规定合同管理系统需求概要说明书v1.0

实用标准文档

XXXXXXX信息技术（集团）

有限公司

合同管理系统需求

概要说明书

项目名称：合同管理系统

编制单位：XXXXXXX信息技术（集团）有限公司

编制日期：2012年6月17日

目录

1．项目背景 (3)

2．项目目标 (3)

3．项目需求 (4)

3.1 需求分析 (5)

3.1.1 使用对象 (5)

3.1.2 实现目的 (5)

3.2主要业务需求 (6)

3.2.1 客户管理 (7)

3.2.2项目管理 (9)

3.2.3合同管理 (9)

3.2.4合同查询 (12)

3.2.5合同统计 (14)

3.2.6水电费管理 (15)

3.3 项目运行环境的限制等非功能性需求 (18)

3.3.1时间特性要求 (18)

3.3.2 安全性要求 (18)

3.3.3 可靠性要求 (18)

3.3.4 可扩展性要求 (18)

3.3.5可维护性要求 (18)

4．项目工作量要求 (18)

1．项目背景

长期以来，采用手工管理合同，由于涉及的部门众多，需要管理的合同要素也各不相同，因此造成信息不集中，实时性不强，导致各部门协作，业务流程组建，监控制度执行方面效率不高，费时费力等问题，具体表现在如下方面：

1)文档管理困难：传统纸质合同与电子版合同共存，但对于不同的人员想阅读参考合同时，存在查找不方便的问题。尤其是领导需要了解合同文本时需要耗费很多时间。

2)进度控制困难：由于合同数目多，参与人员多，合同进度的控制基本靠手工和普通word、excel管理已很难满足公司发展需要，并且当领导想全局或全程了解合同情况时存在很大障碍。财务人员的付款依据也与进度密切相关，但同样存在障碍。

3)信息汇总困难：采用手工或EXCEL管理时，由于不同部门的数据格式不统一，采集也不能够及时继续，汇总工作需要耗费大量时间还不一定准确。对于领导的决策时间有一定的影响。

4)缺少预警机制：缺少对合同进度、结款等关键节点的预警，不能准确地预测近期可能的收支项目，不能帮助公司进行财务规划，掌控现金流，更好地发挥资金运作。

因此，为了解决上述问题，帮助用户更好的管理和监控公司合同运作流程，需要开发一套功能完整的智能化的合同管理系统软件，实现合同管理规范化、智能化，提高办公效率及人员的利用率成为促进企业迅速发展的一支很好的催化剂。

2．项目目标

合同管理系统就结合国内各行业企业的特点，为企业量身定做的成熟的合同管理系统，主要完成以下项目目标：

1.建立合同信息、客户信息以及项目信息的信息维护管理平台。

2.围绕合同管理、客户管理、项目管理、合同收/付款管理、欠款管理、发票管理，建立有关的工作业务流程的管理平台。

3.用户对已生效的合同信息进行查询、合同智能统计分析、合同催收催付预警提示，建立相关的信息查询平台。

4.针对不同的角色，根据业务情况进行管理控制，为企业单位员工与领导、总部与分支机构、各业务部门之间的协同业务工作平台。

3．项目需求

合同管理涉及合同的多个方面，如客户信息、项目信息、合同信息、合同变更信息、合同催收催付款到期信息预警等等。根据这些信息完成以下合同管理的日常业务。

系统模块结构图

3.1 需求分析

3.1.1 使用对象

本系统涵盖了公司的客户、供应商，项目以及合同信息，是公司多部门协作共同完成的，那么根据不同的业务模块，则由相应的部分负责信息维护与业务流程跟进。

客户信息管理则由公司客户服务部门负责用户信息的录入，维护。

项目信息则由公司工程部门负责用户信息的录入，维护。

合同管理则由业务部门和财务部门共同协作完成合同的录入、合同时间，款项的监控等等。

系统管理则由系统管理员负责，包括系统用户信息、权限配置，系统运行等等。

3.1.2 实现目的

1．规范了合同管理的业务流程，增强了合同业务处理过程的透明度

系统通过设置用户权限，定义了不同组别的用户在系统中的功能，从而规范了合同管理过程中各个岗位的职能，避免了业务处理时责任不明确的现象，使得每个岗位（即用户）能够各司其责，杜绝了人为干预的现象。系统中工作流的定义，使得合同管理的业务流程更加合理、科学。

2．对合同的执行情况做到了动态控制

系统存储了与合同相关的所有数据，通过各种提醒等功能的设置从合同的录入开始，系统便对合同执行了"监控"，可以对合同的执行情况进行具有实用价值的监督。例如：随时查看已生效和即将结束的合同，提醒用户下一步的操作，并可以检查合同执行过程中，应收应付款日期是否已到期，如果到期，则提醒用户催收催付款项或者提示用户合同已到期，既而采取必要的解决办法，最大限度的减少企业的损失。

3．提高了工作效率，降低了管理成本

通过系统的实施，业务人员可方便地进行业务操作、资料查阅、相关业务进展查询、接收业务指令等各种日常业务处理；领导人员可方便地进行各种业务查

询、事务审批等。使各级人员摆脱了原有手工操作的束缚，大大地提高了工作效率，使得将更多的时间和精力钻研业务成为可能。总之系统实现了合同管理的信息化，从而减少了公司的人力、物力，进一步降低了公司的管理成本。

4．为领导决策提供准确及时广泛的信息

利用互联网，领导可以在任何时间、任何地方进入系统，随时查阅与合同管理相关基本信息，准确定位下属人员的工作情况，掌握合同执行现状，并方便地生成各种数据报表或图表。同时，系统还提供强大的管理工具模块供客户选择，对这些信息进行深入分析，为公司决策人员提供更多的智能支持。

3.2主要业务需求

客户管理和项目管理也融合到合同管理中，系统智能统计分析替代了手工繁琐的统计过程，系统分为客户信息管理、项目信息管理、合同管理、合同查询、系统管理，五个模块构成，也是公司各部门各司其职，相互协作才能撑起整个合同管理系统的运作，示意图如下：