及简报汇报技巧

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发表
发表练习
发表者站立姿势以两腿分立手臂自然，避免将手放在口袋或 交叉双手于胸口 目光要面对听众并以自然方式扫描听众 发表者要自信，并以「我们」为代表，不可产生不确定语句 发表语调与速度不时改变，以讲求戏剧性效果，「强调」时 放慢，「激情」时加快 发声比音量重要，较容易感动他人
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说明：完成上级赋予任务后，可利用简报技巧性表达努力之处
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参、简报时容易发生的错误
一次失败的简报可能导致全盘皆输
目的与方向无法契合对方需求的层次 架构松散缺乏逻辑中心思想 时间分配不均匀，开始缓慢、结论仓促 紧张、不流畅、缺乏说服力 内容创意不足，层次浅或未能切中主题
说明：照本宣科念简报稿方式会令人觉得无聊；容易失败。
说明：简报能力是现代人必需具备的能力
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贰、什么时机与场合举办简报
--为达成某种目的，需向个人或团体说明时
上级主管单位想了解下属单位业务推展状况 幕僚人员针对特定议题提出建议 项目小组、工作圈成员对问题解决提出整体报告 营销人员利用简报促使订单早日决定 外赛参访利用简报加速了解状况
成功的简报技 巧
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成功的简报技巧
目次
壹、何谓简报 贰、什么时机与场合举办简报 参、简报时容易发生的错误 肆、简报的准备
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壹、何谓简报
--个人对团体进行沟通的一种方式
信息复杂泛滥的时代，在限定时间以内，利 用图文并茂、简单、易懂的可视化文书数据 向对方（听众）传达正确无误的信息的一种 方式。
表现某一期间，某一项目随时间所产生之变化，可使用之图形
t 推移图（折线图）
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t 浮动柱形图
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图形图表的制作
问题真因之重要优先级可使用之图形
100%
柏拉图
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图形图表的制作
了解某一特性的数据分布状况差异可使用之图形
X
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图形图表的制作
了解问题与原因之特性关系可使用之图形
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肆、简报的准备
准备的步骤
决定简报架构方向与目的 内容规划与架构设计 简报时间分配与掌握 视觉文书制作 发表 简报的结束与反省
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决定简报架构方向与目的
方向与目的正确之后再决定内容
您想传达什么 为什么非作此次简报不可 对方需求层次为何 目的单一，否则会模糊焦点 目的多种无法一次完成时应分次处理
要因
要因
特 性 问 题
要因
要因 鱼骨图
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图形图表制作
作为计划行程管理可使用之图形
推移图（折线图）
4
6
12 3 5
89
3
箭线图（PERT)
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图形图表制作
从混乱情况中理出头绪，可使用以文字为主Байду номын сангаас新QC 七大手法
亲和图
关连图
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图形图表制作
针对目的与手段以系统方式找寻的方法
组织、系统
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演绎论之应用
承→问题的说明
为什么非解决不可→危机、成本 问题的假设是什么
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演绎论之应用
转→提出对策
对策可以解决混杂问题的理由为何？ 对策叙述应以数据数据左证 对策应符合实用性、低投资成本 对策之质量水平与完成期限、效益评估亦
须列入
说明：对策之考虑不可单纯数字而忘了人性之考虑
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发表
发表练习
练习时深入体会发表的感觉并熟悉它 如果发表过程中说溜嘴、讲错了，应马上订正重述 多利用比喻或对比式说明将较易于将气氛带入高潮 利用停顿时机整理思路，但应继续保持目光接触 简报结束应明白告之是否有交流提问时间
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发表
听众交流
表达欢迎提出问题 利用提问题确认是否明白简报内容重点 回答问题时绝不可批评问题好、坏、对、错 仔细听完问题并重述确认，始予以诚实回答 问题提出以一个人二个问题最恰当，同时提问太多 容易失去问题重心，应避免之
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演绎论之应用
合→行动展开，结果优缺点
整体效益评估最吸引人注意 优缺点及悬念事项亦应提到 对他人之协助一并致谢 行动展开之担当负责人亦须明示
说明：效益评估应实实在在，不可扩大
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简报时间分配与掌握
时间总长度以30分钟以内为限
总时间之80%作为简报内容报告，20%作为听众提 问讨论
说明：黑白不如彩色，数字、文字不如图表，繁琐不如简单
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视觉文书制作注意点
使听众都有相同的理解
整体性排列组合容易看，但是图表太多混在 一起将会有反效果，反白手法影印数据时容易 造成不清楚。
颜色搭配上不要超过三种，绿色、黄色等弱 色系不易看清楚。
说明：太过于依赖图形文书将容易曲解原意
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页数以15～20页左右为宜
结束前1～2分钟利用机会提醒听众将进行提案讨 论或即将结束
说明：听简报注意力在10～15分钟即开始下降，总结最后3～5 分钟又再度升起
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视觉文书制作
使用视觉文书有什么好处
视觉文书传达的能量是听觉的30倍 图形化数据可将复杂信息简单化，使听众集
中注意力 可强化演示者说服力及逻辑力 有创意，有趣文件令人欣赏
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图形图表的制作
数据数据图形图表化可一目了然并且简单的方法
1.内容细目表达所占的百分比率可使用之图形
饼图
柱形比率图
说明：图形制作方法可参考QC七大手或新QC七手法等相关资料
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图形图表的制作
比较或表现某一期间内，各项目间数值之差异值可 使 用之图形
层别柱形图
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复合柱形图
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图形图表的制作
目的
目的 手段
手段
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发表
建立听众对你的看法与感受
设法营造出听众热烈参与发表会之气氛 海报张贴，发表者数据简介，会场灯光与场地大 小都会影气氛塑造 进行导言、开场白时先行问候及自我介绍 简要说明会场设施及希望配合事项
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发表
发表准备
各项器材事前检查并练习操作 让听众都能清楚地看到银幕 掌控灯光亮度，并注意不可将灯光全部息灭 会场电源位置，冷气空调温度及风向应舒适 噪音事先查明并调整避免之
说明：设立正确「目的」是成功简报的第一步。
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决定简报架构方向与目的
听众背景掌握
听众背景、年龄、地位、人数之了解 对于内容论述理解能力高低之掌握 习惯用语，专业术语之表达应特别说明
说明：沟通成功要素是以对方立场来思考出发。
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演绎论之应用
起→背景提起
问题如何发现→何时何地 为什么会发生→问题意识 真正的原因是什么→人、制度、