浅谈医院档案 管理

浅谈医院档案管理

发表时间：2011-12-20T11:14:00.940Z 来源：《中外健康文摘》2011年第35期供稿作者：刘俊荣

[导读] 把有价值的档案信息有效地传递给档案利用者是档案工作着的一项基本职责,也是实现档案管理里的重要手段。

刘俊荣（德州市立医院山东德州253012）

【中图分类号】R197.32【文献标识码】A【文章编号】1672-5085（2011）35-0109-02

【摘要】目的根据医院档案管理当前的现状制定相关对策，并进行科学分析，扬长避短，制定发展方向。方法建立健全制度通过专业培训、继续教育、进修学习等提高业务和知识水平，不断总结探索档案管理工作及业务发展，推动档案管理水平的提高。结果准确把握新时期医院发展的特点，加强医院档案管理，是医院档案管理的根本任务。结论把有价值的档案信息有效地传递给档案利用者是档案工作着的一项基本职责,也是实现档案管理里的重要手段。

【关键词】档案管理

1 医院档案管理工作的现状

1.1档案管理制度不健全，档案收集效率不高

在医院管理中，各级医院制定了适用于本院的、较为健全的医院医疗、人事、行政、后勤管理制度，而涉及档案管理的制度却较少。在医院目标管理考核方案中，一般也没有将档案管理纳入目标考核，造成档案收集效率不高，档案不齐全。

1.2对医院档案内容界定不清，管理范围不明

到目前为止，医院档案的管理还没有一整套科学统一的管理制度标准。随着科学技术的进步，社会的发展，档案的内涵和外延都在发生变化。各级医院在管理档案时，由于还没有统一的管理标准和模式，各级医院根据自己的理解和实践进行管理，使许多应该纳入管理的档案没有纳入管理。

1.3档案意识不强，档案利用率较低

对档案管理方面的认识还较淡薄，认为档案工作可有可无，认识不到档案工作在医院管理中的重要性和必要性。由于对档案重视程度不够，档案信息资源开发不足，造成档案利用率不高。

1.4档案管理分散，不利于档案的完整和安全

各科室分散管理，不便于综合利用，不利于档案的完整和安全。每个科室都要有人兼管保存，重复保存，造成人力、物力和空间的浪费。

1.5档案管理人员业务水平不高

档案知识欠缺在医院人才培养中，一般重视医疗技术人员素质的提高和继续教育，对档案管理人员的素质提高没有纳入计划和要求，档案管理人员平时进修学习的机会不够，缺乏系统的档案知识培训，许多档案管理人员的管理水平停留在经验上，思想观念和管理水平跟不上时代的发展要求，缺乏创新和活力。

2 针对医院档案管理工作现状的对策

2.1健全制度，加强培训，提高档案管理人员素质

建立科学的档案管理体系，健全档案管理的规章制度，是档案管理的关键。随着科学技术的发展，档案管理手段的更新和管理水平的提高，必须建立与之相应的科学的档案管理体系，明确职能，将医院各个门类、不同载体的档案统一管理，使档案管理与医疗业务同步考核、同步发展。

档案管理人员素质直接影响档案管理水平，医院要充实档案管理人员并将档案人员培养纳入医院人才培养计划，全面提高档案管理人员素质。通过专业培训、继续教育、进修学习等提高业务和知识水平，不断总结探索档案管理工作及业务发展，推动档案管理水平的提高。

2.2开发档案资源，实现档案的现代化管理

档案资源的开发利用是档案管理的主要目的，通过深层次、多渠道地开发档案信息资源，提高档案的使用价值，为医院业务、医院管理及患者服务。同时，通过利用档案为医院创造良好的社会效益和经济效益，提高档案在医院管理中的地位和作用，促进档案建设。

要实现档案现代化管理。一是要加强档案的保管设施，如设置专门的档案库房，配备必要的安全保管设施；二是要加强档案现代化管理，利用电子计算机管理档案信息的收集、传递、开发利用的主要功能。在目前最重要、最基本的现代化管理手段之一是计算机管理，将档案内容按党群工作、行政管理、业务管理、科研教学、基本建设、仪器设备、财会等分门别类地输入计算机，这具有检索快捷、方便、高效等优点，使查档案材料费时费力的原始劳动变成在几分钟甚至数十秒钟便可解决的问题。这样既是人类劳动能力的解决，更是工作质量的飞跃。可以使档案信息在现代化机器设备中迅捷、准确、方便地再现，使档案信息的处理、传输获得前所未有的积极效果。三是要配备整套档案扫描系统，改革单纯由人工录入资料的相对落后的做法，提高档案管理的质量和档案管理工作的效率，注重对现代化各类信息的收集和整理，多借鉴社会其他领域的各方面信息，丰富自己的档案管理经验，使医院档案管理更加现代化、规范化。

