归档文件材料整理管理规定

公司 归档文件材料整理管理规定
2008-6-10发布2008-6-10实施
目 次
前 言
为了加强我公司归档文件整理管理，提高公司的档案质量和管理水平，特制定本规定。
本规定由公司办公室提出并归口。
本规定起草单位：公司办公室文秘科。
本规定主要起草人：李忠 杨清 宋艳 李玉红 吴海文 崔凯 周海妮
公司归档文件材料整理管理规定
3.9.2管理性会议材料
a）一般会议文件材料集中排列。
b）非诉讼案件结论、决定、判决文件在前，依据性材料等在后。
3.9.3业务性文件材料
a）基建档案：文字材料在前，图纸材料在后。设计施工图或竣工图按类别序号排列，即地质图、初步设计图、建筑施工图、结构施工图、水工图、电工图、气管图、更改图。
b）设备仪器档案：最能反映设备购置概况的文件（申购报告、批复文件、论证文件、投资文件、定购合同、验收报告、索赔文件等）在前，其余文件材料按设备的工作程序及重要程度依次排列。
1 范围
本规定适用于公司内各部门档案管理工作。
2 职责
2.1本规定由公司办公室负责制定。
2.2公司各部门按本规定实施。
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3.1归档文件材料
3.1.1公司各部门在其职能活动中形成的、已办理完毕、应作为档案保存的各种载体（纸质、声像、实物、电子等）的文件材料，即为归档文件材料。
3.1.2按照公司各种载体文件材料归档范围规定，将应归档的文件收集齐全、完整，按照归档要求和保管期限分类整理、立卷归档，以便准确、真实、全面地反映本公司或各部门职能活动的面貌，以备将来查证和参考。
b）其余同管理性文件。
3.7.4声像档案
a）以一张照片、一盘录像带、一盒录音带为一件；
b）其余同管理性文件。
3.7.5电子档案
a）以一张光盘、一片磁盘、一块硬盘、一盒磁带为一件；
b）其余同管理性文件。
3.7.6实物档案
a）以一件具体的实物为一件；
b）其余同管理性文件。
3.8跨年度管理性文件材料的整理
3.2归档要求
3.2.1整理归档的文件材料应遵循文件材料的形成规律，保持其有机联系，并符合档案管理标准、要求。
3.2.1归档的文件材料应为原件。因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料。文件材料归档后不得更改。
3.2.3非纸质文件应与其文字说明一并归档。
3.2.4具有永久、长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档。
3.11装订
3.11.1各类纸质归档文件材料由多张或多份材料组成时，应按“件”装订，以便从实体上最终确定“件”的形态。
3.11.2装订时必须对“件”内文件材料进行排列。排列依序为：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；批复在前，请示在后。
3.11.3装订位置一律在左侧，装订前“件”内各页左、下侧对齐。装订工具为订书机。订书针为不锈钢订书针，或采用无酸牛皮纸三角封套装、线装等方法，对于较薄的件，亦可以采用防虫胶水粘接。
3.12编号
3.12.1归档文件材料应依分类方案和排列顺序逐件编号。
3.12.2对每份纸质文件材料应在首页上端空白处加盖归档章，并按规定填写相关内容。归档章不应压住文件字迹，也不宜与批示文字或收文章等交叉。
3.12.3对于管理性文件，在分类方案的最低一级类目内，按照文件排列顺序从“1”开始编流水号。
3.8.1请示与批复，放在批复年整理。没有批复的，放在请示年整理。
3.8.2跨年度的规划、总结、会议文件均放在文件形成年整理。
3.8.3非诉讼案件，放在结案年整理。
3.8.4回顾及纪念性文件，放在形成年整理。
3.9文件材料“件”的排列
3.9.1在分类方案的最低一级类目内，将同一事由的文件排列在一起，同一事由内按照文件形成时间的先后顺序排列。
3.7非管理性文件的“件”
3.7.1基建档案
a）为保持项目的成套性，规划、设计、施工、竣工图纸等以一册/张/份为一件；
b）工程地质勘察报告以一本为一件；
c）其余同管理性文件。
3.7.2设备仪器档案
a）设备仪器使用手册、说明书、维修记录等各为一件；
b）其余同管理性文件。
3.7.3会计档案
a）报告、报表（含年报、季报、月报）、帐簿、凭证、工资册等以一本/册为一件；
3.13.3会议文件、报表、刊物等成套性文件材料应逐件编目。填写时应根据实际内容拟写标题。
