标准化生产车间文件档案管理制度

标准化生产车间文件档案管理制度

1 目的

对环境管理、职业健康安全管理体系和安全标准化文件的编制、审批、更改、发放、识别、处置和归档进行控制，确保文件的充分性和适宜性，使与管理体系运行的有关场所得到和使用相应文件的有效版本。

2 适用范围

适用于环境、职业健康安全管理体系和安全标准化有关的各类文件。

3 职责

3.1 安全科负责本制度的编制、更改和组织实施，并负责控制安全标准化相关管理制度的编制、审批、更改，确保文件的充分性和适宜性。

3.2 人事科负责各类文件的发放，确保有关场所得到和使用相应文件的有效版本。同时负责体系文件的处置和归档，外

来文件的管理。

4 工作程序

4.1 文件的编写、审核、批准及发放

我公司文件的编写和更改、审核、批准及发放按下列规定执行：

4.2 文件的编号

4.3 文件的标识

4.3.1 文件的标识包括受控状态、版本、发放号等标识。4.3.2 文件根据受控状态可分为受控文件和非受控文件，公司内使用的文件均为受控文件，非受控文件一般是为某种需要提供给我公司以外的人员使用。受控文件在文件的首页需加盖红色“受控”章。

4.3.3 为确保文件能够得到有效控制，用版本号、发放号、

修订状态进行标识。版本号采用大写英文字母A、B……表示第一版、第二版；发放号用阿拉伯数字01、02、……表示；修订状态通过文件修更改记录表进行记录。

4.4 文件发放

4.4.1 人事科进行文件发放，发放范围应确保文件使用的各场所都能获得适用的有效版本，并填写《文件发放/回收记录》，由文件领用人签字确认。

4.4.2 若文件使用人因文件破损，严重影响使用时，应交回破损文件，换发新文件，新文件的发放号仍沿用原文件的发放号。行政办负责将破损文件销毁。

4.4.3 若文件使用人将文件丢失，须经部门负责人批准后，到行政办办理申请领用手续。补发文件应给予新的发放号，原发放号作废，由文件管理人员在《文件发放/回收记录》上注明。

4.4.4 外来文件由人事科或安全科根据需要发放至各相关部门，并填写《文件发放/回收记录》。

4.5 文件的评审与修订

4.5.1 文件的评审

4.5.1.1 评审的频次：正常情况下，每年组织评审一次；当出现以下情况时，可随时组织评审。

A 法律、法规发生变化；

B 生产装置和工艺技术发生重大变化；

C 安全生产相关的组织机构发生重大变化；

D 管理机构的管理职责发生重大变化时；

4.5.1.2 评审组织：文件的评审，本着制订部门组织相评审的原则。

4.5.1.3 评审内容

A 与法律、法规符合性；

B 与企业发展总体水平的相适应性；

C 与工艺流程和装置变化的相适应性；

D 文件之间的相容性和匹配性；

4.5.1.4 评审输出

4.5.1.4.1 评审结果作为安全生产制度修订的主要依据之一。

4.5.1.4.2 评审结果要形成书面材料，反馈给参加评审的人员和审批人。

4.5.2 文件的修订

4.5.2.1 正常情况下，文件的修订每两年组织修订一次。当出现以下情况，可随时组织修订。

A 法律、法规发生变化，现行文件与之出现冲突，或不能充分满足法律、法规要求；

B 生产装置和工艺技术发生重大变化；

C 新装置、新产品投产，现行文件不能覆盖其管理要求；

D 组织机构发生重大变化，需重新分配职责；

E 各级人员素质发生较大变化，文件的要求已经充分转变员工的自觉行动；

4.5.2.2 修订组织：文件的修订，本着制订部门组织修订的原则，当制订部门发生职能变化时，由该职能的后续承接部门组织。必要时，需了解该文件的制订的原始背景。

4.5.2.3 当文件需要更改时，由相关部门填写《文件更改申请单》并按4.1条规定进行审批。人事科将《文件更改申请

单》下发至各相关部门，当文件换版或更改时，原版文件及改前内容自动作废。

4.5.2.4 领用文件的部门在收到《文件更改申请单》后，各相关部门采用换页或局部（双线划改）等方式更改，并在《文件更改记录表》上做好记录。

4.5.2.5 《文件更改申请单》由行政办保存，其他部门在文件更改后可销毁。

4.6 文件的管理

4.6.1 文件使用者应妥善保管所使用的文件，不得随意涂改。

4.6.2 人事科利用《文件发放/回收记录》对文件的有效性进行控制。

4.6.3 各部门应对各使用者持有的文件进行日常检查，发现问题及时处理。

4.6.4 对于电子版的文件、E-mail等由行政办专人负责，拷盘或打印出一份书面稿。

4.7 外来文件的控制

外来文件或传真由人事科负责进行登记并发放至有关部门，并将文件登记在《外来文件清单》上，每年跟踪一次有效版本，并在《外来文件清单》中作好登记。

4.8 文件的作废

4.8.1作废文件应及时由人事科从使用部门收回，并做出“作废”标识；如有需要保留的作废文件须由文件管理人员做出“参考”标识以示区别，并在《文件发放/回收记录》上注明。

4.8.2 无需保留的作废文件，由人事科填写《文件（记录）销毁记录》并经主管领导审批后，集中统一销毁。

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