文件记录和档案管理制度
文件记录和档案管理制度
文件记录和档案管理制度一、前言文件记录和档案管理制度是一种规范和保护文件和档案的重要措施，是各类单位和组织必须遵守的规定。
归档是防止文件和数据丢失、损坏、泄漏和被篡改的有效方式，同时能提高文件的利用价值。
本文将介绍文件记录和档案管理制度的内容和实施方法。
二、文件管理的内容2.1 文件记录的定义文件记录是指机构或单位在工作过程中所形成的各种文字、表格、图表、图片等记录信息的载体。
2.2 文件记录的分类文件记录可分为以下几种类型：1.通知、公告、通报、简报2.决策、决定、命令、指示、规定、制度3.业务活动计划、总结、报告、方案、意见、建议、评估4.调研报告、统计报表、手册、说明书、标准规范5.其他必要的文件和资料2.3 文件记录的管理文件记录的管理应符合以下原则：1.完整性和真实性：文件记录应当真实、全面、正确、清晰，符合事实及法律法规的规定；2.保密性和安全性：文件记录应当严格保密，防止泄露和丢失，安全存储；3.保管期限合理性：文件记录的保存期限应根据法律法规的规定和实际需要定期进行审查调整，设置保管期限，过期文件应当依法予以销毁或归档处理；4.检索和利用方便性：文件记录应当便于检索和查阅，方便利用。
2.4文件记录的保管文件记录的保管主要包括以下方面：1.文件的外观要整洁、清晰，标注重要信息；2.文件的编号标注要清晰、统一，在编号管理制度规定的范围内进行；3.对于长期保管的文件记录，要注意减少恶劣环境对文件产生的影响；4.对于涉密或重要文件记录的保管，要进行分类、加密、备份、定期检查、报废等操作。
三、档案管理的内容3.1 档案的定义档案是指各种载体上的文件记录，包括纸质档案、电子数据档案、微缩胶片档案、图像档案等。
3.2 档案的保管期限根据《档案管理条例》的规定，档案保存期限一般分为永久保存、长期保存和短期保存。
1.永久保存档案：如重要历史、文化、科技遗产以及领导、机构、人员重要事迹的档案等；2.长期保存档案：如对研究、审计、监督、审批、社会评价等有重要作用的档案；3.短期保存档案：如日常业务、统计、计划、档案决策等及时性强并不必须长期保存的档案。
文件及档案管理制度
第一章总则第一条为加强本单位的文件及档案管理工作，确保文件及档案的完整、准确、安全和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有文件及档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。
第三条文件及档案管理工作应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保文件及档案的完整性，防止丢失、损毁或篡改。
2. 准确性原则：确保文件及档案内容的准确性，保证信息真实可靠。
3. 安全性原则：确保文件及档案的安全，防止火灾、水灾、盗窃等事故发生。
4. 有效性原则：确保文件及档案的及时利用，提高工作效率。
5. 保密性原则：严格按照国家保密法规，对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的文件及档案进行保密。
第二章文件及档案的收集第四条文件及档案的收集范围：1. 国家法律法规、政策文件；2. 本单位规章制度、发展规划、工作计划；3. 工作总结、会议记录、报告、请示、函件等；4. 专业技术文件、科研报告、设计图纸、实验记录等；5. 会计凭证、财务报表、审计报告等；6. 其他需要归档的文件及资料。
第五条文件及档案的收集方式：1. 收集本单位各部门、各岗位产生的文件及档案；2. 收集上级机关、外部单位发送的文件及档案；3. 收集与单位业务相关的内部资料；4. 收集涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的文件及档案时，应严格按照保密规定执行。
第三章文件及档案的整理第六条文件及档案的整理应遵循以下要求：1. 分类：按照文件及档案的性质、内容、时间等进行分类；2. 编号：对分类后的文件及档案进行统一编号；3. 编目：对文件及档案的基本信息进行编目，包括名称、作者、日期、密级等；4. 装订：按照规定格式对文件及档案进行装订；5. 检查：对整理后的文件及档案进行检查，确保质量。
第四章文件及档案的归档第七条文件及档案的归档时间：1. 一般文件及档案，自形成之日起满一年后归档；2. 特殊文件及档案，按照国家规定或单位实际情况确定归档时间。
安全生产文件和档案管理制度（5篇）
安全生产文件和档案管理制度一、文件管理制度1. 目的确保安全生产相关文件的编制、传输、储存、使用和销毁等过程的规范性和有效性，保障安全生产工作的顺利进行。
2. 适用范围适用于所有安全生产文件的管理。
3. 文件编制(1) 文件应明确名称、编号、日期、主题、保密级别等基本信息。
(2) 文件应由专人负责编制，并由有关部门审核和批准。
(3) 文件内容应真实、准确、完整，表述清晰、简明、易理解。
4. 文件传输(1) 文件传输方式包括纸质传递、电子传递等，传递过程要确保文件的安全性和完整性。
(2) 文件传递应有传递记录，记录传递时间、传递人员等相关信息。
5. 文件储存(1) 纸质文件应存放在封存保管的柜子或柜子里，定期检查文件状态，确保文件的完好无损。
(2) 电子文件应进行分类储存，制定储存措施，防止文件丢失和损坏。
6. 文件使用(1) 文件的使用应按照相关程序和权限进行，谨慎处理。
(2) 对涉及商业秘密、个人隐私等敏感信息的文件，应严格控制访问权限。
7. 文件销毁(1) 对于无效、过期的文件，应及时进行销毁，避免造成混淆和错误的使用。
(2) 文件销毁应有明确的流程，包括审批、记录等环节，确保文件的安全销毁。
二、档案管理制度1. 目的规范安全生产档案的建立、管理和利用，保障安全生产工作的追溯性和可持续性。
