物业管理档案分类

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物业档案管理和管理制度

物业档案管理和管理制度一、引言物业档案管理是指对物业管理过程中产生的各类文件、资料进行规范化、系统化的管理工作。

物业管理制度是指为了规范物业管理行为，保障物业管理工作的顺利进行而制定的一系列规章制度。

本文将详细介绍物业档案管理和管理制度的相关内容。

二、物业档案管理1. 档案分类根据物业管理的不同需求，将档案分为基础档案、业务档案和管理档案三类。

基础档案包括物业项目的基本信息、权属证明、建筑图纸等；业务档案包括物业管理合同、租赁合同、维修记录等；管理档案包括物业管理规章制度、会议记录、投诉处理记录等。

2. 档案存储建立统一的档案室，对档案进行分类、编号和归档。

采用电子化管理系统，将档案进行数字化存储，方便检索和管理。

同时，要确保档案的安全性和保密性，设置权限控制，限制档案的访问范围。

3. 档案整理与归档定期对档案进行整理和归档，确保档案的完整性和准确性。

制定档案整理和归档的流程，明确责任人和时间节点。

对于过期或无效的档案，及时进行淘汰和销毁，避免占用空间和资源。

4. 档案检索与利用建立档案检索系统，方便用户查询和利用档案信息。

制定档案借阅和归还的规定，确保档案的安全和完整。

同时，要加强档案利用的宣传和培训，提高员工对档案管理的重视和认识。

三、物业管理制度1. 建立管理制度体系制定物业管理制度体系，包括组织架构、岗位职责、工作流程等。

明确各级管理人员的职责和权限，确保管理工作的顺利进行。

制定制度执行的考核和奖惩机制，激励员工积极履行职责。

2. 物业服务规范制定物业服务规范，明确物业服务的内容和标准。

包括物业维修、保洁、安全等方面的规定。

建立服务投诉处理制度，及时解决业主的投诉和问题，提高物业服务质量。

3. 财务管理制度建立财务管理制度，包括收支管理、资金监管、财务报表等方面的规定。

确保物业费用的合理使用和透明度。

制定财务审计制度，定期对物业财务进行审计，确保财务的准确性和合规性。

4. 安全管理制度制定安全管理制度，包括消防安全、物业安全、人员安全等方面的规定。

物业各类档案管理制度

一、目的和意义为了规范物业管理档案的管理工作，确保档案的完整、准确、安全，提高物业管理水平，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于本物业管理区域内所有物业档案的管理工作。

三、档案分类1. 工程档案：包括工程设计、施工、验收、维修、改造等过程中的各类图纸、文件、资料等。

2. 业主档案：包括业主身份证明、购房合同、租赁合同、装修申请、入住登记等。

3. 财务档案：包括财务收支报表、费用收缴记录、维修基金使用记录等。

4. 文件档案：包括物业管理相关法规政策、公司文件、会议记录、通知公告等。

5. 管理资料：包括绿化资料、日常巡查记录、值班记录、车辆管理记录、监控记录、荣誉资料等。

四、档案管理职责1. 物业公司主管负责监督、指导、检查档案管理工作。

2. 文员专职负责档案的收集、整理、归档、保管、借阅等工作。

3. 各部门负责人负责本部门档案的收集、整理、归档，并及时上报公司档案室。

五、档案管理要求1. 档案资料必须按照公司规定要求存档，做到图有袋、文有夹，报告类文件编目录索引，档案类文件有存档文件清单及编号目录。

2. 档案资料必须集中存档，文件柜要求上锁，未经主管许可，他人不得动用。

3. 档案资料必须按类别、时间、项目等进行分类整理，便于查阅。

4. 档案资料必须做到完整、准确、安全，确保档案完好率达100%。

5. 档案资料需经常使用部分应复印备份，原件存放在档案中不得随意使用。

六、档案借阅与归还1. 因工作需要借阅档案资料的，需经主管书面确认，并办理借阅手续。

2. 借阅人需在规定时间内归还档案资料，并保持档案资料的完好。

3. 如档案资料遗失、损坏，借阅人需承担相应责任。

七、档案管理与监督1. 公司定期巡查档案管理情况，对不符要求的保管责任人将作适当处分。

2. 档案资料因保管不当而导致遗失、泄密的，对公司有重大影响及损害公司利益的，公司将视情节轻重追究当事人责任，并保留追究其法律责任的权利。

八、附则本制度自发布之日起施行，由物业公司负责解释。

物业档案管理

物业档案管理物业档案管理是指对物业管理过程中产生的各类档案进行规范、有序的管理工作，以确保物业档案的完整性、准确性和安全性。

物业档案管理包括档案的建立、归档、整理、检索、借阅、销毁等环节，旨在提高物业管理效率和服务质量。

一、档案建立1.1 档案分类：根据物业管理的不同内容和特点，将物业档案分为基础档案、合同档案、维修档案、投诉档案等不同类别。

1.2 档案编号：为每一个档案设立惟一的编号，便于后续的档案管理和检索工作。

1.3 档案登记：对每一个档案进行详细的登记，包括档案名称、档案编号、建档日期、归属部门、责任人等信息。

二、档案归档2.1 档案整理：对已建立的档案进行整理，确保档案的有序性和完整性。

2.2 档案装订：采用合适的装订方式，将档案整理成册，方便存储和检索。

2.3 档案标识：在每一个档案册上标注档案名称、档案编号、归属部门等信息，确保档案的清晰可辨认。

三、档案存储3.1 存储环境：选择适宜的存储环境，确保档案不受湿度、温度等因素的影响，防止档案受损。

3.2 存储设备：选用合适的档案柜、档案架等设备，确保档案的安全存放和便捷管理。

3.3 存储位置：合理安排档案的存放位置，按照档案的重要性和使用频率进行分类存放，方便档案的检索和借阅。

四、档案检索4.1 检索索引：建立档案检索索引，包括按档案名称、档案编号、归属部门等进行分类，方便快速准确地找到所需档案。

4.2 检索工具：提供便捷的检索工具，如电子档案管理系统、档案目录等，提高档案检索的效率和准确性。

4.3 检索流程：规定档案的检索流程，明确检索的权限和操作步骤，确保档案的安全性和保密性。

五、档案借阅5.1 借阅申请：借阅人需填写借阅申请表，包括借阅目的、借阅期限等信息，并经相关责任人审批。

5.2 借阅登记：在借阅档案时，需填写借阅登记表，包括借阅人、借阅日期、归还日期等信息，以便跟踪借阅情况。

5.3 借阅管理：对借阅的档案进行管理，确保借阅档案的安全性和时效性，逾期未归还的档案需进行催还。

物业管理处档案分类及归档模式规定

物业管理处档案分类及归档模式规定
一、存档分类编号规定：
类别
工程类（A）
保安类（B）
类名
图纸文件
设备技术文件
日常运行记录文件
维修保养备用材料及配件记录文件
规范及制度化文件
固定岗位值班记录
巡更签到记录
消防灭火器及其它消防安全检查记录
类别代号
A1-1
A1-2
A2-1
A2-2
A2-3
B1
B2
B3
类别
综合类（C）
卷名
卷名卷名Βιβλιοθήκη 员工奖罚记录
A栋
建
施
图
B栋
保安
值班
记录
全宗号
全宗号
全宗号
/
/
/
目录号
目录号
目录号
/
/
/
案卷号
案卷号
案卷号
C1-03
A1-1
B1-1
年度
年度
年度
2005-2007年度
2005年4月
2007年
保存期限
保存期限
保存期限
5年
长期
财务管理（按财务管理制度专门保管）
类名
人事行政后勤类
内部物管业务管理档案（日常业务，动态性强）
业主资料及公约、收交楼资料和装修资料（属一次性完成归档的档案）
类别代号
C1
C2
C3
二、代号编号方法及涵意：
如C1-03，意思是——综合管理类的（C）人事行政类（C1）中的第三个档案盒。该第3个档案盒里比如装的是“2005-2007年度员工奖罚记录”，写在档案案的背脊上就是如下所示：

