月世纪科怡档案管理软件信息培训讲义

2013年世纪科怡档案管理系统操作培训

字向红

一、管理软件安装、初始化、数据备份恢复

单机：标准v3.2.1版本

网络版：同时支持8个客户端同时录入或查询。

1、安装、初始化(以单机版本为例)

安装：安装时建议安装在非操作系统分区（如：D盘），并设置一个文件夹如：d:\infosoft4。

原文设置：d:\kydoc。

光盘系列号在光盘盒背面。

实体分类号：操作此步之前，一定要先“全宗设置”，为了便于区分，序号建议使用0101来表示，前两位表示：类别（01文书档案、02会计档案等），后两位表示大类下的小类（0101表示综合类）...

辅助字典：根据需要来设置保管期限、密级、会计类别，在相应的字典类目下分层设置对应的内容，可在辅助字典下面设置和来文或档案录入界面下,如:加15年和25年保管期限。

档号设置：三级、两级、单级

二级管理：全宗号（3）-目录号（3）-案卷号（3）-页号（3）如：089-05-123-012

单级管理：全宗号（3）-归档年度（4）-实体分类号（4）-保管期限（4）-件号（3）。

如:089-2006-0102-Y-20(y表示保管期限永久，c表长期，d表

示短期，30代表30年、10代表10年)

用户管理:设置部门、设置用户、设置密码（选择某用户-“用户”菜单-属性）及某用户权限

日志检查：系统操作日志，如：2011年5月25日ISA用户删除500条记录，进入日志检查后可查看到相关记录。

2、数据备份、恢复（库备份恢复）

is_archive.db（如图：1.1、1.2）

二、档案管理软件基本录入

科技档案为三级管理。靠档号来进行关联。

传统文书、基建、照片、会计等档案为二级管理

有关联：显示所选案卷级目录的卷内目录

无关联：显示所有案卷级目录的卷内目录

简化必须著录项目：文件编号、密级、文件题名、责任者、文件形称时间、页数、全宗号、归档年度、分类号、[目录号]、[案卷号]、保管期限为必录项目

文号：由机关代字+年度+顺序号组成如：临档发[2012]45号（机关代字：临档发年度：2012 顺序号：45号）

密级：密级是文件保密程度的等级，按GB/T7156-1987《文献保密等级代码》将文献保密等级划分为六个等级：绝密、机密、秘密、内部、国内、公开。

题名：是表达文件的中心内容、形式特征的名称。

1、没有题名或者不能揭示内容时，应该依据其内容拟写题名，

图1.1

图1.2

自拟题名放在在原题名后面并加（），比如某份文件的题名是：紧急通知，我们应该根据文件的内容自拟一个题名：紧急通知（关于加强公共场所消毒预防非典的紧急通知）

2、涉及人事、干部任免，工资、级别变动人员的。要在原题名后面录入涉及本单位的相关人员，加“（）”。目的是为了提高档案检索的准确率。

3、题名中的简称一律写成全称或者规范性简称。如：临沧地区行政公署商业局，简称临沧行署商业局。

4、题名中涉及到的方块数字一般换成阿拉伯数字。比如二00一，录入时一律使用阿拉伯数字，如：2001，专用名词不变，比如：“十二五”规划等。责任者：有多个责任者时，责任者之间以“;”相隔，三个以上责任者的，著录前面两个，然后加“等”来著录。个人责任者一般只著录姓名，必要时在姓名后著录职务、职称，并加“（）”。机关团体责任者必须著录全称或不发生误解的通用简称。简称一旦确定，就必须前后统一

文件形成时间：文件形成时间：时间项一律用8位阿拉伯数字表示。年4位月2位日2位，不足8位用0补足。如：只能确定为2006年，那就填入20060000,若是2006年1月1日，则填入20060101。

常用快捷键介绍

1、移动到下一个文本框，按Tab键或enter键。Shift+Tab则上移到上一个文本框。

2、题名录入时如果上下两条大同小异，可用ctrl+c复制，再ctrl+v粘贴，ctrl+X剪切，然后进行不同之处的修改即可，这样可以提高录入的速度。

3、快捷键保存：ctrl+s，存加：ctrl+z

4、需要选中部分行进行删除或打印报表操作时，先选中第一条，按住shift 键后选中最后一条，如果不是连续的选，空行选择时，按住ctrl键用鼠标

点击所需要选择的行。

技巧：录入时误删除全部题名，可单击右键选“撤消”。

三、档案管理软件查询、排序、目录序列

查询：简单查询、高级查询。

数据排序：一般采用用档号排序，也可根据需要进行选择其它数据源进行排序

目录系列：设置前先选中档案门类（简化方法整理—设置—设置目录序列）批量修改：条件必须部分记录内容相同。

选择记录：选择1-n间所有记录:先选中第1条，按住shift键选中第n条。选若干条记录：按住ctrl键逐条选择。

目录序列：v3.2.1(按F5)—作为目录序列字段

四、浏览界面设置、文件归档流程、件号调整

1、浏览界面设置

2、文件归档流程（如图：4.1）

a.文件管理下进行文件登记（来文、发文、内部文件）

b.文件管理下对文件进行鉴定：鉴定（补充相关字段内容）：填入归档情况，若需归档则填入：全宗号-实体分类号-保管期限

c.门类字段对应

d.文件管理-文件归档（查询归档内容-（不能使用年度归档且钩选“形成档号”）点选顺序（件号）

图：4.1

3、件号调整:档案管理—件号调整（如图：4.2）

图：4.2

五、目录的修改、导入、导出、制作

1.修改：屏幕中以“@A|”开头的显示文本在实际报表中以当前文本方式显示，而以“@B|”开头的显示文本在实际报表中则以数据表中相应字段内容代替，以“@C|”开头的显示文本在实际报表中显示为系统参数，例如时间、页码等。题名前空两个汉字的位置（如图：5.1）

2、导入：光标移到数据管理-F5（ctrl+1）后跳出下图窗口，按图示步骤进行导入操作（注：第4步路径为“C:\报表”，此报表在教学光盘内）。（图：5.2）

3.导出：来文-选择右边的“销毁清册”报表-工具栏“导出”-选择存放目录路径及文件名-确定

前加4个字符空格

图：5.1