合同档案管理制度2012619打印版

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合同的档案管理制度

第一章总则第一条为了规范合同档案的管理，保障合同档案的完整、准确、安全，提高合同档案的利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于本单位所有合同档案的管理工作。

第三条合同档案管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保合同档案的完整性，防止档案遗失、损毁或篡改。

2. 真实性原则：保证合同档案内容的真实、准确，不得伪造、篡改。

3. 安全性原则：确保合同档案的安全，防止档案被非法获取、泄露或破坏。

4. 保密性原则：对涉及国家秘密、商业秘密的合同档案，应严格保密。

5. 利用性原则：提高合同档案的利用率，充分发挥合同档案的作用。

第二章职责与分工第四条合同管理部门负责合同档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。

第五条各部门负责人对本部门合同档案的管理工作负总责，应确保本部门合同档案的完整、准确、安全。

第六条合同档案管理员负责具体实施合同档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。

第三章收集与整理第七条合同档案的收集应包括以下内容：1. 合同文本；2. 合同附件；3. 合同签订、履行、变更、解除等相关文件；4. 合同履行过程中的往来函件、会议纪要、协议书等；5. 合同履行过程中的相关证明材料。

第八条合同档案的整理应遵循以下要求：1. 按照合同类别、签订时间、合同编号等进行分类；2. 对收集到的合同档案进行编号、登记；3. 对合同档案进行编目、著录，确保信息准确、完整；4. 合同档案的装订应符合规范要求。

第四章归档与保管第九条合同档案的归档应按照以下程序进行：1. 合同签订部门将合同档案报送合同管理部门；2. 合同管理部门对合同档案进行审核、整理；3. 合同管理部门对审核、整理后的合同档案进行归档。

第十条合同档案的保管应遵循以下要求：1. 合同档案应存放在通风、干燥、防火、防盗、防潮、防虫蛀的专用档案柜中；2. 合同档案的存放位置应便于查阅、利用；3. 合同档案的保管人员应定期检查档案的保管情况，确保档案安全。

合同档案管理制度

合同档案管理制度合同档案管理制度第一章绪论1.1 简介本合同档案管理制度旨在规范和管理公司的合同档案，确保合同的存储、索引、归档和保护工作能够科学地进行。

1.2 适用范围本制度适用于公司内所有合同档案的管理，包括合同文件、合同变更、合同终止等相关文件。

1.3 相关法律法规与规定本章节详细罗列了与合同档案管理相关的法律法规与规定，并对其进行解释说明。

第二章合同档案管理职责2.1 合同档案管理部门的职责本章节详细说明合同档案管理部门的职责，包括合同档案的收集、整理、归档、索引以及保密工作等。

2.2 各部门的合同档案管理职责本章节对各部门的合同档案管理职责进行详细描述，包括合同起草部门、合同签署部门、合同变更部门等。

2.3 合同档案管理人员的职责本章节详细罗列了合同档案管理人员的职责，包括档案管理人员的任职资格、培训要求、保密责任等。

第三章合同档案管理流程3.1 合同档案管理流程概述本章节概述了合同档案管理的流程，包括合同登记流程、合同归档流程、合同借阅流程等。

3.2 合同登记流程本章节详细描述了合同登记流程的具体步骤，包括合同信息登记、合同文件归档、合同信息录入等。

3.3 合同归档流程本章节详细说明了合同归档流程的具体步骤，包括合同分类归档、合同卷内目录制作、合同盒标签制作等。

3.4 合同借阅流程本章节详细罗列了合同借阅流程的具体步骤，包括合同借阅申请、审核、借阅期限控制等。

第四章合同档案管理制度4.1 合同档案管理制度的目标本章节明确了合同档案管理制度的目标，包括合同档案的准确性、及时性、安全性等。

4.2 合同档案的存储要求本章节详细描述了合同档案的存储要求，包括合同档案的保管期限、存储环境、保密措施等。

4.3 合同档案的索引要求本章节详细说明了合同档案的索引要求，包括合同索引的设计原则、合同索引的模板等。

4.4 合同档案的保护和销毁本章节详细描述了合同档案的保护和销毁措施，包括合同档案的备份、加密、销毁程序等。

合档案管理制度

一、总则第一条为加强合同档案管理，维护我单位合法权益，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我单位实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于我单位所有合同档案的管理工作。