物业管理档案资料管理制度

物业管理档案资料管理制度一、总则1. 为规范物业管理公司的档案资料管理工作，确保档案资料的完整性、安全性和可追溯性，特制定本制度。

2. 本制度适用于物业管理公司及其下属各部门和项目管理处。

二、档案资料分类1. 档案资料分为行政管理档案、财务管理档案、工程管理档案、客户服务档案、安全管理档案等类别。

2. 各类档案应按照其性质和用途进行详细分类，并设立相应的档案编号。

三、档案资料的收集与整理1. 各部门应指定专人负责档案资料的收集、整理和归档工作。

2. 档案资料应定期进行整理，确保资料的准确性和时效性。

四、档案资料的保管1. 档案资料应存放在干燥、通风、防火、防潮的环境中，避免阳光直射。

2. 档案室应配备必要的安全设施，如防盗门、报警系统等。

五、档案资料的借阅与使用1. 档案资料的借阅应遵循“谁借阅、谁负责”的原则，借阅人需填写借阅登记表。

2. 借阅期限一般不得超过一个月，如需延长，应提前办理续借手续。

六、档案资料的更新与维护1. 档案资料应定期进行更新，确保信息的准确性和有效性。

2. 对于过时或作废的档案资料，应及时进行标识、隔离，并按照规定程序进行销毁。

七、档案资料的保密1. 档案资料涉及公司机密和业主隐私，应严格保密，不得泄露给无关人员。

2. 对于涉及敏感信息的档案资料，应采取额外的安全措施。

八、档案资料的电子化管理1. 鼓励将纸质档案资料转化为电子档案，以提高管理效率和资料的可访问性。

2. 电子档案的存储和备份应符合信息安全的要求。

九、违规处理1. 对于违反档案资料管理制度的行为，物业管理公司应视情节轻重给予相应的处罚。

2. 造成档案资料丢失、损坏或泄露的，应追究相关人员的责任。

十、附则1. 本制度自发布之日起生效，由物业管理公司负责解释。

2. 对本制度的修改和补充，应经过物业管理公司的审议和批准。

请注意，这是一个简化的模板，具体内容应根据物业管理公司的实际情况和法律法规的要求进行调整和完善。

物业管理档案分类方案

物业管理档案分类方案介绍物业管理档案是指有关物业管理的各种记录、资料、文书等文件，它们包括房产、设备、维修、保养、安全、卫生、环保等方面的信息。

对于一个物业公司来说，建立一个合理的档案分类方案非常必要，可以方便管理和查找信息，提高工作效率和工作质量。

选定分类原则在制定档案分类方案之前，我们需要认真考虑选定分类原则。

首先，档案分类应该遵循一定的规律和方法，以方便分类和查找。

其次，在分类的基础上，应该制定具体操作规程和标准，以保证档案的准确性和完整性。

基于这些原则，我们将制订以下的档案分类方案。

物业管理档案分类方案房产档案房产档案主要记录有关物业所管理的房屋、门牌号、朝向、面积、装修、购买时间、交易信息等内容，按照以下方式进行分类：1.业主档案：保存业主的基本信息、联系方式、入住时间、购买房屋的相关信息等。

2.房屋档案：按照房屋地址进行分类，记录房屋的具体信息和历史变动情况。

3.应收缴费档案：记录业主每月的物业费用、停车费用、水电费用等信息。

设备档案设备档案主要记录物业管理所涉及的各种耗材、电器、机械设备、工具以及设施的维修配置、巡检记录、过保时间等信息，按照以下方式分类：1.设备档案：按照设备类型、使用环境、生产厂家等方式分类记录设备型号、生产日期等信息。

