档案资料收集整理规范

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档案整理工作规范

3.6.4.1档号：与前边介绍的档号编写方法有点不一致，不须编写件号。
3.6.4.2件号：档案室填写归档文件目录的序号，1、2、3、以此类推。
3.6.4.3移交部门：指档案移交部门或归档文件产生的部门，要用全称或规范性简称。
3.6.4.4文号：文件的发文字号，是由发文部门按发文次序编制的顺序号，一般由公司、部门、年度、顺序号组成。如SDSD-XZRS-TB-20150808，没有发文字号的不填写。文号栏内不得填写诸如“会议文件之一”等文件顺序号。
3.3分类
指归档文件采用年度和保管期限分类法进行分类。
3.3.1区分年度
3.3.1.1年度以落款日期为准。如2016年形成的《2015年工作总结》应归入2016年。
3.3.1.2跨年度的文件放入办结的年度。如2015年形成的《2015-2016年工作规划》应归入2016年度；公司2015年立案、2016年结案的案件，其文件材料统一在结案年度归档，即归入2016年。
3.4.2一件文件的排列顺序：正件与附件为一件，正件在上；请示与批复为一件，批复在上；来文与复文为一件，复文在上；原件与复制件为一件，原件在上。
3.4.3档案盒上架排列:按年度—类别—保管期限或年度—保管期限上架排列。注意排列顺序为从上到下，从左到右。
3.5编号
3.5.1档号的编制
由全宗号(公司代码)—类别号（二级或三级代码）—年度号—保管期限（永久或长期或短期代码）—件号组成（001流水号）。
2.2归档文件规范整理基本步骤
2.2.1归档文件规范整理按照本制度的规定进行。以“件”为单位进行规范整理。
2.2.2基本步骤为：收集、判断、分类、排列、编号、编目、装订、装盒等八个环节。
3.归档文件的整理方法
3.1收集

档案的收集和整理规范

档案管理学
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教学内容 : 第一讲档案的收集与整理第二讲档案的鉴定与保管第三讲档案的检索
2
档案管理的程序
角度一：从档案工作的角度基础工作——收集、整理、鉴定、保管、
检索、统计利用工作——编研、提供利用
3
档案管理的程、保管信息管理——检索、统计、编研、提供利
立的机关，或某种特殊需要，都可单独构成全宗。
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全宗划分举例：
省级机关的档案全宗的划分（档案数量较多、立档单位重要程度高）：
中共省委、省委办公厅、各部委的档案，分别构成全宗
中共省纪委的档案构成全宗省直属机关党委的档案省级政协、工会、共青团、妇联、各民主党派、工商
联的档案，分别构成全宗省人大常委会、省人民政府、省政府办公厅的档案，
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3、档案室收集工作
归档制度——重点
归档：指各机关文书部门或业务部门，将工作活动中形成并办理完毕的文件整理立卷，定期移交级本机关档案室集中保存的过程。
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3、档案室收集工作
归档制度的内容：
（1）归档范围 :参见《机关文件材料归档范围和文书档案
保管期限规定》
（2）归档时间 : 第二年上半年（3）归档案卷质量要求（4）归档手续：归档文件移交目录
大流水编号法：按进馆顺序自然数由小到大顺序编号。一般档案馆常用。
体系分类编号法：按某种逻辑框架，将档案馆所接收的全宗构造成逻辑类别体系。如：J，指旧政权全宗。
分类流水编号法：上述两种方法的结合。大型档案馆使用。如：旧25，指旧政权档案第25号全宗。
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2、档案整理的程序
全宗内档案分类，主要对文书档案室而言。核心：运用分类方法，编制分类方案。

