邮件沟通技巧
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1、以真诚的赞赏与感谢为前提,对 事对人。
只要对方稍有改进即予赞赏
先说自己错在哪里,然后再批评别人。 说话前一定要顾及他人的面子。
2、以委婉的方式指出他人的错误。
目录
沟通要素 邮件概述 邮件技巧
1、什么情况用邮件
哪些事情需要发送电子邮件
电子邮件的优点: 电子邮件的缺点:
卫新总: 以下内容是上次我们开会讨论到的一些内容,现经了解反馈给您。其具体运作方式方法与我们有一定差异。以下内容是通过两名竞争对手 相关人员获取到的,具体不清楚之处,可联系我或刘经理详细沟通。 HW人员一: 定点挖掘: 1、根据部门人力缺口计算需要多少个招聘专员。——干部部 2、干部部会根据历年招聘人员的来源地会锁定一些定点企业,了解这些企业的薪酬,福利,进行对比。 3、部门输出的招聘专员是脱产的,他们本季度的绩效有干部部考核,一般要求是部门的骨干员工,PL以上 4、干部部会对招聘专员进行统一培训,一般是集中办公 5、每个产品线会有一个HR接口,帮助业务部门策划招聘方案 6、招聘专员主要负责滚动资源,搜集资源 7、接口HR负责招聘的组织 T招: 1. 对竞争对手的优势项目定点挖掘 一个月左右完成 针对对口部门 业务部门牵头 干部部组织 ,业务部门申请立项, 成员由部长以上级别 参与 ,主要是15级工资以上人员,比如春雷 夏雨等行动。业务部门提交计划,申请费用,干部部主要职责: 资格面试 招聘地图输出 信息 汇? 2 长期特招 由业务部门部长负责,指定业务部门部长负责组织,特招成功由干部部 通过绿色通道进行审批 引进 特招人员仅仅部长负责 跟踪 ,其他hr不参与,确保信息的安全性。 西安三名产品特招人员有 魏华 聂燕 付饶 zte 郭永琪 陈国强 杨国道 原西安所所长 邓泰华 何群 薪酬 13 5500--6500 14 7000--9500 1--3 15 9500--11000 3--8 签字费 3--6 16 11000--13000 8--16 签字费 6--10 17 13000---18000 16--30 签字费 10--15 18 由所长自行面谈后定薪酬 报Chr 审核 干部部 招聘方向主要工作 搜集信息 绘人才地图 建立招聘渠道 指导业务部门招聘 建立同行人才库 高校关系维护 锁定高校优秀人员 HW人员二 特招&定向招聘: 1. 团队构成:基本控制在8--15人左右, 干部部两人(部长负责策划,牵头,信息汇总, 另一人负责事) 其余人员均由业务部门提供。 (沟通能力强,较灵活,技术面较广) 2. 参与方式: 脱产参与面试 同时承担任务考核。 2.1 有编制同行招聘: 根据部门预算核算出任务。 招聘任务平均分配给参与业务部门,锁定相关同行,不进行特定指定 以实际同行人员引 进为任务完结。 根据业务分布,进行跨地域集群面试。 2.1 特招: 以同行优势项目或优势人员为目标,持续跟进,获取人员的同时获取竞争对手项目信息。 不进行大面积骚扰,逐一进行,主要 由干部部操作进行。 3. 信息获取: 3.1 干部部 提供初步信息 3.2 参与项目组根据初步信息 ,在面谈过程中,逐步挖掘信息,主要来
使用对象与选择
3、 回复、转发与邮递设置
reply(回复)和reply toall(回复全部):reply 会把回信发给from的那一个人,而reply to all会把 回信寄给from, to和cc的所有人。 forward的功能是把邮件(包括其附件)转发给其他 人。一般作为证据或将领导的要求转发实施人,但要 考虑原发信人是否愿意你转发; 回执设置的两种情况:
自我介绍(姓名/id,年级,现所在城市,从事的工作……) 对强化班的新年寄语 对在校(校外)DDMM(GGJJ)的新年祝福 其他的个性/创意内容 录音技术问题,请联系胡凯林(02强化班)或者王润宇(02强化班) o hukailin#126.com o rouny_wong#hotmail.com 其他问题,请联系park(02强化班) o park#itper.net
2、收信人,抄送,暗抄
释义
“to”,收件人,也就是要主要阅读这邮件的人; “cc”即抄送( carboncopy ):需要了解信息相关人等; “bcc”即密送暗送(blind carbon copy)。
1、寻求跨部门支持的邮件:一般主送给寻求支持的人,抄 送给他的直接上级;同时抄送本部门的直接上级;这样往往 可以获得支持部门的更好的支持; 2、项目通报类的邮件,主送给项目小组成员,抄送给项目 小组成员的直接上级、项目主要领导; 3、工作计划的发送对象,经理人的工作计划主送工作计划 的下达对象,抄送直接上级、间接上级、部门内部相关经理 人。为保持部门内部计划对外的一致性,部门内部计划原则 上只有一个计划可以跨部门传达,特殊情况可以根据需要处 理。
1、录音设备 找一个能插到电脑上的麦克风,大多数比较新的笔记本电脑上,都内置麦克风。
如果有能录音的mp3,或者录音笔也可以。 总之,任何能够把声音记录为数字信号,并保存成mp3或wav文件的设备都可以。
举例(续)
2、录音场所 选一个安静的场所进行录音。 您的录音设备不必很专业,但录音的场地还是要尽量安静,以免录进一些杂音。 在深夜时录音或选择隔音好的房间,都是不错的办法。 3、录音软件 啥都行啦,只要能生成质量不低于22Khz,16bit(FM调频广播音质)的mp3或wav文件 的即可。Windows自带的录音机也凑合了! 4、录音长度 录音长度限定为15-20秒,因为有20多位伙伴的声音将出现在这个音频中,所以请大 家不要超时。 5、建议录音内容
禁止拷贝的设置:
1.很重要的邮件,需要知道对方是否读过,尤其群发邮件时; 2.看收件人究竟打开过没有自己的邮件,有回执的邮件对收 件来说一般都要回复的。 不希望对方转发的邮件,需要保密的邮件采用禁止拷贝的 方式发送。
4、标题 (主题)
邮件的标题是邮件的主旨大意,需要简 明扼要、信息完整; 特点:
6、找人帮忙四大忌
1、一忌摆不正自己的位置
2、二忌不知道要人家做什么
没摆正位置(或者完全没位置意识)的求助,几乎很难得 到积极的回应。
3、三忌给人家的指示不够清晰
你想找别人帮忙,首先自己得清楚需要对方做什么。
4、四忌事后没有反馈
举例
Leabharlann Baidu
为了录制“新年问候串烧音频”,需要 向四十多人提出了声音收集邀请,这是 个挺麻烦人家的事情,邮件需要力求清 晰、友好,如何写? 现代女子如何在网络上吸引眼球,找自 己钟情的哪一位?