2. 适用范围适用于所有安全生产档案的管理。
3. 档案管理机构设立专门的档案管理机构，负责安全生产档案的管理工作，包括档案的收集、整理、保存、借阅、调阅、销毁等。
4. 档案分类按照安全生产的不同领域和内容，对档案进行分类，便于管理和检索。
5. 档案记录对于每个档案，应有明确的记录，包括档案名称、编号、日期、主题、保密级别等基本信息。
6. 档案保存档案应按照规定的保存期限进行保存，确保档案的完整性和可准确性。
7. 档案利用档案的利用应按照相关程序和权限进行，确保档案的合法性和安全性。
8. 档案借阅和调阅档案的借阅和调阅应有明确的程序和规定，申请借阅和调阅的人员应提供相关证件和理由。
文件记录和档案管理制度
文件记录和档案管理制度1. 简介文件记录和档案管理是组织或个人在日常工作中不可或缺的重要工作内容。
好的文件记录和档案管理制度可以确保组织或个人能够及时、准确地保存、查阅、整理和利用文件和档案，以提高工作效率和管理水平，确保工作顺利进行。
本文档将介绍文件记录和档案管理制度的相关规定和原则，以帮助组织或个人建立完善的文件记录和档案管理制度。
2. 文件记录制度2.1 文件的定义在本文档中，文件指任何形式的书面记录，包括但不限于：纸质文件、电子文件、音像资料、电子邮件、短信、微信等。
2.2 文件的保存期限组织或个人应根据文件的种类和需要，制定不同的保存期限。
一般来说，重要的文件应长期保存，不重要的文件可以适时销毁。
2.3 文件的分类、编号和归档组织或个人应根据文件的种类和需要，制定不同的分类、编号和归档方法，以便于查阅和管理。
在文件编号和归档过程中，必须保证文件编号的唯一性和文件归档的完整性。
2.4 文件的查阅和借阅组织或个人应根据需要，制定文件查阅和借阅的规定。
在文件查阅和借阅过程中，必须保护文件的安全和保密。
3. 档案管理制度3.1 档案的定义和分类在本文档中，档案指具有历史、科学、艺术或行政价值，长期保存的文件和资料。
档案根据其性质和用途，可分为行政档案、科研档案、艺术档案、历史档案等。
3.2 档案管理的原则和流程档案管理的原则是：真实、准确、完整、可靠、安全、保密。
档案管理的流程包括：档案的收集、整理、鉴定、编目、存储、利用和销毁。
在这个过程中，必须按照国家和地方的档案管理法规和规定进行。
3.3 档案的存储条件和保管措施档案的存储条件和保管措施应根据档案的种类和需要制定。
在档案存储和保管过程中，必须保证档案的安全、保密和完整。
3.4 档案利用的规定和要求档案的利用应按照国家和地方的档案管理法规和规定进行。
档案的利用应具有严谨性、规范性和界限性。
在档案利用过程中，必须保证档案的安全、保密和完整。
4. 合规性要求所有组织或个人在文件记录和档案管理过程中，必须遵守国家和地方的法律法规和行业规范，制定和遵守相应的规章制度和操作规程，确保文件和档案的合规性、真实性和准确性。
文件、记录和档案管理制度
文件、记录和档案管理制度1 目的为了对安全标准化的文件和档案进行控制，确保文件的充分性、适用性、有效性，特制定本制度。
2 适用范围本制度适用于本公司各单位可参照本制度制定符合实际的管理制度。
3 术语和定义3.1文件指的是形成的正式文书，分为公文、文书、函件和其他文件。
3.2记录和档案指生产活动中直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息。
4 职责4.1主要负责人负责安全标准化运行文件的批准；负责安全标准化文件的评审和组织修订。
4.2安环部负责安全标准化文件、资料的收集、安全标准化文件的发放、控制管理，并负责整理、分类、保存、归档、借阅和销毁；负责安全资料档案和消防档案的归档和管理。
5 工作程序5.1文件资料控制（1）外部文件：与本公司有关的上级机关或行业协会下发的决定、批示、规定、通知等；（2）内部文件：安全标准化文件及相关记录，包括：本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、消防档案等（3）与安全有关的法律、法规、技术标准、工具书等（4）文件的编号本公司根据安全标准化文件的管理需要将安全标准化文件进行编号：管理制度：编号为LSDQ–顺序号-版本号（A、B……）表单：编号为LS-BD-顺序号（三位）（5）文件和资料的管理1）文件的发放按文件规定的发放范围由安环部负责，并作好《文件发放记录》。
2）安环部负责文件资料的及时修改、补充或换版，及时更换新版本和更改《有效文件资料清单》，将失效、作废文件资料收回，标识登记，并销毁处置。
3）文件的持有部门（人）负责妥善保管和使用有效文件，如有毁损，丢失，及时向安环部报告。
4）本公司所有与消防安全有关的法律、法规、技术标准、工具书等，由安环部负责标识、保存和借阅并建立资料清单和借阅记录。
如发生丢失或损坏，安环部及时进行处理。
5）各部门收到的与安全有关的外部文件应及时交由安环部登记，并下发到相应的部门，做好《文件发放记录》。
6）借阅文件时，应办理借阅手续，借阅人应对所借阅材料妥善保管，不得损坏、丢失，并按期归还。
安全文件和记录档案管理规定
文件、记录和档案管理制度1 目的规范公司文件的发放，明确各环节在文件使用过程中的职责，确保各环节普及并正确使用文件，保证安全管理体系在各环节正常运行。
2 适用范围适用于本公司对文件的发布、发放、使用及管理。
3 职责3.1人事人事行政部负责对文件的发放、发布方式、范围进行规范；并负责保管受控文件、表单的管理，对现有的文件和表单进行适时的备份和更新；同时对外来标准进行实时跟进；3.2人事人事行政部负责上传文件，技术支持服务3.3人事人事行政部负责接收、收集、整理、立卷、保管，并监督各部门的安全生产档案管理工作3.4各部门负责对接收到的文件进行正确的使用及保管。
