文印及文印设备管理规定

管字【2015】第47号

关于加强文印及文印设备管理工作的通知

公司各部：

为保证工业园厂区管理运营系统工作顺利开展，确保行政服务质量能够满足快捷、高效的现代化行政办公需要，本着文印设备能够满足基本办公需要，适当超前的原则，公司决定对文印、文印设备配置及使用工作统筹管控，并强化主体管理责任及成本意识，现将有关情况通报如下：

一、管理对象

1、文印设备：公司内部购置的打印机、复印机、扫描仪等文印设备。

2、文印纸品：相纸、A4/A3纸、红头纸、发文稿纸、针式打印纸、信笺纸、传真纸等。

3、文印耗材：各类硒鼓、墨盒、色带等文印设备用耗材。

二、管理职责

1、人事行政部负责文印设备、文印纸品消耗台账汇编，损耗管理，采购和分配，联系维修保养，对所有库存的办公设备、纸张安全保管等工作负责。

2、信息中心负责文印设备使用的硒鼓、墨盒耗材消耗台账汇编，损耗管理，采购和分配，对所有库存的文印耗材安全保管等工作负责。

3、财务部应将文印设备纳入固定资产管理序列，并加强对文印纸品、文印

耗材管理的监督工作。

4、各部门负责文印设备、耗材、纸张的采购申请领用及日常管理，文印设备配发给部门后，各部门应指定专人进行管理，并对设备的安全有效负责。

三、管理原则

（一）文印设备配置基本原则

文印设备配置以确保所在楼层内文印功能齐全为基本原则，原则上保证同一楼层或相近楼层文印设备能够满足基本打印、复印、扫描、传真需求，文印设备的配置兼顾楼层或部门文印工作量。

（二）文印工作基本要求

1、公司提倡无纸化办公，倡导内部信息传递优先选用可追查的信息往来方式；确需文印的资料，也应优先使用公司内部设备完成文印工作。

2、各部门文印资料在文印前应确保格式规范，排版工整，印制份数确定，防止纸张浪费。

3、文印资料应注重信息保密工作，提高保密意识，各部门负责人对涉及的文印资料保密工作负责。

（三）议价比价

1、人事行政部、信息中心选择供应商应对供应商资质进行先期审核，审核合格的供应商进行统一报价，参加议价比价的供应商原则上应不少于3家，报公司同意后签订合作协议。

2、各供应商报价单应根据市场行情实时调整，人事行政部、信息中心应将各自对接的供应商提供的报价单在部门OA主页予以定期披露，并对报价按季度进行更新。

（四）采购与验收

1、根据工作需要，各部门提出文印设备采购申请，使用《文印设备采购申请表》审批程序，经公司审批同意后人事行政部统一采购。

2、文印纸张、耗材由人事行政部、信息中心根据消耗适时购买。

3、文印设备、纸张、耗材购买部门验收人员应与负责采办人员分开，验收

人员对数量和质量负责。

（五）耗材、纸品领用及消耗控制

1、人事行政部安排专人管理文印纸品领用，并对领用情况登记入册，各部门采用《文印用纸申请单》形式领取。

2、信息中心安排专人管理硒鼓、墨盒等耗材领用，并对领用情况登记入册，各部门采用OA工作流程中《打印耗材及计算机易耗品领用申请单》形式领取。

3、人事行政部与信息中心应对购、发纸品、耗材建立台帐，应做到采购与发放账物一致，公司财务部对台账应定期不定期抽查。

4、办公耗材、纸品消耗实行月累计、年考核，超预算计划应纳入考核。

（六）文印设备维修及报废

1、各部门在文印设备出现故障时，应及时反馈至人事行政部，由人事行政部负责联系文印设备的维修、保养工作。

2、新购尚属于保修期内的设备维修保养工作，由人事行政部联系供应商及时维修、保养设备，保障设备充分利用。

3、已不在保修期内的设备出现严重故障时，应综合考虑维修成本及设备性能，由人事行政部会同财务部共同确定是否再维修或报废。

（七）费用结算

1、人事行政部及信息中心应与供应单位签订协议约定统一支付时间，按期申报费用。

2、申报费用时应出具数目、单价、金额、购置时间等内容齐全的采购清单，采购部门经办人员、负责人、财务审核通过后报公司总经理审批，批准后予以按照公司财务报销相关规定办理，由财务部完成支付。

（八）关于外部文印工作

各部门文印资料数量较大、时间紧张、文印质量要求较高时，可选择至外部专业单位进行统一印刷，外部文印工作按公司现行程序继续执行。

四、统计分析及信息披露

人事行政部每月10日统计分析上月各文印纸品、文印设备耗材、文印设备

维护保养费用情况；并在OA、微信群中披露。

五、监督与考核

1、人事行政部、信息中心将相关管理台账上传OA，供公司各部门监督；

2、文印设备设施使用部门应专人负责管理，公司人事行政部、信息中心、财务部及相关部门未尽职履行相关管理监督责任，给公司造成损失的，予以公开通报批评，并对相关负责人罚款200-20000元。

3、相关人员需严格执行本规定要求，一经发现徇私舞弊、以公谋私、渎职懈怠，将视情予以500-50000元处罚，视情予以减发职务津贴、降级、撤职、辞退，涉及违法行为的，将移送司法机关处理。

4、将公司文印资源私用的，凡经公司人事行政部、信息中心检查发现的，一律按照实际发生费用的10倍予以处罚。

特此通知。

2015年3月5日

抄送：公司工会

发：各车间

附件：1《文印用纸申请单》

2《文印设备采购申请表》

3《安利股份行政楼、研发楼文印设备统计分析表》