第三条合同档案管理应遵循以下原则：（一）依法管理，确保档案的完整、准确、安全。

（二）统一领导，分级管理，明确责任。

（三）集中管理，分散使用，方便查阅。

（四）保密原则，严格控制档案的查阅、复制和传播。

二、职责分工第四条合同档案管理工作由合同管理部门负责，各部门应积极配合。

第五条合同管理部门职责：（一）负责合同档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。

（二）制定合同档案管理制度，并组织实施。

（三）对各部门合同档案管理工作进行监督、检查和指导。

（四）对合同档案进行鉴定，提出存毁意见。

第六条各部门职责：（一）按照合同管理部门的要求，及时收集、整理、归档合同档案。

（二）配合合同管理部门进行合同档案的查阅、复制和传播。

（三）对合同档案的保管和使用负有一定的责任。

三、合同档案管理流程第七条合同档案的收集（一）合同签订后，相关部门应将合同文本、附件、相关文件等资料及时报送合同管理部门。

（二）合同管理部门对收集的合同档案进行整理、归档。

第八条合同档案的整理（一）合同档案的整理应按照《中华人民共和国档案法》及相关规定执行。

（二）合同档案的整理应包括以下内容：1. 合同名称、编号、签订日期、合同双方当事人等基本信息。

2. 合同的主要内容、条款、附件等。

3. 合同的变更、解除、终止等相关文件。

4. 合同执行过程中形成的其他相关资料。

第九条合同档案的归档（一）合同档案归档前，合同管理部门应进行审核。

（二）合同档案归档应按照档案保管期限和保管要求进行。

第十条合同档案的保管（一）合同档案的保管应按照档案保管期限和保管要求进行。

（二）合同档案的保管应采取防火、防盗、防潮、防尘、防虫等措施。

（三）合同档案的保管应定期进行检查、维护。

第十一条合同档案的查阅、复制和传播（一）查阅、复制和传播合同档案应经合同管理部门批准。

合同档案管理制度

合同档案管理制度一、总则为规范和加强合同档案管理工作，提高公司的合同管理水平，制定本合同档案管理制度。

二、适用范围本合同档案管理制度适用于公司内所有与合同相关的档案管理工作，包括但不限于合同的签订、履行、归档、存档等工作。

三、合同档案的建立与管理1. 合同的建立（1）在签订合同前，合同书面文本必须经过法务部门的审核和批准。

（2）所有合同必须按照规定的格式进行拟定，确保合同内容清晰明了，不得存在模糊不清、含糊其辞的情况。

（3）合同的签订必须由具有签订权限的人员进行，签订人员需对合同内容进行仔细阅读和理解。

2. 合同档案的管理（1）公司应当建立完整的合同档案管理系统，包括合同编号、合同名称、签订日期、履行期限、履行情况等信息。

（2）公司应当对合同档案进行分类存储，便于查询和管理。

不同性质的合同应当分开存放，便于及时查阅。

（3）公司应当建立完善的合同档案借阅制度，明确借阅人员的权限和操作流程，确保合同档案不会被滥用或遗失。

四、合同履行情况的监督和管理1. 合同履行情况的监督（1）公司应当建立合同履行情况的监督机制，定期对各个合同的履行情况进行检查和评估。

（2）对于存在履行问题的合同，公司应当及时采取措施，协调相关部门进行调整或补救，防止合同履行出现严重问题。

2. 合同履行情况的管理（1）公司应当建立合同履行情况的管理档案，记录重要的履行情况和结果，便于日后查阅和总结。

（2）对于履行结果良好的合同，公司应当及时表扬和奖励相关部门和个人，鼓励他们继续保持良好的履行态度。

五、合同档案的保管期限和销毁办法1. 合同档案的保管期限（1）公司应当根据《档案法》的规定，对合同档案进行相应的保管期限规定。

（2）在合同履行期满后，公司应当根据合同的性质和重要程度，确定合同档案的具体保管期限。

2. 合同档案的销毁办法（1）合同档案的销毁应当经过公司领导的批准，并按照规定的程序和步骤进行。

（2）对于已经履行完毕的合同档案，公司可以依据合同档案管理制度的规定，将其进行销毁处理。

合同档案管理制度

合同档案管理制度一、制度目的本制度的目的是规范和统一合同档案的管理，确保合同档案的安全性、完整性和可查询性，以提高合同管理的效率和便捷性。

二、适用范围本制度适用于公司所有相关部门和员工，包括但不限于合同管理部门、财务部门、法务部门等。

三、制度内容1. 合同档案的建立与归档1.1 合同档案应按照公司的档案管理规定进行建立和归档，包括纸质合同档案和电子合同档案。

1.2 纸质合同档案应妥善保管，放置在专门的合同档案柜中，按照合同签订的日期、合同编号或其他标志性信息进行分类整理。

1.3 电子合同档案应存储在公司指定的服务器或云端存储设备中，并进行合理的分门别类，以便于查找与管理。

2. 合同档案的管理流程2.1 合同档案的管理流程应明确，包括合同的接收、登记、归档、备份、销毁等环节。

2.2 合同的接收应经过合同管理部门的审核，确保合同的真实性和规范性，并在合同登记簿上进行相应登记。

2.3 合同的归档应按照合同的分类和归属部门进行，确保合同档案的完整性和可查询性。

2.4 合同档案的备份应定期进行，以确保合同的安全性和防止意外丢失。

2.5 合同档案的销毁应按照公司的档案销毁规定进行，包括确定销毁时间、销毁方式等。