3.5各部门负责人负责在文件执行过程中的传达、监督和指导工作；3.6技术部负责对技术资料的编制和管理；3.7非发放范围人员应按本文相关规定使用文件。
4 具体内容4.1文件运行流程图：人事人事行政部安管人事人事行政部人事人事行政部职能部门人事人事行政部4.2文件的发放与回收：批准文件管理发布执行收集、立卷、归档更改、订修文件文件新增4.2.1文件在修订或新增后，人事人事行政部统一对文件进行发放与回收。
4.2.2发放方式：现场作业指导类文件采用纸质形式发放到工作现场，记录表单在公司的共享上共享使用。
4.2.3发放范围：人事人事行政部持有完整的体系文件，公司助理主任级以上人员、部门体系接口人等根据工作需要，查阅范围人事人事行政部可根据阅读需求设定相应权限予以控制；纸质文件根据需要发放到各部门或人员。
4.2.4体系文件均应受控，纸质文件加盖“文件受控章”；4.2.5文件发放和回收由人事人事行政部负责，发放的纸质文件需加盖蓝色“文件受控章”，并记录于《文件、规章制度发放借阅登记表》。
空白表单不需要加盖本文4.3.4中所提到的印章。
4.3印章管理：4.3.1所有印章由人事人事行政部负责订制和管理，各部门根据需求向人事人事行政部提出相关申请。
4.3.2为确保修订的文件在相关环节的充分性和适用性。
管理制度评审和修订制度及文件记录和档案管理制度
管理制度评审和修订制度及文件记录和档案管理制度管理制度评审和修订制度及文件记录和档案管理制度是组织内部重要的管理手段，其目的是为了规范组织内部的运行流程，提高工作效率和质量。
本文将从管理制度评审和修订制度以及文件记录和档案管理制度两个方面进行探讨，对其进行具体分析。
首先，管理制度评审和修订制度是指组织内部对现行管理制度进行定期评审和修订的一种制度。
其目的在于审查现行管理制度的可行性、完整性和适用性，保证其与组织内部实际工作相匹配。
其基本流程一般包括问题识别、问题分析、解决方案的制定、方案实施和效果评估等环节。
评审制度具体有以下几点：一、制定评审标准。
评审标准的制定应该基于组织的特点和业务需求，针对性强，能够客观评估现行制度的有效性。
二、明确评审周期。
评审周期的确定应根据实际情况来定，一般建议每年或每两年进行一次评审，确保制度的及时修订。
三、形成评审团队。
评审团队由一定数量的专业人员组成，他们应具备专业知识和评审经验，能够全面、准确地分析和评估制度的有效性和适用性。
四、开展评审工作。
评审工作应以专业的态度和方法进行，充分听取各方意见，全面了解制度的实施情况，在保证制度完整性的前提下，结合实际情况进行必要的修改和补充。
其次，文件记录和档案管理制度是指组织内部对各类文件进行准确记录和有效管理的一种制度。
具体包括文件的归档、存储、检索、保管和销毁等环节。
针对文件记录和档案管理制度，具体的要点如下：一、明确文件管理的责任和权限。
明确组织内部各级人员在文件记录和档案管理中的具体职责，明确权限和权限分配，确保文件管理工作的顺利进行。
二、规范文件记录的格式和要求。
要求文件记录的格式一致、准确、完整，对文件的编号、命名、格式等进行规范，并确保文件的主体、时间、内容、相关人员等信息明确记录。
三、制定文件存储和档案保管制度。
确定文件存储的物理位置和档案保管的责任人，制定对文件和档案的存储和保管要求，确保文件的安全性和完整性。
文件、档案资料管理制度
文件、档案资料管理制度（实用版）编制人：__________________审核人：__________________审批人：__________________编制单位：__________________编制时间：____年____月____日序言下载提示：该文档是本店铺精心编制而成的，希望大家下载后，能够帮助大家解决实际问题。
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文件、记录和档案管理制度
文件、记录和档案管理制度一、目的：公司的文件档案资料是公司行政办公和经营活动中不可缺少的管理手段，为了规范公司的文件档案工作，加强对公司档案的科学管理，有效地保护和利用档案资料，依据《中华人民共和国档案法》，结合本公司实际情况，特制定本制度。
适用范围二、适用范围：本制度适用于企业文件档案管理的全过程。
三、管理职责：3.1 行政管理部是公司文件档案（会计档案除外）的归口管理部门，负责文件档案管理制度的贯彻及在各部门的执行检查，加强对文件档案的业务领导和工作实务指导。
3.2 企业各部门所负责的部门内部档案资料，应有专人兼管。
同样也应执行本制度所规定的各项条款要求。
3.3 文件档案室是公司对文件档案的专管机构，在行政管理部的领导下，行使文件档案的管理职责。
3.4 档案管理人员必须维护档案的完整与安全，并接受必要的培训。
四、文件档案归档资料的范围和形式：4.1 归档范围：法规性文件、计划性文件资料、批示性文件材料、公司的重大会议决议、企业级总结性文件、凭证性材料、重要汇报性材料、劳资人事档案资料、调研性资料、产品技术资料档案、产品设计开发资料、市场信息、产品质量档案、用户档案、各种指标类定额类文件、证件性文书资料、馈赠性资料、企业会计档案（会计凭证档案、会计帐簿档案、会计报表档案等）。
4.2 归档资料形式：纸质文档、光盘、U盘、声像制品资料、图片、匾牌、奖章、证照及实物等。
五、文件资料的立卷归档5.1 档案的收集5.1.1凡属本制度第四条所涵盖的文件资料，均应归档统一管理，各部门应做好资料的分类立卷，至次年元月底整理归档；会计归档类在年度终结后，由行政管理部门编造清册，每两年归档一次。
5.1.2银行票据由行政管理部立卷留存；各类报表（应收帐报表、销售报表等）报相关领导阅后由专人回收并即刻销毁，只行政管理部立卷留存。
5.1.3业务计划、往来函等业务传真、资料由行政管理部立卷留存。
5.1.4各类外来文件、资料由行政管理部负责立卷留存；内部文件原则上各部门传阅后，即由行政管理部回收立卷留存。
