行政管理工作手册

行

政

管

理

工

作

手

册

广东利海集团有限公司人力行政中心行政部制

总则

第一章前台管理

第一节前台接待管理办法

第二节公司考勤管理办法

第三节信件收发管理办法

第四节清洁卫生管理办法

第五节工牌名片管理办法

第六节集团通讯管理办法

第七节会议室管理办法

第八节差旅票务住宿管理办法第九节其他协办事项

第二章行政事务管理第一节文档管理办法

第二节保密管理办法

第三节印章管理办法

第四节会议管理办法

第五节电子邮件管理办法

第六节部门经费管理办法

第七节公司证照管理办法

第八节公务接待管理办法

第三章总务后勤管理第一节文明办公管理办法

第二节办公环境管理办法

第三节公司宿舍管理办法

第四节消防安保管理办法

第五节固定资产管理办法

第六节办公采购管理办法

第四章车辆管理

使用说明

一、内容及使用范围

本手册是利海集团行政部根据公司行政管理政策、制度，修订的行政管理工作手册，主要用于各单位行政专职人员提供日常操作的参考、查询和政策指导。

二、内容更新

手册出台后，遇有政策、制度上的变更或流程上的增减，集团行政部会及时变更手册的相关内容，当地公司行政部亦可根据当地的政策措施和实际管理作出调整或修改。

总则

一、行政部职能

行政部作为公司的综合办事部门，其核心主要包括以下三个方面。

（一）沟通职能。充分沟通、清晰传达，协调各部门之间的工作，保证高效地完成任务。（二）管理职能。行政部担负着文件、证照办理、办公环境、公务接待、车辆、总务后勤、安全保卫邓工作的管理。

（三）服务职能。提供高质量服务，积极为各职能部门提供后勤保障支持。

具体职能如下：

1、协助公司领导管理公司行政事务

➢对公司各项事务拥有请示权，包括其他部门的事务。

➢经公司领导授权或同意后拥有代位处理权。

➢召集及调动公司各部力量，主持对公司发展过程中出现的特殊时间、专项问题进行处理。

➢解决并处理公司各部门之间存在的管理不到位、分工不明晰的问题。支持协调会议，仲裁及防止各部门之间的冲突。

➢对公司整体发展和公司内部管理向公司管理层提出可行的合理化建议，在公司管理层任何后负责落实实施。

➢组织汇总公司年度综合性资料、草拟公司年度总结、工作计划和其他综合性文稿、其他以公司名义发言的文稿审核工作，严格按行文程序办理。负责编写公司年度大事记。

2、公章、文档管理

➢负责公司公章、档案资料的管理

➢负责公司文件上传下达工作。

➢负责各部门、各子公司联络人的召集与管理。

➢负责公司行政文书处理，做好收支的登记、传递、催办、归档、立卷和发言的登记、打印、存档，以及行政文书档案的管理工作。

➢负责对各部门文书资料收集归档管理工作，进行业务知道。整理建立公司的档案，统一公司公文格式。

3、负责公司各种证照的办理、保管、年审、变更工作。

➢公司各类证照的工商登记、注册、年审、变更、注销、外接、保管等工作。

➢负责公司领导的出入境证照办理。

4、公关职能

➢代表本项目公司对外开展公开活动。

➢负责树立公司良好的形象。

➢负责公司对外有关单位、政府职能部门的联系、沟通工作。

➢参与公司重大新闻发布会组织筹备工作，接待重要宾客的来访。

5、前台管理

➢负责公司电话总结接听、转接。

➢公司来访客户接待。

➢员工考勤管理工作。

➢员工差旅票务住宿管理工作。

➢负责公司的报刊征订工作，以及报刊、信件收发，电话传真的转接及传达。

6、总务后勤管理

➢文明办公检查，负责公司日常办公环境、清洁卫生的管理。

➢发现并消除公司的安全隐患，保证员工和客人在公司内的安全。

➢公司文体活动组织。

➢负责公司办公用品的购买、管理、发放。

➢负责公司员工宿舍的管理工作。

7、车辆管理

➢负责公司车辆的购置、使用、驾驶与维修保养，

➢负责车辆的各项费用管理，包括：养路费、保险、路桥、汽油、年审费用等。

二、行政部组织架构图

三、行政经理岗位说明书

利海集团行政经理岗位说明书

第一部分基本资料

第二部分工作描述

第三部分任职资格要求

第一章前台管理

利海集团前台文员岗位说明书第一部分基本资料

第二部分工作描述

第三部分任职资格要求

第一节前台接待管理办法

第一条、形象礼仪

1、仪容：仪容要整洁大方，显示出个人的工作自信心，衣着要大方得体，个人卫生方面也要

严格要求自己。具体礼仪要求如下：

2、仪表：前台文员工作期间一律穿着工作服或职业装，具体要求如下：

3、仪态：前台文员应举止文明、殷勤有礼、尊重他人，并善于控制自己的情绪。

➢谈话时，要面对对方，保持一定的距离。每次目光接触的时间不要超过三秒钟。交流过程中用60%-70%的时间与对方进行目光交流是最适宜。

➢行走时，尽量保持身体的挺直，不可歪斜。手中也不能玩弄物品。行走靠道路的右侧行走，遇到同事、主管要主动问好。在行走的过程中，应避免吃东西、整理衣服等行

为。上下楼梯时，应尊者、女士先行。多人行走时，注意不要因并排行走而占据路面。

➢手势运用，一定要柔和，但不能拖泥带水。

第二条、语言礼仪

1、与客人交谈，首先保持站姿端正，无任何小动作，禁止在座位上与客人交谈。

2、正面对着客人，自然大方，态度亲切、诚恳。

3、谈话时必须注意语音、语调、语速及节奏感。

4、正确提及客人姓名并在后面加上先生、小姐等称呼用语。

第三条、迎接礼仪

1、有客人来访，应主动与之招呼，要表示出热情友好和愿意提供服务的态度，停止手上的所

有工作，即使正在打电话也要对来客点头示意，但不一定要起立迎接，也不必与来客握手。

2、主动热情问候客人：打招呼时，应轻轻点头并面带微笑。如果是已经认识的客人，称呼要

先得亲切。

3、陌生客人的接待：务必问清其姓名及单位名称，问明来意后在进行登记、通知、引领等工

作。

4、领导上下班，贵宾来访，要主动站立打招呼，并为其按电梯按钮。

5、与客人交谈时：同客人交谈时面向客人，垂手恭立，距离客人六十公分左右，笑容可掬，

眼光停留在客人眼鼻三角区，不能依靠它物；说话时不能有指手画脚、伸懒腰，挖耳鼻等不大方的动作；不可冷场；不可无声无息离开，应做到进退有序。

第四条、接待礼仪

1、客人来访登记后，要立即通知被访者，如有需要，前台文员应该运用正确的引导方法和引

导姿势。