3. 合同档案的查询与使用3.1 合同档案的查询应方便快捷，合同管理部门应提供电子合同档案查询系统，并及时更新档案信息。

3.2 合同档案的使用应符合相关法律法规的规定，严禁私自篡改、删除合同内容。

3.3 合同档案的借阅应经过相关审批，并按照规定的流程进行，借阅人员应负责合同档案的安全性和保密性。

4. 合同档案的保密与安全4.1 合同档案应严格保密，合同管理部门应制定合同档案保密措施，防止合同档案泄露和丢失。

4.2 合同档案的存储设备和服务器应具备安全性保障措施，防止非法访问和攻击。

4.3 合同档案的归档和借阅应记录相关人员的信息，确保合同档案的安全可控。

四、附件（无）以上为合同档案管理制度的内容，依据公司实际情况，可进行适当调整和修改。

合同部档案管理制度

一、总则第一条为了加强合同部档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本部门实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于合同部所有档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。

第三条合同部档案管理工作应遵循以下原则：1. 集中统一管理原则；2. 完整性原则；3. 真实性原则；4. 安全性原则；5. 有效性原则。

二、档案的分类与归档第四条合同部档案分为以下类别：1. 合同文件类：包括各类合同、协议、授权委托书等；2. 附件类：包括合同附件、相关证明材料、审批文件等；3. 会计凭证类：包括合同执行过程中的发票、收据、付款凭证等；4. 其他类：包括合同执行过程中的会议纪要、通讯记录、咨询意见等。

第五条合同档案的归档应按照以下程序进行：1. 归档前，合同部门负责人应对档案材料的完整性、准确性进行审核；2. 归档时，应按照档案类别、时间顺序进行排列，并填写档案登记表；3. 归档后，由档案管理员进行编号、编目，并建立档案目录。

三、档案的整理与保管第六条档案整理应遵循以下要求：1. 按照档案类别、时间顺序进行排列；2. 档案卷内文件应保持原貌，不得随意拆散、篡改；3. 档案卷内文件应按顺序排列，并在文件首页标注页码；4. 档案卷内文件应填写卷内目录，包括文件名称、页数、备注等信息。

第七条档案保管应遵循以下要求：1. 档案库房应保持干燥、通风、防潮、防虫、防鼠、防火、防盗；2. 档案柜应使用符合国家标准的档案柜，并定期检查档案柜的完好性；3. 档案应按照类别、时间顺序存放，并保持整洁；4. 档案管理人员应定期检查档案的保管情况，发现问题及时处理。

四、档案的利用与查阅第八条合同档案的利用应遵循以下规定：1. 合同档案的查阅应遵守国家档案法律法规和本部门档案管理制度；2. 查阅档案应填写查阅登记表，明确查阅目的、时间、查阅人等信息；3. 查阅档案应遵守保密原则，不得泄露档案内容；4. 查阅档案应在档案保管员陪同下进行。

合同档案管理管理制度

第一章总则第一条为加强公司合同档案的管理，确保合同档案的完整、准确、安全，维护公司合法权益，根据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司内部各类合同的档案管理，包括但不限于销售合同、采购合同、租赁合同、服务合同、技术合同等。

第三条公司合同档案管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保合同档案的完整性，防止遗失、损坏或篡改。

2. 准确性原则：保证合同档案内容的准确无误，便于查阅和使用。

3. 安全性原则：采取有效措施，确保合同档案的保密性和安全性。

4. 规范性原则：严格按照法律法规和公司内部规定进行合同档案管理。

第二章合同档案的收集与归档第四条合同档案的收集范围：1. 合同文本及附件；2. 合同签订、履行、变更、解除等相关文件；3. 合同履行过程中的往来函件、会议纪要等；4. 合同纠纷解决的相关文件。

第五条合同档案的归档要求：1. 合同档案应按照合同类别、年份、项目等进行分类编号；2. 合同档案的归档时间应在合同签订后一个月内完成；3. 合同档案的归档应包括纸质档案和电子档案。

第三章合同档案的保管与使用第六条合同档案的保管：1. 合同档案应存放在通风、干燥、防火、防盗的专用档案柜中；2. 合同档案的保管人员应具备一定的法律知识和档案管理经验；3. 合同档案的保管期限按照国家有关规定执行。

第七条合同档案的使用：1. 合同档案的使用应严格按照公司内部规定进行；2. 查阅合同档案需填写《合同档案查阅申请表》，经相关部门负责人批准后方可查阅；3. 查阅合同档案时，应遵守保密原则，不得泄露公司商业秘密。

第四章合同档案的销毁第八条合同档案的销毁应按照国家有关规定执行，经公司领导批准后方可销毁。

第九条合同档案销毁前，应进行以下工作：1. 对合同档案进行核对，确保档案完整；2. 对合同档案进行整理，归档备查；3. 编制《合同档案销毁清单》，经相关部门负责人签字确认。

合同管理档案管理制度

一、总则第一条为了规范公司合同管理，保障公司合法权益，提高合同管理效率，根据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有合同的管理，包括但不限于销售合同、采购合同、租赁合同、技术服务合同、劳动合同等。