2.巡检档案：定期巡检记录、维修保养记录、故障修复记录等。

维修档案维修档案主要记录维修工作的内容和维修人员的信息，按照以下方式分类：1.维修档案：按照设备类型、日期、维修人员进行分类，记录维修内容、费用等信息。

2.维修保养档案：记录设备定期维修保养的情况。

安全、卫生、环保档案安全、卫生、环保档案主要根据以下类别进行分类：1.安全生产档案：记录安全检查的结果、安全隐患和纠正措施。

2.环保档案：记录环境污染物排放情况和环境治理情况。

3.卫生档案：记录对公共区域的定期清洁、消毒、换气等情况。

档案管理操作规程和标准除了对物业管理档案进行分类以外，我们还需要制定更具体的操作规程和标准，以保证档案的准确性和完整性。

物业服务管理档案目录分类

物业服务企业档案分类行政管理人力资源管理品质管理工程管理物业服务(项目留存档案)经营管理市场拓展品牌管理财务管理维修资金1.公司章程、出资、验资、申报2.董事会决议3.其他1.营业执照2.资质证书3.账户开户证明4.社会保险登记证5.质量体系认证证书6.其他1.物业管理师证2.会计证3.高、低压电工证4.消防类相关证件5.电梯管理员证6.工程、土建类证7.其他公司设立工商注册、资质申报、董事会、监事会文件等公司经营中所需要的重要证照、资质等各类认证证书、员工职工证书、车辆证照、证卡等开办资料公司证照其他证照物业公司总部档案分类证照管理档案行政管理档案规章制度档案行政事务管理合同管理档案法律事务档案法规文件公司制度文件管理印章管理会务接待车辆管理物业合同其他合同各类文书国家、部门、行业、当地发布的与物业管理相关的法规、办法等公司内部管理所需各项规章制度等会议记要、往来文件、内部文件等印章管理制度及备案资料、印章保管使用记录等各类接待、会务、洽谈活动等有关车辆的各种资料公司招投标记录、物业服务合同往来经济合同、协议、专项分包合同等在经营管理合同中产生的经济、民事、刑事纠纷等1.物业管理条例2.物业承接查验办法3.住宅室内装修装饰管理办法4.维修资金管理办法5.物权法6.城市异产毗连房屋管理规定7.物业服务收费管理办法8.其他1.公司行政办公制度2.考核制度3.保密制度4.行政人事制度5.财务制度6.其他1.行政办公会议记要2.会议通知、会议签到表3.政府部门等往来函件、行文4.对外发文、函件等5.其他单位往来函件6.行政决议、通报7.申请、报告8.其他1.管理制度2.刻章申请3.印章样本备案登记表4.保管人及使用登记表5.其他1.接待登记、记录表2.洽谈、会议记要记录3.其他1.车辆年审记录2.派车记录3.其他1.各类合同及相关会审记录2.合同台账3.其他1.起诉状2.法院传票3.判决书4.其他资产管理档案图书管理档案后勤福利档案荣誉管理档案固定资产日常物料供应商资料图书管理宿舍活动室管理食堂管理其他福利荣誉管理公司产生经营、管理需要配置购买的设备等资产生产原材料购置、各种物资供应、仓库保管、盘点、出入库等记录供应商基本信息及评价资料公司、部门存放的图书资料及借阅登记资料等员工宿舍、活动室管理规范及日常管理了资料食堂运营管理制度、资质及日常管理记录法定节日、生日福利，住院看望，以及职工保健、劳动保护等福利公司经营管理活动中启德的各类实物奖品、赠品、纪1.各类固定资产清单台账2.使用、保管责任、年限表3.说明书、图纸、保修卡4.各类证书、年审、盘存表5.其他1.物料购置申请、审批表2.入库单3.领用单4.工具、服装登记台账5.盘存表6.其他1.供应商花名册(单位名称、联系人、联系电话、供货地址、供货名录)2.供应商单位证照 (营业执照、资质许可证、法人身份证及法人证明)3.报价单4.年度供应商评价表5.半年度比价表/报告6.其他1.图书台账2.图书借阅/复印登记表3.图书催还通知单4.图书盘点汇总表5.其他1.配置物品表2.检查记录表3.其他1.食堂管理制度2.卫生许可证3.食堂作业人员健康证4. 日常采买台账及用款5.签领登记6.周菜单明细表7.其他1.福利发放方案及审批资料2.体检表(报告)3.节日员工物品采购、发放表4.其他1.质量体系认证证书2.国优及省示范小区奖牌证书3.政府颁发的奖励、奖状4.其他人力资源管理档案品质管理档案声像电子档案人力资源规划档案招聘与配置档案培训与开辟档案绩效管理档案薪酬福利管理劳动关系管理质量体系管理档案各类声像电子资料人力资源规划员工档案培训与开辟绩效管理薪酬管理福利管理劳动关系体系文件念品：证书、奖杯、奖状、锦旗等公司经营管理活动中产生的各类声像资料、电子档案有关公司人力资源管理的各项规章制度、人力资源规划文件等有关员工的招聘、录用、辞退、离职等文件各类内部及外出培训形成的记录员工绩效考评资料、绩效考核报告、激励等员工考勤、请假、休假等记录，薪酬审批、晋升审批等记录社保、医保以及商业保险资料等员工与公司的经济关系各类有关质量标准的文件1.光盘2.照片3.电子储存4.其他1.岗位职责、任职要求2.公司架构及人员配备3.聘任决定、任命决定4.人力资源分析报告5.其他1.各类证书2.职工花名册3.招聘、面试记录表4.转正审批表、离职表5.各类复印件6.其他1.培训计划、培训签到表2.培训记录表3.试卷、考试记录4.培训教材5.外出学习总结6.其他1.考核表2.激励/处罚单(审批表)3.绩效考核结果报告等4.其他1.考勤表2.请假单、审批表3.工资审批表4.其他1.缴纳社保及商业险单据2.其他1.劳动合同2.其他1.质量手册2.程叙文件3.作业指导书4.质量记录5.其他品质监督档案计划管理档案管理制度档案工程管理档案事务管理档案体系运行督导标准监督检查质量改进计划管理公司制度法律法规会议记录往来文件有关质量体系认证、内部审核、运行评审、体系运行报告等各业务模块质量检查、督导标准各类质量监督检查记录所有有关督导检查、改进落实所形成的记录月度年度工作计划，年度经营、管理目标责任书有关工程、设施设备的各类管理制度类文件行政规章制度、国家、部门、行业法规、标准等工程会议纪要、记录，会审形成的决议、决定等政府、上下级、兄弟单位、分包合同单位去函、来函等1.外审记录2.内审计划3.内审报告4.管理评审报告5.其他1.品质三级监察制度2.夜间查岗制度、作业指导文本3.节前安全检查制度、作业指导4.重点部位、区域界定及监管作业指导文本5.其他1.检查记录2.满意度分析、报告3.分包方检查记录4.其他1.不合格项报告单2.纠正与预防措施报告单3.整改通知书4.质量改进活动计划5.整改检查结果6.其他1.部门月度工作计划2.年度经营管理目标责任书3.年度工作任务达成跟踪汇总表4.其他1.承接查验标准、办法2.设备编号办法3.设施设备等分包管理办法4.其他1.维修资金使用办法2.商品住宅质量保修规定3.物业承接查验办法4.其他1.会议记要2.图纸会审记录3.决议(设备、设施改造等方面的)4.其他1.政府等来函或者红头文件2.给施工方发文去函等3.洽商等4.其他监督管理文件档案能耗管控档案图纸技术资料档案经营收入档案经营管理档案成本管控档案前期介入日常管理专项检查能耗管控图纸技术资料主营业务收入预约服务收入人工成本管控早期介入进行督导、协助等所形成的记录档案对各项目承接查验，工程、设备设施维修保养，分包项目检查督导形成的记录、培训指导，以及交付前工程施工监督检查等针对电梯、消防等专项设备、重大设备进行的检查、督导记录公司本部及对各项目水电气等能耗的监督、管理等需要公司留存的图纸技术资料、维修记录、设备台账等物业管理费、车位服务费、房屋租赁费主营收入以外的业务收入人工成本管控、绩效考核1.工程项目建议书2.检查记录3.工程质量问题反馈记录4.其他1.承接查验记录报告2.检查记录3.培训记录4.分包单位检查督导记录5.其他1.电梯使用情况统计分析2.消防设备节日检查记录3.整改通知书4.其他1.公司本部能耗台账2.各项目能耗情况分析表3.能耗督导记录4.其他1.图纸2.操作使用说明书3.大修、中袖报告记录4.设备台账5.其他1.物业管理费台账及收费统计表2.年度经营计划、总结3.案场合同及预算4.前期启动费台账5.其他收入台账6.其他1.车位台账、停车费收入台账2.多种经营台账收入及合同3.专业化公司收入台账及合同4.其他1.薪资调查报告(年度、半年度)2.人力资源优化分析报告3.减员增效计划4.绩效考核方案或者办法5.其他市场拓展档案品牌管理档案经营风险管控方案市场调研档案项目接管档案合同管理档案视觉识别档案荣誉证书档案物料费支出管控公共能耗管控维修、维保费用管理日常运营风险市场调研项目接管合同管理视觉识别获奖文件物料采购管理、库存管理、物料节约管理公共水电费、公共照明灯具改造、水泵节能管理公共设施设备的维修、维保合同管控、合法用工、日常服务过程中对客户造成伤害的风险市场动态、数据调查及分析项目投标文件、中标通知书等全权委托合同、代管合同或者顾问合同公司 VI (视觉识别)公司理念各种获奖文件、荣1.物料供应商选定资料 (公开招标、竞争性谈判资料)2.对供应商的评审报告3.物料支出统计及分析4.出入库单据5.库存管理数据分析及优化方案6.其他1.公共能耗的统计分析报告2.节能减排方案3.新能源及新技术的运用报告4.公共照明工具改造方案5.其他1.年度维保工作计划2.小修急修支出计划3.小修急修实施设施方案4.供应商评审及选择方案5.其他1.合同风险管控程序及制度2.涉及工作危（wei）险的规避措施3. 自然灾害、人身安全防范等各项应急预案4.物业区域内涉及客户人身安全的预防措施5.公共责任保险6.其他1.市场调研报告2.其他1.招标文件2.投标文件(标书)3.管理方案4.中标通知书5.其他1.全权委托项目接管合同2.顾问项目接管合同3.委托管理合同4.其他1.公司 VI 手册(导图)2.公司 VI 使用说明3.其他1.颁奖文件2.其他财务管理档案 (仅包括不在财务部门单独存放的档案)维修资金档案宣传资料档案收费资料档案财务制度档案首次缴存明细档案荣誉证书奖杯奖牌纸质宣传影响宣传收费资料财务制度首次缴存明细证书、奖状、奖杯、锦旗等公司对外宣传使用资料包括公司使用的各类收费单据及存根与物业管理相关的财务制度业主维修基金首次缴存明细1.