工程档案归档整理规则与方法

工程档案归档整理规则与方法工程档案归档整理是指将工程项目过程中产生的各类文件资料按照一定的规则和方法进行整理和归档。

它是保证工程项目管理和后续的查阅使用的重要环节，能够提高工作效率，更好地保护工程档案资料的完整性和可用性。

下面将介绍工程档案归档整理的规则和方法。

一、规则1.分类原则2.命名原则在整理档案时应遵循统一的命名规范，可以按照项目名称、文件类型、日期等信息进行命名，以方便查找和管理。

同时，在命名过程中应尽量避免使用特殊字符和过长的命名，以免引起混淆和难以识别。

3.编号原则工程档案归档整理可以根据需要给每个文件编制唯一的编号，以便于查找和追溯。

编码应具有一定的规律性和可读性，避免出现重复和混淆的情况。

同时，在编码过程中可以考虑采用不同级别的编码，以便于文件的组织和管理。

4.包装原则工程档案的包装应使用耐用、防尘、防潮的材料进行，以确保档案的安全和完整性。

可以选择使用密封袋、文档盒等包装方式，同时在包装上标注清晰的档案名称、编码等信息，方便查找和使用。

二、方法1.收集整理2.分类归档按照规定的分类原则和命名原则，将收集到的文件进行分类归档，可以使用文件柜、文件夹等工具来存放档案。

每个文件应在相应的分类文件夹中，且文件夹上标明文件的名称、编码等基本信息，方便查找和管理。

3.编码归档对每个档案文件进行编号，可以采用数字编号、字母编号或组合编号等方式，根据项目规模和需要进行选择。

在编码过程中，应遵循统一的编码规范，以避免混淆和重复。

可以使用电子表格或数据库等工具记录文件的编码和相关信息，便于查询和追溯。

4.包装存放将归档整理好的文件进行包装，选择符合要求的包装材料进行封装，以确保档案的安全和完整性。

可以使用密封袋、文档盒等工具进行包装，须在包装上标明文件的名称、编码、包装日期等信息，避免混淆和遗失。

5.标识管理三、注意事项1.及时归档2.统一管理3.定期检查定期对已归档的文件进行检查和整理，清理过期文件和无用文件，及时更新档案内容，确保档案的时效性和可用性。

档案归档整理流程

档案归档整理流程档案归档整理流程一、收集档案管理的第一步是收集工作。

为了确保档案归档齐全、完整并能有效利用，收集工作分为文件判断和确定期限两个步骤。

文件判断是指确定现有文件的归档范围，需要与各单位进行沟通和深入调研，根据实际情况划定合理的归档范围。

确定期限是根据文件的使用频率和重要程度等因素，划分对应的保管期限，并根据不同的保管期限进行相应的管理，主要体现在年度鉴定和保管期限到期后的销毁工作上。

二、分类根据归档文件范围和保管期限表，对收集到的文件进行细致的分类划分。

三、编制页码编制页码时要注意不漏页、不重页。

案卷封面、卷内目录、备考表不编页码，卷内文件在右上角开始标号，从“001”开始，遇到正反双面时，在反页左上角标出。

四、装订使用不锈钢钉逐件装订或者组卷装订，避免生锈腐蚀文件。

五、排序对于同一类别的文件按照时间的先后顺序排列。

六、档号标识对排列好的文件依次标出档号，做到不重复、不断号，保持档案编号的自然连续性。

七、著录著录是指对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程，著录是为了满足检索查找提供利用的需要。

八、装盒即同“组卷”，将具有相同联系的文件放置在同一盒子里，对于案卷（盒子）进行编号。

案卷除包含排列好的文件外还应包括案卷封面和备考表，案卷封面反映文件内容，备考表则对于案卷组卷情况进行说明，包括案卷包内容、日常使用、变更情况、组卷时间、组卷人和审核人等。

案卷封面置于文件前面，备考表置于文件之后，二者不进行页码的标识。

九、打印目录包括卷内文件目录和案卷目录，按照文件的保管期限进行区分汇总。

十、编制检索工具对准备好的各类目录进行整理，编制目录汇总表，提供日常利用。

以上是档案归档整理的具体流程。

1.清晰、准确的记录是非常重要的，因此必须确保件号不重复，同时录入的内容要尽可能详细和准确。

为了保证记录的准确性，可以使用电脑进行著录。

2.在装盒排架时，需要根据不同的保管期限和机构进行分类，避免将不同机构的文件装入同一盒中。

档案馆档案整理规范及要求

郑州市项目档案整理规范及要求第一部分：总体要求第二部分：建设工程文件归档范围和保管期限表第三部分：项目档案分类第四部分：项目档案整理第一部分：总体要求一、国家、省、市关于重点建设项目档案管理的规定1、郑州市人民政府令第184号：郑州市建设项目竣工验收规定（第五、六、七、十四、十五条）2、专项验收制度：《重大建设项目档案验收办法》3、登记制度：《国家重点建设项目档案管理登记办法》4、通知制度：《关于建立郑州市重点建设项目档案专项验收通知制度的通知》二、参建各方档案工作职责1、工程代建（使用）单位应将监理、勘察、设计、施工等各参建单位的工程文件材料的收集、整理和归档纳入合同管理，对工程档案的范围、套数、质量、费用、移交时间等提出要求，明确各单位应承担的整理、归档责任。

2、工程代建（使用）单位要对项目档案工作采取有效措施，制定可行的规章制度，实行领导负责制，确定负责领导、部门及档案工作人员，制定可行的规章制度，对工程档案实行统一管理，对参建各单位档案工作实行有效的监督、指导、检查，确保工程档案工作与工程建设同步进行。

3、工程监理单位负责监督、检查工程建设中文件收集、积累和完整、准确、系统情况，审核签认竣工文件；并将自身履行监理职责工作中形成的文件材料经收集、整理向代建（使用）单位移交。