第三条公司合同管理应遵循以下原则：（一）合法性原则：合同内容应符合国家法律法规和政策要求，不得违反国家强制性规定。

（二）公平公正原则：合同签订双方应遵循平等自愿、公平公正的原则，维护双方合法权益。

（三）保密性原则：合同内容涉及商业秘密的，应严格保密，不得泄露给无关人员。

（四）规范性原则：合同格式、条款、签订程序等应符合国家相关法律法规和公司内部管理规定。

二、合同签订管理第四条合同签订前，相关部门应进行充分的市场调研和风险评估，确保合同内容的合理性和可行性。

第五条合同签订应经公司相关部门负责人审核批准，涉及重大经济利益的合同需经公司总经理审批。

第六条合同签订时，应确保合同内容完整、条款清晰、权责明确，并符合以下要求：（一）合同主体合法，具备相应的资质和条件。

（二）合同内容真实、准确，符合实际情况。

（三）合同条款合法、合规，不存在欺诈、胁迫等违法行为。

（四）合同格式规范，符合国家法律法规和公司内部管理规定。

三、合同档案管理第七条公司设立合同档案管理部门，负责合同档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作。

第八条合同档案应按照合同类别、签订时间、合同编号等进行分类、编号和归档。

第九条合同档案的保管应遵循以下要求：（一）确保档案的完整性和安全性，防止档案遗失、损毁。

（二）档案的保管期限应符合国家法律法规和公司内部管理规定。

（三）档案的借阅、复制等应经合同档案管理部门负责人批准。

（四）档案的销毁应按照国家法律法规和公司内部管理规定执行。

第十条合同档案的利用应遵循以下要求：（一）合同档案的查询、复制等应经合同档案管理部门负责人批准。

（二）查询、复制合同档案时，应遵守保密原则，不得泄露商业秘密。

合同档案管理制度

合同档案管理制度第一章总则第一条为规范和强化合同档案管理工作，提高合同管理的效率和质量，保障公司利益，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司内部所有与合同相关的活动和业务。

第三条合同档案管理是公司的一项重要工作，必须严格按照本制度执行。

第四条公司应建立健全合同档案管理制度，明确管理责任和流程，加强监督检查，确保合同档案的安全、完整、准确和及时。

第二章合同档案的分类和归档第五条公司应按照合同的性质、内容和金额等特点，将合同档案分类归档，并制定相应的归档标准和程序。

第六条合同档案应按照主合同和附属合同相结合的原则分别归档，确保合同的完整性和连贯性。

第七条公司应建立合同档案档案袋的编号制度，确保每份合同档案都能够追溯和查阅。

第八条合同档案在归档前，应按照相关规定进行整理和核对，确保档案的真实性和完整性。

第九条合同档案的归档应按照时间顺序进行，确保档案的有效管理和利用。

第十条合同档案的存放地点应设立专门的存档室，确保档案的安全、防火和防盗。

第三章合同档案的管理和利用第十一条公司应建立健全合同档案管理制度和流程，明确合同档案的管理责任和权限。

第十二条公司应建立合同档案的管理制度和规范，加强对合同的监督和管理，确保合同的合法有效。

第十三条合同档案的利用应遵守相关法律法规和规章制度，确保信息的安全和保密。

第十四条合同档案的利用应遵守公司的内部管理规定和程序，确保信息的及时和准确传递。

第十五条合同档案的利用应按照规定的程序进行，避免信息的泄露和损失。

第十六条公司应建立合同档案的检查和审查制度，确保合同的合法、完整和准确。

第四章合同档案的保管和保全第十七条公司应建立全面的合同档案保管和保全制度，确保档案的安全和完整。

第十八条合同档案的保存期限应按照相关规定进行，确保档案的利用价值和保全价值。

第十九条合同档案的保管应严格按照规定的程序和标准进行，确保档案的安全和隐私。

第二十条合同档案的转移、借阅和复制等行为应严格按照规定进行，避免信息的泄露和遗失。

合同档案管理制度

合同档案管理制度为进一步加强合同文档管理工作，提高合同管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本制度。

一、本合同档案管理制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的以工程、销售项目为中心的资料总和，其构成包括招标文件、应标文件、技术方案、合同文本、二次设计方案、工程会议记要、竣工资料等。

二、合同档案管理原则1、合同档案管理实行网络管理体系，由公司办公室集中统一管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。

2、办公室负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档，并负责监督指导各部门的合同管理工作。

3、办公室应分别建立建全合同文档的形成、积累、整理、归档工作体系，并确定一名网络人员负责合同文档管理。

三、合同档案管理的移交1、公司在正式签署合同后须将合同正本原件移交办公室存档。

2、移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完全，必须条理分明，符合其形陋律。

3、合同文档移交时，必须编制档案移交清册并当面清点。

以双方签字认可后方为完成交接手续。

四、合同文档管理办法1、合同文档以年代结合项目性质进行分类编号。

2、保存的合同文档每半年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任。

3、办公室要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单。

4、办公室应根据实际需要编制合同档案检索工具，以有效地开展合同文档的查询、利用工作。

5、各部门员工可在主管领导同意的情况下，到办公室查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须经部门主管领导、总经理签字同意后，方可在办公室办理相关借阅手续，以影印件借出。

