信息沟通与协商控制程序(附表格)

信息沟通与协商控制程序

1目的

促进企业内部各职能部门和层次之间的信息沟通与协商。加强与各相关方的沟通与协商，从而增进理解和提高质量管理体系、环境管理体系的有效性。

2适用范围

适用于企业各职能部门与质量管理体系、环境管理体系有关的信息沟通与协商的控制，以及企业与相关方的信息沟通与协商的控制。

3职责

3.1最高管理者负责信息沟通与协商的顺畅。

3.2办公室负责各职能部门之间及外部的关于产品质量管理体系、环境管理体系方面的信息沟通与协商，负责有关质量管理体系、环境管理体系文件运行情况信息沟通与协商。

3.3生产技术科、质量检验科负责有关产品生产过程中的质量方面的信息沟通与协商。

3.4办公室有关产品生产过程中的环境管理方面的信息沟通与协商。

3.4生产车间负责有关产品生产过程中的质量管理体系、环境管理体系方面的信息沟通与协商。

3.5员工代表参与信息沟通与协商过程，工会予以配合。

4工作程序

4.1信息收集

4.1.1外部信息

a) 国家颁布的关于产品质量管理体系、环境管理体系方面的法律、法规，各级标准；

b) 行业主管部门关于产品质量管理体系、环境管理体系方面的行业标准、有关文件及各种过程信息和通知与发布；

c) 相关方的信息反馈和投诉、顾客的投诉。

4.1.2内部信息

a) 企业关于质量管理体系、环境管理体系文件(含管理方针、管理目标、指标) ；

b) 有关产品质量管理体系、环境管理体系方面的简报、通报、过程通知等；

c) 有关产品质量管理体系、环境管理体系方面的企业文件、各项规章制度；

d) 有关产品质量管理体系、环境管理体系方面的会议精神，检查结果、过程评比等；

e) 有关产品质量管理体系、环境管理体系方面的培训计划、方案和予以交流的统计数据、报表等；

f) 质量管理体系、环境管理体系运行情况、质量管理体系、环境管理体系审核实施计划、内部管理体系审核报告、检查简报、外内部质量管理体系、环境管理体系审核、管理评审等；

g) 员工对管理方针和程序的制订以及作业场所环境管理要求的建议、意见；

4.3沟通与协商方式

4.3.1召集会议。

4.3.2文字形式如各种报表，报告、简报、内部通报、公告、黑板报、商业广告等。

4.3.3邮政和各种通讯工具如电话、传真。

4.3.4访谈。

4.3.5信息反馈处理意见表由相关部门填写并传递。

4.3.6企业设置“意见箱”由办公室厂长每周一次开箱收集员工的意见，并及时将员工的一件转达给厂长，必要时交企业办公会议研讨。

4.4工作方法

4.4.1办公室接收到外部信息，根据信息性质、要求和内部工作职责规定，及时评审，必要时请示领导，负责实施沟通与协商，并填写《信息反馈处理意见表》，保证沟通与协商的有效性。

4.4.2办公室接收到内部信息，根据质量管理体系、环境管理体系管理文件要求和有关规定，及时评审，负责与各相关职能部门实施沟通与协商。并作好沟通与协商记录，保证沟通与协商有效。

4.4.3产品质量方面信息由生产技术科、质量检验科负责评审，实施沟通与协商。

4.4.4产品生产过程中的环境管理方面的信息由办公室负责评审，并实施沟通与协商。工会、办公室、生产技术科、质量检验科配合沟通与协商。

4.4.5与外部相关方联络的接收、文件形成和答复，由各职能部门提出，主管领导批准，办公室印发、存档后，各职能部门负责实施沟通与协商，并保证沟通与协商有效。

4.4.6通过质量管理体系、环境管理体系运行检查，内部质量管理体系、环境管理体系审核、会议汇报来评价沟通与协商内容、信息的有效性。保障所传递信息的准确性、及时性和有效