4、勘察、设计单位应按要求将工程建设中自身形成的档案材料经整理后及时向代建单位移交。

5、施工单位形成的档案材料种类多，数量大，应配备专人，对施工各阶段档案材料进行收集，整理，按合同要求将工程档案数量齐备、整理规范，及时向代建（使用）单位移交。

6、参建各单位在档案向代建（使用）单位移交前，要配备档案库房、装具以及采取防火、防盗、防有害生物和温湿度等控制措施，保证档案实体和档案信息的安全。

三、归档的要求归档：指文件的形成单位完成工作任务后，将形成的文件整理立卷后，按规定向有关单位移交。

如：代建单位向市档案馆移交整个项目档案，参建各方向代建单位移交监理、勘察、设施、施工档案。

档案收集和归档工作规范

档案收集和归档工作规范第一条应纳入归档范围的材料包括但不限于在日常经营管理活动中形成的档案；设立临时机构处理专项工作、处置突发事件、举办重要活动等形成的档案；承担重大项目、重大课题等形成的档案；其它需要归档的材料。

第二条归档文件包括纸质文件、电子文件，光盘、照片、实物等各种形式的资料。

第三条归档文件时间（一）归档文件应在次年三月前完成，由XXX各部门档案归档人员编制移交清册。

电子文件归档与纸质文件归档同步完成。

（二）光盘、照片、实物等形式的资料应在工作结束后及时归档。

（三）对于专业性文件、特殊载体文件、机M性强的文件、分散的文件、形成规律较为特殊的文件及每年归档不利于工作查考利用的文件应与档案管理部门沟通，根据实际工作需求，可适当延长归档时间。

第十二条归档文件质量要求（一）归档文件能够全面、系统地反映XXX的工作面貌，能够完整记录XXX工作历史，有效维护各方面的合法权益。

（二）归档文件应尊重全宗原则。

形成的档案具有内在联系，作为一个全宗完整保存起来，保证档案内容的连续性和完整性。

（三）其他载体文件（照片、声像、实物等），要符合相关类别的国家标准或行业规则。

（四）归档文件必须完整、准确。

按照归档范围应归档的文件材料原件全部归档，文件材料的正文与附件、正文与定稿、请示件与批复件、转发件与被转发件完整，归档文件材料内容真实准确，签署和用印符合文书工作规范，纸质文件与电子件内容相符。

（五）对不符合上述要求，档案管理部门不予归档，有关部门重新整理后移交。

第十三条XXX各部门向档案管理部门报送归档文件时需编制移交清册，交接双方核对清册并签字确认。

移交清册一式两份。

不属于归档范围的文件材料，档案管理部门不予归档。

第十四条归档的文件材料原则上应为正本，正本缺失的可保存具有凭证价值的复制件，并在卷内文件目录中标明。

照片、图纸等档案须有拷贝件，拷贝件与原件应异地保存。

电子档案要与原数据一同留存。

第十五条归档文件材料的载体和字迹须符合耐久性要求。

档案整理的管理规定(3篇)

