沟通控制程序

商务部
4H
1 个工作 日
1 个工作 日
认可前
责任单位主管 责任单位主管 责任单位主管
相关方主管
规定时间 规定时间
合同（施工）方、服务方 EHS 管理要求
营业部 实施前 相关方主管 规定时间
相关方 EHS 投诉
原文件
商务部
1 个工作 日
责任单位主管
规定时间
顾客投诉 顾客退货
顾客投诉原因调查及 处理报告
4H
退货记录表
营业部
4H
业务部
2 个工作 日
2 个工作 日
市场价格信息
信息反馈追踪单
4H
业务部
1 个工作 日
顾客
同行业竞争及产品动态信 息
信息反馈追踪单
4H
业务部
2 个工作 日
信息 试样反馈信息
信息反馈追踪单
顾客 QEHS 等需求变化 信息反馈追踪单
营业部 市场部
1 个工作 日
4H
设计部
3 个工作 日
单位名称
xxx 仪器设备有限公司
文件编号
xxx-xx-xx
文件类别
源自文库
程序文件
版次
A0
文件名称
沟通控制程序
页次
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1.目的： 为有效地促进公司各职能单位/人员履行 QEHS 职责权限，确保各职能层次间信息顺畅流通，从而增进相互理
解和协调行动，并建立起与外部（顾客、相关方）沟通之有效途径，特制定本程序。
5.3 记录管理
xxx 仪器设备有限公司
文件编号
xxx-xx-xx
程序文件
版次
A0
沟通控制程序
页次
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权责部门
管理者代表 员工代表
各部门主管
商务部 员工代表 各部门主管
作业内容
5.1.1 经公司全体员工推选，产生的公司职业健康 安全事务员工代表将在公司的公告栏内予以公告（人员、 职责和权限），并在公司所发布的手册中明确了相应内容。确 保全体员工了解谁是他们的 HS 事务代表。 5.1.2 建立了员工参与机制，员工代表负责组织员工充分 参与公司 QEHS 管理活动，如：合理化建议活动、对公司的 QEHS 管理工作进行评价、自主管理活动等。 5.1.3 其应就以下 HS 内容进行参与和协商： 5.1.3.1 适当参与危险源辨识、风险评价和控制措施的确定； 5.1.3.2 适当参与事件调查； 5.1.3.3 参与职业健康安全方针和目标的制定和评审； 5.1.3.4 对影响他们职业健康安全的任何变更进行协商； 5.1.3.5 对职业健康安全事务发表意见等。 5.1.3.6 与承包方就影响他们的职业健康安全的变更进行协 商。 5.1.3.7 在适当时确保与相关的外部相关方就有关的职 业健康安全事务进行协商等。
5.2.1 对各种简单的沟通事项，可直接通过电话、邮件的 方式提出。 5.2.2 对重大问题或难于简单沟通处理的事项，可以临时 召开相应的沟通协调会议或在定期例会中提出，并形成 相应记录(签到表、会议纪要）。 5.3.1 机关单位、厂区附近邻居、合同（服务）方等信息 的传递和确认由综合部归口管理。 5.3.2 市场、顾客信息的传递和确认由销售/客服中心归口 管理。 5.3.3 供方、运输方信息的传递和确认由采购、客服中心 归口管理。
效
纠正预防措施报告
统计发现的潜在不合格
1 个工作
相关部门
日 1 个工作
日
责任单位主管 责任单位主管
2 个工作 日
2 个工作 日
内部 顾客投诉的处理确认 QEH
顾客投诉分析处理报 告
营业部
1 个工作 日
责任单位主管
1 个工作 日
S 信息
不合格品评审结果确认
不合格品评审处理报 告
技术部
4H
责任单位主管
2 个工作 日
2.适用范围： 本程序适用于公司内部各职能间及公司与外部（顾客、相关方）就 QEHS 相关信息的沟通作业。
3.定义：
3.1 相关方：与公司的 QEHS 绩效有利益关系或受其影响的个人或团体。 4.职责：
4.1 各职能部门负责所属 QEHS 信息的收集、分发并追踪督促责任部门及时予以关闭； 4.2 商务部、业务部负责所属外部 QEHS 信息的收集、分发并督促责任部门及时予以关闭； 4.3 采购人员等信息发出部门负责追踪督促责任部门和相关方及时予以关闭； 4.4 各信息接收单位负责对所接收信息及时处理，并协助信息发出人进行验证关闭。 5.作业（简要流程图如下表）：
