标准化管理在监理工作中的应用

标准化管理在监理工作中的应用作者：张森来源：《城市建设理论研究》2013年第18期摘要：随着社会发展和工程技术的不断更新，建筑施工管理出现的新问题和新形势困扰着许多工程管理人员，本文主要探讨在现今建筑行业背景下工程监理管理模式的创新，利用标准化管理模式为监理工作开辟一条新的道路和方向。

关键词：工程监理标准化管理PDCA循环中图分类号：K826.16 文献标识码：A 文章编号：工程监理，顾名思义，主要从事的是受建设单位委托的工程项目的监督管理工作，随着监理行业的迅速发展，工程建设领域工程技术标准及规范的更新，计算机信息技术在行业中的广泛应用，而同时监理市场尚未完全成熟，队伍年轻化，监理从业人员现场经验不足等，运用一些先进的管理方式对项目部进行管理显得尤为重要，本文主要探讨的正是对于现今监理项目部管理方式的摸索与创新。

众所周知，监理行业经过十几年的摸索，已形成了一套很完善的管理模式，其中包括“三控，三管”即质量控制、投资控制、进度控制，合同管理、信息管理、安全管理，而六个分项所包含的内容更加广泛，所谓万变不离其中，笔者并非想推翻此六个分项而进行全面革新，本文仅仅凭个人工作经验浅显的谈谈对日常工作方法的几点建议。

管理简要概括为由计划、组织、指挥、协调及控制等职能为要素组成的活动过程。

在此文简单地分为内部管理（项目部管理）与外部管理（施工方管理），先从监理项目部管理谈起，我们常碰到施工现场出现问题却无人问津或互相推诿情况，这就涉及到内部管理中职责分工问题，而通常项目部出于节约成本及人员配置等考虑，往往以直线制监理组织形式组建项目部，即任何一个下级只接受唯一上级的命令，各级部门主管人员对所属部门的问题负责，不再另设职能部门。

RACI(工作分工表）是一个用以明确组建组织过程中的各个角色及其相关责任的相对直观的模型。

工作是不可能自发或者自动进行的，必须有人对其进行作用，促使进程发生变化。

因而，就很有必要对谁做什么，以及促发什么样的进程进行定义和描述。

此管理方法已广泛应用于工厂及企业内部组织机构调整，用于监理项目部则在直线制基础上可对监理项目部人员职责进行细化，将各项具体任务分配到各成员，有利于对各项管理目标进行控制，避免责任不清及互相推诿事件发生。

首先解释下RACI各字母含义：谁批准（A = Accountable），对任务负全责的角色，只有经其同意或签署之后，任务才能得以进行。

谁负责（R = Responsible），负责执行任务的角色，具体负责操控项目、解决问题。

咨询谁（C = Consulted），在任务实施前或中提供指定性意见的人员。

告知谁（I = Informed），及时被通知结果的人员，不必向其咨询、征求意见。

简单的说A 责任人、R负责人（具体实施）、C咨询人（协商）、I被通知人，以工程变更举例说明其在日常监理工作中的应用，工程变更涉及到各专业监理人员及设计、建设单位，所以可制作出如下表格：总监总监代表安全专监土建专监安装专监资料员建设单位施工单位设计单位工程变更 A R1 R2 R3 R4 I C(I) C C举此例抛砖引玉，可将各类工作及涉及的单位/人员填于表格中，便可将此工具广泛运用于监理项目部人员管理分工中。

第二点我想谈的是标准操作规程即SOP，监理在项目管理中最常用的文件应是各种验收规范，比如建筑装饰装修工程质量验收规范，地下防水工程质量验收规范等，而验收规范图集都是以各类参数、文字描述及简单的立面剖面配图形成，对于刚进入监理行业尤其是非工程类专业毕业的新员工来说运用其进行现场验收管理尚有一定难度，这里所提及的标准操作规程就是为了解决此难题，定义简要的说就是针对施工中关键的工序或流程，结合验收规范中的内容将具体验收方法以文字配图片浅显的表现出来供现场监理人员参考执行。

举个例子，质量检验的主要方法包括目测法、量测法、试验法，其中量测法包含“靠、吊、量、套”法，所谓“吊”指的是用托线板线锤检查垂直度，广泛运用于模板分项工程，我们可在工程项目现场利用相机记录实际操作方法并配以文字说明全过程，形成整套检查方案供现场项目部使用，也使得新员工能更直观的根据方案来进行现场检查。

在前期需要耗费较多精力来编制标准操作规程，但一旦成册必然对公司尤其是基础知识丰富但现场经验不足的新入行员工有莫大的帮助，当然随着工程技术的发展及信息的更新也同样需要不断对操作规程进行修改才能不断适应新的环境。

第三点想要谈及的是关于项目部人员技能培训程序，现今中国监理行业发展迅速，涌入不少新鲜血液，但年轻必然在现场经验及日常工作沟通等基本工作技能上存在着许多不足，这就引出了我第三个想要谈的关于技能培训模块。

所谓技能培训即要求对每一个岗位和员工所需具备的技能进行确认、评估，建立技能矩阵，以保证人、岗匹配，并以此依据对员工开展针对性的培训，以提高员工技能。

此模块在HR(人事管理)中被广泛运用，可以半年或一年为周期对项目部员工进行一次职业技能评估，遵循的标准仍是《建设工程监理规范》各层次人员职责条款说明，设置满分为3分，总监理工程师至监理员逐级对下属工作中所呈现出的执业技能进行打分，并结合人事培训制度使其达到新的职业高度，也可结合绩效考核确定其个人薪资水平，具体以专业监理工程师为例，《建设工程监理规范》要求专业监理工程师必须具备编制本专业监理实施细则的技能，我们便可编制出如下表格：以此类推将专业监理工程师职责范围所需各项技能一一列出并对在职监理工程师进行职业评估以确定能否胜任岗位，是否应进行培训或以此确定个人薪资标准。