文件和档案管理制度
文件和档案管理制度文件和档案管理制度为了保证组织机构内部的各项工作有序、高效的进行，为了实现信息的及时、准确的响应和服务，制订文档管理制度对于提高工作效率、保护组织机构的各类资料具有重要的作用。
一、总则1、本制度所称文件和档案是指作为组织机构日常工作内容和管理活动记录的各类文件和资料，包括：（1）办公自动化系统生成的电子文件及邮件；（2）纸质文件、卷宗、册页、图表、图片、录音资料、电影电视资料等；（3）各类会议、协商、商谈、签约、交流、答记、备忘、纪念、誓约等活动的纪录材料；（4）文件产生的原文、复文、电传、传真、报告、述报、期报、通报等。
名称、类型、格式、介质、鉴定以及管理规定详见本制度之后各章节。
2、文件和档案管理工作应严格遵守国家、省、市有关法规、规章和制度，依照本制度的规定进行，保证文件和档案的完整性、真实性、保密性、安全性。
二、文件管理1、文件的生产、流转和利用应符合以下原则：（1）依照现代办公自动化系统的工作流程管理原理，对文件分级、领导批示，实行分级处理、分级保密、分级管理、分级查阅，不得随意泄露、变更和篡改。
（2）应按照文件的保密程度、备份日期、传输途径等多方面设计备份措施，能够有效避免突发问题对文件的损坏和丢失。
（3）对于存在较长时间的文件并且不再使用的文件要及时作废、销毁或归档，避免在没有必要情况下占据工作空间并带来可能的错误消息。
（4）对特定性质的文件（如国家秘密文件、公共财产文件等）应该具有相应的密级、保密级别和保护措施，有公文处理系统进行处理。
2、文档管理应重视质量和概览性，对文件进行制作和合理利用，应符合以下原则：（1）文件设计规范合理，信息传递完整、准确、清晰，与组织机构的工作密切契合。
（2）在撰写之前要考虑好目的、对象、形式等问题，并进行审查。
（3）对于电子文件，应该尽量减少文件大小并保证文件的可读性。
三、档案管理1、档案分为公开档案、限制档案和机密档案。
（1）公开档案：指机构中产生的文件及资料，无需保密措施。
文件和档案管理制度
文件和档案管理制度文件和档案管理制度是指一套完整的规章和规定，用于管理和保护组织机构、企业、政府部门等单位的文件和档案。
这个制度是非常重要的，因为它关乎到重要的信息的保密性，以及组织机构的管理效率。
一个好的文件和档案管理制度应该包括以下几个方面：一、文件分类管理文件分类管理是指对各类文件进行整理、归档和分类，并确定存档期限和呈报程序，以确保文件的及时、准确和安全的管理。
在文件分类管理过程中，需要区分机密、秘密、内部和普通文件，并对它们进行归档和分类。
同时，还要建立文件管理制度和文件编号制度，以便于文件的查询和管理。
二、档案著录管理档案著录管理是指对档案进行编目和著录，并建立档案目录。
编目要求准确、清晰、完整，目录要与著录相统一，以方便管理。
在档案著录管理过程中，需要注意建立档案登记表，对档案进行分类、归档和目录编制，以便于管理和利用。
三、档案流转管理档案流转管理是指对档案的借阅、归还和交流等流转过程进行严格的管理和控制。
在这一方面，需要建立档案借阅表和借出卡，对借阅人员的资格进行审查和确认，对每次移交进行记录和监督，以保证档案的安全和完整。
四、档案保护和安全管理档案保护和安全管理是指在档案的保密性、安全性和完整性方面，制定相关规定和措施，加强对档案的保护。
在这一方面，需要注意建立档案保管室，对档案进行密封、存放、防水、防潮、防火、防盗、防腐等处理，以保证档案的长期保存。
五、档案利用和服务档案利用和服务是指对档案的使用和查询方面进行管理和组织，以便于使用者进行查询和利用。
在这一方面，需要建立档案利用制度和服务机构，指定专门负责人员，对查询者的身份进行审核和确认，以保证档案的利用规范和安全。
文件和档案管理制度的建立不仅可以有效地保护和管理组织机构的重要信息，还可以提高管理效率，降低管理成本，提高管理的透明度和公正性。
因此，在组织机构中，建立一套完整的文件和档案管理制度，是非常必要和重要的。
文件记录及档案管理制度
一、总则为了规范公司文件记录及档案管理工作，确保文件记录的完整、准确、及时和安全，提高工作效率，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司各部门、各岗位的文件记录及档案管理工作。
三、职责分工1. 文件记录员：负责文件的收发、登记、归档、保管和销毁等工作。
2. 档案管理员：负责档案的整理、分类、保管、查询、借阅和销毁等工作。
3. 部门负责人：负责本部门文件记录及档案管理工作的监督和指导。
四、文件记录管理1. 文件分类：文件分为内部文件、外部文件、收文、发文、会议记录、合同、档案等类别。
2. 文件登记：文件收发时应进行登记，包括文件名称、收发日期、收发单位、文件编号、密级、责任人等信息。
3. 文件归档：文件应按照分类、密级、年份等进行归档，确保文件有序存放。
4. 文件保管：文件应存放在安全、干燥、防潮、防虫、防火、防盗的场所。
5. 文件查询：任何人需要查询文件时，应向档案管理员提出申请，经批准后方可查阅。
五、档案管理1. 档案分类：档案分为人事档案、财务档案、合同档案、项目档案、设备档案、技术档案等类别。
2. 档案整理：档案应按照分类、密级、年份等进行整理，确保档案有序存放。
3. 档案保管：档案应存放在安全、干燥、防潮、防虫、防火、防盗的场所。
4. 档案查询：任何人需要查询档案时，应向档案管理员提出申请，经批准后方可查阅。
5. 档案借阅：档案借阅应办理借阅手续，借阅人需在规定时间内归还档案。
六、销毁管理1. 文件销毁：文件应按照规定程序进行销毁，销毁前应进行审核，确保无保留价值。
2. 档案销毁：档案销毁应按照规定程序进行，销毁前应进行审核，确保无保留价值。
3. 销毁记录：销毁文件和档案时应进行记录，包括销毁日期、销毁原因、销毁人等信息。
