扬州市中级人民法院电子档案软件及档案扫描

扬州市中级人民法院电子档案软件及档案扫描

询价要求

扬州市中级人民法院近期将进行档案扫描及电子档案软件实施，特委托我中心进行询价采购，本项目共分两部分，一：档案软件部分；二：档案扫描加工部分，分别要求如下：

1.档案软件要求

档案软件除了档案管理的一些基本功能外，还必须和我院正在使用的“法院综合信息系统”进行对接，以方便查询、浏览、下载等，为我院提供提供档案信息资料。另外，档案软件还要具备以下功能并有江苏省内法院成功实施的案例：

1）可根据操作人员不同权限提供档案资料的新增、修改、删除、打印档案维护功能。

2）对调阅与借用档案进行时时跟踪管理，可以实现多人查看同一档案资料。

3）对档案各类相关文书（如：Word、Excel、TIF、PDF等）进行电子格式文件存储。

4）根据多重条件对档案进行归纳统计如：归档统计、调卷统计、库藏统计、归档借阅月统计。

5）建立约束条件保证数据录入的准确性和完备性。

6）多种查询方式如包含、大于、等于、范围等查询方式；查询速度快。

7）可将电子文书与档案批量挂接，无须人工录入。

8）由系统管理员统一分配权限给操作员。

9）数据输入方式多样化，如主题词自动抽取、编码输入、自动输入等。

10）系统使用界面采用标准Windows浏览方式，清楚直观。全部信息在一个窗口中，不用切换窗口就可以浏览全部信息，。

11）支持触摸屏的操作。

12）支持财务等相关内容的档案

2.档案扫描加工要求

1、完成时间：全部计划用时两个月

2、自行携带扫描仪，采用200DPI分辨率以上TIFF及JPG格式进行图像扫描，扫描完成后公司将提供光盘数据备份。

实施内容与流程：主要工作包括：卷宗出库、档案整理、排序索引、资料扫描（信息著录）、图像质检（信息检查）、卷宗材料装订、卷宗回库。其中，档案的出入库、档案整理和档案装订是由人工完成-的。

扫描工艺流程：

领取档案［领档记录表］

定位

（整理、分类、编码、撤档、信息、著录）

扫描

档案装订图片整理、标准化

质量检验数码档案检验

档案归还数码档案保存［还档记录本］

_________ I ___________ I ____________

档案扫描档案制作质量保证

档案交接

注：符合《中华人民共和国纸制档案数字化技术规范》的要求

（1）、领取纸质档案

从档案室中领取纸质档案，并与档案室管理人员进行档案领取记录。主要记录事项有：时间、档案数量、档案号、人员确认签字、入库时间（档案归还时填写）。

（2）、档案扫描

将己经整理过的档案交给扫描操作员，进行档案扫描工作，档案扫描将

依据国家档案局下发的《纸质档案数字化技术规范》的要求对页面为黑白两色，并且字迹清晰、不带插图的档案，采用200DPI 分辨率黑白二值模式进行扫描，对页面为黑白两色，但字迹清晰度差或带有插图的档案，以及页面为多色文字的档案，采用灰度或彩色模式扫描。

（3）、电子图像标准化处理

扫描操作员扫描结束后，将由专门质检人员对图像进行检查，保证图像端庄、清晰、无黑边，图像倾斜度不大于1度、对图像中的污点进行清除（不对图像内容进行修改）,图像在50%的比例下浏览看不到电子档案污点。

当发现图像折叠、变形、不清晰时必须对图像重新扫描。

（4）、电子档案保存与数据库挂接

档案制作完成后，经过多次检查，在保证图像质量和数据正确后，

制成电子档案数据库

（5）、档案的装订

纸质档案扫描、质检的工作完成后，由装订人员把档案进行恢

复装订

（6）、原始档案回库

上述工作完成以后，由工程人员归还档案并进行下一批档案的领取。

（7）、数据的抽检与验收

在档案数字化加工（工程结束）时我院将依据国家档案局下发的《纸质档案数字化技术规范》要求达到或超过：“一份档案数字化转换质量抽检的合格率达到95%以上（含95%）”的规定随时对己完成的电子档案与原

始档案进行抽查（验收）。

合格率二抽检合格的文件数/抽检文件总数*100%

（8）档案电子化过程中的特色服务

档案信息化的过程本身也是原始（纸质）档案管理正规化的

过程，同时也是数据初始化的过程，通过有效的档案整理和复查，将提高档案的准确性和有序性。

四、工作场地：

我院将为数字化加工中心提供不小于20平方米的办公场地、电源、网络等必要的办公桌椅。

在档案数字化加工过程中，我院派人给与配合，主要负责档案的

交接和管理，随时对制作完成的工作进行抽检，明确修改意见等。