第二节采购与应付款管理系统初始设置

第二节采购与应付款管理系统初始设置一、采购管理系统初始设置

（一）采购管理系统参数设置

系统参数是指在企业业务处理过程中所使用的各种控制参数，系统参数的设置将决定系统的业务流程、业务模式、数据流向。

由于有些选项在日常业务开始后不能随意更改，最好在业务开始前进行全盘考虑，尤其一些对其他系统有影响的选项设置更要考虑清楚。

采购管理系统的参数设置界面有三个页签：“业务及权限控制”页签、“公共及参照设置”页签、“采购预警和报警”页签。如图7-3所示。

图7-3 采购系统参数设置

主要参数说明

1.必有订单业务模式

以订单为中心的采购管理是标准、规范的采购管理模式，订单是整个采购业务的核心，整个业务流程的执行都回写到采购订单，通过采购订单可以跟踪采购的整个业务流程。

选项包括普通业务必有订单、直运业务必有订单、受托代销业务必有订单。

2.超单据控制

包括“是否允许超订单到货及入库”和“是否允许超计划订货”两全选项，打勾选择，可随时修改。

3.入库单是否自动带入单价

只有在采购管理系统不与库存管理系统集成使用，即采购入库单在采购管理系统填制时可设置。

4.订单\到货单\发票单价录入方式

在“手工录入”、“取自供应商存货价格表价格”、“最新价格”三种方式中选择一种，可随时修改。

5.修改税额时是否改变税率

税额一般不用修改，在特定情况下，如系统和手工计算的税额相差几分钱，用户可以调整税额尾差。

6.商业版费用是否分摊到入库成本

根据商业企业的特殊需求，由用户来决定采购费用是否要分摊到存货成本中。只有商业版可选，工业版置灰。

7.权限控制

权限控制包括“检查存货权限”、“检查部门权限”、“检查操作员权限”、“检查供应商权限”、“检查业务员权限”等选项。如检查，查询时只能显示有查询权限的有关项目及其记录；填制单据时只能参照录入有录入权限的。

友情提示：

以上数据权限如果没有在“企业门户/控制台/基础信息/数据权限/数据权限控制设置”中进行设置，则相应的选项置灰，不可选择。

（二）收发类别

收发类别设置，是为了用户对材料的出入库情况进行分类汇总统计而设置的，表示材料的出入库类型，可根据本单位的实际需要自由灵活地进行设置。

操作要点：

在目录区树型列表中选择“设置/编码档案/收发类别”，进入收发类别设置界面；单击功能键中的〖增加〗按钮，屏幕上出现一空白行，在“类别编码”、“类别名称”栏目中输入适当内容，并选择收发标志“收”或者“发”，点击〖保存〗按钮F6键，增加的收发类别就会在屏幕左边的窗口中显示出来，如图7-4所示。

系统规定收发类别最多可分三级,最大位数5位。必须逐级定义，即定义下级编码之前必须先定义上级编码。

图7-4收发类别设置

（三）采购类型

采购类型是企业对其采购业务的不同分类，主要是为了按照不同的采购类型进行统计的需要。

采购类型不分级次，企业可以根据实际需要进行设立。例如：从国外购进、国内纯购进、从省外购进、从本地购进；从生产厂家购进，从批发企业购进；为生产采购、为委托加工采购、为在建工程采购等等。

操作要点：

在目录区树型列表中选择“设置/其他设置/采购类型”，进入采购类型设置界面；单击功能键中的〖增加〗按钮，屏幕上出现一空白行，在“采购类型编码”、“采购类型名称”、“入库类别”、“是否默认值”等栏目中输入适当内容，点击〖保存〗按钮或回车键，屏幕上出现新的空白行即表示输入的采购类型已成功保存。在输入入库类别时，双击入库类别栏目，会出现该收发类别参照，可根据参照选择录入即可。对于最常发生的采购类型，可以设定该采购类型为默认的采购类型。

（四）仓库档案

存货一般是用仓库来保管的，对存货进行核算管理，首先应对仓库进行管理，因此进行仓库设置是供销链管理系统的重要基础准备工作之一。第一次使用本系统时，应先将本单位使用的仓库，预先输入到系统之中，即进行“仓库档案设置”。在本系统中，可以对操作员管理仓库权限进行控制，包括查询、录入权限。

操作要点：

在目录区树型列表中选择“设置/编码档案/仓库档案”，进入仓库档案设置界面；单击功能键中的〖增加〗按钮，按栏目说明输入相关内容后，单击〖保存〗按钮即可。由于仓库记录在使用后，所属部门不可修改，因此应先输入部门档案后，方可输入仓库档案，以便所属部门的录入。

在仓库档案设置各栏目中，“仓库编码”、“仓库名称”栏目必须输入，当存货核算系统选择“按部门核算”时“所属部门”栏必须输入，“计价方式”栏目必须在预设的计价方式中选择一种。系统提供六种计价方式。工业有计划价法、全月平均法、移动平均法、先进先出法、后进先出法、个别计价法；商业有售价法、全月平均法、移动平均法、先进先出法、后进先出法、个别计价法。仓库使用后，上述栏目不可修改。

（五）计量单位

要设置计量单位，必须先增加计量单位组，然后再在该组下增加具体的计量单位内容。计量单位组分无换算、浮动换算、固定换算三种类别。无换算计量单位组的计量单位都以单独形式存在，即相互之间不需要输入换算率，而且全部缺省为主计量单位。固定换算的计量单位组包括多个计量单位，一个主计量单位、多个辅计量单位。浮动换算的计量单位组包括两个计量单位，一个主计量单位、一个辅计量单位。可以设置主辅计量单位之间的换算率；如一箱啤酒为24听，则24就是辅计量单位箱和主计量单位听之间的换算比。

操作步骤：

1.增加计量单位分组

在目录区树型列表中选择“设置/编码档案/计量单位”，进入计量单位设置界面；按〖分组〗按钮，弹出计量单位分组窗口；按〖增加〗按钮，录入计量单位组编码和名称，并在“无换算”、“固定换算”、“浮动换算”三种计量单位组类别中选择一种；按〖保存〗按钮，保存添加的分组。

2.增加计量单位

在计量单位设置界面左边的计量单位组别列表中，将光标移至要增加的计量单位组，按〖单位〗按钮，弹出计量单位设置窗口；按〖增加〗按钮，录入计量单位编码、名称、换算率等栏目；按〖保存〗按钮，保存添加的计量单位。

友情提示：

1.存货档案中每一存货只能选择一个计量单位组，计量单位组保存后不可修改。

2.无换算计量单位组中不可输入换算率；固定换算的计量单位组，辅单位的换算率必须录入；浮动换算的计量单位组，可以录入，可以为空。