如何做好机关科室的绩效管理

如何做好机关科室的绩效管理

作者：穆建军

来源：《消费导刊·理论版》2009年第19期

机关科室是公司内部不直接承担量化任务、为一线销售单位提供服务的部门。机关科室的特征可概括为:提供公共服务、工作成果无法量化、为企业运行提供协助配合的必要辅助工作。正由于机关科室没有具体量化指标,这使得机关科室工作人员难以就工作量或工作重要程度达成一致,无法对机关科室工作人员的工作业绩进行量化考核和科学评价,不仅不同的机关科室之间无法进行绩效对比,对部门内部各岗位的职责履行情况的考核也始终是一道企业管理的难题。那么如何开展机关科室的绩效管理呢?

一、绩效考评原则的确定

在绩效考评目标设定上要遵循“你不能度量它,就无法管理它”的管理学原则。即首先是“能量化的尽可能量化。”管理学认为,定量分析比定性分析更准确、更具说服力。其次是“不能量化的要细化”,机关科室许多综合工作难以用明确数据进行衡量,因而对这部分工作的考评指标必须最大限度的细化。再次是“不能细化的要流程化”。对既不能量化,也不能细化的工作,可采用流程化。如对办公室的考评,首先明确其主要职能是办文、办会、办事,那么以办会为例,可将整个办会过程分解成“起草领导讲话、下发会议通知、做好会中服务、上报会议情况”等环节,形成一个流程化的考评指标。为充分体现绩效目标考评的评价功能,凡不符合“三化”原则的,宁可少要,或索性不要。

二、绩效考核内容的确定

考核内容分为素质考核和业绩考核。

在对机关科室人员的素质考核中,主要考核工作能力和工作态度两个方面。其中工作能力考核指标中,重点考核其团队合作、学习能力、专业知识技能、解决问题能力、工作效率几项内容;工作态度考核指标中,重点考核其是否认真完成上级部署的工作任务、是否具有服务意识、是否具有责任意识、是否具备勤学上进的要求、出勤率等几项内容。在对机关科室人员的素质考核中,主要是侧重考察机关科室人员的管理素质,即主要从其计划、组织、控制、协作、

责任心等几方面的能力来考察,其核心是协调能力和责任意识。由于素质考核是一项长期的、主观的,因人而异的考核项目,在这里就不赘述了。

“业绩”并不只是那些可以用经济指标衡量的业务实绩,而是公司机关科室职能分配上需要承担协作的工作进展情况,这些业绩是无法用经济指标来衡量的。那么,如何考核这些无法直接用经济指标来衡量的业绩呢?笔者认为,可以由机关科室根据各自本职工作完成过程中需要其他部门和人员配合的工作量进行梳理、细化和汇总实现,即完成本部门工作需要其他部门或人员做什么、什么时候开始做、什么时候完成、工作应该做到什么程度。那么这样就需要各个机关科室都要详细列出其他部门需要配合完成的工作量,当然业绩考核是以一定质量要求下的“工作量”和进度量为指标,把机关科室的工作转换成可以用比较精确的数字加以衡量的东西。这里的要素有三:一定质量标准、总体工作量、工作进度。

三、绩效指标的确定

机关科室在设置绩效指标时,应该首先考虑能够反映其战略和目标实现影响因素的指标,通过绩效指标形式将既定战略加以固化与量化。在编制绩效指标前,机关科室还要考虑所处的环境,明确自己的长期发展目标,把机关科室的整体战略与部门和员工个人的工作目标相联系,确定员工个人的行为标准,为绩效考核提供依据。这需要对机关科室的战略目标进行分解,首先分解到部门,然后到一个团队,最后具体到个人,以此为基础编制绩效指标。

基于绩效指标的绩效考评,是对机关科室调配资源以适应市场变化能力的评价和检验。机关科室要定期对员工的绩效进行考核,尽可能客观、真实地对员工的绩效进行评价。

四、绩效考评方法的确定

现在比较推崇的一种做法是反馈评估方式,评价者不仅包括上级主管、同事、下属、客户,还包括员工自己。它可以从不同层面的群体中收集信息,尽可能真实、全面地反映员工的绩效。平衡记分卡是衡量机关科室经营管理绩效的一种全面而有效的方法。平衡记分卡从财务、顾客、组织内部执行、学习与成长等四个方面来评价机关科室的管理绩效,为机关科室的策略制定及调整提供全面、客观、及时的依据,为机关科室的生存、发展服务,对机关科室发展策略的制定具有重要的作用。首先,由于平衡记分卡兼顾了长期与短期目标、滞后与先行目标、财务与非财务指标、外部与内部业绩指标,既强调了结果,也对结果形成的动因、过程进行了衡量

与分析,所以能全面、客观、及时地反映机关科室策略实施的结果。其次,随着信息经济时代的到来,机关科室之间的竞争也必然加剧,机关科室的发展策略不可能永久有效,需要重新制定和不断调整。平衡记分卡为机关科室的策略制定及调整提供了全面、客观、及时的依据。再次,平衡记分卡把机关科室的策略转化为具体的目标和测评指标,机关科室的管理者能够快速、全面地了解掌握组织的现状和未来,同时能够在大量的信息数据中,集中精力于那些对机关科室的生存、发展有关键作用的数据和信息,从整个系统中观测到任何一个指标的修正对其他指标的影响,并领悟、掌握其中的关联关系。因此,平衡记分卡是一个非常好的反馈系统。从机关科室的根本目的来说,进行绩效管理是为了提高机关科室的绩效,一个完善、科学的绩效评估系统可以实现机关科室整体和员工个体的双赢。

五、绩效考评结果应用的确定

由于业绩考核和素质考核各自具有一定的局限性,因此笔者认为,其考核成绩应分别应用。业绩考核应该是短线考核项目,当月事当月毕,可以直接与机关科室人员的当月绩效工作挂钩,使其直接促进机关科室员工改善工作态度、改进工作方法、提高工作效率和质量。素质考核结果很大程度取决于其他评价者对于被考核人的主观印象,因此建议至少每年测评一次,避免即时人为因素影响总体绩效考评结果;而在素质绩效考评结果的应用上,则应侧重于人员任用、干部提拔等方面,因为在人员任用、干部提拔上,需要德才兼备的干部而不能简单以工作业绩论英雄,正如军队中不以战功为选拔将领的唯一依据,业务员不因其业绩好就能当经理一样。

以上是我对机关科室绩效考核的一点思考。绩效考核本身就是一项系统而庞杂的工作,尤其是对于机关科室这类从事非量化标准工作的部门,要想实现公平、公正的评价,更是需要从多维度、多层次进行思考和设计,需要我们面临更大的困难和挑战。笔者也坚信,随着全国机关事业单位的绩效考核工作的推进,各界同仁一道创新思路、锐意进取,势必会找创建出一套科学、规范的机关科室绩效考评体系,最大效能地挖掘、评价和法规机关科室价值。