关于建立OA系统的建议

关于建立实施“OA系统”的建议

在众融资平台中我集团作为仅成立三年的事业单位，以目前的规模和地位，其发展可谓是高速的。随着集团管理手段的不断创新，对管理的要求在不断的提高，人员、设备、环境等条件也需要不断的增长和更新，面对集团规模的日益壮大，现采用的“传统办公模式”已经不能为集团发展提供有力的支持。为提高集团办公效率、高效管理，提议建立“0A办公系统”,实施信息化是集团自身发展的重要步骤，也是进一步提升市场竞争力的根本保障。

一、传统办公模式的弊端

传统办公模式工中工作繁琐、重复劳动和检索不便；政策、通知等各类文件使用纸张打印传阅，文件下达慢,造成大量纸张浪费；信息流转不畅通造成高沟通成本，低响应效应；任务分配不明确，缺少协作和反馈；决策的制定和实施周期，人为的增长；依赖领导者的个人能力、精力、经验、风格、习惯、感觉等，而员工的办公也依赖其个人意愿甚至喜好来进行，由于这些因素的不科学性、不正规性及不确定性，造成办公环境的混乱、无序、推诿、低效等问题时有发生，管理成本居高不下而收效甚微，不能建立起健康、高效的组织办公文化。

二、现代办公模式—OA办公系统

OA系统为自动化办公系统, 随着计算机的普及与应用，通信技术、网络技术和软件技术的发展，OA系统软件越来越实用于各大企事业单位,成为最重要的应用软件系统之一。

对于单位的领导来说OA系统是决策支持系统，能够为领导提供决策参考和依据；对于中层管理者它是信息管理系统；而对于普通管理者它又是事物/业务处理系统。实施OA 系统能够帮助企业事业单位实现信息资源的共享；增强员工协同工作的能力；强化领导的监控管理；有效管理起有形（设备等）、无形(业务信息、知识)资产避免流失；实现公文流转、审核、签批等行政事务的自动处理，促进管理电子化、规范化，完美整合了组织内部的信息流。

三、OA系统具体作用

OA系统的核心意义在于：规范内部管理、提高办公效率、降低办公成本、强化资源共享、建立内部信息发布平台、提升信息化管理水平，方便领导决策，实现无纸化的全球移动办公。

（一）地区性无障碍办公。领导层可在世界任何一个有互联网的地方随时查看下属部门工作状态及工作进度情况。跟踪监督以提高执行效率和力度，并提出批示意见。出差在外的员工可以在任何一个有互联网的地方随时了解企业动态、时时保持与企业的沟通、提高执行力。

（二）节省办公费用支出。将传统的纸张填写过程电子

化，尤其是长途电话、传真、复印、打印和办公用纸费用，真正实现无纸化办公，是实现管理现代化的标志。

（三）加快信息传递。下发的通知、文件、任务可以在几秒内同时传达到相关人员，无任何中间环节。员工的意见和建议都可通过OA系统在第一时间畅通无阻的反馈到领导层，便于及时发现问题，改进工作和发现人才。同时保证安全性和私密性，电子自动化办公、降低行政成本，实现无纸化OA系统办公，可减少不必要的浪费。

（三）工作流程自动化。变革了单位传统纸质公文办公模式，企业内外部的收发文、呈批件、文件管理、档案管理、报表传递、会议通知等均采用电子起草、传阅、审批、会签、签发、归档等电子化流转方式，提高办公效率，实现无纸化办公。不用拿着各种文件、申请、单据在各部门来回跑动，不用在等候审批、签字、盖章上浪费过多的工作时间。此系统是利用快速而廉价的网络传递手段，发挥信息共享功能来协调单位内各部门的工作，减少工作中必要却复杂环节。

（四）文档管理的自动化。可使类文档（包括各种文件、知识、信息）能够按权限进行保存、共享和使用，并有一个方便的查找手段。文档管理自动化使各种文档实现电子化，通过电子文件柜的形式实现文档的保管，按权限进行使用和共享。实现文档管理自动化以后，如：一个新员工，只要管理员给他注册一个身份文件，给他一个口令，只需进入系统

就可以看到与他的身份符合权限阅览范围中的所有的，如规章制度、各种业务文件等等，减少了很多培训环节。

（五）建立信息集成平台。财务系统存储着一些经营管理业务数据，对集团的经营运作起着关键性作用，但目前集团有的数据台账只是相对独立的、静态的，智能网络办公系统具备数据接口功能，能把原有的业务系统数据集成到工作流系统中，使员工能有效获取处理信息，提高集团整体反应速度。

（六）增强领导监控能力。强化领导的监控管理，增强管理层对组织的控制力，及时有效监控各部门、各个人员的工作进度情况；实时、全面掌控各部门的工作办理状态，及时发现问题及时解决，从而减少差错、防止低效办公。

（七）辅助办公。它牵涉的内容比较多，像会议管理、车辆管理、办公用品管理、图书管理等与我们日常事务性的办公工作相结合的各种辅助办公，实现了这些辅助办公的自动化。

信息化是各企事业单位发展的必经之路，建立OA系统，不仅能建立一套完整的信息化管理系统，更重要的是透过先进的管理思想和方法实现管理的提升、业务的改善，促进集团制度与文化、人与组织的和谐发展。