员工出差流程及报销标准

员工出差流程及报销标准

一、出差申请步骤

1、员工出差当天往返者，由直接部门主管批准，部门主管由人事或总经理批准。

2、员工出差外地一天以上者，需提前2-3天到人事那里填写《出差申请单》，并按下列程序审批：

1) 人事拿员工填写完整的《出差申请单》报部门经理或总监签字批准。

2) 报人事经理和总经理批准后，申请出差手续完成。

3、如因上级领导外出等原因不能亲自签名审批时，应打电话请示同意后方可出差，需事先填好《出差申请表》；

4、员工凭《出差申请表》交由人事部统一预定机票、车票及酒店，其他出差费用凭发票由总监（总经理）签字后到财务部报销差旅费用；（出差车次时间、酒店地址及相关出差行程事项人事部统一通知出差负责人)；

5、出差返回后5个工作日之内，填写完成报销单，由财务部统一完成报销；

二、交通工具

1. 部门总监以下级别人员出差600公里以内者，一般乘坐火车或汽车，600公里以上的，一般乘坐飞机。部门总监及以上人员可自行选择二交通工具。

2.总经理及以上级别人员可乘坐飞机商务舱或头等舱，乘坐火车时可乘坐软卧（高铁一等座）；员工乘坐飞机时应选择普通舱，乘坐火车时乘坐硬卧（高铁二等座）。

三、出差费用

（一）费用标准

1.员工在出差过程中实际发生的交通费用、住宿费用、伙食费用、按照公司规定的标准和流程予以报销。

2. 员工出差期间如有家人、朋友等提供住宿，没有发生酒店住宿费用，则员工可按照住宿费用的百分之五十报销，需提供出差地、出差期间的发票。

3. 不同职级员工共同出差，如共同用餐，可按高职级人员的餐费标准报销，超过部分，共同负担。

4. 《国内差旅费报销标准表》规定的交通费标准不包含往返机场、车站的交通费用。出差人员从市内往返机场、车站的交通费实报实销。3人以内同行的，乘坐的的士时应乘坐同一辆，由其中一人凭票报销。

5. 如预计出差费用较大，可在办理出差审批同时向公司申请预借款。

（二）不予报销项目

1. 由分、子公司或其他单位接待伙食、住宿或交通者，差旅费报销时由出差人注明，不再报销相关费用。

2. 因会议、培训、考察等活动出差，伙食、住宿或交通由会议、培训、考察统一支付的。

3. 未经公司领导批准，出差时间、地点与《出差申请单》不符，或办理非工作

事务，所发生的费用公司不予报销。出差时有因私的绕行，所多发生的费用由本人自理，公司不予报销。

4. 出差人员因游览或非因工作需要而开支的一切费用，公司不予报销。

5. 出差住宿原则上安排快捷酒店或同档次酒店，如有商务需要住宿超出标准的酒店，必须经总经理批准后方可报销超出费用。

（三）报销流程

部门员工

1. 员工填写《报销单》并附票据和批准的《出差申请单》

2.部门总经理或总监审核

3. 人事部审核

4. 财务部审核

5. 财务部处理部门经理、总监

1. 填写报销单并附票据和批准的《出差申请单》

2. 人事部审核

3. 财务部审核

4. 总经理审批

5. 财务部处理。

（四）其他

1. 出差期间发生的招待费、礼品费等不属于差旅费范畴的费用，根据公司费用管理办法处理。

2. 严格禁止弄虚作假、虚报冒领行为，如有发生，一经查实，将不予报销相关支出，并将已报销部分追回。同时，公司将根据情节给予处罚。

附录：出差报销标准

1、机票、长途汽车、火车票由人事部统一网上预订；注：异地汽车票实报实销，早上8点之前火车、飞机出发，可报的士费，8 点之后出发的飞机、火车，报销公共交通费。（特殊情况提前报备人事部）

2、住宿酒店（由人事部网上统一预订）

注：员工出差的客房费用不包括各类服务费(如洗衣费, 酒店冰柜食品费, 送餐费等) 。3、餐费

注：员工出差回上海，中午12点之前不报销午餐，下午6点之前不报销晚餐，高铁或汽车中途餐费按照____元/餐标准。

4、所有费用报销均凭发票报销。