七、监督检查1. 部门负责人应定期对本部门的文件记录及档案管理工作进行检查，发现问题及时整改。
2. 档案管理员应定期对档案库房进行检查，确保档案安全。
3. 公司应定期对文件记录及档案管理工作进行抽查，确保制度执行到位。
文件和档案管理制度
文件和档案管理制度文件和档案管理制度在充满活力，日益开放的今天，人们运用到制度的场合不断增多，制度是国家法律、法令、政策的具体化，是人们行动的准则和依据。
你所接触过的制度都是什么样子的呢？以下是小编整理的文件和档案管理制度，仅供参考，欢迎大家阅读。
文件和档案管理制度11目的为规范安全管理体系文件的管理，对包括职业健康安全在内的管理体系运行中使用的各类文件实施有效控制，以确保各过程、环节/场所使用的文件具有统一性、完整性、正确性和有效性，与体系运行相关的部门均使用有效的现行版本文件，防止误用作废文件。
对安全记录档案进行有效控制，以证实符合规定要求，为安全管理体系有效运行提供客观证据，在必要时实现可追溯性。
2范围本程序包含了文件的'编写、审批、发放、使用、更改及作废等子过程。
规定了各过程负责人的职责，适用于各过程管理体系文件的控制。
本程序包括记录的填写、收集、保管、处置等子过程。
适用于公司各部门的综合管理体系运行中形成的所有记录的控制。
3职责3.1各过程管理部门职责：3.1.1负责确定所管理的过程的文件需求。
3.1.2负责对所需的文件进行策划并安排专人编写。
3.1.3负责过程管理文件的（程序、规定、制度、表格）组织编制。
3.1.4负责严格执行过程管理文件的规定，并按规定的表格做好相应的记录。
3.1.5负责文件更改内容等。
3.2生产部职责：3.2.1负责管理手册的编制。
3.2.2负责体系的认证和日常维护管理工作。
3.3各部门负责本部门各过程文件的编制、评审和批准。
3.4各部门负责本部门记录的建立与管理。
4程序内容4.1确定文件种类4.1.1为便于文件管理，根据不同的管理方式将综合管理体系文件分为外来文件、综合管理体系文件。
4.1.2外来文件：外来文件系指国家、地方政府部门发布的法律、法规、条例和标准（见法律法规的识别与评价程序）；上级部门下发的通知、要求、规定和办法；相关方的期望和要求。
4.1.3综合管理体系文件a.方针、目标和指标；b.实现方针、目标和指标的策划；c.控制各业务过程的程序、规定、指导书、表格。
文件、档案管理制度
文件、档案管理制度第一章总则第一条为了加强公司文件和档案的管理，确保文件和档案的完整、准确、安全和有效利用，根据国家有关法律法规和公司实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有部门和员工，对公司文件和档案的生成、收集、整理、归档、保管、利用和销毁等全过程进行管理。
第三条公司文件和档案管理应遵循完整性、准确性、安全性和及时性的原则，确保公司经营管理活动的顺利进行。
第二章文件和档案的生成与管理第四条公司各部门在生成文件和档案时，应确保内容的完整性、准确性和规范性。
文件和档案应采用公司规定的格式和载体，并根据文件和档案的性质选择适当的密级。
第五条公司各部门负责人应对本部门生成的文件和档案进行审核，确保文件和档案的质量和安全。
第六条公司应设立文件和档案归档制度，明确归档范围、归档时间、归档方式和归档责任人。
各部门应在规定的时间内将文件和档案归档。
第七条公司应建立文件和档案的更新和修订制度，对已发布的文件和档案进行定期审查，及时更新和修订，确保文件和档案的时效性和准确性。
第三章文件和档案的收集与整理第八条公司应设立文件和档案收集责任人，负责对公司内部和外部的文件和档案进行收集、整理和归档。
第九条文件和档案收集责任人应按照文件和档案的性质、类型和来源进行分类，确保文件和档案的有序管理。
第十条文件和档案收集责任人应定期对收集的文件和档案进行整理，去除无效、重复和过时的文件和档案，确保文件和档案的质量和数量。
第四章文件和档案的归档与保管第十一条公司应设立文件和档案归档库，对归档的文件和档案进行统一保管。
文件和档案归档库应具备防火、防盗、防潮、防虫、防霉、防光、防尘和防磁等条件。
第十二条文件和档案归档库的钥匙和密码应由专人保管，非授权人员不得进入文件和档案归档库。
第十三条文件和档案归档库应定期进行安全检查，确保文件和档案的安全。
第十四条文件和档案的保管期限应根据文件和档案的性质、类型和法律法规的要求进行确定。
文件记录和档案管理制度
文件记录和档案管理制度文件、记录和档案管理制度是指为了确保组织或机构可以高效地创建、组织、保护和管理文件、记录和档案而制定的一套规范和程序。
这个管理制度的目的是确保文件、记录和档案的完整性、可用性、可追溯性和安全性，以及遵守适用的法律和法规。
1.文件的创建和组织：该制度应明确文件的种类和格式，标准化文件的命名和编号规则，确保文件可以方便地归档和检索。
此外，还应规定文件的创建、修改和审核的程序和责任。
2.文件的保护与存储：该制度应确保文件在创建后可以得到适当的保护和存储。
包括确保文件存储的环境符合相关标准，如温湿度控制和防火、防水措施。
还应规定文件备份和灾难恢复计划，以确保文件的完整性和可用性。
3.文件的检索和使用：该制度应明确文件的查询和检索程序，确保员工可以方便地找到所需的文件和信息。
此外，还应规定文件的访问权限控制，确保只有授权人员才能访问敏感信息。
还应规定文件使用的限制和保密要求。
4.文件的保管和销毁：该制度应明确文件的保管期限和审查程序，确保文件按照规定的时间和程序及时销毁或归档。
销毁应采取安全的方式，如文件碎纸机或专业文件销毁公司。
还应制定文件销毁的记录和审计程序。
5.文件的传递和共享：该制度应明确文件的传递和共享规则，确保文件在组织内部和外部的传递和共享符合相关规定和要求。
此外，还应规定文件传递和共享过程中的安全措施，如加密和签名。
