”、“金额”、“合计”各栏计算是否正确，大小写金额是否相符；

取得的定额发票上应按发票项目将客户名称、日期等填写齐全；

（3）国外发票：

原则上要求原件，如复印件应经过财务经理批准。

4、报关单：要求原件。

5、请款单：要求所有项目填写齐全准确，不得涂改。经部门经

理批准，单张请款单金额超过授权限额16万元的经总经理批

准。