3.14填写备考表
3.14.1盒内文件情况说明：填写文件收集齐全完整程度、件数、页数、移出、销毁等。
3.14.2整理人：整理本盒档案的责任人。
3.14.3检查人：对归档文件整理质量的审核者。
3.14.4时间：归档文件整理完成的时间。
3.4整理方法：根据国家档案局发布的《归档文件整理规则》，遵循《云南省烟草烟叶公司档案分类方案》确定的十个一级类目的原则，在最低一级类目上文书档案采用“年度+机构（问题）+保管期限的分类方法进行整理。文件排列时结合机构进行排列。产品类、基本建设类、设备仪器类不涉及年度因素。
3.5整理单位
3.5.1文书、基建、设备仪器、声像实物和电子文件等档案，实行以“件”为单位的整理方法，将归档文件材料以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒。
3.5.2“件”是归档文件材料的整理单位，编目时体现为一条文件条目。对于管理性文件，“件”是指以自然件（一份文件）为整理的一个实体，必要时也可以组合几个文件装订成一件。除管理性文件材料之外的文件材料，“件”是指按其自然规律或事由关系形成或组合而成的一个文件实体。文件材料的保管实体，称为一件。
3.6管理性文件材料的“件”：文件的正本与定稿为一件；正文与附件为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；正文与公文处理单为一件；请示与批复为一件；报表、名册、图册等一册/本为一件。
3.12.4对于业务性文件，在分类方案的最低一级类目内，按照项目自然分类（如工程项目、设备仪器等），从“1”开始编流水号。
3.12.5对声像、电子、实物档案等，应在盒脊、装具或实物背面上逐件粘贴编号签。
3.13编目
3.13.1编目是逐件填写归档文件目录；当请示与批复组合为一件时，按照批复进行编目。
3.13.2编目项目：室编件（卷）号，填写档案室编件（卷）号。馆编件（卷）号暂时不填写。责任者，制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。文号，文件发文字号。题名、文件标题，没有标题或标题不规范的，须重新拟写标题，并外加“[ ]”号。日期，文件形成时间，采用8位阿拉伯数字标注年月日，如20050308。页数，每一件归档文件的页数。备注，注释文件材料需说明的情况。
3.17档案室接收时应全面检查归档文件材料的质量，对不符合质量要求的归档文件材料，应退回部门重新整理。
3.18移交档案的同时，移交计算机录入的磁盘数据文件。
3.19交接双方应认真核对移交清册，并履行签字手续，移交清册各留一份以备查考。
3.20移交时间：文书档案于次年6月前；基建、设备仪器等档案于项目完成验收后一个月内；产品档案在产品定型后经营销售前；会计档案在财务部门保存一年后；声像实物档案随时归档。
4 5归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求。
3.2.6声像文件材料必须声像清晰、数据完整，符合规范和标准。
3.3整理原则
3.3.1文件材料的整理原则是：遵循文件材料的自然形成规律，保持文件材料之间的有机联系，区分文件的保存价值，便于其保管利用。
3.3.2部门兼职档案人员，应重视平时的积累，贯彻“严格登记、及时收集、严格检查、随办随归、妥善管理”的制度。根据本部门文件材料的形成规律，主动做好文件材料的平时收集归类工作，以便查找、利用、整理和移交。
c）产品档案：按设计（含初步设计、技术设计）、试制、小批量生产试制、批量生产、产品创优等工作程序整理排列，也可按其产品系列、结构（部件或组件）排列。
d）统计报表等成套性文件材料应集中排列。
3.10修复整理：对已破损的文件材料应予以修补或托裱。对字迹模糊或褪变的文件材料应进行复制，并与原件一并组件。去除文件材料上易锈蚀的金属物。对幅面过大的文件材料（如图纸）等应进行折叠。
3.15装盒
3.15.1各类档案的归档文件按件号顺序直接装盒，与归档文件目录中相应的条目顺序相一致。
3.15.2不同保管期限的文件材料不能放入同一档案盒内。
3.15.3不同管理性文件材料，当一盒装满后，按文件材料顺序装入下一盒。
3.15.4按照规定项目填写档案盒盒“脊”相关内容。
3.16各部门的兼职档案人员应检查本部门归档文件材料的齐全、完整与准确情况，整理完毕并编制移交清册，由部门或项目负责人签定核准后向档案室移交。