荣誉证书2.刊载公司荣誉的报纸、刊物3.表扬信4.其他1.奖杯2.奖牌3.锦旗4.表扬信5.其他1.宣传手册2.宣传单页3.其他1.电子音像资料2.其他1.费用减免单2.财务分析报告3.其他收费资料1.会计制度2.收费管理制度3.资金管理制度4.早期介入启动费制度5.票据管理规定6.发票管理办法7.财务人员交接管理细则8.差旅费管理办法9.借款管理明细10. 日常报销制度11.内部审计制度12.其他相关制度业主维修基金首次缴存明细物业公司项目档案分类物业服务档案(项目档案)历史使用资料档案基础管理档案历史使用资料综合管理每次从申请维修资金开始到使用结束的整套资料物业项目各类管理制度、应急预案、工作流程1.房屋专项维修资金使用申请(立项)表复印件2.物业公司营业执照、经办人委托书、经办人身份证复印件(若成立业主委员会需要有业主委员会委托书)3.维修部位的现场照片、影像4.维修和更新、改造方案复印件及公示影像照片5.维修和跟新、改造方案书面确认结果及维修和更新、改造方案书面确认明细表的复印件及公示影像照片6.若有第三方审价的需保存预算咨询报告复印件7.比选维修施工单位结果复印件及公示影像、照片 (公开招标的需存档招标公告、招标文件、中标通知书复印件及开标现场影像、照片)8.维修前书面材料公示证明复印件9.市维修基金管理中心出具的使用申请受理通知单原件10.维修和更新、改造项目施工合同原件11.若有主要材料变更的需留存施工主要材料变更清单复印件及公示影像照片12.施工过程中的现场影像照片13.若有隐蔽工程的需留存隐蔽工程验收记录复印件及公示影像照片14.竣工后的现场影像照片15.竣工验收和结算报告复印件及公示影像、照片16.维修后书面材料公示证明复印件17.物业公司收到维修资金使用款的收据复印件 (若委托施工单位收款，需留存收款委托书和施工单位收到维修资金使用款的收据复印件)18.维修施工单位出具的发票复印件19.市维修金金管理中心打印的本次维修费用业主实际分摊和自筹明细1.体系文件制度2.应急预案3.应急预案演练记录房屋及公用设施设备档案规划建设承接查验合同管理业主委员会房屋基础资料规划、设计、施工阶段的各类手续及资料物业承接查验方案、内容、清单，物业承接查验协议、物业移交手续与建设单位签订的前期物业服务合同、与业委会签订的物业服务合同、与专业外包单位签订的服务外包合同业主大会议事规则、业主委员会成立、备案资料管理区域内标识清册、房屋权属清册、房屋管理制度、房屋维修养护记录1.建设用地规划许可证2.建设工程规划许可证3.规划总平图、道路规划图、市政设施管网综合规划图、绿地规划图、建造工程消防验收备案资料、人防验收报告、建造名称和核准书等4.规划变更批准文件5.竣工备案表6.项目竣工总平面图7.单体建造、结构、设备安装竣工图8.设施设备安装、使用和维修保养技术资料9.单项工程竣工验收证明材料10.住宅使用说明书、住宅质量保证书1.物业承接查验的函2.物业承接查验小组的成立决定3.物业承接查验方案4.工程资料移交清单5.供电、消防、弱电、电梯、土建、景观绿化系统检查表6.物业承接查验报告7.物业承接查验协议书8.物业移交确认书1.前期物业服务合同(物业服务合同)2.服务外包合同3.管理规约、暂时管理规约1.业主大会议事规则2.管理规约3.业主委员会成员名单4.业主委员会备案资料5.物业服务合同6.与业主委员会的工作联系函1.房屋附属设施巡查记录2.项目标识清册3.房屋权属清册4.房屋维修计划5.房屋维修养护记录6.房屋评定记录7.其他设施设备基础资料维修保养计划与实施电梯管理供电管理弱电管理消防管理设施设备各类管理制度及设施设备清单台账、节能降耗管理各类设施设备年度、季度、月度维修养护计划与实施记录电梯移交资料，外包合同资料及日常管理记录供电管理制度及运行维修养护各类记录外包合同资料及日常运行、维修养护等各类记录消防管理制度及运行维修养护各类记录1.设施设备管理制度2.设施设备人员岗位职责3.上岗证书4.设施设备清单5.设施设备台账 (供电、给排水、消防、弱点等)6.各类应急预案7.节能降耗计划、方案8.节能降耗(水电)统计分析报表9.其他1.年度保养计划2.季度、月度保养计划3.维护保养记录4.设备完好率评定标准及记录5.其他1.电梯准用证2.电梯年检合格证3.电梯维保合同4.电梯维保公司营业执照、资质证书5.电梯维保计划6.电梯维保记录7.电梯故障处理记录8. 日常巡检记录9.其他1.紧急停电处理措施及预案2.值班人员交接班记录3.供电设备维保计划4.供电设备维保记录5.供电故障处理记录6. 日常巡检记录7.其他1.弱电设备维保计划2.弱电设备维保记录3.弱电故障处理记录4.弱点日常巡查记录5.其他1.消防检测合格报告2.消防服务合同及外包单位资质3.消防维保计划4.消防维保记录5.消防报警处理记录6. 日常巡查记录7.其他给排水管理空调系统避雷系统值班管理巡逻管理秩序服务档案安全管理消防管理给排水各类管理制度、安全用水、给排水运行维护保养计划及记录空调各类管理制度、安全运行维修保养计划及记录避雷系统图集各类管理记录秩序值班管理制度及记录巡逻管理方案及实施记录安全管理制度及实施记录、应急记录义务消防队相关资料、消防演练、各类消防管理记录1.停水处理措施及记录2.二次供水水箱清洗记录3.水质化验报告4.二次供水卫生许可证、操作人员健康证5.限水、停水处理措施及记录6.给排水系统巡检及保养计划、记录7.故障处理记录8.其他1.巡检及保养计划、记录2.故障处理记录3.其他1.避雷设施平面图2.避雷设施检验报告3.其他1.消防(安防)监控室值班制度2.消防(安防)监控室值班记录3.值班人员上岗证4.交接班记录5.监控录相调阅审批表6.其他1.巡逻方案2.巡逻记录3.巡逻制度4.交接班记录表5.其他1.各类应急预案2.应急演练记录3.突发事件处理记录表4.节前安全检查方案、检查记录5.物品搬离登记表、放行条6.人员来访登记表7.其他1.义务消防队组织架构图2.义务消防队管理规定3.消防演练计划及记录4.消防设施检查记录表5.消防故障处理记录6.消防安全隐患整改记录7.其他保洁服务档案车辆管理综合管理设施设备及物料管理环境清洁管理垃圾处理消杀管理专项管理车辆管理规章制度及各类实时记录保洁相关管理制度、岗位职责、工作标准、操作流程、作业指导书、工作计划及绩效考核标准等环卫设施及日常作业中所需物料的管理保洁人员区域划分及现场服务记录垃圾清运及垃圾分类处理形成的记录进行卫生消毒，蚊蝇、白蚁、老鼠、蟑螂灭杀等形成的记录家政、拓荒、外包等专项保洁服务及对外分包的相关记录1.停车场管理规定2.非机动车管理规定3.车辆管理方案4.车位平面图5.车辆进出登记表6.车辆信息汇总表7.其他1.保洁各类操作流程2.保洁各岗位工作范围及职责标准及绩效考核标准3.垃圾清运管理制度4.保洁设施设备(含机械化设备如清洗车、扫地车、抛光打蜡机等)管理及使用制度5.消杀管理制度6.安全作业防范措施7.保洁工作计划8.其他1.环卫设施设备台账2.保洁物料领取记录3.保洁机械使用记录及维修4.保养记录5.其他1.保洁人员工作区域安排表2.保洁物料领取记录3.保洁机械使用记录及维修4.保养记录5.其他1.垃圾清运记录2.其他1.危（wei）险品使用登记表2.消杀作业记录表3.温馨提示及图片4.其他1.各类专项保洁合同或者协议2.分包项目质量检查记录表3.其他绿化管理档案客户服务档案综合管理绿化设施设备管理绿化养护管理绿植病虫害防治及药品管理绿化专项管理综合管理服务记录与绿化相关的管理制度、岗位职责、工作标准及操作流程、作业指导书、工作计划、绩效考核标准等各种绿化设施设备的管理，包括台账、领用记录等包括绿化修剪、养护、施肥、补种等作业形成的各类记录绿植病虫害治理及药品管理形成的各类记录绿化专项服务外包形成的相关记录客户服务相关工作的管理制度、岗位职责、工作标准或者流程、工作计划等客户接待、派工、回访等相关服务记录；业主投诉建议事宜等的相关记录1.苗木清单及绿化施工图纸2.绿化工作的各类流程3.绿化工作各岗位工作范围及职责4.职责标准、绩效考核标准5.绿化垃圾清运管理制度6.绿化设施设备(含机械化设备如割草机、打药机等)的管理及使用制度7.绿化工作计划8.绿化分布示意图9.安全作业防范措施10.其他1.绿化设施设备台账2.绿化设施设备的使用及维修保养记录3.其他1.绿化养护作业记录2.绿化工作日常检查记录3.绿化补种计划实施记录4.其他1.绿植病虫害管理打药记录2.药品入库登记明细3.绿化药品领取记录4.其他1.各类绿化专项外包服务合同或者协议 2.分包项目质量检查记录表3.其他1.客服值班、服务制度2.岗位职责、工作标准、相关事务处理操作流程3.客服各岗位工作计划4.绩效考核及结果评定5.其他1.客服前台接待日志2.出去正办理情况登记表3.钥匙领/借用管理记录4.客户报修记录5.客户维修派工单6.客户维修回访单7.业主投诉及回访8.物业费/水电费收费记录9.温馨提示10.其他精神文明建设档案管理绩效档案客户客户满意度精神文明建设管理绩效住宅/写字楼/商场业主档案(一户一档)客户满意度调查相关记录资料创建精神文明建设社区、组织社区文化活动过程中形成的档案收费台账、经营报表等1.业主信息登记表2.前期物业服务协议3.购房合同复印件4.业主身份证复印件5.入住通知书6.业主管理规约7.业主手册8.业主家庭成员登记9.房屋交接验收表10.钥匙(门禁卡)领取记录11.装饰装修管理规定12.装饰装修服务协议13.装修申请表(附图纸)14.装修施工人员登记表15.装修装饰巡检表16.其他1.客户满意度调查计划及实施方案2.客户满意度调查表3.客户满意度调查数据汇总及问题分析总结4.客户满意度调查意见整改及回访记录5.其他1.商户管理规约2.车辆停放管理规约3.宠物管理规定4.社区文化实施计划、方案等5.其他1.物业收费报表台账2.有偿服务价目表3.多种经营收费报表汇总等4.其他。

