高效工作方法

启示：做正确的事， 启示 做正确的事，比什么都重要 做正确的事
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3·4
ABC法则 法则
把你的工作按照以下标准分成三种类型： 把你的工作按照以下标准分成三种类型：
A型：今天必须做——重要并且紧急的任务。 型 今天必须做 重要并且紧急的任务。 重要并且紧急的任务 B型：今天应该做 重要或紧急， 型 今天应该做——重要或紧急，但不是既重 重要或紧急 要又紧急的任务。 要又紧急的任务。 C型：今天可以做 型 今天可以做——既不重要也不紧急的日常 既不重要也不紧急的日常 任务。 任务。
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小结
开始系统化你的工作： 开始系统化你的工作： （1）系统化你的工具； ）系统化你的工具； （2）系统化你的文件； ）系统化你的文件； （3）建立你的工作档。 ）建立你的工作档。
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第二部分
学会用PDCA循环法 循环法 学会用
如果你的办公室、办公桌都井然有序，那你的工作效率一定不低。 如果你的办公室、办公桌都井然有序，那你的工作效率一定不低。
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1.2
开始系统化你的工作
系统化你的工具 （1）基本工具。 ）基本工具。 （3）传真机。 ）传真机。 （2）复印机。 ）复印机。 （4）电脑。 ）电脑。
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第一部分
使你的工作系统化
在旁观者看来， 在旁观者看来，不整洁的工作 场所除了反映出工作者头脑混乱 以外，不再代表其他。 以外，不再代表其他。
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1.1
你的工作需要系统化
办公室的5S运动： 办公室的 运动： 运动
5S起源于日本，就是整理（SEIRI）、整顿（SEITON）、 起源于日本，就是整理（ ）、整顿（ ）、 起源于日本 ）、整顿 清扫（ ）、清洁 ）、素养 清扫（SEISO）、清洁（SETKETSU）、素养（SHITSUKE）五 ）、清洁（ ）、素养（ ） 个项目，因日语的罗马拼音均以“ 开头 简称为5S。 开头， 个项目，因日语的罗马拼音均以“S”开头，简称为 。 5S运动提出的目标简单而明确，就是要为员工创造一个干净、 运动提出的目标简单而明确， 运动提出的目标简单而明确 就是要为员工创造一个干净、 整洁、舒适、合理的工作场所和空间环境。 的倡导者相信 的倡导者相信， 整洁、舒适、合理的工作场所和空间环境。5S的倡导者相信，保持 工作环境的干净整洁，物品摆放有条不紊，一目了然， 工作环境的干净整洁，物品摆放有条不紊，一目了然，能最大程度地 提高工作效率。 提高工作效率。
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1.2
开始系统化你的工作
让你的档案更加有效的小秘诀： 让你的档案更加有效的小秘诀： （1）使用大写、清楚的字母标示档案。 ）使用大写、清楚的字母标示档案。 （2）使用彩色标识能让你一眼就找到某一类型文件的位置。 ）使用彩色标识能让你一眼就找到某一类型文件的位置。 （3）将类别与次类别标签排成一列，类别与次类别用不同 ）将类别与次类别标签排成一列， 颜色标示。 颜色标示。 （4）为大型的资料建立索引。 ）为大型的资料建立索引。
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PDCA循环工作步骤表 循环工作步骤表
阶段 计划阶段（ ） 计划阶段（P） 步骤 ①设定目标 ②搜索与目标相关的信息 ③找出最佳方案 ④制订计划工作表 ⑤按计划工作表执行工作 ⑥检查执行情况 ⑦对检查结果做出修正 ⑧修正后再执行
执行阶段（ ） 执行阶段（D） 检查阶段（C） 检查阶段（ ） 修正再执行阶段（ ） 修正再执行阶段（A）
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日常工作表单： 日常工作表单：
每日工作计划 每周工作计划 每月工作计划
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3.1
锁定工作的目标