合同原件无特殊情况不得外借。

6、合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同文档的安全7、借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节予以处罚。

合同管理档案管理制度

合同管理档案管理制度一、总则第一条为了加强公司合同管理档案工作，规范合同管理档案的收集、整理、归档、保管和利用，确保合同管理档案的完整、安全和有效，根据《中华人民共和国档案法》、《企业档案管理规定》等法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有合同管理档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。

第三条公司设立合同管理档案室，负责合同管理档案的集中统一管理。

各部门应指定专人负责本部门合同管理档案的收集、整理、归档等工作。

二、合同管理档案的收集与整理第四条合同管理档案的收集范围：（一）公司对外签订的各类合同、协议书、备忘录等法律文件；（二）公司内部各部门、单位之间签订的各类合同、协议书、备忘录等法律文件；（三）公司与其他单位、个人签订的各类合同、协议书、备忘录等法律文件；（四）与合同履行相关的各类文件、资料，如审批文件、履行情况报告、变更协议、解除协议、终止协议等；（五）其他与合同管理有关的文件、资料。

第五条合同管理档案的整理要求：（一）合同管理档案应按照合同类别、签订时间、归档时间等特征进行分类、排序；（二）合同管理档案应按照文件材料形成的先后顺序进行排列，保持文件材料的历史联系；（三）合同管理档案应采用统一格式的档案盒、档案袋进行封装，并在封面标注合同名称、签订时间、归档时间等基本信息；（四）合同管理档案应进行数字化扫描，建立电子档案，便于查询、统计和利用。

三、合同管理档案的归档与保管第六条合同管理档案的归档要求：（一）合同管理档案应在合同履行完毕后及时归档；（二）合同管理档案归档时，应提交归档清单，注明合同名称、签订时间、归档时间、归档人等信息；（三）合同管理档案归档后，应建立归档台账，便于查询和统计。

第七条合同管理档案的保管要求：（一）合同管理档案应存放在干燥、通风、安全的库房内，库房应符合国家档案保管要求；（二）合同管理档案应定期进行安全检查，发现虫蛀、霉变等情况，应及时处理；（三）合同管理档案应实行定期清查、核对制度，确保档案的完整、安全；（四）合同管理档案的借阅、复制、销毁等，应严格按照公司内部规定办理。

合同档案管理制度

合同档案管理制度第一章总则第一条为了加强合同档案管理，维护公司合法权益，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国合同法》等法律法规，制定本制度。

第二条本制度适用于公司合同的签订、履行、变更、解除及终止等环节产生的档案管理。

第三条合同档案管理应遵循完整性、真实性、准确性、及时性和保密性原则，确保公司合同档案的安全、有效利用。

第四条公司设立合同管理委员会，负责合同档案管理的组织、指导和监督工作。

合同管理委员会由公司法定代表人担任主任，相关部门负责人为成员。

第二章合同档案的收集与归档第五条合同签订前，应充分调查、了解合同相对方的主体资格、信誉、履约能力等情况，并保存相关资料。

第六条合同签订过程中，合同承办部门应将合同文本、附件、补充协议、变更协议、解除协议、终止协议等相关材料及时整理、归档。

第七条合同履行过程中，合同承办部门应将履行凭证、验收报告、付款凭证、结算单据、验收证书、验收合格证明等相关材料及时整理、归档。

第八条合同变更、解除或终止的，合同承办部门应将变更、解除或终止的书面协议、通知等相关材料及时整理、归档。

第九条合同档案归档应按照合同类型、签订时间、对方主体等分类，编制目录，便于查询。

第十条合同档案归档应使用统一的档案保管用品，确保档案的完整、整洁。

第三章合同档案的保管与利用第十一条合同档案应存放于安全、防火、防盗、防潮、防虫蛀、防霉变的专用档案室或档案柜中。

第十二条合同档案的保管期限应根据合同类型、性质、法律法规等确定，至少应保存五年。

第十三条合同档案实行集中统一管理，合同承办部门需查阅、利用合同档案的，应向合同管理委员会提出申请，经批准后方可查阅。

第十四条查阅合同档案时，应遵循保密原则，不得泄露档案内容。

第十五条合同档案的借阅应严格控制，仅限于公司内部使用，不得外借。

确需外借的，应经合同管理委员会批准，并办理借阅手续。

第四章合同档案的移交与销毁第十六条合同承办部门人员离职时，应将手中持有的合同档案向合同管理委员会办理移交手续。

合同档案管理制度

合同档案管理制度第一章总则第一条为了规范合同的签订和管理，维护公司及用户合法权益，保障用户资料及档案信息的安全，制定本制度。

第二条本制度适用于天然气安装合同、供气合同及大型用户的照付不议合同。

第三条用户合同具体包括：天然气用户工程安装合同、燃气报警器安装合同、城市燃气居民用户供气合同、城市燃气商业用户供气合同及大用户照付不议合同，可根据业务调整情况增减合同类别。