6.档案的管理和使用：该制度应明确档案的创建、组织和管理规则，确保档案的安全和完整。
还应规定档案的使用策略，如申请使用档案的流程和条件。
档案的管理还应包括档案的分类、编目和编排序等。
7.法律和法规的遵守：该制度应规定文件、记录和档案管理过程中需要遵守的适用法律和法规，并明确违反规定的后果和责任。
总之，文件、记录和档案管理制度是组织或机构必备的一套规范和程序，它的建立和执行可以确保文件、记录和档案的完整性、可用性、可追溯性和安全性，以及遵守适用的法律和法规。
文件管理与档案归档制度
文件管理与档案归档制度1. 前言为了有效管理企业的文件和档案，保障企业信息的安全、完整和有序，提高工作效率和决策水平，订立本《文件管理与档案归档制度》。
2. 文件管理要求2.1 文件分类与命名•全部文件必需依照文件类型进行分类，并在文件夹中明确标注。
•文件命名应简洁明确，包含文档主题、日期和版本号，并使用英文或数字进行命名。
•在文件名中避开使用特殊字符、空格以及中文乱码。
2.2 文件存储与备份•全部文件必需存储在企业共享文件夹中，确保文件的统一管理和共享。
•文件夹中的文件必需依照文件类型和日期进行分类，并严格掌控文件夹的层级。
•文件在存储后需要进行定期备份，并妥当保管备份数据，确保在文件丢失或损坏时可以进行恢复。
2.3 文件权限管理•对于敏感和机密文件，必需进行权限掌控，只授权给需要知晓的人员。
•普通员工只能查看和编辑与其工作相关的文件，没有修改文件权限的权利。
3. 档案归档要求3.1 档案分类与标识•档案依照文件类型和内容进行分类，并在档案盒上标注清楚的档案名称和编号。
•每个档案盒必需粘贴条码标签，并建立相应的档案编号索引表格。
3.2 档案存放和管理•档案必需存放在指定的档案库房中，保证存放环境的安全、干燥和通风。
•档案必需依照编号和时间次序进行摆放，避开混乱和遗漏。
•档案管理人员必需定期检查存放档案的完整性和数量，并填写档案管理记录。
3.3 档案借阅与归还•档案借阅需填写借阅申请表，并由主管审批后方可借阅。
•档案借阅期限一般不超出30天，逾期需重新申请延期。
•归还的档案必需重新检查完整性和数量，并及时更新档案管理记录。
3.4 档案销毁与保护•档案需要进行合理的存档时间，超出规定时间后，必需进行销毁。
•档案销毁必需由专人负责，依照销毁程序进行操作，并填写销毁记录。
•对于需要长期保管的档案，必需进行档案保护，包含适当的存档环境和防火、防水措施。
4. 管理措施4.1 监督与培训•管理部门负责对文件管理和档案归档制度进行监督执行，并定期进行巡查和检查。
文件记录及档案管理制度
第一章总则第一条为加强公司文件记录及档案管理工作，确保文件记录的完整性、准确性和系统性，提高工作效率，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司各部门及全体员工在日常工作中形成的各类文件记录及档案资料。
第三条文件记录及档案管理应遵循以下原则：1. 完整性：确保文件记录及档案资料的完整性，不得遗漏或损毁；2. 准确性：文件记录及档案资料应真实、准确反映公司实际情况；3. 及时性：及时收集、整理、归档文件记录及档案资料；4. 安全性：加强文件记录及档案资料的安全保护，防止泄露、丢失或损毁；5. 保密性：严格按照国家保密法律法规和公司保密规定，对涉密文件记录及档案资料进行管理。
第二章职责第四条公司行政部负责制定和组织实施文件记录及档案管理制度，并对各部门的文件记录及档案管理工作进行监督和检查。
第五条各部门负责人负责本部门文件记录及档案管理的组织实施，确保本部门文件记录及档案资料符合制度要求。
第六条各部门档案管理员负责本部门文件记录及档案的具体管理工作，包括：1. 文件收集：及时收集本部门形成的各类文件记录；2. 分类整理：按照规定对文件记录进行分类、整理、立卷；3. 归档：将整理好的文件记录按照规定进行归档；4. 保管：妥善保管档案资料，防止丢失、损毁；5. 利用：按规定提供档案资料查询、借阅服务。
第三章文件记录及档案管理流程第七条文件记录及档案管理流程如下：1. 文件形成：各部门在日常工作过程中形成的各类文件记录，由部门负责人审核签字后，提交给档案管理员。
2. 分类整理：档案管理员根据文件记录的性质、内容、重要程度等因素，将其分类整理，并立卷归档。
3. 归档：将整理好的文件记录按照规定进行归档，确保档案的完整性和系统性。
4. 保管：档案管理员负责档案资料的保管工作，定期检查档案资料的安全状况，确保档案资料不受损坏。
5. 查询与借阅：档案管理员应按规定提供档案资料查询、借阅服务，确保档案资料的安全和保密。
6. 档案销毁：对于不再具有保存价值的档案资料，按照规定程序进行销毁。
文件和档案的管理制度
文件和档案的管理制度一、制度概述为保证文件和档案的安全、完整、牢靠，充分发挥文件和档案的作用，订立本管理制度。
二、适用范围本制度适用于公司内全部部门和人员，包括：党政机关、企事业单位、社会团体、个人等。
三、基本原则1.严格遵守国家法律、法规和有关规定，规范文件和档案管理行为。
2.落实责任，明确职责，加强监督，保证文件和档案的安全、完整、牢靠。
3.实行分类管理，依据实际需要建立不同级别文件和档案库。
4.保障文件和档案的安全，订立防火、防水、防盗、防潮等措施，确保不受损失和污损。
5.科学规范文件和档案的编写、整理、保管、利用和销毁，提高工作效率、削减工作量。
四、文件的管理1. 文件的编号每份文件必需编号，并在文件内表明编制时间、编制人、文件主题、文件编号。
文件号应依照肯定的编码方式进行编制，以确保编号的精准性和唯一性。
2. 文件的归档将文件归档之前，必需先进行文件的登记。
文件归入相应的文件目录和文件库中，归档之后，要适时更新目录和目录索引，便利管理和查询。
3. 文件的保管文件必需存放在专门的文件库中，文件库必需设有专人管理，同时保证安全防范措施，确保文件的完整性。
