库存单据管理规范

1.POS领用单必须要有领出库区负责人和领用部门领用经办人签名确认（如领用 部门领用人在附件上已签名，可不用在POS单上签名）。 2.领出库区和领用部门必须正确。如领用部门无最小部门时要在备注注明最小领 用部门。 3.领用单必须注明领用用途，收货部打印申请表单作为电脑领用单附件送总部财 务管理部。如OA申请表无资产流程的要附手工资产表。 4.熟食专柜领用生鲜部商品的，由生鲜部主管或营运部主管签名，熟食、生鲜领 用超市商品的，由营运主管签名。 5.熟食领用原始单据须有制票人和生鲜负责人签名，且每个商品都要注明数量和 单价，每页要有合计数量和金额，单价及数量有更改须生鲜部主管以上人员 签名。 6.不同库区、不同部门的领用必须分开处理。熟食领用生鲜的领用单不同日期应 分开制作，原单日期应与领用单领用日期相符。 7.A、 对于OA领用申请的数量与商务系统领用数量不符时，要求如下： 1).当OA领用申请的数量比商务系统领用数量大时，要求出货门店的收货负 责人（小店由店长）在OA领用申请上修改并签名。 2).不允许商务系统领用数量比OA领用申请的数量大。 B、根据实际工作需要，跨门店的内部领用单，由出货门店汇总移交总部财务 管理 部。但要求领用门店的收货负责人签名确认。 8.单据整理必须按审核日期以单号按升序顺序排序整理移交。零金额的要在表中 注明。
1.必须有收货部负责人签名（收货部负责人休息时，由店长授权的人员 签名）。超市部各库区报损单由店长签名、总部监查部（监控室人员） 注明原因并签名确认。 2.超市库区的报损单报损数量超过5个或单价超过200元的必须由相关库 区的业务签名确认（详见监查部邮件通知）。 3.更改数量或删商品必须要收货负责人签名确认。 4.单据整理必须按审核日期以单号按升序顺序排序整理。总部财务部只 接只收超市部的报损单，生鲜部的免送。盘点损益的报损单要在表中 注明
6.来货单必须有供应商或供应商授权人签名（一定要签全名）或盖章或有效联
系电话、地址。 7.业务自采的验收单，来货单上必须有业务签名及供应商签名或盖章或有效联 系电话、地址。单价、数量如有更改供应商或业务必须签名。因供应商无法 签名需业务代签名，如外地寄货的，业务必须签“代”字。 8.收货部负责人（收货部负责人休息时，由店长授权的人员签名）必须核实送 货员在执行收货环节是否正确妥当（包括数据文字等清晰；签名手续齐全； 修改和更正明确等）后，方可签名确认。 9.修改处要画上“=”号，且更正处不可重叠在修改处上；所更正数据文字等 要清晰明确；签名手续要齐全明确。来货单没有记录而又有来货的或已画掉 的商品又发现有货时，要在来货单下方空白处重新抄写并签收货员全名。 10.更改手续 A.商品数量改小要有供应商签名或主管业务代签、改大要有收货人员签名， 但生鲜单据更改以收货员签名确认的实收数据为准。 B.单价改高要有主管业务签名确认。改低要有供应商签名或主管业务代签 C.数量、单价有修改时合计金额要同时修改。 D.有去皮或去水的，画掉原数量，注明实收多少。自采购入的整件整箱算 单位的要注明实收规格。
1.退货单（）必须有供应商、收货部负责人签名（收货部负责人休息时， 由店长授权的人员签名） 。 2.制单人应核对所退商品是否退错供应商（包括A、B户；已退场等）、 库区。 3.所退商品数量、金额有异常的，应核实清楚，不可有负数的退货单。 一进一退应在进和退两张单上都注明原因及对应单号（冲库存、拆解、 组合可不用对应单号）。如有补差价的须业务注明原因并签名。一进 一退收货负责人必须签名。 4.退货单免附附件。 5.单据整理以供应商结算方式（预付/非预付）为第一顺序（在POS进价 管理第二个业务单据核对表中，按退货已付和退货未付分开打印移交 单据清单），以供应商编码按升序为第二顺序，以单号按升序为第三 顺序进行排序整理移交。
11.验收单要附来货原始单据（来货单），原始单右上角必须有制单人写上对 应的验收单号并签名。所制商务系统验收单各项目内容必须与来货原始单据 各项目内容相符：包括：单位名称、库区、商品数量、单价金额、合计金额。 总部财务管理部只接受进价联的验收单。 12.只有赠品验收单和物料验收单在作退货处理时，可作负数量冲减。其它验 收单不能有负数量。 13.业务自采购入的工作工具、用具等不能当作商务系统验收单（）做验收单。 只能去报销费用。如生鲜部所用的刀、熟食专柜员工用的口罩等。 14.09年10月1日起，不再接收复印件来货单。特别情况送货是复印件时要有财 务总监的签名。 15.来货单上有赠品的，已做赠品单的应注明赠品验收单号，没做赠品单的应 注明原因，如捆绑或前台赠送。 16.下订单的送货单记载项如有涂改必须有送货方及收货方双方经办人员签名 确认，否则为无效；如修改项为单价或数量时，修改后的单价或数量只准许 低于或少于订单上的单价或数量，否则为无效。（该条款适用于单品品种及 送货量大于等于订单数量的80%） 17.单据整理以供应商结算方式（预付/非预付）为第一顺序（在POS进价管理 第二个业务单据核对表中，按验收已付和验收未付分开打印移交单据清单）， 以供应商编码按升序为第二顺序，以单号按升序为第三顺序进行排序整理移 交。