第四条符合正常业务流程的零散居民用户安装合同由业务人员与用户签订即可，对于商业用户安装合同、集体用户安装合同应由市场部经理审核签字，分批付款的安装合同由经营副总签字审批；供气合同由业务人员直接办理，未结清安装费用需要送气的由总经理审批签字；照付不议合同由经营副总草拟，总经理审核签订。

第五条合同内容要按规定填写，主要条款必须清晰完整，权责要明确。

集体用户必须有联系人姓名和电话，有工期要求的要经过规划建设部测算后予以明确；分批付款合同一定要明确每批付款的时间和金额。

第六条合同签订后，业务人员应将合同原件、用户身份证复印件、用户联系方式等资料交档案管理员存档，以便日后查询。

第七条档案管理员应建立合同档案目录，确保合同档案的完整性和可追溯性。

第二章合同档案的保管第八条合同档案应存放在安全、干燥、通风的地方，防止档案受损。

第九条档案管理员应定期检查合同档案，确保档案的完好无损。

如发现档案受损，应及时采取措施进行修复。

第十条档案管理员应建立合同档案的借阅制度，严格控制合同档案的借阅。

如有借阅需求，应填写借阅申请表，经相关负责人审批后，方可借阅。

第十一条借阅合同档案时，应严格登记，确保档案的归还。

如合同档案发生丢失或损坏，应按原价值赔偿。

第三章合同档案的利用第十二条合同档案原则上不得外借，如确有需要，可以提供复印件，并注明“仅供查阅”字样。

第十三条内部部门因工作需要查阅合同档案，应向档案管理员提出查阅申请，经相关负责人审批后，方可查阅。

第十四条查阅合同档案时，应遵守查阅制度，不得擅自复制、拍照、涂改、撕毁档案。

合同及档案管理制度

第一章总则第一条为加强本单位的合同及档案管理，确保合同及档案的完整、准确、安全，提高工作效率，特制定本制度。

第二条本制度适用于本单位所有合同及档案的管理工作。

第三条本制度遵循以下原则：（一）合法性原则：合同及档案管理必须符合国家法律法规、政策规定和行业标准；（二）真实性原则：合同及档案内容必须真实、准确、完整；（三）保密性原则：对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的合同及档案，应严格保密；（四）安全性原则：采取有效措施，确保合同及档案的安全，防止丢失、损坏或泄露。

第二章合同管理第四条合同签订（一）合同签订前，各部门应进行充分的市场调研，确保合同内容的合法性、合规性和可行性；（二）合同签订应由授权的部门或人员负责，签订过程中应严格审查合同条款，确保合同内容符合双方利益；（三）合同签订后，应及时将合同副本送至合同管理部门备案。

第五条合同履行（一）各部门应按照合同约定履行义务，确保合同履行过程中的各项工作顺利进行；（二）合同履行过程中，如遇特殊情况需变更合同条款，应经双方协商一致，并签订变更协议；（三）合同履行完毕后，应及时将合同执行情况报告合同管理部门。

第六条合同归档（一）合同签订、变更、解除等文件，应按合同类别、时间顺序进行归档；（二）合同归档时，应注明合同编号、签订日期、合同内容摘要等信息；（三）合同归档后，由合同管理部门负责保管。

第三章档案管理第七条档案收集（一）档案管理部门应按照国家档案管理法规和行业标准，制定档案收集计划；（二）各部门应按照档案收集计划，及时将合同、协议、函件、报告等文件报送档案管理部门。

第八条档案整理（一）档案管理部门应按照档案分类、编目、装订等要求，对收集到的档案进行整理；（二）档案整理过程中，应确保档案的完整、准确、安全。

第九条档案保管（一）档案管理部门应采取有效措施，确保档案的安全，防止丢失、损坏或泄露；（二）档案保管期限根据国家档案管理法规和本单位实际情况确定；（三）档案保管过程中，应定期检查档案状况，及时处理问题。