2 个工作 日
A 级顾客需求、建议 信息反馈追踪单
4H
销售中心主管
2 个工作 日
其它市场咨讯
信息反馈追踪单
1 个工作 日
责任单位主管
3 个工作 日
产品试 格
样
和
试制
批
不合
阶段小结
技术部
4H
部门主管/销售主管
1 个工作 日
不合格问题
不合格品评审处理报 告
技术部
4H
技术部
1 个工作 日
纠正和预防措施确认无
8.相关记录： 《工作联络单》 《信息登记表》 《信息反馈追踪单》 《内部顾客投诉单》 《签到表》 《会议纪要》
9.本程序结束。
单位名称 文件类别 文件名称
xxx 仪器设备有限公司 程序文件
沟通控制程序
文件编号 版次 页次
xxx-xx-xx A0
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附录一：
《信息沟通分类处理责任表》
信息分类
发出部门
接收部门
类别
信息名称
传递方式
发出人 发送时限
接收人
回复时限
紧急停水停电通知
紧急通知
立即
各部门主管
立即
需回复的重要 政信息
QEHS
行 信息反馈追踪单
相 关
政府下发的 文件
QEHS
相关 原文件
商务部
方 EHS 监查信息
原文件
信 息 供方、运输方
相关方 EHS 调查表、 EHS 管理要求等
沟通内 容策划
沟通事 项提出
沟通信 息传送
沟通事 项处理
沟通效果 验证确认
记录 管理
参与和协 商要求
序号 作业流程
沟通内容
5.1
策划
5.2
沟通事项 提出
沟通信息
5.3
传送
沟通事项
5.4
处理
沟通效果
5.5
验证确认
参与和协 商过程
权责部门 管理者代表 各部门主管
各相关部门
各相关部门
各相关部门
作业内容
5.1.1 管理者代表负责公司 IMS 范围内各部门间及各种涉 外沟通方式的整体策划，并形成《IMS 信息沟通分类处 理责任表》。 5.1.2 根据公司 IMS 相关沟通信息的来源区域不同，可划 分为外来相关方信息、顾客信息和公司内部信息。 5.1.3 对于上述信息中涉及的相关方投诉（报怨）具体依 《相关方投诉控制程序》执行。
报告本部门的运行情况，发生事故、事件和重大不 合格时应及时上报。 5.2.4 员工代表负责全程参与上述过程并进行监督。
使用表单
各相关部门
5.3.1 沟通、参与和协商过程所产生的记录依《记录控制程序》 的要求进行控制。
6.支持性文件： 6.1 附录一 《信息沟通分类处理责任表》
7.相关文件： 《记录控制程序》
事项的执行效果进行自查，并将自查结果及时反馈。 5.5.2 对两次以上沟通效果均验证无效的部门主管，沟通 提出部门可填报“内部顾客投诉单”交由人力资源部调查，
内部顾客投诉 单
如属实将作为责任人员当月工作绩效考核项目。
单位名称 文件类别 文件名称 序号 作业流程
参与和协 商要求
5.1
参与和协
5.2
商过程
5.2.1 商务部负责与地方行政主管部门、安全监督监测等 机构沟通，并将相关信息报告公司领导和传递到有关责任 部门。 5.2.2 商务部负责定期组织相关部门进行职业健康安全 检查，事件调查、分析和处理事宜，并对相关信息进行收 集和传递；定期组织公司相关部门召开职业健康安全工作 例会，疏理问题，征求意见和建议，制订措施，并向总裁 报告。 5.2.3 各部门应及时就公司有关职业健康安全的要求、规 定和情况在管辖范围内进行传达，定期向公司和主管领导
5.4.1 信息传递人员应先对信息进行分类并登记到“信息 登记表”中。对需回复的重要信息以“信息反馈追踪单”的 形式分发至承办部门。 5.4.2 承办部门收到“信息反馈追踪单”后应依其规定的内 容及时间要求予以处理和回复。
使用表单
签到表 会议纪要
信息登记表、 信息反馈追踪
单
各相关部门
5.5.1 各责任实施部门和人员应对沟通后确认落实的相关
EHS 设施异常
工作联络单
相关部门 4H
责任单位主管
1 个工作 日
突发 EHS 事件
工作联络单
相关部门 4H
责任单位主管
1 个工作 日
人员工伤事故
工伤事故单
发生单位
立即
部门主管/人力资源 部
立即
其它 QEHS 信息
工作联络单
相关部门
1 个工作 日
相关部门
2 个工作 日
注：表中所指时间是指通常情况下进行信息传递或处理所不应超出的时间，原则上越快越好。