第1篇第一章总则第一条为了加强档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，特制定本规定。

第二条本规定适用于本单位的档案整理、保管、鉴定、销毁等各项工作。

第三条档案整理工作应遵循以下原则：（一）真实性原则：档案内容必须真实、准确、完整，不得伪造、篡改。

（二）完整性原则：档案材料应齐全，不得遗漏。

（三）安全性原则：确保档案实体和电子档案的安全，防止档案丢失、损坏、泄密。

（四）有效性原则：提高档案利用效率，确保档案在需要时能够迅速、准确、方便地提供。

第二章档案整理范围第四条档案整理范围包括但不限于以下内容：（一）文书档案：包括文件、报告、请示、批复、会议纪要、讲话稿等。

（二）科技档案：包括设计图纸、技术文件、实验报告、科研成果等。

（三）声像档案：包括照片、录音、录像、光盘等。

（四）电子档案：包括电子邮件、电子文件、数据库等。

（五）实物档案：包括实物、模型、标本等。

第三章档案整理程序第五条档案整理程序分为以下几个阶段：（一）收集：按照档案整理范围，收集相关档案材料。

（二）鉴定：对收集到的档案材料进行鉴定，确定其保存价值。

（三）分类：根据档案的性质、内容和用途，对档案进行分类。

（四）编目：对分类后的档案进行编目，建立档案目录。

（五）整理：对档案进行整理，确保档案的整洁、有序。

（六）归档：将整理好的档案按照规定归档。

第四章档案整理要求第六条档案整理应满足以下要求：（一）档案材料应按照时间顺序排列，保持原貌。

（二）档案材料应按照类别、级别、内容等特征进行分类。

（三）档案目录应详细、准确，包括档案名称、档号、卷号、件号、页数、保管期限等信息。

（四）档案材料应使用规范的书写、绘图工具，确保档案材料的清晰、易读。

（五）档案材料应妥善保管，防止虫蛀、霉变、火灾等自然灾害和人为损坏。

第五章档案保管与利用第七条档案保管应满足以下要求：（一）档案库房应具备防潮、防尘、防虫、防火、防盗等设施。

档案室规章制度全套

档案室规章制度全套第一章总则第一条为规范档案室管理，保障档案材料的安全性与完整性，提高档案管理效率，特制定本规章制度。

第二条档案室是机构内部负责档案管理工作的单位，负责所有档案材料的收集、整理、保管和利用工作。

第三条档案室管理应遵循保密原则，任何档案材料不得外泄，不得私自处理、销毁或外借。

第四条档案室管理要依法依规进行，确保档案工作的规范性、合法性和安全性。

第五条档案室管理人员要具备相关专业素养，严格履行职责，保证档案管理工作的质量。

第六条档案室应建立完善的档案管理制度，明确各项工作流程和责任分工。

第七条档案室要定期开展档案工作督导检查，发现问题及时整改，保证档案管理工作的顺利进行。

第二章档案材料收集与整理第八条档案室要及时收集机构产生的档案材料，按照规定归档整理。

第九条档案材料要按照机构制定的文件分类标准进行整理，确保档案文件的有序排列。

第十条档案材料存放要注意防潮防火，定期清理保养，确保档案文件的保存质量。

第十一条档案材料的移交流转必须经过严格审核，并填写相关手续，保证档案材料的安全性。

第十二条档案材料不得私自调动或更换位置，如需变更应经过相关部门的审批。

第三章档案材料保管与利用第十三条档案材料保管要按照文件密级分类，严格控制权限，确保机密文件不被泄露。

第十四条档案材料的利用需经过授权和申请程序，不得擅自查阅或使用。

第十五条档案材料的复制、扫描及打印必须经过相关审批，并做好记录和追踪管理。

第十六条档案材料应根据需要进行分类存储，方便查找和利用。

第十七条档案材料的销毁需经过严格审批，并按照规定的程序进行，确保档案的安全销毁。

第四章档案室安全管理第十八条档案室要定期进行防火检查，保持消防通道畅通，确保档案材料的安全。

第十九条档案室要进行安全防范措施，防止盗窃和损坏行为的发生。

第二十条档案室要配备专业的安保人员，加强巡查和监控，确保档案室的安全。

第二十一条档案室要进行定期的安全演练，提高管理人员和工作人员的应急处理能力。

文书档案归档文件整理规则

文书档案归档文件整理规则下面是小编整理的文书档案归档文件整理规则，希望能帮到您。

文书档案归档文件整理规则1. 《企业档案工作规范》对企业档案的信息化提出更高的要求信息化是当今社会发展的方向和趋势，信息化程度已成为衡量一个企业现代化水平和综合实力的综合指标。

同样，档案信息化也是档案工作发展的方向和趋势，档案信息化程度也应该成为衡量一个企业档案管理现代化水平的重要指标。

因此，要提升企业档案管理水平，实现企业档案信息化是其必然的选择。

从另一方面来说，企业开展档案信息化建设也要把提升档案管理现代化水平作为总目标之一。

企业档案信息化建设必须与企业信息化协调同步;企业各信息系统的开发与实施应充分考虑档案管理的要求。

国家档案局在2001年发布《档案管理软件功能要求暂行规定》，结合这个规定，在选择档案信息化系统，一定要考证软件公司的资质、资金、技术力量、培训等方面的重要因素。

因为档案工作是一项非常专业性的管理工作。

档案系统没有经过多年的累积很难得到认可。

有实力的档案软件公司也得到国家档案局的认可。

2. 电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送文件。

文件系统的电子文件应该确保文件具备真实性、可靠性、完整性、可用性，系统应该具备可靠性、完整性、全面性、系统性。

电子文件分为逻辑归档、物理归档两种形式:逻辑归档是指在计算机网络上进行，不改变原有存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。

在办公自动化系统办理完毕的一份文件向档案整理库发送的过程，也叫移交过程。

物理归档是指把电子文件集中下载到可脱机和保存的载体上，向档案部门移交的过程。

电子档案存档的载体、份数:推荐采用(优先顺序)载体:只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘，不允许使用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。

必须是耐久性的载体，一式3套，一套封存，一套查阅，一套异地保存。

浅谈档案资料的收集及整理

浅谈档案资料的收集及整理摘要：针对档案资料来说，其可以为相关单位提供与之相匹配的参考资料，其真实性和完整性需要科学地收集及整理。

所以，怎样做好档案资料的收集与整理是现阶段相关单位值得深思的课题。

关键词：档案资料；归档；收集；整理所谓档案，简单地说是相关单位在研发、经营等一系列活动中所衍生出来的一种存在存储价值的文件资料，同时也属于管理活动当中的基础性工作。

倘若想要确保档案资料可以发挥出应有的价值，那么对其做好收集与整理工作就显得尤为重要，现立足于实际进行探讨。

1.档案的分类以及管理结合相关资料发现，档案存在着各种各样的类型，具体可分为以下几种：一是行政管理类；二是生产技术类；三是基建建设管理类；四是设备仪器类；五是工业产品类；六是科技技术研究类；七是会计档案类等。