合同档案管理制度

合同档案管理制度合同档案管理制度第一章总则为规范合同档案管理，优化合同管理流程，保护合同当事人的合法权益，特制订本合同档案管理制度。

第二章合同档案的建立1. 合同档案应包含《合同》正、副本及其它必要附件。

2. 合同正、副本应加盖红色公章并注明备案号。

3. 《合同》要求保存的，应当在合同生效之日起七日内报有权主管部门审核并予以备案。

4. 对于人民法院审理的涉及本企业合同纠纷案件，应组织有关人员担任法定证人出庭，协助法院将案件调查取证资料和法院裁判文书存入合同档案。

第三章合同档案的存放1. 合同档案应当建立档案库，并采取物理和电子相结合的方式进行储存，确保档案材料的安全性、完整性、及时性、可读性和可检索性。

2. 合同档案库门禁应由专人掌握，每日应进行安全巡查，发现问题立即进行处理。

3. 合同档案应当根据保密需要酌情设立访问权限，通过操作日志、审计等手段对合同档案的访问作出记录和追踪，并对异常访问行为及时报告所在单位。

第四章合同档案的借阅1. 合同档案是必须保密的，仅限公司内部人员查阅，需要复制或提供给外部人员查阅需严格审批。

2. 借阅人应当用本人正式证件办理借阅手续，有关部门应按规定向借阅人进行详细说明，要求保密并记录借阅人姓名、单位、联系方式、借阅日期等信息。

3. 借阅人应在规定时间内归还，如需延长时间必须按规定办理延期手续。

第五章合同档案的销毁1. 《合同》归档保存期限自合同履行完毕之日起。

不得随意销毁。

2. 保管期届满的企业《合同》应按照现行国家规定执行，严格按照保管期限对合同档案进行销毁。

3. 合同档案如转出、销毁、丢失、损毁等不正常情况，在第一时间内上报主管部门，并配合调查处理。

第六章附则1. 合同档案管理涉及的相关人员应签署保密协议，并接受相应的教育培训。

2. 对本制度的任何修改或补充，需经本企业批准，并同意在某个特定时刻经本企业主管部门予以公告，使所有的员工及工作人员有机会阅读接受本制度的变更或补充。

合同的档案管理制度

第一章总则第一条为了规范公司合同档案管理，确保合同档案的完整性、准确性和安全性，维护公司合法权益，降低经营风险，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有合同的档案管理，包括但不限于采购合同、销售合同、技术服务合同、产品合作合同、测试协议、联盟协议、市场营销合同、财务合同等。

第三条本制度遵循以下原则：1. 完整性原则：确保合同档案的全面性，包括合同签订、履行、变更、终止等各个阶段的相关文件。

2. 准确性原则：确保合同档案内容准确无误，便于查阅和使用。

3. 安全性原则：采取有效措施，防止合同档案丢失、损坏、泄露等。

4. 便捷性原则：提高合同档案的查询效率，方便各部门和人员使用。

第二章职责分工第四条合同管理部门负责合同档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作。

第五条合同管理部门的主要职责：1. 制定合同档案管理制度，并组织实施。

2. 收集合同签订、履行、变更、终止等各个阶段的相关文件。

3. 整理合同档案，确保档案的完整性和准确性。

4. 保管合同档案，确保档案的安全性和保密性。

5. 提供合同档案查询服务，协助各部门和人员使用档案。

第六条各部门负责人对本部门合同档案的完整性、准确性、安全性和保密性负责。

第七条各部门负责人应定期检查本部门合同档案的管理情况，发现问题及时整改。

第三章合同档案管理流程第八条合同签订前，合同管理部门应进行合同文本审核，确保合同内容合法、合规。

第九条合同签订后，合同管理部门应及时收集合同文本及相关附件，并办理归档手续。

第十条合同履行过程中，合同管理部门应跟踪合同履行情况，及时收集相关文件。

第十一条合同变更或终止时，合同管理部门应收集相关文件，并办理变更或终止手续。

第十二条合同档案归档时，应按照档案管理规范进行分类、编号、装订。

第十三条合同档案保管期间，应定期进行清点、整理，确保档案的完整性。

第四章合同档案查询与利用第十四条合同档案查询服务应遵循以下原则：1. 依法查询：查询人需提供合法的身份证明，并说明查询目的。

合同管理档案管理制度

第一章总则第一条为了规范公司合同管理工作，加强合同档案管理，维护公司合法权益，根据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于公司内部各部门、子公司及分支机构。

