文件控制程序文件编号
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文件控制程序
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1目的
对与公司质量管理体系有关的所有文件(含适当范围的相关外来文件)进行控制,以确保体系文件的编制、审核、批准按照既定的流程执行,同时确保各相关场所使用的文件均为有效版本。
2范围
适用于本公司所有与质量管理体系相关的文件。
3职责
3.1总经理负责批准发布质量手册、相关程序文件和外来文件。
3.2各部门负责相关文件的编制、审批、使用和保存。
3.3质管部负责与质量管理体系有关的所有文件的编号、标识、发放、修订、收回、销毁、存档等管理工作。负责组织对现有质量管理体系文件的定期评审工作。
3.5质管部负责文件的归口管理,其他部门配合执行。
4控制程序
4.1文件分类
4.1.1质量管理体系文件包括质量手册、程序文件、管理制度、表单等。
4.1.2本公司质量管理体系文件分为受控文件和非受控文件。受控文件一律加盖红色“受控”印章。
4.1.3受控文件非经总经理授权,持有人不得对外展示、复印。外借和复
印均须到质管部办理签收手续。
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4.2文件的编号
4.2.1质量管理体系文件的编号
4.2.1.1质量手册编号
Q(质量)-XX(公司简称缩写)-SC(手册)-01
E(环境职业健康安全)- XX(公司简称缩写)--SC(手册)-01
4.2.1.2 程序文件编号
Q(质量)- XX(公司简称缩写)-CX(程序)-XXX(标准条款号,7.1,6.3等)-XX(序号,01,02,03...)
E(环境职业健康安全)- XX(公司简称缩写)-CX(程序)-XXX(标准条款号,7.1,6.3等)-XX(序号,01,02,03...)
注:条款号只取到点号后一位
4.2.1.3管理制度编号
Q(质量)-XX(公司简称缩写)-ZD(管理制度)-XXX(标准条款号,7.1,6.3等)-XX(序号,01,02,03...)
E(环境职业健康安全)-XX(公司简称缩写)-ZD(管理制度)-XXX(标准条款号,7.1,6.3等)-XX(序号,01,02,03...)
注:条款号只取到点号后一位
4.2.1.4记录编号
Q(质量)-XX(公司简称缩写)-JL(记录)-XXX(标准条款号,7.1,6.3等)-XX(序号,01,02,03...)
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E(环境职业健康安全)-XX(公司简称缩写)-JL(记录)-XXX(标准条款号,7.1,6.3等)-XX(序号,01,02,03...)
注:条款号只取到点号后一位
4.2.2外来文件编号
4.2.2.1外来文件按下列定义分类
a.外部质量管理体系方面的文件(包括法律法规、顾客合同等)成为外来文件,外来文件可按类别分为A、B、C...类,便于识别;
4.2.2.2编号方法
Q(质量)-XX(公司简称缩写)-WJ(文件)-A-XX(序号,01,02,03...)E(环境职业健康安全)-XX(公司简称缩写)-WJ(文件)-A-XX(序号,01,02,03...)
4.3文件的编写
4.3.1质管部组织管理文件及程序文件的编写、汇编和装订工作。
4.3.2各职能部门负责相关文件的编制和修订。
4.4文件的审批
4.4.1体系文件编制后,由管理者代表组织有关部门讨论定稿。
4.4.2外来文件由管理者代表审核后,报总经理批准实施,业务范围内的外来文件审核确认由职能部门负责。
4.5文件的发放
4.5.1质管部负责文件发放,并编制《文件控制清单》和《文件收发登记
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表》,对文件的发放进行登记,确保在使用场所都可获得文件的有效版本。
4.5.2本公司质量手册、程序文件均发至各部门主管以上人员,对一些需要程序文件指导作业的场所,可根据需要发放相关的程序文件(单行本)。
4.5.3文件接收部门应填写《文件收发登记表》,管理好本部门的文件。
4.6文件的修订
4.6.1文件需要修订时,应由提出修订部门填写《文件变更记录》,并说明原因,经该文件的原审批部门审批后,由提出部门修订,在不换版的情况下,由原编写人签字认可,并按相关程序发放。若指定其他部门审批,应提供获得审批所需依据的有关背景资料。
4.6.2质量手册、程序文件采用换页修订,其他文件修订时,应收回旧文件,发放新文件。
文件经修订后需标明修订状态。
4.7文件的使用
4.7.1所有使用现场不得使用和出现无效版本文件。
4.7.2文件使用人应保管好文件,保持文件的清晰、完整,不得出借文件,不得在文件上随意涂改或作标记,确保文件易于识别和检索。
4.7.3当文件破损,影响使用时,应到文件管理部门更换,交回破损文件,补发新文件,新文件沿用原文件受控发放编号。
4.8文件管理
4.8.1质管部每年制定《文件控制清单》定期发布一次,同时保存一套完
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整的受控文件。
4.8.2所有失效或作废的文件,由相关部门及时从所有发放和使用场所撤出,报质管部加盖“作废”印章,确保防止作废文件的非预期使用。
4.8.3因某种原因需要保留的作废文件均应由质管部加盖“作废保留”的印章后,予以保留并作好记录。
4.8.4作废文件的销毁,应由相应职能部门填写《文件销毁记录》,经分管领导批准后,及时销毁。
4.9文件的评审
质管部负责文件在实施过程中的评审工作,原则上结合管理评审进行,如有重大原因可随时进行评审。
4.10对承载媒体不是纸张的文件控制,也参照上述规定执行。
4.11作为记录的文件应执行《记录控制程序》。
5相关文件
5.1《记录控制程序》
6相关表单
6.1《文件控制清单》
6.2《文件收发登记表》
6.3《文件销毁审批记录》
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