针对归档文件的保管期限来说，其主要分为以下几种类型：一是永久；二是定期。

基于信息化飞速发展的背景下，不少单位均实现了办公自动化，每一种文件也就在不知不觉中在相关信息系统中加以处理。

与此同时，不少文件均是借助于大流水号加以登记的，在实际查询期间，只要输入关键字就能够实现对其的准确查询。

就纸质档案而言，相关工作者通常借助于计算机做好大流水号排序，这样做可以让其工作量得到有效缓解，也加快了查阅速度，为进一步提高档案资料收集和整理工作水平与效率夯实基础。

二、档案资料的收集方法以及整理方法（一）做好档案材料的收集工作在具体收集期间，应当严格结合相关标准来实施，无论是针对文件的内容还是数量来说，均要与相关要求保持一致，只有这样才能确保档案资料处于完整齐全的状态。

1.档案资料的分类相关工作者需要结合立卷分类要求做好归档工作，并在此基础上将同类文件资料汇集起来归档，依据具体次序做好归类工作，通常而言，图片文件要在文字之后。

就那些不同种类的材料而言，需要结合档案《规则》做好相应的排序工作。

1.纸质和成册文件整理对于纸张幅面，通常用小于A4幅面；一般情况下，单册厚度应当保持在不大于20mm的范围内为宜，扉页需要涵盖以下几点：一是题名；二是责任人；三是完成时间等，同时目录每册一个，用线订左侧装订，然后将金属物去掉；从正文入手，以下几个部分不编页码：一是封皮；二是封底；三是扉页；四是目录，倘若存在空白页则需去掉。

档案馆档案整理规范及要求

市项目档案整理规及要求第一部分：总体要求第二部分：建设工程文件归档围和保管期限表第三部分：项目档案分类第四部分：项目档案整理第一部分：总体要求一、国家、省、市关于重点建设项目档案管理的规定1、市人民政府令第184号：市建设项目竣工验收规定（第五、六、七、十四、十五条）2、专项验收制度：《重大建设项目档案验收办法》3、登记制度：《国家重点建设项目档案管理登记办法》4、通知制度：《关于建立市重点建设项目档案专项验收通知制度的通知》二、参建各方档案工作职责1、工程代建（使用）单位应将监理、勘察、设计、施工等各参建单位的工程文件材料的收集、整理和归档纳入合同管理，对工程档案的围、套数、质量、费用、移交时间等提出要求，明确各单位应承担的整理、归档责任。

4、勘察、设计单位应按要求将工程建设中自身形成的档案材料经整理后及时向代建单位移交。

5、施工单位形成的档案材料种类多，数量大，应配备专人，对施工各阶段档案材料进行收集，整理，按合同要求将工程档案数量齐备、整理规，及时向代建（使用）单位移交。

三、归档的要求归档：指文件的形成单位完成工作任务后，将形成的文件整理立卷后，按规定向有关单位移交。

如：代建单位向市档案馆移交整个项目档案，参建各方向代建单位移交监理、勘察、设施、施工档案。

档案馆档案整理规范及要求

档案馆档案整理规范及要求郑州市项⽬档案整理规范及要求第⼀部分：总体要求第⼆部分：建设⼯程⽂件归档范围和保管期限表第三部分：项⽬档案分类第四部分：项⽬档案整理第⼀部分：总体要求⼀、国家、省、市关于重点建设项⽬档案管理的规定1、郑州市⼈民政府令第184号：郑州市建设项⽬竣⼯验收规定（第五、六、七、⼗四、⼗五条）2、专项验收制度：《重⼤建设项⽬档案验收办法》3、登记制度：《国家重点建设项⽬档案管理登记办法》4、通知制度：《关于建⽴郑州市重点建设项⽬档案专项验收通知制度的通知》⼆、参建各⽅档案⼯作职责1、⼯程代建（使⽤）单位应将监理、勘察、设计、施⼯等各参建单位的⼯程⽂件材料的收集、整理和归档纳⼊合同管理，对⼯程档案的范围、套数、质量、费⽤、移交时间等提出要求，明确各单位应承担的整理、归档责任。

2、⼯程代建（使⽤）单位要对项⽬档案⼯作采取有效措施，制定可⾏的规章制度，实⾏领导负责制，确定负责领导、部门及档案⼯作⼈员，制定可⾏的规章制度，对⼯程档案实⾏统⼀管理，对参建各单位档案⼯作实⾏有效的监督、指导、检查，确保⼯程档案⼯作与⼯程建设同步进⾏。

3、⼯程监理单位负责监督、检查⼯程建设中⽂件收集、积累和完整、准确、系统情况，审核签认竣⼯⽂件；并将⾃⾝履⾏监理职责⼯作中形成的⽂件材料经收集、整理向代建（使⽤）单位移交。

