文件与记录管理制度

文件与记录管理制度

1、范围

本制度规定了公司文件和记录的管理职责、管理范围及使用准则。

2、总则

2.1 按照《文书档案管理细则》、《科学技术档案管理细则》和《声像档案管理细则》的要求对文件和记录进行归档管理。

2.2 公司文件和记录由质检科和生产技术科协商设专人统一分类管理。

2.3公司文件应长期保存，各项记录至少保存2年，管理要科学系统，确保各相关部门能够及时查询历史资料。

3、文件及记录的保管和使用

3.1文件和记录由专人集中管理，本单位有关人员可以查、借阅。借阅应做好登记，用后应按期归还。

3.2资料管理人员应熟悉和掌握资料情况，各类文件与记录均应分专业、分类立卷，并编制检查目录。

3.3任何人未经董事长（总经理）批准，不得将公司文件及记录私自提供给公司以外人员，否则除承担500元罚款外，对由此造成的一切后果负责。

3.4 经确定需销毁的文件和记录，由管理人员编造销毁清册，经总经理或经理批准后销毁。销毁的文件和记录清单由管理人员永久保存。

4、文件和记录包括：

4.1公司产品使用的国家标准和企业标准

4.2公司产品技术文件资料

4.3公司产品工艺文件资料

4.4公司设备技术档案

4.5公司化验分析仪器技术档案

4.6公司产品登记材料档案

4.7公司各项管理制度及质量保证体系文件

4.8公司生产经营活动中形成的各种记录

5、记录

5.1文件记录资料借阅登记表