关键文件还要设立访问权限，限定人员使用权限。
对于涉密文件，应依照保密法规及保密制度进行管理。
4. 文件的利用文件的利用要严格依照规定程序进行，发文必需经过审核批准，收文必需进行认真阅读、签批并存档。
文件利用应依照保密管制程序执行。
5. 文件的销毁文件销毁应分级别进行，同时要认真检查，以免因销错文件而对工作造成影响。
销毁的文件必需经过审核、批准，并严格执行销毁程序，销毁后必需做好销毁记录和备份工作。
五、档案的管理1. 档案的编制编制档案前必需征得领导的批准，保证档案的秩序性。
档案的编制要严格依照档案分类表及档案类目表进行，并加盖订立的档案封装标志，确保档案的牢靠性。
2. 档案的归档完成档案编排后，依照档案分类表和类目表，将该项目档案归到相应类别的档案库中归档，做好档案列表和档案库目录。
安全生产文件及档案管理制度(3篇)
安全生产文件及档案管理制度为规范和加强站内的安全档案的管理，实行制度化管理，特制定本制度。
安全生产档案必须由专人管理安全生产档案。
1、安全生产档案内容：(1)安全生产管理管理人员任命书及变动情况记录。
(2)从业人员档案(包括安全运行、培训教育、奖惩等信息)。
(3)特种作业人员资格证名单。
(4)特种设备清单及有关档案。
(5)危险源管理清单。
(6)监测资料(设备运行状况、巡检记录、交接班记录等)。
(7)职工健康档案及职业病档案资料。
(8)安全生产整改情况记录。
(9)安全例会及安全日、月活动记录。
(10)安全生产隐患排查方案、平安交通实施方案等各种方案及落实情况；(11)事故记录和统计资料。
(12)伤亡登记表存档情况。
(13)岗位作业操作规程。
(14)安全措施经费及使用情况。
(15)事故应急救援预案、演练、实施记录。
２、要编写详细的目录并分档存放，以形成标准化、规范化。
３、按期上报给各有关部门，定期向职工公布档案管理情况。
４、主要领导要检查检查档案管理情况，使之完善化、科学化。
安全生产文件及档案管理制度（2）一、制度目的本制度的目的是规范安全生产文件及档案的管理，确保安全生产文件及档案的完整、准确、可靠、易于查询和保存，并提高安全生产文件及档案的利用率和保密性，促进安全生产工作的开展。
二、适用范围本制度适用于本单位所有安全生产文件和档案的管理工作。
三、管理要求1. 安全生产文件的管理（1）文件的编制和审批：安全生产文件的编制应由相关部门负责，编制前需经过相关人员的审阅和审批。
文件的审批流程应明确，确保文件的合法性和有效性。
（2）文件的分类与编号：安全生产文件应按照一定的分类标准进行编号，便于文件的查询和管理。
具体的分类标准可根据本单位的实际情况进行确定。
（3）文件的保存：安全生产文件应妥善保存，避免遗失和损坏。
电子文件应备份存储，确保文件的安全性和可靠性。
纸质文件应存放在专门的文件柜或文件室中，防潮、防火、防盗。
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字迹工整清晰、内容完整真实，不得使用铅笔、红色笔填写， 如填写有误需更改，由原记录人负责更改，采用手改方式， 正确内容填写在更改部位上方，更改ห้องสมุดไป่ตู้更改人在更改部位下
方签名并标注修改日期。 5.8 记录的传递、保存 5.8.1 各部门、岗位工作活动产生的记录应于活动结束
后传递至本部门主管处，经本部门主管检查无误后按月整理 编册移交公司安全员（兼职）整理入档保存。
5.8.2 安全员（兼职）将各种记录、档案分类装订存放， 原则是以一个月为一装订周期，不同记录根据使用量的多少 装订周期可区别对待，同时做好标识便于查找。
5.8.3 安全员（兼职）对各种记录档案制定保存时间（一 般保存期为三年,重要文件 5 年和长期保存），对于外来文件 应根据文件性质确定保存期限，涉及到长期有效，政府行政 公文，阶段性规定的文件等在确定保存期限时应谨慎。
6、形成的文件和记录
6.1 安 全 生 产 标 准 化 体 系 总 体 清 单
无编号
6.2 有 效 版 本 受 控 清 单
编号：AQJL-04-05
6.3 文 件 （ 档 案 ） 借 阅 、 复 制 记 录
编号：AQJL-04-06
6.4
文
件
发
放
记
录
编号：AQJL-04-07
6.5 文 件 （ 档 案 ） 销 毁 记 录
财务账簿等文件等由财务部负责控制。 5.2.2 行政文件：红头文件、会议纪要、接收的党政外
来文件等由管理部控制。
5.2.3 安全标准化体系文件：年度方针目标、承诺书， 安全管理制度、操作规程、安全生产责任制、风险辨识、安 全标准化年度内外审文件、记录表单由安全员（兼职）负责 控制。
5.2.4 技术文件：企业建筑设计图纸、消防系统等等由 管理部负责控制。
5.8.4 安全员（兼职）建立记录档案存贮记录，各种记 录、档案必须贮存于干燥的橱柜中，防止受潮损坏。
5.9 记录档案的作废、销毁 管理部每年年末对贮存记录、档案进行检查，超出保存 期限的记录档案，如无保存价值，经总经理审核同意后，可 作废或者销毁。 对于作废文件，加盖“作废保留”章后作为二次用纸使 用。 对于涉及公司运行信息的资料需要做销毁处理，应作销 毁记录。
5.3.2外来文件的编号可沿用原有编号。 5.3.3其他无编号的文件要注意标注接收日期、编制日期， 以便后期查找使用方便。 5.4. 文件的编制、审批和发布 5.4.1 文 件 编 制 由 承 担 其 管 理 和 使 用 职 责 的 部 门 负 责 提 出，文件引出的记录应跟随文件并保持对应关系，其责任部 门负责组织编制并设计引出的记录。 5.4.2 文件审批、发布的权限：
评审原因（按《文件管理制度》中所列原因填写） 评审文件的主要内容：
评审文件建议更改内容简述：
文
件
评
审
记
录
人
：
年月日
编制部门审核意见：