物业管理档案资料分类

物业管理档案资料分类物业管理档案资料分类随着城市化进程的不断加速，物业管理逐渐成为城市生活中必不可少的一部分。

物业管理涉及多种经营和管理活动，如房屋租赁、物业维修、设施维护、绿化管理等等。

而这些活动都需要有一套合理完善的档案管理分类体系，以保证物业管理工作的有效性和规范性。

一、物业档案资料分类概述物业档案管理是指将所有的物业相关文件按照一定的标准，进行分类、整理、归档，以便管理人员更好地掌握物业资源信息和管理进度。

由于物业管理的范围非常广泛，因此物业档案管理也包含各种文件、合同、协议、活动方案、维修保养方案、行政机构及应急预案等众多文档。

二、物业档案资料分类的重要性物业档案管理在现代物业管理中占据着非常重要的地位。

首先，良好的物业档案管理有助于整理和管理物业资源，保证物业管理工作的有序进行。

其次，物业档案管理可以从源头上避免管理难题，使得管理人员可以更加便捷地进行信息查找和统计。

最后，物业档案管理有助于防止纠纷和法律风险，而且可以在法律诉讼等特殊场合中起到证明作用。

三、物业档案资料分类的具体内容（一）行政类档案资料行政档案资料是指负责物业管理的行政部门所涉及的所有文件、协议、申请书、审核表及相关文件等资料。

这类档案资料包括物业管理服务合同、租赁合同、装修协议、工程合同、公共设施改建申请表、安全检查记录等等。

（二）财务类档案资料财务档案资料是指负责物业收支的相关文件、凭证、票据等资料。

这类档案资料包括物业收入和支出的账单、发票、收据、财务报表等等。

（三）业主类档案资料业主档案资料是指物业管理中涉及的业主相关档案。

这类档案资料包括业主信息登记表、房产证明、产权证书、出租记录等。

（四）工程类档案资料工程档案资料是指物业中涉及到各种维修工程、设施维护工作的文件、记录等。

这类档案资料包括工程验收报告、设备维护记录、设备保养计划、设施安装验收报告等等。

四、物业档案资料分类的管理原则（一）全面整理物业档案资料分类应该按照时间、类型、序号、内部结构等多个方面进行整理，以确保所有资料都得以收集、记录和归档，避免遗漏和缺失。

物业管理档案资料分类(Word)

物业管理档案资料分类类别资料内容前期移交资料工程建造产权资料:A ．项目批准文件；B ．用地批准文件；C ．规划答应证；D ．施工答应证；E ．拆迁资料。

基础管理前期移交资料工程建造技术资料：A ．竣I 图一一包括总平面、建造、结构、设备、附属工程有隐藏管线的全套图纸；B ．地质勘察报告；C ．工程合同及开、竣工报告；D ．工程预决算；E ．图纸会审记录；F ．工程设计变更通知及技术核定单位(包括质量事故处理记录)G ．隐藏工程验收签证；H ．沉降观测记录；I ．竣工验收证明书；J ．规划综合验收证书；K ．钢材、水泥等主要材科的质量保证书；L ．新材料、构配件的鉴定合格证书；M ．水、电、通、卫生器具、电梯等设备的检验合格证书；N ．砂浆、混凝土试块试压报告；O ．供水、管道煤气的试压报告。