此次培训的主要内容是各门店收货员、制单员、送 单员和收货负责人在执行各自环节中应履行事项及 承担责任。具体单据如下： 验收单 退货单 批发单 报损单 配送单 领用单等皆指在商务系统软件制作的相应单据。 物料单
Ⅰ、各种单据的内容必须完整、真实、清晰；所填制项目必 须准确无误与实际相符；所有有 对应关系的单据其所对应的 项目必须相符；所有单据汇签必须按要求由相关人员签名， 字迹要清晰，不得乱涂乱改。否则将对相应人员按每单罚扣 2分，如影响公司声誉或导致公司损失的，以情节轻重扣520分。
1.必须有配送双方收货部负责人签名。 2.调出和调入不能为同一个店，但调出和调入必须同一个库区。总部财 务管理部只接受由调出库区收货部打印的配送单，但配送单由调入库 区收货部送总部财务管理部。 3.09年5月1日起生鲜熟食的配送单按配送价制单，一定要附原单。配送 原单数量更改由收货人签名确认，单价有更改的由生鲜采购业务或配 出门店的生鲜部主管以上签名确认。配送叶菜的数量以配出门店的数 量为准。配送不同库区的，原单必须分开。 4.在打印配送单（）时，生鲜配送单要选择生鲜格式的打印，超市配送 单选择超市格式的打印。 5.有退货的必须注明对应单号。配入库区没收到货不能做返配送的配送 单，而是要配出库区制作负数量配送单冲减。 6.单据整理必须按审核日期以单号按升序顺序排序整理移交。移交表要 以配送价打印。零金额和冲赠减库区的要在表中注明。
1、下文所提及验收单、退货单、批发单、报损单、配送单、领用单等 皆指在商务系统软件制作的相应单据。 2、具体单据：
1. 收货员在收货前必须审核来货单。 A、来货单重要记载项必须有“供应商名称”或“供应商代码”“送货日期” “商品名称及规 格”“商品条码”“单价”“数量”“单位”“金额 （包含每页合计）”，纸张以A4纸或A4纸的一半为标准，如有不合格纸张， 需重新抄写。来货单要收执“顾客联”（供应商向公司购买的送货单就要收 执“收货联”）。如没有注明联次的则收执第一联。 B、来货单必需保持完整，清晰，整洁。 2. 收货员在收货时必须按实际数量/名称/条码等项目准确无误地验收。 不 得有弄虚作假等行为（如帮其他收货员签名；实收货少，原单数量多； 没 收到货，先签名交单等）。 3. 收货员点完货后必须盖收货章。且所盖收货章的日期须与送货日期一致 （原单日期可以小于等于 收货日期，但相差不超5天）。不可盖在数 量/单价/金额等数据要处。 4. 收货员在点完货后必须核查收货单据手续是否齐全（包括数据文字等是否 清晰；供应商和公司相关人员签名手续是否齐全；修改和更正是否明确）， 后，方可在来货单右下角空白处签名确认。 5.点完货确认后应立即拿给收货负责人签名确认，不得迟交或无交送货单给收 货负责人签名确认。
6.来货单必须有供应商或供应商授权人签名（一定要签全名）或盖章或 有效联系电话、地址。 7.点完货确认后应立即拿给收货负责人签名确认，不得迟交或无交来货 单给收货负责人签名确认。 8.来货单要收执“顾客联”（供应商向公司购买的送货单就要收执“收 货联”）。如没有注明联次的则收执第一联。收货部要进行物料库存 管理的来货单（物料单如：制服/洗洁精等）还需要附上收货部所开库 存管理的“收货联”，两单附在一起。 9.物料验收单与商务系统验收单（）一样。收到货的次日移交总部财务 管理部。如存在手续问题无法当天移交的，最迟于三天内移交。
10.制单员在1号五点三十分前制作《每月未完全OK的 批发单（时间）》表用OA形式发送给总部财务管理 部。 A、《每月未完全OK的批发单（时间）》表内容： 1).载至当月止所有未送上已审批发单 2).按客户编码和名称-单号-批发金额-进价 金额-库区编码 11.总部财务部只接POS“批发单联”的批发单。 12.单据整理必须按审核日期以客户编码按升序为第 一顺序，以单号按升序第二顺序排序整理移交。 13.除XX有限公司外，其它送货单必须在当月审核完 批发单。
1.批发单要有收货部负责人（收货部负责人休息时，由店长授权的人
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员签名） 、店长签名， 需盖收货部发货章。附上附件（如誉福和十 个档口）。 2.要以公司的“商品【】单”作为批发单附件。 3.客户确认及更改确认在送货单（《商品【】单》）上签名即可。如已 客户商定在批发单上签名的，附件可不再签名。 4.送货单数量改小必须有送货员签名确定，改大必须有客户签名确认； 送货单单价改低必须有业务主管签名确定，改高必须有客户签名确认。 5.修改处要画上“=”号，且更正处不可重叠在修改处上；所更正数据 文字等要清晰明确；签名手续要齐全明确。送货单没有记录而又有送 货的或已画掉的商品又发现有货时，要在送货单下方空白处重新抄写 并且送货员和客户双方必须确名确认。
1.收货员在收货前必须审核来货单。来货单重要记载项必须有“供应商 名称”或“供应商代码”“送货日期” “商品名称及规格”“单 价”“数量”“单位”“金额（包含每页合计）”，纸张以A4纸或A4 纸的一半为标准，如有不合格纸张，需重新抄写。来货单必需保持完 整，清晰明确。 2.收货员必须按实际数量/名称等验收。不得有弄虚作假等行为（如帮其 他收货员签名；实收货少，原单数量多；没收到货，先签名交单等）。 3.收货员点完货时必须盖收货章。且所盖收货章的日期须与送货日期一 致（原单日期可以小于等于收货日期，但相差不超5天）。不可盖在数 量/单价/金额等数据要处。 4.收货员在点完货后必须核查收货单据手续是否齐全（包括数据文字等 是否清晰；供应商和公司相关人员签名手续是否齐全；修改和更正是 否明确）后，方可在收货单右下角空白处签名确认。 5.公司制服必须有行政人资部相关人员的签名。