年月日 分管领导审批意见：
签
字
：
年月日
签
字
：
主要领导意见：
签
年月日
备注：
6.7
文件更改申
编号：AQJL-04-10
文件更改申请单
文件名称
编号
更改位置及原因：
字
：
请单
各部门根据企业安全生产管理各个工作过程及相应文 件编制相应记录表格，记录应能够完整反映相关过程及结 果。
管理部组织统一印刷，空白记录由办公室保存，使用部 门或岗位每次按一个月的使用量领取。
由安全员（兼职）、设备管理员下发的安全生产标准化 体系文件、设备操作规程等永久性记录下发时在封面右上角 位置加盖红色“受控”章作为标识。
文件记录和档案管理制度 1、目的
为确保公司对安全生产标准化管理体系有关的所有文 件记录和档案资料得到有效的控制，以确保各部门按本制度 要求对文件和记录的设计、编制、审核、批准、发布、接收、 使用、更改、归档等进行管理，并且对安全生产过程进行有 效的安全状态记录，保证安全生产工作的可追溯性，特制定 本制度。 2、适应范围
编号：AQJL-04-08
6.6
文
件
评
审
表
编号：AQJL-04-09
6.7
文件更改申请单
编号：AQJL-04-10
7、附记
无
6.1 安全生产标准化体系总体清单
安全生产标准化体系总体清单
无
编号
序号
文件名称
发布时间
版本
备注
6.2 有效版本受控清单 有效版本受控清单
编号：
AQJL-04-05
序号
文件名称 文件编 版 保存期 部门 备 注
a) 方针目标等由总经理组织编制批准发布； b）程序制度文件以及相应的表单由有关责任部门组织 编制，安全员（兼职）负责组织各部门审核修订，总经理 审批后发布； c）外来文件的办理由管理部收集转交总经理批阅后保 存。 5.5 制度规程文件的发放及使用、管理
鉴于企业规模和实际情况，由安全员（兼职）负责制度 规程文件的分发和登记记录。各单位在发放表上签字接收。
5.6 安全生产标准化体系文件修订更新要求、检查考核 安全员（兼职）和各职能部门依据本单位经营活动实
际发展需要和公司业务需要，安全员（兼职）每年组织一次 安全标准化体系文件的修订更新工作，组织各部门召开会 议、座谈会等形式讨论体系文件的可行性，需要更新修订时 填写文件评审单，安全员（兼职）组织各单位审核，最终由 总经理批准实施。
号本限
文件（档案）借阅、复制记录 编号：AQJL-04-06
文件（档
借阅、
受控状
签
时间 案） 编号 版本
复制
态
名
名称
份数
归还 日期
6.4 文件发放记录
文件发放记录
编号：
AQJL-04-07
序 文件名 文 件 编 版本 发放 份 使用部 接受日
号 称号
号数 门
期
6.5 文件（档案）销毁记录 文件（档案）销毁记录 编号：
AQJL-04-08
文件编 文 件 名 数
日期
号
称
量
销毁原 批准
销毁人 备注
因
人
6.6
文
件
评
审
表
编号：AQJL-04-09
文件评审表
本次评审性质：
□年度评审
□修订文件
□废止文件
文件名称：
文件编号：
版本：
文件生效（废止）日期： 年 文件评审日期：
年
月日
月日
评审参加人员签名（或见评审会议签到表）。
（要求编制部门组织各部门相关的管理人员、技术人员及工人代 表等）
表单记录编号要求：按照安全生产标准化13大要素的顺 序，以AQJL为头，表示“安全记录”，后面为该要素的制度 规程序号。如：第4个要素“安全生产法律法规与其它要求”
中安全生产法律、法规和其他要求管理制度适用的“安全生 产法律、法规和其他要求清单”就定义为AQJL-4-1，表示是 安全生产标准化标准化管理体系中第4个要素的第一个记录 表单，如后面还有就按照AQJL-4-2等序号向下排列。
4.1总经理：记录、档案的调阅、销毁申请的审批。
4.2管理部：负责文件记录和档案管理的实施和运行。
负责公司运营的安全生产证件、企业消防安全档案、
人员档案、安全标准化申请、评审、等级牌匾等安全档案
的日常保管管理。 4.3安全员（兼职）：负责公司安全消防档案的编制入
档，负责安全生产标准化体系文件系统的修订、上报审批 以及下发工作。督促检查各单位安全生产记录的实施情况。 负责协助办公室建立健全安全生产标准化相关档案。
5.2.6 管理部应建立“安全生产标准化体系记录总清 单”，并按清单中规定的期限保存，到期及时申请销毁，应 督促检查各部门文件资料控制以及表单记录情况。 5.3 文件和资料的编号
5.3.1 制度规程、表单记录文件的编号,依据下列进行。 制度规程编号要求： 按照安全生产标准化13大要素的顺序，以*-AQZD为头，
适用于公司安全生产活动产生的记录、证件证书等的管 理，同时也适用于文件和记录控制涉及相关环节的管理。 3、引用文件、术语定义
3.1 文件：是指信息及其他承载媒体，包括记录、规范、 程序、图样、报告、标准及外来文件。
3.2 记录：属于特殊文件，没填写时作为文件控制，填 写后作为凭证，不允许随意涂改。 4、职责
表示“企业安全管理制度”，后面为该要素的制度规程序号。 如：第4个要素“安全生产法律法规与其它要求”中“安全 生产法律、法规和其他要求管理制度”就定义为*-AQZD4.1， 表示是安全生产标准化标准化管理体系中第4个要素的第一 个制度规程，如后面还有就按照*-AQZD4.2、*-AQZD4.3、等 序号向下排列。
4.4相关部门：负责安全生产记录的填写、记录及档案 的收集、暂存和上报。
5、管理程序 5.1 文件和记录的分类： 5.1.1 按文件来源分：分为内部文件、记录和外来文
件、记录； 5.1.2 按文件类别分：财务文件和记录、行政性文件
和记录、管理体系文件和记录、技术文件和记录。
5.2 文件和记录控制范围有： 5.2.1 财务文件：营业执照、税务登记、组织机构代码、
版本
更改后内容： 受此影响引起的其他更改文件名称：
所在部门意见： 审批部门意见
申请人：
日期：
签 名：
日期：
签 名：
日期：