4、勘察、设计单位应按要求将⼯程建设中⾃⾝形成的档案材料经整理后及时向代建单位移交。

5、施⼯单位形成的档案材料种类多，数量⼤，应配备专⼈，对施⼯各阶段档案材料进⾏收集，整理，按合同要求将⼯程档案数量齐备、整理规范，及时向代建（使⽤）单位移交。

6、参建各单位在档案向代建（使⽤）单位移交前，要配备档案库房、装具以及采取防⽕、防盗、防有害⽣物和温湿度等控制措施，保证档案实体和档案信息的安全。

三、归档的要求归档：指⽂件的形成单位完成⼯作任务后，将形成的⽂件整理⽴卷后，按规定向有关单位移交。

如：代建单位向市档案馆移交整个项⽬档案，参建各⽅向代建单位移交监理、勘察、设施、施⼯档案。

档案分类、排列、编号规则

精心整理档案分类、排列、编号规则一、文书档案：2000年前的文件按“卷”整理，按年度-保管期限分类方法进行，保管期限分别永久(Y)、长期（C ）、短期（D)，在每一个保管期限内，按照XX 单位的《XX 单位机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》进行收集整理。

一年分别按保管期编3(D)一个永久（XX 年（D10)件号全宗号：4位，如“0134”年度：4位，如“2013”保管期限：1或3位，如永久“Y ”，长期“C ”,短期“D ”,定期30年“D30”、定期10年“D10”。

机构或问题：2位，如无该项内容，则用“ZZ ”表示。

件号：4位，如“0001”二、会计档案：按“卷”整理，有几个项目分几个项目类，如财政帐K1、事业帐K2……。

分别按年度排序，一年一个流水号，每年按保管期限永久、25年、15年排列，同一年度内按财务报告、会计账簿、会计凭证和其他类的顺序排列。

档号构成：全宗号-目录号-年度-案卷号全宗号：4位，如“0134”目录号：2位，如：“K1”年度：4位，如“2009”123案卷级档号构成：全宗号—目录号—案卷号文件级档号构成：全宗号—目录号—案卷号—顺序号4、计生（再生育审批档案）：按“卷”整理，一个目录号一个流水，保管期限为长期。

案卷级档号构成：全宗号—目录号—案卷号文件级档号构成：全宗号—目录号—案卷号—顺序号5、二轮土地承包档案：按“件”整理，一个年度一保管期限一流水号，保管期限为永久，机构或问题号为ELTD。

档号构成：全宗号—组织机构或问题—年度—保管期限—件号6、综治（调解案件档案）：按“件”整理，一个年度一个流水，保管期限为永久,机构或问题号TJ。

档号构成：全宗号—组织机构或问题—年度—保管期限—件号7、信访档案：XF。

1、JJ2、JJ3、2为SB。

五、特种载体档案：分为实物档案、印章档案、照片档案、光盘档案。

载体分类号分别按序设为SW、YZ、ZP、GP。

1、实物档案按卷整理，目录号为SW。

文书档案收集整理归档规范（最终版）

文书档案收集整理归档规范（最终版）第一篇：文书档案收集整理归档规范（最终版）文书档案收集整理归档规范范围本规范对公司文书档案的定义、归档范围、归档要求和整理归档程序等作了明确的规定和要求。

本规范适用于集团公司所有文书档案的管理。

2 文书档案的归档范围2.1 文件材料的归档范围反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司具有利用价值及凭证价值的文件材料；其他对公司发展具有查考价值的文件资料。

2.2 文件材料的不归档范围其他单位所发的不需本公司办理的文件材料（如其他单位所发的供本公司参阅的简报、抄阅件等）；公司形成的无查考利用价值的事务性、临时性的文件资料；一般性文件的历次修改稿、各次校对稿；其他与本公司无关的文件材料。

2.3 各部门档案的归档范围2.3.1综合办a)公司章程文件：公司章程，公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算文件等；b)股东会文件：股东会议记录、股东会议通知、股东出缺席会议记录、股东名册、股东印章等；c)董事会文件：董事就任书、董事会议记录、总裁（副）、总经理发文、批复、业务执行文件等；d)财年总计划、重要契约、诉讼文件、公司知识产权资料、公司历史沿革及重大事件记录等；e)重要会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议记录等；f)总经办日常工作文件：签呈、督办记录、来访接待记录等；g)其他具有保存价值的文件材料。

2.3.1.1 基本文件：人力资源战略、年度人力资源工作绩效目标、人力资源政策和管理制度、薪酬福利制度、奖惩制度、绩效管理制度等；2.3.1.2 人事业务具体文件：公司职员花名册、职员工资、人事档案、考核资料、招聘文件、招聘考试题目汇集、聘用通知书、劳动合同、晋升资料、任免文件等；2.3.1.3 人力资源部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；营销部a)销售管理策略和规划、年度行销计划与销售目标、市场及行业销售分析、销售预测、销售渠道的规划和建设、产品生命周期管理作业、定价政策文件等；b)经销合同、客户名单、客户订单和客户投诉受理文件、产品物流服务体系文件等；c)销售部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；成本部a)公司年度采购策略及绩效目标、采购计划、年度采购成本控制目标、新产品物料采购计划、各类采购合同（设备、包装材料、食品原材料）、进货渠道文件等；b)供应商资料、询比价资料、供应商品质管理年度策略和行动计划、新供应商的开发和认证计划、供应商评审和业绩考核、供应商采购价格的维护和应付账款的审核等；c)采购部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；工程技术部2.3.1.4 审计报告、审计作业流程、审计规划等；2.3.1.5 财务审计、绩效审计、纪检督察工作、专项审计相关文件等； 2.3.1.6 投诉、举报方面的相关资料；2.3.1.7 审计部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；文书档案收集整理归档规范1/5 Q/XZL G.15.C.GMO.S.002—2012/V0 财务部a)会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证，其他会计凭证。