2.3加强学习，增强法律、法规意识

加强档案法律、法规的学习、宣传，增强全员的档案意识，特别是档案管理人员及领导干部的档案管理意识。档案管理是医院管理的重要组成部分，领导重视是做好档案管理的前提，要把档案管理纳入重要议事日程，与医院业务建设同步规划、同步发展。要大力宣传档案工作，使医院领导、中层干部、职工都能充分认识档案的重要性，更好地支持档案管理工作。

2.4重视档案的利用

档案管理的最终目的就是提供利用，因此，档案管理人员要树立服务意识，使医院的档案为临床医疗、教学、科研工作服务。同时，积极开展多种编研活动，对信息进行开发，编写各种专题汇编，为利用者提供多方面、有实效的信息。另外，还要加强档案利用反馈信息的管理，以满足医疗、教学和科研工作的需求，从而提高档案的利用率，充分发挥其社会效益。

3 医院档案管理的信息化

3.1医院档案管理信息化的必要性

21世纪是科技高速发展的时代，信息技术几乎已经渗透到了社会生活的各个方面。作为医疗卫生系统重要资料来源之一的医院档案部

门，在此新形势面前，必然要面临一场划时代的变革。档案管理信息化将成为现代化医疗卫生管理工作的重要手段之一。利用信息技术强化医院档案管理质量，主动开发和开放档案信息资源，达到院内资源共享的目的，这是适应医院发展和社会信息化建设的必然势趋。

3.2医院档案管理信息化的措施

1）加强领导、提高认识。

加快档案信息化的建设,要更新各级档案人员的知识结构。档案事业改革创新,关键在于管档案的人,使档案信息化有一个明确的引路人。要提高领导的现代化管理水平和业务工作水平,以适应现代化管理的需要。努力把档案信息化建设作为政务建设的一个重要内容,逐步构建起各地档案信息平台,提高工作水平和工作效率、提高服务质量。 2）加大投入、增配软、硬件设施。

要加快档案信息化的建设。首先,要舍得投入财力,配置与档案管理现代化相适应的软、硬件。当前,各级档案部门的财力主要来源于各级政府,这就需要做大量的工作,引进资金加快更新改造的步伐。同时,作为上级档案主管部门,也可以与相关部门沟通协商、共同提出解决问题的办法,在政策上给下级部门创造条件,使档案信息化建设加快发展。 3）引进和培养现代化管理人才。

提高人员素质,培养管理人才。积极更新、改善设备和管理手段是实现档案管理现代化的先决条件,但现代化设备要求管理人员必须有现代化素质。为此,一要努力培养网络服务需要的系统分析和设计人才、数据分析与开发人才、网络设计与管理人才。二要积极让档案管理人员参加档案专业现代化培训和业务培训。三要抓好档案专业人员的在职培训、进修,提高档案管理人员的知识结构和整体水平。四要加强理论研讨,增进学术交流,提高编研水平。

4）提高档案信息的获取能力。

长期以来,档案部门主要依靠归档制度来保证档案试实体的收集,并且始终未能摆脱“重藏轻用”的局面。而信息时代,社会将更多地从信息服务的功能上去要求和评价档案部门。因此,档案工作者必须具备较强的信息获取能力,不仅要熟练、快速地获取本馆所藏的档案信息提供给利用者,而且要充分利用网络的便利和优势,熟悉网上的档案信息资源,引导利用者获得更多的档案信息。 5）提高档案信息的鉴定、评估能力。

把有价值的档案信息有效地传递给档案利用者是档案工作着的一项基本职责,也是利用者评价档案部门信息服务质量的一个重要标准。网络环境下,信息量十分巨大,内容十分庞杂,档案工作者必须具备比以往更强的鉴定评估能力,对档案信息进行判断、鉴选、综合分析,从中捕捉到与特定利用者密切相关的部分,为利用者提供优质的服务。