档案资料收集整理规范

档案整理规范

一、档案的收集范围

招标采购项目档案是指在招标采购活动过程中形成的文字材料、图纸、图表及声象资料等，可分为项目开标前文件资料、项目开标文件资料、项目评审文件资料、项目中标（成交）文件资料、履约文件资料和其它有关文件资料。

二、档案的收集整理责任主体

招标人(以下简称招标人)和招标代理机构(以下简称代理机构)是档案的收集整理责任主体，代理机构负责项目文件资料的收集、整理和立卷，及时移交至市交易中心归档，并于次年三月底前将上一年度的项目档案移交完毕。同时应将全套档案资料复制两套，由招标人和代理机构各留存一套。中标人如有电子版投标文件的由招标人自行保管。外地代理机构不得将档案资料带离本市。招标人自行招标的项目档案由招标人保管。

三、档案的收集整理立卷要求

招标采购项目档案按项目整理组卷，按照卷内文件目录（附件1）的顺序装订成卷，并按文字页顺序编排页码，前置档案卷内目录，后置卷内备考表，并加装封面。当一个招标采购项目资料过多时，可将资料按顺序分册装订。

（一）档案卷内文件目录的填写要求

招标采购项目基本文件资料全部列入卷内目录（附件1），如果还有其他文件资料，按生成的时间顺序编入。

卷内目录采用表格形式,表格栏目设置包括：序号、责任者、文件题名、具备状况、日期、页数、备注。各栏目具体填写要求：序号：按照文件题名以流水号顺编；

责任者：应填写文件形成者或第一责任者；

文件题名：依据招标采购过程中实际发生的主题命名；

具备状况：根据册内有、无或未生成该题名文件，分别填写“有”、“无”或“未”；

日期：应填写文件形成的时间---年、月、日；

页数：应填写每件文件总页数；

备注：可根据实际填写需注明的情况。

（二）卷内备考表的填写要求

卷内备考表设置包括：本卷情况说明、立卷人、审核人和立卷时间（附件2）。卷内备考表应排列在卷内全部文件之后。各项填写要求：

本卷情况说明：填写需要说明的事项，如果没有要特别说明的事项可以不填写；

立卷人：案卷整理人签名；

审核人：单位审核负责人签名；

立卷时间：具体立卷的日期。

（三）案卷目录的填写要求

代理机构要建立档案案卷目录（附件3），表格栏目设置包括：序号、档号、案卷题名、总页数、保管期限和备注。各栏目

具体填写要求：

序号：应填写登录案卷的流水顺序号；

档号：由全宗号、分类号、案卷号组成；

格式填写“市局全宗号+代理机构名称+项目分类+年度+项目流水号+案卷号”

案卷题名：应简明准确地表示文件的内容；格式填写“招标单位名称+关于+招标采购项目的文件材料”。

总页数：应填写案卷内全部文件的页数之和；

保管期限：应填写组卷时依照有关规定划定的保管期限；

备注：可填写其他需要说明的事项。

（四）档案封面的填写要求

档案封面设置包括：档号、案卷题名、项目名称、项目编号、招标采购方式、代理单位全称和分册编号（附件4）。

（五）档案的装订要求

将大小不一的文件材料用折叠的办法整理成A4纸面大小，左、下侧分别对齐，采用左侧、棉线三孔一线装订（线头应在后面）或用两个不锈钢钉装订成册。封面、封底用粘贴的方法固定在资料册上，将装订线封装在里面。

附件：1.卷内文件目录模板

2.卷内备考表模板

3.档案案卷目录模板

4.档案封面模板

附件1-1：建设工程

卷内文件目录

附件1-2：政府采购

卷内文件目录

附件2

卷内备考表

附件3

案卷目录

附件4

第册（共册）

招标采购项目档案

案卷题名：

项目名称：

项目编号：

招标采购方式：

代理机构全称：

年月日