自考办公自动化资料(第六章)

自考"办公自动化"资料（第六章）

第六章文档一体化系统

一、名词解释

1 档案：是指过去和现在的国家机构、社会组织和个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。163

2 文件生命周期理论：是研究文件产生、运动、变化的过程和规律的理论。164

3 文档一体化：就是从文书和档案工作全局出发，实现从文件生成制发到归档管理的全过程控制。165

4 文档一体化计算机系统：是采用计算机技术来实现的文书、档案一体化管理的系统。采用计算机技术，可以使文书、档案一体化管理的优越性得到最充分的体现，限度的实现信息资源共享，避免无谓的重复劳动，是实现办公自动化的一个重要环节。170

5 系统维护：是在系统的运行过程中，为使其能正常运转而进行的保养、维修及改善工作。174

6 文档一体化系统需求分析：是在对传统文档工作操作流程、工作环境、人员状况等进行分析的基础上，明确计算机文档一体化系统开发的目标、系统应具有的功能，并写出书面的系统需求说明书。178

7系统设计：是系统研制的第二阶段，是根据文书档案人员在系统分析阶段共同商定的系统逻辑功能，结合实际条件，具体设计系统的实施方案，即解决"如何做"的问题。181

二、答题：

1 简述公文与档案的关系？164

答：1）公文和档案无本质区别，只是同一事物的不同发展阶段。

2）公文是档案的前身（源头）。

3）档案是在公文使用和办理完毕后经过鉴定归档转化形成的，档案是公文的归宿。

2 简述我国学者将文件生命周期划分成几个阶段及各阶段的内容。164

答：划分为四个阶段：

1）制作阶段：是借助于缮写、印刷、录音等信息记录手段来固定文件撰写的结果，形成具有法定效力文本的过程。

2）现实使用阶段：是文件开始在规定的受文范围内运行，履行其现行作用。即实现制作文件的目的，在各项工作中发挥作用的阶段。

3）暂时保存阶段：即文件履行完成自身的现行效用，完成了制作者的制作目的，其中一部分文件以无任何价值，即被销毁，而另一部分对日后工作仍有参考价值的将继续被保存。

4）永久保存阶段：部分文件完全失去了它的现行效用，对本机关已无明显的利用价值，而对社会和科学研究仍有久远的意义。

3文档一体化包括哪几方面的内容？165

答：有：文档实体生成一体化；文档管理一体化；文档信息利用一体化；文档规范一体化。

4 说明实行文档一体化的条件及文档一体化模式。166、169

答：条件：

1）理顺管理体制，完善组织机构；

2）进行标准化建设；

3）改变陈旧观念，培养与一体化相适应的人才。

模式：

1）机关内部文件、档案管理一体化

是将文件、档案工作有联系的内容进行配合、交融，精简不必要的环节，实现文件登记与档案著录同步同卡。

2）机关之间从机构和职能上进行一体化；

是设置统一的机构，配备专职人员，统一组织管理各机关文书、档案工作。

3）建立有人、财、物和管理自主权的文件中心。

这种模式的文件中心，是介于各机关和档案馆之间的一种过渡的文件机构。

5 说明文档一体化的意义？167-168

答：1）使档案收集完整、系统、便捷、准确、安全；

2）文档超前控制；

3）提高信息检索效率；

4）科学决策的需要；

5）提高行政效率；

6）有利于人、财、物的合理利用。

6 文档一体化计算机系统包括哪几个子系统？说明各子系统的主要功能？170、182图

答：文档一体化计算机系统包括：公文子系统、归卷子系统、档案管理子系统、系统维护

子系统。

公文子系统的功能包括：公文的处理功能、服务功能和维护功能。

归卷子系统的功能：是在文档一体化系统中实现归卷管理，它在整个文档一体化系统中起着承上启下的重要作用。

1）它是公文子系统和档案管理子系统的衔接部分，控制着公文数据向档案数据的转化过程。

2）进行数据格式和标准的转化工作。

3）为档案管理子系统提供操作对象和数据内容。

档案管理子系统的功能：是档案检索、档案借阅、档案统计、档案编研等。

系统维护子系统功能：一般项目维护、主题词维护、分类维护、代码维护、数据维护。

7 简述归档子系统的逻辑组卷方式？172

答：系统一般提供两种逻辑组卷方式：自动组卷和手工组卷。

自动组卷时，系统提示用户输入组卷条件如档案类型、时间、保管期限、分类号等，由计算机自动将符合条件的文件增添到卷内。对自动组卷结果可以进行手工调整，从中移出记录、添加记录、调整顺序或按某一特征进行排序等。

手工组卷，是指不通过系统批量组卷，而直接在计算机屏幕上通过键盘或鼠标进行文件的移动，"手工将文件添入案卷内从而达到组卷的目的。

8 简述计算机组成的逻辑案卷与组织排架的实体案卷之间的转化形式？172

答：1）有的单位将逻辑组卷的结果直接作为实体组卷的依据；

2）有的则借助逻辑组卷简化立卷工作，实体组卷并不与逻辑组卷结果完全吻合，如一个逻辑卷可以对应多个实体卷，或者几个逻辑卷组合成一个实体卷的情况等；

3）有的单位干脆不进行传统意义上的立卷，按照流水号归卷，依照逻辑组卷的结果进行查询，指明其实体位置，从而达到检索目的。

9 说明文档一体化系统中维护子系统的内容？174-177

答：内容有一般项目维护；主题词维护；分类维护；代码维护；数据维护。

一般项目维护包括文件类型、档案类型、著录项目设置、用户管理等项目。

主题词维护包括词表建立和词表管理工作。

分类维护确定类别、类目、层次、分类代码等项目。