建立居民健康档案存在的问题与建议

建立居民健康档案存在的问题与建议
【摘要】通过对建立居民健康档案的调查研究，分析和判断现存的问题，有针对性的提出意见和建议。

【关键词】健康档案问题对策研究
居民健康档案是对居民健康状况及其发展变化，以及影响健康的有关因素和接受公共卫生与基本医疗服务过程进行系统化记录的文件，是医疗卫生机构为居民提供医疗卫生服务的有效工具和各级政府制定卫生政策的参考依据。

建立规范统一的城乡居民健康档案是深化医药卫生体制改革、建设覆盖城乡居民基本医疗卫生保健制度、实现基本公共卫生服务逐步均等化的重要举措，是基层医疗卫生服务机构开展公共卫生与基本医疗服务的前提性、基础性和关键性工作。

一、存在的问题
（一）思想认识有偏差。

一是医务人员没有明确建立健康档案的目的和意义，认为建立健康档案，尤其是建立纸质健康档案是劳命伤财，废力不讨好地事，没有明确档案的凭证和参考作用。

二是现在的村（居）民认为只要没病是否建立健康档案与否并无直接关系。

往往忽略了一个重要的问题就是“健康”。

不只是“有病”看医生，而是在健康的基础上针对个人的生活习惯作出相应的调整，使个人的机体代谢更加趋于完美。

（二）后续管理未跟上。

一是建档后尚未形成建立、保管、利用的规范化工作流程，是由村建、镇建、还是镇村合建，档案存放到哪里更好，防治如何有机结合，镇村如何运转等等，没有可资借鉴的固有模式，尚处于“摸着石头过河”的建档阶段；二是没有很好地保管、使用机制。

健康档案是一种动态的档案，它是随着个人的生命体征和生活习惯的变化而变化的，但现有的纸质档案仅能作为掌握基本信息的“绿本本”和为建而建的“死档案”，不能很好地进行诊疗信息的更新。

（三）内容标准不统一。

在建档内容上，有的首次建档只进行了档案封面、基本信息表和信息卡的填写；有的在前三者基础上增加了体检表，责任医生和建档人等相关内容的填写没有进行统一要求。

在编码规则上，大部分是按照省里要求的十六位编码规则进行的，而有的又是按照合作医疗编码格式进行的编码，另外档案封面的末位编码是填写还是不填写，或者是填写户主的编码等，全区编码格式不统一。

在服务项目上，涉及妇幼保健的全区服务规范尚未出台，有些新的要求与建档表格内容是否一致，也是原因之一。

（四）工作任务很繁重。

一是九大基本公共卫生服务项目今年在我区才启动，建立居民健康档案是前提是基础，在建档率由原来的15%提高到30%的同时，要求所有公共卫生服务项目均要达到规范要求，节奏过快，并非一躇而就的事；二是有些村（居）民流动性大，居住地点不固定，健康档案不能及时的建立和更新；三是村民自我保护意识的提高，误以为“建立健康档案的就是来拉生意的”，工作人员往往遭遇群众的“闭门羹”，无疑也增加了工作的难度。

（五）建档方法待创新。

当前的建档有卫生院抽调人员进行的建档，也有依赖于村卫生室进行的建档，大多采取的入户调查，健康体检的方式进行的，如全部依托卫生院建档，耗时耗力不说，进度也很缓慢，就其本质来说只是完成了一般体检项目和基础信息录入。

（六）设施设备很落后。

“健康档案管理要具有必须的档案保管设施设备”，只有档案室具备此条件，由于健康档案是动态档案，存放到档案室实不现实。

从档案利用的角度讲，理想状态是将已建立地档案存放在收费室，与合作医疗管理科合并，便于及时调取、查阅和利用档案，而现已建立的档案基本上都存放在公卫科内，根本不具备档案管理“八防”的要求，也不便利用。

二、对策及建议
（一）进一步加强组织领导，切实增强健康档案在“一把手”工程中的渗透力。

健康档案是记录与居民健康档案有关的系统性资料，是扩大医疗市场、掌握医疗信息，规避医疗风险的需要，是为居民提供连续性，综合性，协调性和完整的医疗保健服务的需要，是实施预防医学措施，评价医疗质量的需要，是转变服务模式，加强医患沟通的需要。

因此要将健康档案纳入镇村卫生工作的主要考量之一，纳入一把手工程，建立区、镇、村和部门之间的有机联系工作机制，成立领导小组，组建工作专班，形成领导重视、专班负责、部门指导的良性工作格局，切实明确各自工作职责，为建立居民健康档案提供组织保障。

（二）进一步加大宣传力度，切实增强建立居民健康档案重要性的感染力。

通过会议、板报、广播、告之书等渠道多形式开展居民健康档案的宣传，形成领导认为必要，群众认为必需，专班认为必然的主动建档、愿意建档的氛围，真正使群众觉得居民健康档案是对其健康状况及其发展变化，以及影响健康的有关因素和接受诊疗服务过程的系统记录文件，建档对健康有好处；使医务人员认为居民健康档是开展公共卫生与基本医疗服务的前提性、基础性和关键性工作，两者相辅相成，建档对医疗服务有促进；使各级领导感到居民健康档案是深化医药卫生体制改革，实现基本公共卫生服务逐步均等化的重要举措，可以为政府制定卫生政策提供参考依据，建档对公共财政有益处；使医疗机构明确居民健康档案是当前卫生工作的重中之重，减少基本医疗对公共卫生项目的排它性，两项职能并驾齐驱，建档对建树品牌有帮助，切实增强建立居民健康档案工作的感染力。