接管验收资料A ．固定资产交接证明；B ．物业项目验收交接表；C ．物业项目验收记录；D ．物业项目验收单项(综合)报告；E ．移交清单。

基础管理专业化管理A ．公司简介；B ．公司组织机构；C ．公司营业执照；D ．公司税务登记；E ．公司法人代码书；F ．公司资质证书；G ．管理处组织机构及人员分布图；H ．管理处办公场所产权证明。

管理合同资料A ．前期物业管理协议；B ．物业管理委托合同。

基金管理资料A．修理基金的建立、管理、使用相关管理规定；B ．修理基金使用申请审批表。

公众制度资料A ．筹备成立期间的资料；B ．房屋使用手册；C ．管理〔业主〕公约。

业主管理委员会资料A ．筹备成立期间的资料；B ．物业管理实施方案。

管理目标及实施方案A．争创物业管理"示范住宅小区'规划；B ．物业管理实施方案。

培训、考核等管理规章制度A ．员工培训程叙文件；B ．员工聘用和考核程叙文件；C ．各岗位职责；D ．公司员工考核制度及评分细则；E ．管理处工作流程图；F ．员工培训资料(培训大纲、培训计划、培训记录表、培训效果评估表、培训签到表、考试试卷等)。

物业管理档案的建立与管理

物业管理档案的建立与管理物业管理档案的建立与管理是物业管理工作的重要组成部分，它涉及到物业的各个方面，包括但不限于物业的基本信息、业主资料、物业设施设备、维修记录、安全记录等。

以下是对物业管理档案建立与管理的一些关键点：1. 档案分类：- 将档案分为基本资料、业主资料、设施设备、维修保养、安全监控等类别。

2. 档案收集：- 收集物业的基本信息，如物业名称、地址、建筑面积、产权情况等。

- 收集业主的基本信息，包括姓名、联系方式、房屋面积等。

3. 档案整理：- 对收集的资料进行归类整理，确保信息的准确性和完整性。

4. 档案存储：- 选择合适的存储方式，可以是纸质档案或电子档案，确保档案的安全和易于检索。

5. 档案更新：- 定期更新档案信息，特别是业主变动、设施设备更换或维修等情况。

6. 档案保密：- 保护业主的隐私，对敏感信息进行加密处理，限制档案的访问权限。

7. 档案利用：- 档案应便于物业管理人员查询和使用，以提高工作效率。

8. 档案审计：- 定期对档案进行审计，确保档案的准确性和合规性。

9. 档案数字化：- 利用信息技术，将纸质档案数字化，提高档案的检索效率和安全性。

10. 档案培训：- 对物业管理人员进行档案管理培训，提高他们的档案管理能力。

11. 档案法规遵守：- 遵守相关的法律法规，确保档案管理的合法性。

12. 应急预案：- 制定档案丢失、损坏等情况下的应急预案，确保档案的安全。

通过上述步骤，物业管理档案的建立与管理将更加规范和高效，有助于提升物业管理的整体水平。

物业档案管理

物业档案管理一、引言物业档案管理是指对物业管理过程中产生的各类档案进行有效管理和维护的工作。

良好的物业档案管理能够提高管理效率，保障物业管理的规范性和持续性。

本文将详细介绍物业档案管理的标准格式，包括档案分类、档案编制、档案存储和档案保密等方面的内容。

二、档案分类1. 基本档案：包括物业管理规划、组织结构、管理制度、法律法规等基础性文件。

2. 业务档案：包括物业项目规划、合同协议、收支票据、维修记录等与物业管理相关的文件。

3. 人事档案：包括员工招聘、培训、考核、奖惩等与人事管理相关的文件。

4. 财务档案：包括财务报表、会计凭证、票据等与财务管理相关的文件。

5. 维修档案：包括设备维修记录、保养计划、维修合同等与设备维护保养相关的文件。

6. 客户档案：包括业主信息、投诉记录、服务合同等与客户关系管理相关的文件。

三、档案编制1. 档案编号：对每一个档案进行惟一编号，便于查找和管理。

2. 档案题名：简明扼要地描述档案内容，方便查阅和归档。

3. 档案日期：记录档案的生成、修改、归档等时间节点，确保档案的时效性和准确性。

4. 档案责任者：指明负责该档案的人员，便于责任追究和协作工作。

5. 档案备注：记录档案的特殊情况或者需要特殊说明的事项，以便后续查阅和理解。

四、档案存储1. 存储环境：确保存放档案的环境符合相关要求，如通风、干燥、防潮、防火等。

2. 存储设备：选择适合的档案存储设备，如文件柜、档案架、防火柜等，保证档案的安全性和易查找性。

3. 存储位置：根据档案的重要性和使用频率，合理安排档案的存储位置，方便快速取用和保护档案的完整性。

4. 存储标识：对存储的档案进行标识，包括档案编号、档案题名等信息，以便快速查找和整理。

五、档案保密1. 权限管理：建立档案查阅和修改的权限管理制度，确保惟独授权人员才干查阅和修改档案。

2. 安全措施：采取物理和技术手段保护档案的安全，如安装监控摄像头、加密存储设备等。

物业管理档案资料分类

物业管理档案资料分类物业管理档案资料分类随着物业管理行业的迅速发展和规范化趋势的逐渐明显，物业管理档案资料的分类以及管理方式越来越受到业内人士的关注。

物业管理档案资料分类是为了记录和管理业主、房屋、设施等信息，便于管理人员和业主能够更加方便快捷地掌握和查阅，以提高管理效率、便利业主生活。

物业管理档案资料分类的目的物业管理档案资料分类是为了使业主、房屋管理人员和物业公司能够更加方便、快捷地查找、整理和管理房屋和物业等相关信息。

通过档案资料的分类，可以帮助管理人员更好地掌握物业、房屋等情况，更好地协调各项工作，更好地服务于业主，减少管理复杂性。

物业管理档案资料的分类1. 业主档案资料分类：包括业主基本信息、联系方式、权益证明、房屋信息、欠费情况、物业使用情况等，以方便查询、分类管理和进行业务操作。

2. 房屋档案资料分类：包括房屋基本信息、设计图纸、质量验收报告、物业服务合同等，以方便管理人员查询、维护和管理房屋资产。

3. 设施档案资料分类：包括楼梯、电梯、水电设施、空调等设施的检查、养护、修理和保养资料，以方便物业公司进行设施维护、养护工作。

4. 其他档案资料分类：包括项目规划、竣工验收、物业管理合同、收费标准、账目汇总等资料分类，以方便进行各项业务操作和重要信息的归档、存档等工作。

物业管理档案资料的管理方式物业管理档案资料管理是物业管理的一个重要方面，正确的管理方式可以提高物业服务的质量和效率。

下面是一些物业管理档案资料的管理方式：1. 完善档案管理制度：制定科学合理的档案管理制度，包括档案的归档、存储、保护、使用、调阅、清理和销毁等方面的管理规定，加强档案管理的标准化、规范化和制度化。

2. 建立档案管理系统：通过建立物业管理档案管理系统，实现统一管理、集中存储、便捷检索、方便审批、安全保密等功能，提高档案管理效率和质量。

3. 加强信息安全管理：严格控制档案信息的泄漏和损毁，建立档案安全管理制度，限制档案查阅范围，建立档案定期清理制度。

物业管理档案资料分类

物业管理档案资料分类物业管理作为一个包括建筑物、设施设备、人力资源等要素的综合管理部门，其所处理的信息数据量较大，档案处理、存储、检索等方面的工作以及资料分类十分重要。

