文印及文印设备管理规定

文印及文印设备管理规定

第一章总则

第一条为使公司文印工作规范化,保证和提高文印设备利用的效能与使用寿命,结合公司实际情况,特制订本规定。

第二条本规定所指的文印设备为复印机、计算机、打印机、传真机等办公设备。

第三条本规定适用于公司各部门和有关人员。

第二章打印范围

第四条公司的文件,属打印范围方予打印,否则不予打印。

第五条凡经办公室上报下发的文件、报表、工作计划、总结、请示、报告、简报、通报、通告、信函、规章制度及其实施细则、宣传教育材料、任免决定、奖惩决定,以及办公室主任批准打印的文件、材料均属打印范围。

第六条由归口部门负责拟订、编写的带有全局性的工作计划、总结、报告、重要活动、会议的纪要等,也属打印范围。

第七条不需上报的各部门的工作计划、临时性工作安排、一般表格、一般资料和便函,内部传递的请示报告等均不属打印范围。

第三章文印工作管理

第八条复印、打印、传真文件事先须由申请人填写“复印、打印、传真申请单”（附有发文单除外）,经申请部门负责人和秘书室主管签字同意后才予办理。办理保密文件按公司《保密制度》执行。

第九条文印员接稿后,应认真检查审批手续是否完备,字迹是否清楚,文面是否整洁。对审批手续不全、文面凌乱不清的文稿,文印员有权拒绝执行。

第十条文印员要树立严格的保密观念,不得将打印、复印或传真资料中有关公司秘密的事项透露给他人。

第十一条文印员要严格按照审批份数复印、打印,不得截留任何文件,废弃文稿须按规定销毁。对需要留存的文档,在打印完毕后,须将文档备份在软盘上并妥善保管软盘,不得在硬

盘上留存。

第十二条文稿清样打印完毕后,文印员将原稿与清样及时送达呈交人或通知有关人员到文印室来取,不得延误。

第十三条拟稿人负责校对清样并签字。属校对未发现的错误由校对人负责,校对后没有改正的,由文印员负责。

第十四条文印员对打印、复印、传真的文件资料,应于“文件复印、打印、传真登记薄”做好记录,月终按部门汇总统计,报办公室主任。

第十五条私人资料,不得在公司复印、打印、传真。

第十六条公司级印章和介绍信由办公室管理,由秘书室主管负责保管和在批准后使用,并据实登记“用印登记表”。办公室主任对印信的保管和使用情况每月进行检查。

第十七条使用公司印章申请人必须填写“用印申请单”,由本部门经理、办公室主任审批。必要时办公室主任须上报行政总监或总经理,由其最终批准。

第十八条遇有下列情况之一时,须由总经理批准用印：

（一）公司对外发文；

（二）公司签订合同；

（三）代表公司的其它行为需要。

第十九条对审批手续不全的要求,掌印人有权拒绝用印。

第二十条部门印章由部门经理指定专人保管,由部门经理批准使用。

第四章文印设备管理

第二十一条公司文印设备由办公室统一管理,并定期检查使用与维护情况。使用部门要指定专人（文印员）负责保管和使用,指定专人在使用前必须经过专业培训。其他人员不得使用,否则,造成设备损坏除负赔偿责任外,视情节给予50元—200元的罚款。

第二十二条各种文印设备须放置在指定的地点,不得擅自移动。

第二十三条文印员要熟悉文印设备的使用、保养方法,按规范要求操作,保持设备清洁和正常运行。发现故障,应及时向办公室报修,禁止私自对设备进行拆卸修理。

第二十四条严禁使用计算机干与工作无关的事情,如玩游戏、私自上网、干私活。违犯者罚款50元/次。

第二十五条使用计算机要提高安全和警惕意识,定期进行杀毒,禁止使用不明来历的软

盘和质次的光盘。如需使用外部软盘,要先进行杀毒。

第二十六条在未获批准和无专业人员指导的情况下,使用人员不得对计算机内软件和程序进行删除和修改,不得加载无关软件。

第五章附则

第二十七条本规定由办公室制订,报行政总监批准后施行,修改时亦同。

第二十八条本规定由办公室负责解释与检查。

第二十九条本规定施行后,凡其他相同的规章制度或与之相抵触的规定自行废止。

第三十条本规定自发颁布之日起施行。

第三十一条