（三）进一步明确工作内容和目标，切实增强建立居民健康档案的操控力。

一是要明确建立健康档案的内容，即首次建档究竟建什么，怎么建，填哪些表格，笔者认为，因基本公共卫生服务在我区尚属起步年，可以考虑按照《宜昌市卫生局关于进一步加强城乡居民健康档案管理的通知》（宜卫函[2010]38号）文件要求，只要完整填写健康档案封面、基本信息表以及居民健康信息卡三项表单即视为完成首次建档，其他的医疗卫生服务记录表在居民发生诊疗活
动后及时补充和更新完善，实现一年起步，两年规范，三年建完的工作目标。

二是要明确建档的工作目标。

既要明确建立居民健康档案的年度数量目标，又要明确建立居民健康档案的终极目标，不能仅限于为建档而建档，更要明确建档与基本公共卫生服务的关系，切实明确建档是服务的前提，服务是建档的目标，建档是服务的内容，服务也是建档的形式，建档统领基本公卫服务，公卫服务融入建档之中，从而实现在建档中服务，在服务中建档。

三是要统一建档标准。

要按照《湖北省城乡居民健康档案（2009）》要求，做到统一内容标准，一般对象有哪些资料，重点对象有哪些资料，今年的访视资料是否全部按规定完成等；统一编码规则。

基于健康档案和合作医疗证编码规则不同，可统一为：10至11位为村编码，村编码与合作医疗证编码一致，12至15位为家庭户流水编码，统一以村为单位从1开始编起；第16位为家庭成员编码，以家庭为单位按成员的长幼顺序从1开始编起；统一填写口径，如封面的编码可统一为填写第一位家庭成员，责任医生为辖区内乡村医生，多位医生按管片划分，做到不空项、缺项、漏项，保证建档质量，切实为动态记录居民健康资料的系统化打下基础。

（四）进一步完善工作机制，切实增强建立居民健康档案的创新力。

一要立足“三个先后”。

建档可按照先试点、后铺开，先重点、后全面，先基础、后完善的原则进行。

即在实施方法上采取个别村先行试点，在总结经验的基础上，再在全镇范围内进行推开建档。

同时要统筹安排居民建档与日常医疗服务，做到相互促进；先突出抓好国家基本公共卫生服务项目要求的老（65岁以上老年人）、少（0-36个月儿童）、孕（孕产妇）病（高血压、Ⅱ型糖尿病和精神病）等重点人群的建档和健康管理记录，以重点对象带动重点家庭，再逐步推向所有人群建档；利用合作医疗信息平台、预防接种信息平台、妇幼保健信息平台或人口信息管理平台等可以共享的社会信息资源弄清姓名、性别、出生年月、身份证号、与户主的关系、户籍、文化程度等基本信息，再通过门
诊接诊、健康体检、疾病筛查或入户服务等方式逐步采集或完善相关信息，确保获取信息的多元化与有效性。

二要坚持有序推进。

为保证工作的有序开展，各村在建档中务必以组为单位，按照应建则建、建就建完、建就建好的原则逐户逐员进行规范建档，确保组不漏户、户不漏人，最好是将慢病服务的考核指标与建档进度保持一致。

三要加快推进健康档案数据信息化。

没有健康档案数据信息平台就无法保证信息的更新。

当前，档案主要建立了基本信息和重点对象随访内容，对于患者的就诊、转诊、会诊内容的更新是无法进行的，而且对一年四次的随访，如何保管和更新等也暴露出一些问题，所以开发出信息管理平台，而且是以省为单位进行开发显得迫在眉睫，很有必要。

四要明确后续管理。

一是建议局机关成立公共卫生股，做到一个科室对外，一个声音向下，便于对基层公共卫生服务的工作部署和集中指导；二是档案法第十三条规定“机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构，应当建立科学的管理制度，便于对档案的利用；配置必要的设施，确保档案的安全；采用先进技术，实现档案管理的现代化”。

档案建立以后，要出台相应的办法，如何存放，如何保管，如何使用，从而发挥档案的凭证和参考作用。

（五）进一步加强督导和管理，切实增强建立居民健康档案的牵引力
加强督导既是掌握情况，摸清底数的途径，也是进行再培训再强化的过程。

要积极督促指导镇村按时间进度建立居民健康档案，及时发现和反馈建档工作中存在的突出问题，确保完成工作任务；推行督导员制度，指导和培训各地规范化建立居民健康档案，督促完成建档目标任务，并对已完成建档进行审核、验收，协调、解释、处理建档中的新情况、新问题，切实明确责任，确保工作落到实处。

各村要按建档要求和指导组意见不折不扣地做好建档，确保信息的真实、及时、准确。

对建档工作不力、质量不高、任务未完成的将按有关规定追究督导员和责任人的责任，确保人人有压力，人人有责任。