本文着重介绍物业管理档案资料分类的相关知识。

一、物业管理档案概述1.1 物业管理档案的定义物业管理档案是指记录物业管理单位所负责的各项工作、业务、文件、资料、合同、协议等内容的文字、图表、照片、录音、录像以及其他形式的文献和文件。

1.2 物业管理档案的重要性物业管理档案是物业管理工作的重要组成部分，它集中体现了物业管理单位的工作水平、服务质量和管理水平。

因此，物业管理档案的建立、整理、存储与检索十分关键。

二、物业管理档案分类标准2.1 档案分类原则物业管理档案分类应具有科学性、规范性、实用性和便于管理的特点。

2.2 档案分类依据物业管理档案分类的主要依据包括：•文件性质•管理部门•编号和年度•种类和用途•形式和内容•其他2.3 档案分类方式物业管理档案分类的方式通常包括：2.3.1 按管理部门分类划分为技术管理、财务管理、人力资源管理、安全管理等部门。

2.3.2 按文种分类分为电子文件、纸制文件、图片文件、录音文件、录像文件等。

2.3.3 按业务阶段分类包括规划阶段、建设阶段、运营阶段、维护阶段等。

2.3.4 按文件类型分类划分为法律文件、会议记录、工作计划、通知公告、财务会计、安全生产、规章制度等类型。

2.3.5 按内容分类以工作职责、功能特点、业务特点、安全防范等为划分依据。

三、物业管理档案分类的具体操作3.1 档案分类的拟定在物业管理档案分类前，必须首先确定档案分类的范围和标准。

根据分类原则，选择适合的档案分类方式。

3.2 档案分类的编制按照分类依据，建立物业管理档案分类表，并规定各个分类的具体要求和编号方法。

3.3 档案文件的整理要求档案文件的整理人员，严格执行各个文件的相关规定。

遵循档案分类的标准和要求，对各类档案资料进行整理。

物业档案管理

物业档案管理一、引言物业档案管理是指对物业管理过程中产生的各类档案进行采集、整理、归档、检索和保管的一系列管理活动。

良好的物业档案管理是保障物业管理工作有序进行的基础，也是物业管理公司提供高质量服务的重要保障。

二、档案分类为了方便管理和检索，物业档案应按照一定的分类方式进行归档。

常见的物业档案分类包括但不限于以下几类：1. 合同档案：包括与业主签订的物业管理合同、租赁合同、服务合同等；2. 人事档案：包括物业管理公司员工的招聘合同、员工档案、薪酬档案等；3. 财务档案：包括物业费收款凭证、发票、财务报表等；4. 工程档案：包括物业维修、装修、改造等工程项目相关的合同、图纸、施工记录等；5. 业主档案：包括业主的个人信息、购房合同、产权证书等；6. 技术档案：包括物业设备设施的维护记录、保养手册、维修报告等。

三、档案管理流程良好的物业档案管理需要建立完善的流程，确保档案的采集、整理、归档、检索和保管工作有序进行。

以下是普通的档案管理流程：1. 档案采集：通过与相关部门和个人沟通，采集与物业管理工作相关的各类档案；2. 档案整理：对采集到的档案进行分类、整理和编目，确保档案的有序性；3. 档案归档：按照事先设定的档案分类标准，将整理好的档案进行归档，分配相应的档案编号和存放位置；4. 档案检索：建立档案检索系统，使得用户可以根据需要快速查找和获取所需档案；5. 档案保管：确保档案的安全存放，定期进行档案防火、防潮、防虫等保管措施，并制定档案保管责任制度。

四、档案管理软件为了提高档案管理的效率和准确性，许多物业管理公司采用档案管理软件来辅助管理工作。

档案管理软件可以实现档案的电子化存储、快速检索和共享，大大提高了档案管理的效率和便捷性。

常见的档案管理软件具有以下功能：1. 档案录入：将纸质档案通过扫描等方式转化为电子档案，并录入到系统中；2. 档案检索：通过关键词、编号等方式快速检索档案；3. 档案共享：不同部门之间可以共享档案，提高工作协同性；4. 档案备份：定期进行档案数据的备份，防止数据丢失；5. 档案安全：通过权限管理、加密等措施确保档案的安全性。

(完整版)物业管理档案资料分类

制定档案分类方案
根据物业管理的特点和需求，制定合理的档案分类方案，便于档案资料的快速查找和有效利用。
加强人员培训和素质提升
加强档案管理人员的专业培训
通过定期的培训和学习，提高档案管理人员的专业素养和管理技能，确保档案管理工作的顺利进行。
提高全员档案管理意识
通过宣传和教育，提高全体员工的档案管理意识，确保档案资料的及时归档和有效利用。
档案资料收集不全
由于种种原因，如业主不配合、资料遗失等，导致档案资料收集不全，影响后续管理和利用。
档案管理不规范
部分物业管理公司档案管理意识不强，管理不规范，导致档案资料混乱、易丢失。
档案利用不足
档案资料的价值没有得到充分发挥，很多有用的信息被埋没，不能为物业管理提供有力支持。
提出未来发展趋势及建议
01
02
03
纸质档案
以纸张为载体，记录物业管理过程中的各类信息，如合同、协议、报表等。
电子档案
以数字形式存储在计算机或网络中的档案，如电子文档、数据库、图片等。
音像档案
以录音、录像等形式记录的档案，如会议记录、宣传片等。
按内容性质分类
物业服务类档案
包括物业服务合同、业主委员会文件、维修记录、投诉处理等方面的档案。
物业服务工作记录及报告
列明物业服务人员姓名、联系方式、培训情况等信息，确保服务人员具备相应的服务技能。
记录物业服务过程中的工作日志、巡查记录、维修记录等，以及定期向业主委员会或相关部门提交的工作报告。
共用设施设备档案资料
共用设施设备清单及权属证明
列明共用设施设备的名称、数量、规格型号等信息，策略
XXX
制定档案管理制度和流程规范

物业内页档案管理制度

第一章总则第一条为规范物业管理内页档案的管理工作，确保档案的完整、准确、安全，提高物业管理水平，特制定本制度。

第二条本制度适用于本公司所有物业管理项目内页档案的管理。

第三条物业管理内页档案是指在公司物业管理活动中形成的，具有保存价值的各类文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第二章档案分类及内容第四条物业管理内页档案分为以下类别：1. 工程档案：包括项目立项、规划、设计、施工、验收、维修、改造等全过程的技术文件、图纸、报告等。