未了解目的港口的人无法一帆风顺。 未了解目的港口的人无法一帆风顺。 ——塞内卡 塞内卡
员工基本职业素质培训 锁定工作的目标
PDCA循环工作步骤图 循环工作步骤图
设定 目标 修正后再执行
搜索 信息 拟定方案
对检查结果 做出修正
A C
P D
制作计划工作表
检查执行情况
按计划工作表 执行工作
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分享
PDCA在绩效管理中的应用： 在绩效管理中的应用： 在绩效管理中的应用 P（计划）阶段： （计划）阶段： 1、企业目标 、 2、职位说明书 、 3、关键指标 、 D（实施）阶段： （实施）阶段： 1、沟通 、 2、辅导 、 3、记录 、
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1.2
开始系统化你的工作
（2）资料档 ） ☻列出你的资料档项目清单。 列出你的资料档项目清单。 建立资料档时需要考虑的两件事： ☻建立资料档时需要考虑的两件事： A.怎样的资料才有保存价值？ 怎样的资料才有保存价值？ 怎样的资料才有保存价值 B.你的资料档方便查阅吗？ 你的资料档方便查阅吗？ 你的资料档方便查阅吗 帮助你将自己资料档结构化的做法： ☻帮助你将自己资料档结构化的做法： A.列出你工作的主要内容，这些可以成为你资料档的类别。 列出你工作的主要内容，这些可以成为你资料档的类别。 列出你工作的主要内容 B.档案夹应根据所确定的类别，做清楚且适当的标示。 档案夹应根据所确定的类别， 档案夹应根据所确定的类别 做清楚且适当的标示。 C.查现存的档案，然后去掉没用的档案。 查现存的档案， 查现存的档案 然后去掉没用的档案。 D.一个抽屉存放一个或多个类别。 一个抽屉存放一个或多个类别。 一个抽屉存放一个或多个类别 E.将档案按字母顺序排列。 将档案按字母顺序排列。 将档案按字母顺序排列
P
D
C
A
它是一种很科学的管理程序， 它是一种很科学的管理程序， 同时也是一种很科学的工作程序。 同时也是一种很科学的工作程序。
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2·1 什么是 什么是PDCA？ ？ 这是四个英文字母，分别代表计划（ ）、执行 ）、检查 这是四个英文字母，分别代表计划（Plan）、执行（Do ）、检查 ）、执行（ ）、修正再执行 （Check）、修正再执行（ Action）。 ）、修正再执行（ ）。
提醒： 提醒： 在我们试着改变工作的过程中，常常会陷入这样的困境： 在我们试着改变工作的过程中，常常会陷入这样的困境： 试着解决复杂的问题而忽略了基本的问题。 试着解决复杂的问题而忽略了基本的问题。而基本的问题却是 任何一位工作者每天都要处理的，包括他的办公桌、椅子、 任何一位工作者每天都要处理的，包括他的办公桌、椅子、电 脑、订书机、文件夹、档案夹、电脑磁盘、还有更多的其他东 订书机、文件夹、档案夹、电脑磁盘、 西。
C（检查）阶段： （检查）阶段： 1、考核 、 2、反馈 、 A(修正在执行）阶段： 修正在执行） 修正在执行 阶段： 1、总结 、 2、提高 、 ——提高后进入下一循环（包括未 提高后进入下一循环（ 提高后进入下一循环 解决的问题和新出现的问题） 解决的问题和新出现的问题）
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1.2
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（1）工作档。 ）工作档。 什么是工作档？ ☻什么是工作档？ 工作档是用来整理目前进行的专案和固定的工作。 工作档是用来整理目前进行的专案和固定的工作。 工作档有什么？ ☻工作档有什么？ A.立即可用的资料。 B.“待议”的项目。 立即可用的资料。 待议” 立即可用的资料 待议 的项目。 C.固定项目。 固定项目。 D.目前的专案 固定项目 目前的专案 E.问题档 问题档
Check
Action过程中： 过程中： 过程中
即拟订计划， ☻ Plan即拟订计划，制订计划目标，制订计划做法； 即拟订计划 制订计划目标，制订计划做法； 即执行实施， ☻ Do即执行实施，并加以控制； 即执行实施 并加以控制； 即确认或评估执行状况与目标之差距； ☻ Check即确认或评估执行状况与目标之差距； 即确认或评估执行状况与目标之差距 即执行结果与目标值之差距探讨， ☻ Action即执行结果与目标值之差距探讨，并修正 即执行结果与目标值之差距探讨 采取措施。 采取措施。