Ⅱ、为确保单据规范、准确、完整并及时传递，为公司的经营管理提 供及时、准确的财务数据。制单员必须对单据复核，检查无误后才能 录入，审核POS单，否则将对制单人按每单罚扣2分，如影响公司声誉 或导致公司损失的，以情节轻重扣5-20分，并负担损失部分金额。

审核原单： 录入 核对单

1.核原单（供应商来货单验收单/批发 送货单/内部单/退货单）。 A.制单员在制单前必须审核原单 单据手续符合要求后才可制单。 B.来货单日期或送货单日期（批 发单）与交单制单的日期是否一致。 如有手续问题最迟3个工作日内完成制 单。超3天须附书面通知（通知须营运 部和监查部人员签名）。 C.原单注明的供应商名称或供应 商代码是否一致；订单与原单（供应 商送货单/批发发货单）是否一致。
6.客户接收执送货单《商品【】单》的 “结算联”（第二联），总部财务管理部 接收送货单（《商品【】单》）的“存根 联”和“回单联”（第一和第三联）及批 发单的“红联”（第二联）。 7.有附件的批发单备注必须注明附件单号 等内容。半导体批发单备注必须注明订单 号和部门的名称。 8.批发单进价高于批发价时须采购主管签 名（除生鲜库区外）。 9.烟酒专柜盘点冲数的批发单必须有监查 部负责人和承担责任人签名确认。