2. 业主档案：包括业主基本信息、购房合同、租赁合同、装修申请、投诉记录等。

3. 财务档案：包括财务报表、收据、发票、银行对账单、预决算等。

4. 文件档案：包括物业管理规章制度、会议记录、通知、公告、工作总结等。

5. 管理资料：包括绿化资料、日常巡查记录、值班记录、车辆管理记录、监控记录、荣誉资料等。

第三章档案管理职责第五条公司设立档案管理部门，负责物业管理内页档案的统一管理。

第六条档案管理部门职责：1. 制定档案管理制度，组织实施档案管理工作。

2. 负责档案的收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等工作。

3. 定期对档案进行清点、检查，确保档案的完整、准确、安全。

4. 负责档案信息化建设，提高档案管理水平。

第七条项目经理负责本项目的档案管理工作，具体职责如下：1. 组织、协调项目内页档案的收集、整理、归档工作。

2. 确保档案的完整、准确、安全。

3. 指导、监督项目内页档案的借阅、销毁等工作。

第四章档案管理流程第八条档案收集：各部门、各岗位在产生档案资料时，应按要求及时收集，并送交档案管理部门。

第九条档案整理：档案管理部门对收集到的档案资料进行分类、编号、编目，建立档案目录。

第十条档案归档：档案管理部门将整理好的档案资料按照规定的时间、顺序、要求进行归档。

第十一条档案保管：档案管理部门负责档案的存放、保护、维修等工作，确保档案的完整、准确、安全。

第十二条档案借阅：档案借阅应办理借阅手续，经档案管理部门负责人批准后方可借阅。

(完整版)物业管理档案资料分类

档案资料分类沉降观测记录；竣工验收证明书；规划综合验收证书;钢材、水泥等主要材科的质量保证书;新材料、构配件水、电、通、卫生器具、电梯等设备的检验合格证书；砂浆、混凝土试块试压报告;供水、管道煤气的试压报告。

接管验收资料固定资产交接证明；基础专业化管理管理物业项目验收交接表;物业项目验收记录；物业项目验收单项（综合）报告;移交清单。

公司简介；公司组织机构；公司营业执照;设备管理各岗位人员职责;各系统操作规程、巡视维护规定;档案管理相关规定;监督检查记录表;整改通知。

限电、停电管理规定;临时用电管理规定;供电系统应急处理临时用电申请表;停电应急处理方案及流程图；紧急事件处理记录表。

保安监控系统保安监控系统程序文件及作业指导书; 设备设施清单;保安监控系统录像带使用规定;质量目标月度统计表;保安监控系统巡视维护表。

治安保卫管理A.物业的保安服务程序文件;划分 C.防火区域管理规定；D.区域防火责任人划分表；E.消防宣传图片。

A.火灾等事故应急处理方案及指挥流程图；B.消防疏散示意图；消防 C.疏散通道畅通、应急照明设施、引路标志；安全 D.客户主要联系人名单；与应 E.食堂液化气体使用的安全防范措施；急处 F.重点安全防火部位登记表；理G.紧急事件处理记录表；H.动火作业申请表；I.无火灾事故证明。

车辆管理程序文件;车辆出入登记表;保安、消防、车辆保管区分规定;车辆管理管理停车场管理规定;车辆出入登记表;摩托车、自行车管理制度。

应急处理A.安全警告标志;E.A.B.C.D.社区文化活动记录表；社区文化活动年度计划及实施情况；社区文化活动年度总结；好人好事记录表；客户感谢信；D •责任分工表;园林绿化维护表。

精神文明建设公约；社区文化管理程序文件；社区文化活动实施计划表；社区文化活动场所使用申请表;E.精神文明建设管理 F. G. H.J.。

物业档案分类及内容

物业档案分类及内容一、产权与工程技术资料：1、住宅区域规划图纸，项目批文，用地批文。

2、建筑许可证，投资许可证，开工许可证。

3、拆迁安置资料。

4、线线图，竣工总平面图。

5、地质勘察报告，开竣工报告，图纸会审报告。

6、工程合同，工程预决算。

7、工程设计变更通知及事故处理记录。

8、竣工图，单体建筑，结构及隐蔽工程竣工图，消防、燃气等工程及地下管网竣工图。

9、房屋、消防、燃气竣工验收证明书。

10、主要材料质量保证书，新材料，购配件的鉴定合格证书。

11、水、电、消防等设备的检验合格证书。

12、砂浆、混凝土块试压报告。

13、绿化工程竣工图。

14、出售房屋的产权范围或成本核算清单。

15、公用设施设备及公共场地清单。

16、其他工程技术资料。

二、业主档案：1、购房合同及身份证复印件，入伙通知单，用户手册，业主公约，验房单。

2、业主家庭情况登记表。

3、业主房屋维修档案。

三、装修档案：1、二次装修申请单，装修承诺书（协议）。

2、施工企业资质证明，装修人员登记表，施工许可证（原件）。

3、室内装修设计平面图。

四、维修资料：1、维修申请记录，回访记录。

2、维修派工单。

3、公共设施巡检记录。

五、安全管理资料：1、日常巡检记录，交接班记录，值班记录，巡逻路线。

2、日常抽检记录，查岗记录，监控系统录像带。

3、业主搬入/出记录，突发事件处理记录。

4、车辆管理记录，车辆详细资料。

六、设备、设施资料：1、公共设备、设施维修保养计划。

2、公用设备、设施维修保养记录。

3、机电设备运行、巡查记录。

4、公用设备、设施台账及更新记录。

七、绿化清洁资料：1、清洁班检记录，清洁周检记录。

2、绿化工作记录，绿化周检记录。

3、消杀病虫害记录，绿化检查记录。

八、社会文化资料：1、社会文化活动计划及实施情况记录。

2、社会文化活动图片及记录。

3、传媒报道资料。

4、文化活动场所，设施台账及时用记录。

九、业主反馈：1、服务质量回访记录。

2、业主意见调查、统计记录。

物业档案管理

物业档案管理一、概述物业档案管理是指对物业管理过程中产生的各类档案进行有效的组织、管理和利用的工作。

通过规范的档案管理，可以提高物业管理效率，确保物业信息的完整性和准确性，为物业管理决策提供可靠的依据。

二、档案分类1. 业主档案：包括业主的个人信息、联系方式、房产证明等相关材料。

2. 供应商档案：包括与物业管理相关的供应商的资质证明、合作协议、业务联系人等信息。

3. 合同档案：包括物业管理与业主、供应商签订的各类合同、协议等文件。

4. 工程档案：包括物业管理过程中进行的各类工程项目的相关文件、图纸、验收报告等。

5. 报修档案：包括业主报修记录、维修过程记录、维修费用等相关信息。

6. 收费档案：包括物业费、停车费等收费项目的缴费记录、发票等相关材料。

三、档案管理流程1. 档案收集：根据各类档案的分类，及时收集相关材料，并进行归档编号。

2. 档案整理：对收集到的档案进行整理，确保文件的完整性和有序性。

3. 档案存储：建立档案存储区域，采用适当的存储设备和工具，确保档案的安全性和易查性。

4. 档案检索：建立档案检索系统，通过档案编号、关键词等方式进行快速检索，提高档案的利用效率。

5. 档案借阅：建立档案借阅制度，对借阅人员进行登记和审核，确保档案的安全性和追溯性。

6. 档案销毁：对于已经过期或无效的档案，按照规定的程序进行销毁，确保信息的安全和保密。

四、档案管理系统为了提高档案管理的效率和准确性，可以采用档案管理系统进行辅助管理。

该系统可以实现以下功能：1. 档案录入和查询：将档案信息录入系统，并提供快速的查询功能，方便用户查找和管理档案。

2. 档案借阅管理：记录档案借阅人员信息和借阅记录，实现档案的安全借阅和追溯。

3. 提醒和通知功能：系统可以提醒用户对即将过期的档案进行处理，并发送通知提醒相关人员。

4. 数据备份和恢复：系统可以定期进行数据备份，确保档案信息的安全性和可恢复性。

5. 权限管理：根据用户角色和权限，限制不同用户对档案的操作和查看范围，确保档案的安全性和保密性。