在此之前所做的工作主要集中把监理项目部各层次人员职责各项内容分项列出如下表：完整列出后下一步便可进行对项目部员工进行技能评估及其他相关工作。

前三项内容主要针对监理项目部内部管理进行了一些管理模式的摸索创新，接下来谈谈项目部外部管理的几点想法。

首先我想提出管理检查清单概念，定义用一句话概括就是现场各级管理人员使用设计出的包含多个检查任务及检查频率的清单。

纵观各监理项目部，存在的普遍问题是现场监理人员时常会遇到检查工作不知从何做起的情况，这时候可根据项目实际情况制定管理检查清单，举个例子，安全监理工程师每日巡视内容包括施工现场临时用电，高处作业，基坑工程，塔吊作业情况等，而现场临时用电检查包括用电设施的接零接地，线路配线架设和开关箱检查等，线路配线搭设还可以细分，这里就不进行详尽的分解，过程其实是一个建立思维导图的过程，可以借助相关软件实现。

而通过层层细化，将检查工作按照频率（每天、每周、每月）排列形成管理检查清单，安全监理工程师可按照清单内容安排工程现场安全检查工作，举例如下表：清单可时刻提醒我们日常工作中每日或每周要做的项目现场检查事宜，可避免因一时忙碌而将现场巡查工作抛之脑后，从而埋下安全或质量隐患，事后造成不必要的损失。

第二点要提及的是关于有效会议，工地上时常要召开各种类型的会议，如监理例会、设计交底、图纸会审等，而监理例会作为项目部最频繁也较为综合的会议之一，其重要性自然也不言而喻。

所谓有效性就是该会议在最短的时间达到会议的目标，形成决策并让与会者满意，简单的说就是能指导实际工作的效果。

而纵观现场工地会议多数流于形式，并且本人亲历过的会议在主持人无协调的状态下渐渐演变成为一场无序的辩论会，现场负责人普遍存在“重现场轻会议”的思想，重视监理例会对于监理工作的“三控三管”有着举足轻重的作用，因此有必要利用现代化管理手段进行规范，因此本文将用较大篇幅来介绍有效会议的概念。

有效会议对于会议的各流程所占时间比例有着非常明确的规定即会前准备时间占40%，会议时间占20%，会后落实工作占40%。

在一些项目部会出现施工方在开会前一小时才将会议汇报材料匆忙准备并打印，其质量可想而知，内容雷同不说，甚至还出现不少错别字让人啼笑皆非，所以我们在会议开始前应当提前做好会前准备工作。

会前准备工作主要有会议主持人确定会议时间，地点，参加人员（需提前通知），明确会议议题，考虑会议细节，编制会议议程，规定会议时间，明确记录人员等，对于监理例会一般长期确定的有时间地点及参加人员，议题主要是近期施工中存在的问题协调处理，会议议程一般是施工单位汇报工作，监理工作汇报，现场存在的问题进行讨论协调处理，建设单位代表或总监最后进行总结性发言。

对于准备工作充分的会议，其效率及效果能在会议中得到充分体现。

在临近开会时间，主持者（通常是总监理工程师，下不累述）应进行点名签到，是否通知的参会人员都已到场，对于迟到或缺席是否有相应的惩罚措施，应再次检查各方汇报材料是否准备齐全并已就绪，在确认后方可进入会议流程。

主持者在会中的工作通常可概括为四句话：“果断决策，处理灵活，包容意见，处事公正”，按照既定的会议流程进行，察言观色，读出现场人员积极或消极的信号，带动气氛，把握节奏，调整语调，讨论重点问题，维持会议秩序等，而会议前确定的记录人员（通常是资料员）需取精弃糟，摘录重要信息，以便会后形成纪要。

而会中协调讨论的问题大部分应在会议临终前达成统一意见，会议时间到但无法统一的在会后由部分成员组成讨论组进行会后讨论以达成共识。

对于监理例会，会议时间一般需固定在四十分钟至一小时。

会后落实工作的时间占整个会议的40%，这就要求我们应该花更多的精力在会后工作的开展上，首要进行的工作便是形成会议纪要，监理例会既定的会议纪要格式较为刻板，本文将推荐一种新的格式，见下表：此表格对于会后各项工作的跟踪较为清晰，会议纪要需发放至每位相关人员（尤其是缺席人员的传达工作）。

会后相关责任人及整改落实者应及时对照本表进行本职工作，只有做到这点，才能达到会议本身的目的。

待整改工作全部落实到位，此监理例会才能称之为行之有效的会议。

最后想要谈及的是管理中最核心也是运用最广的程序，即PDCA循环，它是能使任何一项活动有效进行的一种合乎逻辑的工作程序，特别是在质量管理中得到了广泛的应用。

P、D、C、A四个英文字母所代表的意义如下：P（Plan）—计划。

包括问题识别观察，过程分析和行动计划； D（DO）—执行。

执行就是具体运作，按照行动计划执行； C（Check）—检查。

就是要总结执行计划的结果，确定行动的有效性； A（Action）—行动（或处理），问题总结，持续改进。

以监理三大控制的进度控制为例，在工程中当实际工程进度预期已不能满足合同规定工期的时候，往往采取修改总进度计划并督促承包单位采取赶工措施等手段来进行调整，整个过程实际上就是很典型的PDCA循环，在施工过程中监理需不断检查(C)施工单位执行(D)施工总进度计划（P）的情况，出现进度偏差，需采取行动（A）包括研究对策，提出纠偏措施，如缩短工作持续时间包括组织、技术、经济等措施，而有成效的措施应总结并形成标准化进行推广。