大量的 信息
相关 信息
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3·3
正确的做事， 正确的做事，更要做正确的事
小故事： 小故事： 一个人想吃苹果， 一个人想吃苹果，所以他搬来了梯子并靠在树上准备爬上树摘 苹果，但当他爬上树时他才发现他的梯子靠错了地方， 苹果，但当他爬上树时他才发现他的梯子靠错了地方，他爬上的 是一棵梨树。 是一棵梨树。
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1.2
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高效的工作
开始系统化你的工作
教你一招： 教你一招： （1）要将文书工作处理得更好，就要根据使用的频率来整 ）要将文书工作处理得更好， 理你的文件。你最常用的东西应该在你的手边， 理你的文件。你最常用的东西应该在你的手边，随手 可取。 可取。 （2）将所有不用的文件移走，不要让它们占据你的工作档。 ）将所有不用的文件移走，不要让它们占据你的工作档。 （3）确定你为每一专案和活动都建立了档案。把每一个档案 ）确定你为每一专案和活动都建立了档案。 清楚地贴上标签。 清楚地贴上标签。 （4）建立问题档，一部分编号 ）建立问题档，一部分编号01—12，代表每年的每一个 ， 另一部分编号01—31号，代表一个月的每一天。 月；另一部分编号 号 代表一个月的每一天。
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3.2
信息过滤器： 信息过滤器：一切的根源
味地搜集资料，而不会加以利用， 如果我们只会一 味地搜集资料，而不会加以利用， 那么我们拥有的资料与垃圾桶里的垃圾并无两样。 那么我们拥有的资料与垃圾桶里的垃圾并无两样。
3.2
信息过滤器
信息过滤器流程图
过滤器 过滤器 过滤器 直接 相关 的信 息 有 用 信 息
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夏雪莹 高级人力资源管理师 人才测评师 GCDF全球职业规划师
生活随性 梦想随心
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症状：工作越来越没效率； 症状：工作越来越没效率； 文件积压越来越厚； 文件积压越来越厚； 每天的预定目标只完成了一半； 每天的预定目标只完成了一半； 下班时发现今天几乎什么也没干。 下班时发现今天几乎什么也没干。 病因：无目标、无计划，工作无规律； 病因：无目标、无计划，工作无规律； 做事拖拉，时常抱着“还有明天”的想法； 做事拖拉，时常抱着“还有明天”的想法； 时间管理不善，做事不分先后、主次。 时间管理不善，做事不分先后、主次。
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小结： 小结：
了解“PDCA”循环图 了解“ 循环图 P （Plan）计划 ） D （Do）执行 ） C （Check）检查 ） A （Action）修正再执行 ）
员工基本职业素质培训 第三部分
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有人问撒切尔夫人， 有人问撒切尔夫人，你每天日理万 机又是怎样将所有的工作处理得井井有 条的，撒切尔夫人说， 条的，撒切尔夫人说，“其实没什么诀 我只是将每天应做的工作列出来， 窍，我只是将每天应做的工作列出来， 然后一条条划去而已” 然后一条条划去而已”
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3.1
有效目标的“ 原则： 有效目标的“SMART”原则： 原则
明确的（ 明确的（Specific）； ）； 可量化的（ 可量化的（Measurable）； ）； 切实可行的（ 切实可行的（Achievable）； ）； 注重结果的（ 注重结果的（Result-oriented）； ）； 有时间限制的（ 有时间限制的（Time-limited）。 ）。
计划
（Plan） ）
P
执行
(Do)
修正 再执行
(Action)
A
循环
D
检查
(Check)
C
2.2
PCDA循环法四大要素 循环法四大要素
修正再执行（ 修正再执行（Action） ） 检查（ 检查（Check） ） 执行（ ） 执行（Do）
计划（ 计划（Plan） ）
在工作程序Plan 在工作程序
Do