举例
发信人是谁? 02强化班的park、 凯林(强化班群体博客管理员)和润宇(强化班班歌主创) 为什么要发信给我? 2008年新年即将来临,强化班群体博客”梦与追求”决定从97-05各级中选出一部分 ITP的伙伴,采集您的语音祝福,合成处理后发布在网站上,作为新年的一个惊 喜,给校内外素未谋面的朋友一个相约电波的机会。 而您,已经被我们选中参与声音的采集。 我需要做什么?
章节
段 落
句 子
图 文章中的思想应形成单一思想统领下的金字塔结构
谢谢
5、How(怎样表达,语气和风格)
沟通要素二:有效交流的六各C
1、清楚(clearly) 2、简明扼要 (chiefly) 3、有礼貌(courtly) 4、有建设性(constructly) 5、正确(correctly) 6、完整(completely)
沟通要素三:人际沟通的二要素
浅谈“邮件沟通”技巧
目录
沟通要素 邮件概要 邮件技巧
沟通要素一:有效沟通的5 W 1 H
1、Why(目的)
我为什么要交流? 我讲话的动机是什么? 我的目的:告知?说服?影响?教育?慰问?娱乐?劝导? 解释?刺激?启发? 谁是受众? 他们是哪类人?个性?受教育水平?年龄?地位? 他们对我的信息反应可能如何? 他们对我的信息主题已经了解多少?
1、正式工作报告; 2、难以简单用口头表达说明清楚的事项; 3、知识推荐和信息传递; 4、没有见面交流条件的其他交流内容; 我们可以重复的阅读这些文字, 往来的信件可以成为沟通的证据。 对方回信可快可慢,人家不回你也没办法。 重要而紧急的急需对方回复的事情,最好打电话沟通或者 一个电话配合一封email。
遇到问题怎么办?
目录
沟通要素 邮件概要 邮件技巧
思维顺序从最 底部的层次开始, 句子间按某种逻辑 顺序组织成段落, 将段落组织成章节, 将章节组织成文章, 金字塔最顶部是全 文的思想。
金字塔结构图示
思想
总结:每篇文章的结构 都必定只支持一个思想, 在其之下的思想越往下 越详细,并且都对希望 表达的主题思想起着解 释和支持的作用。
邮件标题应让人一望即知,以便对方快速 了解。 邮件的标题会用于检索归类的依据: 标示邮件的重要性(工具-邮递选项中设置)
看看每个邮件的题目猜猜------邮件内容
5、正文
语言得体 写邮件抬头称呼对方,以示礼貌,并引起主要收 件人的关注 : 内容清晰 1、如果带有附件,尽量在邮件正文对附件内容 进行简单陈述,避免收件人打开附件才能知悉沟 通事项;要给附件起一个合适的文件名,别人下 载后,不用另起名。 2、控制邮件正文字数,确保邮件正文层次清晰、 内容明确,避免长篇大论。 保持冷静 发信之前闭上眼睛想想
你让人家帮忙,是要浪费别人的时间,应该想方设法的节 省人家的时间,让人家能很容易的理解你的需要,并能够 尽量快速的达到你的期望。 你请人家帮忙,事后一定要反馈,这是对帮忙人的尊重, 也是对双方关系的一种温馨的正面回应。 只要一个电话、一个短信,说“这次真多亏你了,要是没 有你,我真不知该怎么办了。现在事情做成了,第一个告 诉你。”很多时候就够了。
2、Who (对方是谁?)
3、When and Where
在何时何地交流信息
沟通要素一:有效沟通的5 W 1 H
4、What(主题)
我到底要谈什么? 他们了解什么? 哪些信息必须省略或必须采用 我将如何传递信息?用文字?图解?口头?电话? 书面报告? 如何表达?采用何种语气?命令式的?请求式的? 用哪种词汇?
1. 2. 3.
决定您是否接受我们的邀请,同意把您的声音记录到2008年强化班迎新音频中。 请您尽快回复本邮件,告知我们您是否愿意参与本次活动。 如果您打算参加此活动,请在12月24日23:00之前,把音频文件发给我们。
我要参加!怎么录音? 因为ITPer身处各地,我们无法安排集中录音,只好麻烦您自己录音。