员工档案整理规范文(三篇)

员工档案整理规范文一、引言员工档案是企业人事管理工作中非常重要的一项内容，对于企业的管理和发展起着至关重要的作用。

好的员工档案管理可以帮助企业更好地掌握员工信息、提高工作效率、保障员工权益，有利于企业的长期稳定发展。

为了规范员工档案的整理工作，制定本规范文，对于公司人力资源部门的工作人员具有指导和参考作用。

二、档案整理的目的和原则1. 目的员工档案整理的主要目的是确保员工信息的完整性、准确性和安全性，方便企业进行信息查询和统计，为企业的决策提供依据；同时，也是为了规范员工档案的存储和使用，确保员工的信息安全和隐私保护。

2. 原则(1) 完整性原则：员工档案应当收集和记录员工的基本信息、履行职责的情况、教育、培训、考核、奖惩等相关信息，以便全面了解员工的工作情况和发展状况。

(2) 准确性原则：员工档案中的信息应当准确、真实、完整，避免出现错误和遗漏，确保档案的真实性和可信度。

(3) 安全性原则：员工档案应当妥善保管，防止丢失、泄露和损坏，对档案的查阅和使用应当严格控制，保护员工的隐私和信息安全。

(4) 更新性原则：员工档案应当及时更新，包括员工的个人信息、奖惩记录、培训记录等，确保档案的及时性和有效性。

三、档案整理的内容和步骤1. 档案整理的内容(1) 基本信息：员工档案应当包括员工的姓名、性别、身份证号码、联系方式、户口所在地、婚姻状况、家庭成员等基本信息。

(2) 聘用合同和协议：包括员工的聘用合同和相关协议，如劳动合同、保密协议、竞业限制协议等。

(3) 履行职责情况：记录员工的岗位职责、工作表现、工作台账、工作日志等相关信息。

(4) 教育、培训和考核情况：包括员工的教育背景、培训经历、培训证书、考核结果等相关信息。

(5) 奖惩记录：记录员工的奖励和惩罚情况，如绩效奖金、优秀员工、纪律处分等。

2. 档案整理的步骤(1) 收集员工信息：组织员工填写个人信息表和相关表格，确保获得员工的真实信息。

(2) 整理归档：根据员工的各类信息，按照一定的分类和顺序进行整理和归档，保证档案的整洁和条理。

档案整理规范

档案整理规范
1. ___第八号令规定了《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》。

2. 中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）。

1. 收集文件材料时，要确保“门不缺类、类不缺项、项不缺件、件不缺页”。

重点收集本单位形成的反映本单位主要工作职能以及其他部门针对本单位业务形成的文件材料。

同时，要严格做到“范围界定清晰，期限划分准确，整理规范标准”。

2. 档案室应在次年三月底前对归档材料进行整理、立卷、归档。

要清理往年的“积存”，适时抽调工作人员参与整理，按时完成年度归档文件整理工作。

3. 财务档案、人事档案、基建档案，由各承办处室整理立卷后向档案室移交。

4. 档案室应根据实际情况，对档案和资料进行分类入柜保管。

同时，档案室应有安全保密措施，做好“八防”：防潮、防尘、防光、防火、防高温、防盗、防虫、防鼠。

这样才能确保档案安全。

5. 档案管理人员要严格执行保密规则，平时离室时要锁门并进行安全检查，严防泄密。

涉密文书档案要及时清退，并按保密规则管理，严格执行局系统保密制度。

档案资料收集整理要求

档案资料收集整理要求
档案资料收集整理的要求主要包括以下几点：
1. 完整性：确保档案资料齐全，没有遗漏，特别是重要的文件和资料，必须保证其完整性。

2. 准确性：档案资料必须真实反映当时的情况，时间、地点、人物等信息要准确无误。

3. 规范性：档案资料的整理必须按照一定的规范和标准进行，如分类、编号、装订等，以便于管理和查询。

4. 安全性：档案资料必须妥善保管，防止丢失、损坏或被篡改。

同时，要确保档案资料的安全保密。

5. 可追溯性：档案资料必须能够追溯到其来源和历史记录，以便对其真实性和完整性进行验证。

6. 效率性：在保证档案资料质量的前提下，要尽可能提高整理和归档的效率，以满足时效性的要求。

7. 标准化：档案资料的收集、整理、归档等过程必须遵循统一的标准和规范，以便于统一管理和利用。

8. 系统性：档案资料的分类、排序、组织等必须按照一定的系统性和逻辑性进行，以便于查询和利用。

9. 合法性：档案资料的收集、整理和利用必须符合相关法律法规的规定，如知识产权保护、隐私保护等。