第三条合同管理档案是公司重要的经济活动档案，是公司经济活动的真实记录，对于维护公司合法权益、防范法律风险具有重要意义。

第二章合同档案的收集与整理第四条合同档案的收集应遵循以下原则：（一）全面性：收集合同档案应包括合同签订、履行、变更、解除等全过程的相关文件。

（二）真实性：收集的合同档案应真实反映合同内容，不得伪造、篡改。

（三）及时性：合同档案的收集应与合同签订、履行同步进行。

第五条合同档案的整理应遵循以下要求：（一）分类：按照合同类型、合同履行主体、合同签订时间等进行分类。

（二）编号：对收集的合同档案进行统一编号，便于管理和查阅。

（三）归档：将整理好的合同档案按照分类、编号要求归档。

第三章合同档案的保管与利用第六条合同档案的保管应遵循以下规定：（一）设立专门的合同档案库房，配备必要的保管设施。

（二）实行合同档案的分级保管，重要合同档案由专人负责保管。

（三）定期对合同档案进行检查，确保档案的完整、安全。

第七条合同档案的利用应遵循以下规定：（一）查阅合同档案应经相关部门负责人批准。

（二）查阅人应遵守保密规定，不得泄露合同内容。

（三）查阅人应爱护合同档案，不得随意涂改、损坏。

第四章合同档案的归档与销毁第八条合同档案的归档应遵循以下规定：（一）合同履行完毕后，应及时将合同档案归档。

（二）合同档案归档前，应由相关部门负责人审核。

（三）合同档案归档后，应按照分类、编号要求进行整理。

第九条合同档案的销毁应遵循以下规定：（一）合同档案的销毁需经公司领导批准。

（二）销毁合同档案前，应进行核实，确保档案的完整、准确。

（三）销毁合同档案时，应采取安全、环保的方式进行。

第五章责任与奖惩第十条公司各部门应加强对合同档案管理工作的领导，确保合同档案管理的规范、有效。

合同部档案管理制度

第一章总则第一条为了规范合同部档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，提高合同管理工作的质量和效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本部门实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于合同部所有合同档案的管理工作。

第三条合同档案管理应遵循以下原则：（一）集中统一管理原则：合同档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和安全性。

（二）分级管理原则：根据档案的密级、重要性和保管期限，实行分级管理。

（三）规范操作原则：严格按照档案管理程序和操作规程进行档案管理。

（四）保密原则：加强合同档案的保密工作，防止档案信息泄露。

第二章职责分工第四条合同部档案管理员负责合同档案的收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等工作。

第五条合同部各部门负责人对本部门合同档案的完整性和准确性负责。

第六条合同部负责人对合同档案管理工作进行全面监督和指导。

第三章档案收集与整理第七条合同档案收集范围：（一）合同签订、履行、变更、解除等相关文件和资料；（二）合同审查、谈判、签订、备案、登记等过程中的文件和资料；（三）合同纠纷处理、仲裁、诉讼等相关文件和资料；（四）合同管理工作中形成的其他文件和资料。

第八条合同档案整理要求：（一）按照合同类别、时间顺序进行整理；（二）确保档案的完整性和准确性；（三）对破损、褪色、污染的档案进行修复、复制。

第四章档案保管与利用第九条合同档案保管要求：（一）按照档案密级和保管期限，分别存放在安全、干燥、通风、防潮、防虫、防鼠的档案室；（二）定期检查档案保管情况，确保档案安全；（三）建立健全档案借阅制度，严格借阅手续。

第十条合同档案利用要求：（一）档案利用应遵循合法、合理、必要的原则；（二）档案利用人员应具备一定的档案知识，确保档案信息的准确性和完整性；（三）档案利用过程中，不得擅自复制、摘抄、传播档案信息。

第五章档案销毁第十一条合同档案销毁应当符合以下条件：（一）保管期满或者保管期限届满的；（二）因合同履行完毕、合同解除、合同无效等原因，不再具有保存价值的；（三）因档案破损、褪色、污染等原因，无法修复的。

合同档案管理制度

合同档案管理制度合同档案管理制度一、制度目的为规范、强化合同档案管理，健全档案管理制度，提高档案管理水平，充分发挥合同档案的管理功能和价值，促进各项工作的开展，保障公司利益，制定本制度。

二、适用范围本制度适用于全公司各部门的合同档案管理。

三、管理要求1、资料统筹。

公司各部门必须对本部门的合同档案定期进行统筹，以免重复收集。

2、信息归档。

公司合同档案管理系统应当归档至存档文件夹，档案在档案室进行收纳，严格遵守保密制度，确保合同档案资料的安全、完整和可以快速访问。

3、归档材料规范。

合同档案按照事项负责人或相关人员的批示或授权，进行规范处理，要求在每一个合同档案上标注有编号（按照编码规则制定）、档案名称、档案类别、档案保管期限和档案室存放位置等。

4、重视保护工作。

公司各部门应当根据文物保护条例和相关规定，分别对不同的合同档案进行分类和等级保护工作。

制定具体的防火、防潮、防虫等保护措施。

5、定期检查。

公司合同档案管理系统应当进行半年度（或季度）档案检查，对存在的毛病进行及时治理，并做好记录，以利于查明责任和完善制度。

6、定期整理。

公司合同档案管理系统应当定期清理合同档案，筛选无用合同档案清理出库。

四、领导职责1、公司领导及有关部门须切实加强对合同档案的重视和管理工作的指导，落实档案保管相关的职责制，确保合同档案资料的安全、完整和可以快速访问。

2、定期对合同档案管理情况进行检查和评估，及时发现并纠正存在的问题。

3、对于违反合同档案管理制度的人员给予严肃处理，以提高合同档案的管理水平，增强合同档案的保密性和防护力。

五、制度责任公司合同档案管理员是公司合同档案管理制度负责人，主要承担管理公司合同档案的职责，同时需对公司合同档案管理制度进行实施和监督。

其他部门员工则需要了解和遵守公司合同档案管理制度，严格按照规定进行档案管理，维护公司合同档案管理制度的顺利运营。

六、制度改进本制度实施中存在问题或有必要对制度进行完善和修正的，应当由公司合同档案管理员及公司领导提出，进行集体研究讨论，最终确定修改方案。