10个项目管理最佳方法

10个项目管理最佳方法

很多项目经理在学习项目管理的时候，可能会遇到许多自己迫不及待地想在项目中尝试的工具和方案，但在过了几个星期之后，头脑中又会变得空空如也，全部忘记的一干二净。

当项目真正交付的时候，很多千头万绪的问题和关系充满了项目经理的日常，就算是最好的项目经理也很难去真正应用项目管理中的最佳实践。

下面给出项目管理中很容易被遗忘的10个最佳实践，建议项目经理在开始一个新项目的时候，来看看这10个最佳实践，确保不会忽略掉一些细节，这有可能会大大要增加项目成功的机会。

一、与所有项目利益相关方沟通

项目经理从第一天接触到某个项目，那就算是正式开始了，项目经理所做的第一件事就是需要沟通项目的目标，不是和少数的几个人，而是和所有的利益相关者，当然要包括关键人员。这里的关键人员包括项目成员、部门经理、项目的赞助商、项目客户以及有价值的用户。

只有通过和各个项目利益相关者的沟通，才能了解项目真正的目标是什么，各方面的诉求和期望有哪些，哪些人是对项目有正面的影响和推动力，哪些人可能会给项目带来风险，甚至会阻碍项目的成功，只有把这些了解清楚了，才能对项目有一个整体的概念。

二、创建一个风险响应小组

项目的实施过程和任务都会受到步程度的风险影响，包括通过前期和利益相关者的沟通也能形成很多项目中可能存在的问题，这个时候就应该有一个风险响应小组来进行应对和处理。

这个团队可以让项目始终保持绿色正常状态，避免进入黄色预警或红色紧急状态。风险响应团队是项目出现问题后的第一道防线。

风险应对小组的职责是事前预防，事中监控和事后处理，对项目的风险进行分类，提前预防可以预防的事情，制定相应的解决方案预防问题的发生，对真正的问题采取补救措施。

三、举办项目启动会

项目启动会的目的不仅是宣布项目正式开始，而且是在项目成立的时候启动项目。召开项目启动会的目的是让所有利益相关者参与进来，让大家知道整个项目的目标和关键里程碑，同时展望项目的预期结果，介绍项目的章程。

通过项目启动会可以让每个人都明确自己在项目中的位置和责任，这样每个人都明确同一个目标，通过这种简单而有效的方式来推动项目健康的交付，并朝着目标前进。

项目启动会就是一个公开进行组织愿景和项目目标宣传的会议，也是宣示项目的目标确定，避免后续各利益相关者在项目目标问题上的模糊化。

四、使用详细的工作定义文档

项目管理过程中一个最常见的问题是需要澄清到底谁负责什么，具体的人员责任和工作内容一定需要通过工作定义文档来实现，这样可以减少不确定性和混乱的状态。

通过工作定义文档可以清楚的说明什么样的团队或个人需要做什么样的工作，所以每个人都清楚地了解所涉及的工作水平，需要在项目中创建问责制。

工作定义文档要有权威性，不能朝令夕改，文档的完成需要通过和各个责任人进行沟通确定，一旦确定，就需要对方按照相关的要求进行协议的签署，作为对个人的考核标准或成果基线，当然，随着项目的进展，每隔一定的周期需要对工作定义文档进行审视，看是否完成或调整。

五、创建详细的工作计划

在项目正式开始之前，需要一个工作计划，这是满足项目期限和里程碑的关键。如果项目的每个阶段都没有详细的工作计划，没有可视化的文档计划，怎么知道项目是否完成，完成了多少？

项目工作计划就是用来衡量项目中所有不同的工作任务的完成情况，通过项目实施过程中和项目计划的比较，找出项目计划中存在的偏差，看是计划出了问题还是实施没有到位，如果是前者，可能要根据实际情况重新制定计划，如果是后者，则需要解决当前存在的问题。

六、记录一切

作为项目经理，你有没有经历过连续几天或更糟糕的几个星期的项目混乱状态，各式各样的问题不断出现，那究竟为什么会这样?是什么导致这种情况的发生?那我们如何防止这种情况再一次的发生?

为了回答这些问题，需要回溯项目的情况，回溯需要掌握各种证据，这也是为什么项目中发生的一切都要记录下来的原因。

项目经理通过记录来确保拥有所有需要的数据，通过这些数据进行分析，从而做出更好的决策，并从以前所面临的挑战中获得学习的经验。

项目经理记录一切，包括但不限于:项目步骤、项目中遇到的瓶颈、范围变更以及任务之间的依赖关系。有了这些记录的信息，即使面对任何利益相关者的询问也没有什么可担心的。

七、记得询问和反馈

没有完美的项目，也没有完美的项目经理。我们做的每一件事，每一项任务，甚至项目经理的日常表现，都会有提升的空间。意识到这一点意味着我们有一种追求完美的欲望，这是一种非常强大的动力，尤其是项目经理愿意接受团队的批评。

项目经理可以通过询问利益相关者得到相应的反馈。征求反馈可以提高项目成功的几率，也是提高自己项目管理能力的好方法。

很多时候项目经理可能迫于组织或公司的压力来进行这种询问，实际上，真正优秀的项目经理可以选择适当的方式来完成这个过程，比如非正式的沟通，团队建设，精神文明建设等。

八、沟通项目额外工作量带来的影响

虽然在项目启动会议上已经确定了项目的实施范围，并且与项目的关键利益相关者一起确定了项目的实施范围，但是在实际环境中，总会有一些工作不在项目的范围之内。这时候很容易给整个项目团队带来影响，项目经理要沟通这些额外的工作。

项目经理要了解这些额外工作量的原因，评估工作内容，看需要多少人力资源，需要涉及哪些流程，完成需要多少预算。

结合目前的项目进度，看看这些额外的工作量对整个项目的交付和实施有没有影响或者影响有多大。

九、管理新协议

前面说了对新的额外工作进行了评估，新的工作量意味着需要对项目的范围进行变更，如果发生了这种情况，那最好的做法就是让大家签署一份新的协议。