总之，档案资料收集整理是一项重要的工作，需要认真对待，确保档案的质量和安全性。

同时，随着信息技术的发展，还需要不断改进和完善档案资料的管理方式和方法，以满足时代的需求。

档案整理标准和要求

档案整理标准和要求1、文书档案：《归档文件整理标准》（DB12/T127-2001）。

（1）归档范围：按照本单位《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》，主要收集反映本单位主要职能活动形成的文件，上级或其他单位发来的文件，无重要参考利用价值的不归档。

（2）保管期限：按照国家档案局8号令要求，2007年后（包括2007年），保管期限为永久、30年、10年。

（3）整理：归档文件以每份文件为一件，请示、批复等有逻辑关联性的若干文件应分开，各为一件，集中排列。

永久、30年应去除金属物，使用棉线或不锈钢钉装订。

归档章一般盖在归档文件的首页上端空白处，如文件首页确无盖章位置或重要文件须保持原貌的，也可在首页前另附纸填写文件题名后加盖归档章。

填写归档章的项目可盖章也可手写。

字迹材料应符合档案保护要求的碳素墨水、蓝黑墨水、印泥油、原子印油等，不可使用铅笔、圆珠笔。

将整理好的归档文件装盒，盒首放置归档文件目录，盒底放置备考表，并填写备考表项目。

档案盒盒脊、封面项目填写齐全，应刻章并使用红色印油加盖，不可手写。

]（4）计算机录入：将整理好的归档文件逐件录入档案管理系统，做到文件级目录计算机检索。

2、会计档案：财政部、国家档案局《关于印发〈会计档案管理办法〉的通知》（财会字〔1998〕32号）。

（1）分类和保管期限：会计档案分为会计凭证类、会计账簿类、财务报告类、其他类共四类。

其中：会计凭证类包括：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证（15年）会计账簿类包括：现金日记帐、银行存款日记账（25年总账、各类明细账（15年）财务报告类包括：月报、季报（5年）年报（永久）其他类包括：会计移交清册（15年）会计档案保管清册、会计档案销毁清册（永久）：（2）组卷：会计凭证要求凭证封面项目填写齐全，签署完整，装订整齐，包角，加盖骑缝章。

会计账簿要求实行电算化单位统一打印装订成册，加封皮，编制卷内目录。

会计报表中年报要求去除金属物，装订成册，加封皮。

抓实细节规范整理党建档案资料整理

抓实细节规范整理党建档案资料整理抓实细节规范整理党建档案资料随着基层党建工作管理的日益严谨高效，对于能够体现工作痕迹的档案资料整理的标准也愈加严格，而档案资料的规范整理也能有效促进党建工作深入开展，详实的过程性资料的积累为下一步工作的开展积累了底蕴和经验。

那么，如何能将党建档案资料整理的细致规范，既符合上级部门检查的要求，又能符合支部工作的实际需要，体现自身特呢？笔者谈一下自己在长期的党建工作资料整理过程获取的一些心得。

一、如何将档案资料整理得更加规范。

整理档案是一项慢工细活，如果急于求成，是无法保证档案资料的完善及规范性的。

所以，在平时的整理档案过程中至少要注意做到“细”、“时”、“实”三个字。

细即细心、时即及时、实即真实。

1.细心：主要是要做到细致和留心。

平时的工作都比较繁忙，不可能把所有的资料都整理成档案备用，这就要求平时要做个有心人，时刻注意资料的留存，并善于思考和观察哪些有用、可能会在系统整理某项材料时用得上。

尤其留意一些平时容易疏忽的资料，不要随便丢掉，说不定在整理档案时就是可能用得上原始资料。

通过平时的细心观察和有意识地积累，就能够使得每项材料的整理变得充实和丰富。

比如单位的外出活动、实践性活动、联谊活动等，尤其能体现单位党建工作特色的，及时将随手拍的照片留存，及时将领导的讲话稿及一些方案留存，即便领导没有要求。

2.及时：就是要及时地收集归类。

如果认为比较重要和有价值的一些文档或影像资料，就要及时地做好收集，即便当时来不及归档，可以先暂存于固定的地方，等有时间的时候再进行归类整理，这样就省去了需要时再去动脑搜集整理的麻烦，也避免了遗失或忘记的可能性。

比如，上级领导到单位视察工作、媒体到校采访等资料可以及时留存好备用；还有，如发展党员的系列材料，现在要求的比较的严格，那就要给每个准备发展的党员做好系统建档的准备，从其写入党申请书，到转正，每一步都按照发展流程中的顺序做好资料留存，这样就不会造成最后环节的麻烦。